يمكن أن يكون اختيار أداة المعلومات المهنية (BI) المُناسبة لشركتك عملية تستغرق وقتًا طويلاً، نظرًا لوجود العديد من الخيارات التي تتمتع بميزات مُماثلة. تتمثل إحدى الاستراتيجيات الذكية لتقييم الأدوات مثل برنامج المعلومات المهنية في أن يكون لديك فهم واضح لسبب احتياج عملك لها، إلى جانب مجموعة قوية من المعايير لمُساعدتك في مراجعة خياراتك.
نظرًا لأن الوظيفة الرئيسية للمعلومات المهنية (BI) هي مُساعدتك في تحليل البيانات لاتخاذ القرارات، فإن هذا سؤال مهم. عند تقييم أدوات المعلومات المهنية، ستحتاج إلى معرفة تفاصيل حول بياناتك. هل هي مُنظمة أم غير مُنظمة أم مزيج من الاثنين؟ هل سيستخدم برنامج المعلومات المهنية التحليلات الخاصة بك محليًا، أم عبر السحابة، أم بطريقةٍ مُختلطة تجمع بين الاثنين؟ ما هي الموصّلات المُصمّّمة سابقًا التي يُقدمها؟
تساعدك معرفة هذه الإجابات على تقييم ما إذا كان بإمكان أداة BI الاتصال بسهولة بجميع أنظمتك الحالية وتوحيد البيانات من مصادر مختلفة - مما يوفر عليك الاضطرار إلى شراء منتجات إضافية لإدارة البيانات في المستقبل. ويضمن هذا أيضًا الوصول السريع والدقيق إلى البيانات وتحليلها.
كما هو الحال مع تكامل البيانات، تعمل أدوات المعلومات المهنية (BI) بسلاسة مع البرامج التي يعرفها المُستخدمون بالفعل، مثل Microsoft Excel. قم بإعداد قائمة بالأدوات شائعة الاستخدام التي يحتاج برنامج المعلومات المهنية الخاص بك إلى الاتصال بها - لا تنس تضمين تطبيقات الجهات الخارجية والمكونات الإضافية والإضافات والموصلات التي يستخدمها عملك بانتظام.
هذه عوامل مهمة يجب مراعاتها عند تقييم أدوات المعلومات المهنية، خاصة إذا كنت تعمل في صناعة منظمة مثل الخدمات المالية أو الرعاية الصحية. تأكد من أن برنامج المعلومات المهنية الخاص بك يتضمن ميزات:
نظرًا لأن برنامج المعلومات المهنية مُتعدد الاستخدامات ويمكن استخدامه عبر المؤسسة، تفضل العديد من الشركات مجموعة من أدوات الخدمة الذاتية والمعلومات المهنية للمؤسسات التي تعمل مع المستخدمين التقنيين وغير التقنيين.
تحدّث مع أصحاب المصلحة من جميع المستويات لمعرفة كيفية استخدامهم للمعلومات المهنية بدقة، وما إذا كان عليك التركيز على ميزات الخدمة الذاتية، أو الحلول المؤسسية، أو مزيج من الاثنين. قد تُفضل البحث عن أداة واحدة قابلة للتوسُّع لتلبية احتياجات جميع المستخدمين—بدءًا من عمليات الأعمال وصولاً إلى تكنولوجيا المعلومات—وتجمع بين نوعي حلول المعلومات المهنية.
يعد التمثيل المرئي للبيانات عنصرًا أساسيًا في ذكاء الأعمال ويجب عليك قضاء الوقت في تعلم المزيد عنه أثناء العرض التوضيحي أو الإصدار التجريبي.
أولًا، استكشف لوحات البيانات التي توفرها الأداة، وتعرّف على كيفية مُساعدتها لمؤسستك في اكتشاف رؤى جديدة. نظرًا لأنه سيتم استخدام لوحات المعلومات هذه يوميًا من قبل مجموعة كبيرة من المستخدمين، فيجب أن تمكّن المستخدمين من استكشاف البيانات بصريًا بطرق تساعد في تحديد المشكلات وحلها بسرعة.
بعد ذلك، اطّلع على كيفية عرض النتائج من خلال الرسوم المرئية وسرد البيانات. تعتمد هذه الميزات عادةً على استخدام المُخططات والرسوم البيانية والخرائط لإبراز الرؤى التي يصعب ملاحظتها في جداول البيانات. تتميز أفضل أدوات الرسوم المرئية بواجهة سهلة الاستخدام، ممَّا يسمح للمُستخدمين باستكشاف البيانات وعرضها بطرقٍ مُتعددة، بغض النظر عن مهاراتهم التقنية.
مُشاركة الرؤى لدفع عجلة العمل هي إحدى الفوائد الرئيسية للمعلومات المهنية. كجزء من عملية التقييم الخاصة بك، اكتشف كيف يمكن للمُستخدمين التعاون لتحديث التقارير وتخصيصها ومُشاركتها.
على سبيل المثال، تتيح بعض أدوات ذكاء الأعمال للمستخدمين كتابة التعليقات التوضيحية في البرنامج مباشرةً، وتضمين التقارير بسرعة في أدوات المراسلة والتعاون، وتعيين الأذونات لتوزيع النتائج داخل مؤسستك وخارجها.
أخيرًا، لا تنسَ استكشاف كيفية تعامل الأداة مع الاتصالات الآلية، مثل رسائل البريد الإلكتروني والتنبيهات، التي تُعلم المستخدمين بالتقارير المجدولة بانتظام أو التغييرات غير المتوقعة في البيانات.
توفر ميزات الأجهزة المحمولة وصولاً إلى البيانات في الوقت الحقيقي، مما يتيح لك اتخاذ قرارات مُستندة إلى البيانات بسرعة أثناء العمل عن بُعد. تحدّث مع موظفيك الذين يعملون في الميدان أو في مواقع متفرقة لمعرفة مستوى الوصول إلى الأجهزة المحمولة الذي يحتاجونه. قد يتراوح ذلك بين العرض الأساسي للوحات المعلومات والتقارير، وصولاً إلى إنشاء التحليلات وتحريرها باستخدام أدوات الأجهزة المحمولة. يجب أيضًا التأكُّد من أن ميزات الأداة تتماشى مع استراتيجية شركتك الشاملة للأجهزة المحمولة.
يمكن أن تختلف هياكل تسعير البرامج، بدءًا من الخطط القائمة على عدد المُستخدمين وصولاً إلى نماذج الاشتراك. عند مُراجعة ميزانيتك، ضع في اعتبارك عدد المستخدمين الحاليين وكيفية نمو عملك في المستقبل.
ضع في اعتبارك أن الإمكانات والتحديثات الإضافية قد تكلف أكثر - تأكد أنك تعرف الميزات التي يجب أن تتوفر في مؤسستك والميزات القابلة للتفاوض.
الهدف هو إيجاد حل فعال من حيث التكلفة يوفر أدوات ذكاء الأعمال لمؤسستك بالنطاق الذي تحتاجه ولديه المرونة للنمو مع مؤسستك.
تتطلب أي أداة معلومات مهنية تدريبًا ودعمًا، سواء في البداية أو عند إضافة ميزات جديدة. استكشف خيَارات التدريب المتوفرة. هل التدريب مُضمَّن أم تحتاج إلى إدارته داخل الشركة؟ إذا كنت بحاجة إلى تقديم تدريب للقوى العاملة المُوزَّعة في مواقع متعددة، فهل تتوفر دورات عبر الإنترنت؟ ما نوع التدريب المُتوفر لتحديثات البرامج؟
إلى جانب التدريب والتعليم التقليدي، يمكن أن توفر مجتمعات المُستخدمين نصائح وإرشادات من الزملاء وخبراء المنتج. قبل تحديد أداة المعلومات المهنية، ابحث عن المنتديات والمدونات ومجموعات المُستخدمين التي توفِّر التدريب والدعم.
أخيرًا، تأكد من فهمك لكيفية تقديم دعم المنتج. اكتشف ما إذا كانت مجانية أم مدفوعة، وما ساعات وأيام عرضها، وما إذا كانت متوفرة عبر الإنترنت، أو عبر الدردشة، أو عبر الهاتف.
إن تقييم مورّد خِدمة المعلومات المهنية لا يقل أهمية عن مُراجعة ميزات الأداة. خصّص وقتًا للبحث في سمعته واستقراره لضمان استمراريته على المدى الطويل وقدرته على تقديم الدعم المستمر. عند اختيار مُورّد، ابحث عن شركة رائدة في المجال تقدم مجموعة واسعة من العروض التي تلبي احتياجات مؤسستك الحالية والمستقبلية.
عند تقييم أدوات المعلومات المهنية، ابحث عن قصص العملاء ودراسات الحالة التي تتناسب مع حجم شركتك ومجالها. من خلال مُراجعة تحديات العملاء والحلول المُقدَّمة، ستتمكن من تكوين فكرة أوضح عن مدى فعالية هذه الأداة للشركات المُشابهة لشركتك. قد تكتشف أيضًا طرقًا جديدة لاستخدام المعلومات المهنية بعد الاطِّلاع على قصص نجاح المؤسسات الأخرى.
نظرًا لأن جميع هذه الميزات—بدءًا من التكامل وصولاً إلى التعاون—يجب أن تكون سهلة الاستخدام للجميع، ابحث عن عرض تجريبي لتجربة الأداة واختبارها. إن أمكن، دع المُستخدمين من مختلف الأقسام يجربون الأداة ويقدموا ملاحظاتهم. هذه هي أسهل طريقة لمعرفة ما إذا كانت أداة المعلومات المهنية مناسبة لمؤسستك أم لا.
متابعة Power Platform