إن توجيه مشروع ما عبر المياه المتوترة والمجهدة لمؤسسة دائمة الحركة قد يكون مهمة شاقة. في هذه الأيام، يصبح الموظف العادي مثقلاً بعدد لا يحصى من المواعيد النهائية والاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني والمهام - وهذا يعني أنه ربما لا يملك الوقت أو المساحة الكافية لتكريس مواهبه الكاملة لك ولمشروعك. لحسن الحظ، يمكنك المساعدة في تسهيل الأمور. لضمان نجاح المشروع بشكل أفضل، سواء كان ما تنفذه مخصصاً لعميل أو لأصحاب المصلحة الداخليين، تحقق من أدوات إدارة المشاريع الخمس هذه التي توفر الوقت والمال والطاقة.
5 أدوات لإدارة المشاريع توفر الوقت والمال والطاقة
مخططات جانت ولوحات scrum
في عصر المحتوى اللامتناهي - أساطيل الكلمات التي تتقاتل باستمرار على انتباهنا المحدود - يمكن للصورة البسيطة أن تكون منعشة وفعالة للغاية. مخططات جانت تستخدم أشرطة أفقية أساسية لعرض مراحل المشروع وتقدمه. بنظرة سريعة، سيتمكن زملاؤك في الفريق من رؤية العمل الذي يتم إنجازه حالياً (أو على الأقل العمل الذي يجب إنجازه) ومتى ستكون هناك حاجة إلى مساهماتهم. وسيتمكنون أيضاً من رؤية مقدار الوقت المتوقع أن تستغرقه كل مرحلة. تعمل لوحات Scrum بطريقة مماثلة وتعمل بشكل رائع للمشاريع التي تكون على جدول زمني أقل صرامة وتتضمن فرقاً متعددة. تعرض اللوحة مراحل المشروع المختلفة - التخطيط، والتنفيذ، وما إلى ذلك - والعلامات لكل فريق. مع إكمال المراحل وتحقيق التقدم، يمكن للفرق نقل علاماتها عبر اللوحة. وهذا يسمح لجميع المعنيين برؤية الصورة الأكبر ومكانهم داخلها.
تعيينات المهام
من السهل أن نتفق على تنفيذ شيء ما، لكن من الأصعب بكثير أن نتذكر تنفيذ ذلك. وخاصة عندما يبدو أن كل رسالة ضالة تأتي مع طلب جديد. ولهذا السبب، الأداة المتوفرة عبر الإنترنت لتعيين المهام ذات قيمة كبيرة. يمكن للمسؤولين عن إكمال جزء من المشروع - سواء كان ذلك يعني تصميم شعار أو حساب الأرقام النهائية - تسجيل الدخول ورؤية ما يحتاجون إلى تنفيذه بالضبط بسهولة. اعتماداً على إعدادات حساباتهم، سيتلقون أيضاً إعلامات عبر البريد الإلكتروني عن المواعيد النهائية القادمة. ومن ناحية أخرى، يستطيع مديرو المشاريع متابعة فريقهم والتأكد من إكمال جميع المهام في الوقت المحدد دون الحاجة إلى التمرير عبر سلاسل البريد الإلكتروني الطويلة. يساعد ذلك في تجنب التأخيرات المكلفة والإحباطات غير الضرورية.
تخصيص الموارد
في بيئة الوكالة، تخصيص الموارد هو المفتاح. يحتاج مديرو المشاريع إلى أداة فعالة لجدولة وتتبع ساعات العمل لكل عضو في فريقهم من أجل منع الحجز الزائد وتفويت المواعيد النهائية والعملاء غير الراضين. ولكن هذا النوع من التنظيم لا ينبغي أن يقتصر على العالم "الإبداعي". ألا يكون من المفيد، حتى في المكتب المؤسسي، أن يكون لديك صورة واضحة عن مدى توفر أعضاء الفريق؟ اطلب من فريقك مسبقاً التقدير—إلى أي مدى يمكن—توفره خلال المشروع. اطلب منهم تحديد الأيام التي سيقضونها في إجازة، والأيام التي لن يتمكنوا فيها من التركيز والعمل بسبب الاجتماعات، والأيام التي لديهم فيها مواعيد نهائية أخرى. إذا كان لديك إحساس بالتوافر كل ساعة، فستكون قادراً على بناء مخططات زمنية واقعية. ستتيح لك أداة تخصيص الموارد عبر الإنترنت وزملاءك في الفريق تتبع الساعات الفعلية مقابل التقديرات والتعديل وفقاً لذلك، ما يسمح بسير عمل أكثر سلاسة في المستقبل.
إدارة المشروع ببساطة.
باستطاعة الجميع إدارة المشاريع. يمنحك Microsoft Project القوة والبساطة لتنفيذ أي مشروع بنجاح.
أدوات الملاحظات
إن تقديم الملاحظات يعني أشياء مختلفة لأشخاص مختلفين - فبعضهم يقدم طلبات تحرير صارمة ومحددة، والبعض الآخر يقدم مشاعر وردود أفعال غامضة. في بعض الأحيان، يقدم المساهمون المختلفون آراء متضاربة. كل هذا يجعل من الصعب على الشخص الذي يتلقى الملاحظات أن يعرف كيفية المضي قدماً. من المفترض أن يستمعوا إليه؟
تتيح أدوات الملاحظات لأصحاب المصلحة التصويت وتصنيف إصدارات مختلفة من المنتجات النهائية، ما يجعل من الأسهل على المجموعة تقديم اتجاه متماسك بطريقة عادلة. إذا كان رأي فرد معين يحمل وزنا أكبر - ربما يتمتع بخبرة كبيرة ذات صلة - فيمكنك تعديل تصويته ليُحتسب باثنين.
تقارير مبدعة
تشكل تقارير التقدم والتحليلات اللاحقة أجزاءً أساسية من أي مشروع، ولا ينبغي أن تكون مضيعة للوقت. بدلاً من قضاء ساعات قيمة في إنشاء تقرير مخصص، اختر خياراً غير قابل للتطبيق. ستتمكن من إدخال الأرقام والأرقام ذات الصلة والسماح للبرنامج بإنشاء تنسيقات وتصورات بيانات مناسبة.
وهذا يعني أنك ستكون قادراً على البدء في التخطيط لمشروعك التالي في وقت أقرب بكثير.
تخصيص بعض الوقت لنفسك
إن التأكد من أن لديك بعض الوقت الحر لتخصيصه للأشخاص والأمور التي تنفذها خارج العمل أمر حيوي لصحتك العقلية. في نهاية المطاف، يمكن أن تساعدك هذه الاستراحة الذهنية على البقاء نشيطاً ومتحمساً لعملك. في نهاية المطاف، من المهم الحفاظ على التوازن في الأمور.
ويتضمن هذا التوازن أيضاً الحصول على قسط كامل من الراحة خلال الليل لإعادة شحن طاقتك خلال الليل وممارسة التمارين الرياضية بانتظام - وكلها جزء لا يتجزأ من الحفاظ على مسار النمو التصاعدي. في الواقع، خلصت دراسة أجرتها جامعة هارفارد إلى أن الأرق يمكن أن يتسبب في خسارة العامل العادي ما يصل إلى 11.3 يوماً من إنتاجيته كل عام، في حين توصلت دراسة منفصلة إلى أن ممارسة روتين ثابت من التمارين الرياضية تساعد في خفض مستويات التوتر، وتحسين التركيز، وتسريع القدرات الإدراكية، وتنشيط الذاكرة.
اكتشف المزيد من اختراقات الإنتاجية واستفد من قوالب الأعمال المجانية لمساعدتك على العمل بشكل أذكى وأسرع وأكثر كفاءة.
بدء استخدام Microsoft 365
إنه Office الذي تعرفه، بالإضافة إلى أدوات تساعدك في العمل بشكل أفضل مع الآخرين، لتتمكن من إنجاز مزيد من المهام في أي وقت ومن أي مكان.
محتوى ذو صلة
إدارة عملي
كيفية إعداد أعمالك الصغيرة لنجاح الذكاء الاصطناعي
إدارة عملي
الذكاء الاصطناعي للخطوط الأمامية: التطبيقات عبر المجالات
إدارة عملي
إدارة الخط الأول: دليل لقيادة مدير الخطوط الأمامية
تطوير أعمالك
كيفية تحسين الاحتفاظ بالموظفين في الخطوط الأمامية ومشاركتهم
لا تقدم رؤى وأفكار الأعمال استشارات مالية أو ضرائبية احترافية. ينبغي عليك الاتصال بمستشارك المالي أو مختص الضرائب لمناقشة موقفك.
متابعة Microsoft 365