يتمثل الغرض الرئيسي من قائمة المهام في تزويد نفسك بقائمة أولوياتك من أجل ضمان عدم نسيان أي شيء والقدرة على التخطيط الفعال لمهامك بحيث يتم إنجازها جميعاً في الإطار الزمني الصحيح. وستعمل قائمة المهام التي تتم مراجعتها وتحسينها جيداً على إراحة بالك، نظراً لأنه سيكون لديك دائماً صورة واضحة لما تحتاج إلى إنجازه.

تعد قائمة المهام مهمة لأنها تحافظ على مهامك والتزاماتك في صورة مرتبة. وتجعل القوائم المنظمة الأمور أكثر قابلية للإدارة وتبقيك مركزاً عقلياً على المهام التي بين يديك.

يتمثل أفضل وقت لإعداد قائمة المهام اليومية في الليلة التي تسبق القيام بالمهام أو في الصباح الباكر. وتتمثل أكبر فائدة لقائمة المهام المنظمة جيداً في راحة البال الناتجة عن وجود خطة مناسبة. ويمكن أن يؤدي وجود خطة مناسبة لليوم التالي إلى الاستمتاع بنوم هانئ عند الذهاب إلى الفراش. وسيوفر إنشاء قائمة المهام في الصباح الباكر لك خطة ليوم ناجح.

من المهم أن تجعل قائمة مهامك قابلة للإدارة. فيمكن لقائمة مهام مستحيل القيام بها أن تزيد من الشعور بالتوتر. ويُستحسن غالباً ألا تتخطى قوائم المهام 3 عناصر بحد أقصى. وإذا كنت بحاجة إلى أكثر من 3 عناصر، فحاول تضمين ما لا يزيد عن مهمة واحدة "كبيرة" واملأ باقي القائمة ببعض المهام "المتوسطة" أو "الصغيرة" التي يسهل إنجازها.

تعد تطبيقات قوائم المهام مثل تطبيق Microsoft To Do أفضل الطرق لإنشاء قائمة مهام على هاتفك. من خلال Microsoft To Do، يمكنك إنشاء ومزامنة قوائم مهامك عبر أجهزة متعددة بسهولة بحيث تتوفر لديك قائمة المهام سواء كنت تعمل على جهاز الكمبيوتر أو الهاتف أو جهاز الكمبيوتر اللوحي.