Trace Id is missing
Přeskočit na hlavní obsah
Dynamics 365

Průvodce systémy pro správu objednávek

Zaznamenávání, sledování a vyřizování objednávek napříč více kanály elektronického obchodu může být zdlouhavé. Systém správy objednávek (OMS) však může pomoci ulehčit manuální procesy na cestě prodeje.
Osoba používající laptop v kavárně, která se pravděpodobně učí, co je to systém pro správu objednávek
 

Co je OMS?

 

OMS je počítačový softwarový systém, který automatizuje sledování počtu prodejů, objednávek, zásob a plnění. Některá z těchto řešení mohou značkám také pomoci sledovat lidi, procesy a partnerství. Zpracování všech funkcí spojených se správou zákaznických objednávek umožňuje vašemu týmu a zákazníkům sledovat proces a analyzovat jeho efektivitu od začátku do konce.

 

Důležitost přidání OMS do vaší firmy vám umožní připravit se na nárůst prodeje v souvislosti s rozšiřováním vaší firmy. Automatizací zdlouhavých manuálních kroků v celém procesu správy objednávek může váš tým ušetřit čas a peníze a zároveň efektivně přidělit zdroje.

 

Bez ohledu na to, jak velká je vaše firma, musíte být schopni splnit očekávání zákazníků, kteří si budou objednávat produkty prostřednictvím několika různých digitálních kanálů. Také budou chtít mít možnost vyzvednutí nebo doručení v obchodě a možnost vrátit nebo vyměnit váš výrobek na určeném místě.

 

Vzhledem k tomu, že se zrychluje doba plnění dodávek, bude nutné do procesu přidat správu objednávek. Bez zavedení tohoto procesu by objednávky v rámci vaší platformy mohly:

  • Zůstat bez povšimnutí.
  • Být nepřesné nebo chybné.
  • Zůstat nesplněné.
  • Trvat déle, než bylo původně stanoveno.

Pokud zákazník zažije některou z výše uvedených situací opakovaně – nebo dokonce jen jednou – může si vypěstovat negativní představu o fungování vaší firmy, což usnadní konkurenci nabídnout lepší služby.

 

Stručně řečeno, přidání OMS do vašeho procesu pomáhá:

  • Sladit obchodní zástupce a online platformy
  • Sledovat úspěch pomocí analytiky
  • Spravovat složité plány dodávek
  • Koordinovat skladové zásoby s dostupnými objednávkami napříč více kanály
  • Zajistit plnění objednávek při použití logistiky třetích stran
  • Eliminovat lidské chyby při ručním zadávání, jakož i neefektivitu a nekonzistentní přidělování zdrojů

Dynamics 365 pomáhá vaší firmě rychle a efektivně plnit objednávky

Optimalizovat a automatizovat možnosti plnění objednávek pomocí řešení Dynamics 365 Intelligent Order Management – řešení, které se integruje se stávajícími systémy CRM a ERP a šetří vám čas a peníze při transformaci digitálního dodavatelského řetězce
Vyzkoušet zdarma
 

Funkce systému OMS

 

Zavedení systému pro správu objednávek, který doplňuje stávající infrastrukturu, je nezbytné pro využití digitalizace prodeje a jeho následné zrychlení. Funkce správy objednávek mohou být rozhodujícím faktorem úspěchu vaší firmy. Systém OMS nabízí podporu v rámci pěti oblastí procesu správy objednávek:

 

  1. Integrace účetnictví
    Skládá se ze všech finančních dat přidělených z vašeho OMS týmům, jako je účetnictví, závazky a pohledávky, pomáhá vašemu týmu zefektivnit finanční data a eliminuje nutnost jejich opětovného zadávání nebo ručního přenosu.
  2. Databáze zákazníků
    Všechny kontaktní informace a aktivity vašich zákazníků, které pomáhají zástupcům služeb rozpoznat všechny vaše nejziskovější uživatele.
  3. Správa skladových zásob
    Poskytuje konsolidovaný přehled o skladových zásobách, který umožňuje spravovat a sledovat stav zásob, a také algoritmy, které směrují objednávky do nejbližšího vhodného skladu a vybírají nejlepší možnosti přepravy. Tyto algoritmy budou využívány v rámci všech fází procesu správy zásob: výdeje, balení, expedice a sledování.
  4. Prodejní kanál
    Váš systém OMS bude přijímat a konsolidovat informace o objednávkách ze všech prodejních míst, včetně objednávek online, v obchodě a v rámci zákaznické podpory. To může zahrnovat i podporu objednávek z globálních regionů s více měnami.
  5. Podpora prodeje
    Informace o produktech jsou aktualizovány v reálném čase, což podporuje vracení a výměnu zboží u omnikanálových zákazníků.

 

Pomocí platformy OMS v těchto oblastech podnikání může vaše společnost:

  • Plnit potřeby zákazníků napříč různými kanály a zajistit si tak bezproblémové elektronické obchodování, čímž se eliminuje čas vašeho týmu věnovaný vyřizování objednávek a školení kolegů v týmu. Poskytuje také přehled o objednávkách na vysoké úrovni, čímž snižuje počet chyb a lidských omylů a na jednom místě shromažďuje všechna potřebná data v reálném čase.
  • Eliminovat manuální procesy
  • Vykazovat a předvídat potřeby z hlediska skladových zásob, aby se zabránilo nadměrnému objednávání nebo prodeji. Během neočekávaných výkyvů poptávky se budete moci připojit ke svým skladovým kanálům a zavést strategii naplňování požadavků obchodníků.
  • Provádět integraci napříč firemními systémy jako ERP, včetně skladů, týmů zákaznických služeb a účetnictví.
  • Přijímat objednávky z více zemí ve více typech měn. S globalizací světa musí být váš tým připraven, abyste mohli snadno růst na nových trzích.

Mezi úkoly, které dokáže OMS zvládat, patří:

  • Automatizace a optimalizace plnění objednávek
  • Zmírnění narušení procesu
  • Správa životního cyklu objednávky
  • Reakce na měnící se obchodní modely

Výhody systému OMS

 

Bez ohledu na velikost vaší společnosti může zavedení systému pro správu objednávek zlepšit vaše obchodní operace shora dolů. Zde je jen několik z mnoha výhod přidání systému OMS do vaší firmy.

  • Automatizace. Systém pro správu objednávek se spoléhá na automatizaci, a to od provozu obchodu až po doručení produktu. To vám umožní ušetřit manuální práci a snížit náklady na pracovní sílu. Vzhledem k tomu, že se lhůty pro plnění objednávek zkracují, systém OMS vybere sklad nebo místo plnění, určí pořadí plnění a odešle požadavek na plnění do skladu, aby se pracovníci mohli připravit na objednávku. 

    Díky tomu, že se vám podaří zkrátit dobu plnění, budete moci opětovně přidělovat zdroje a zaměřit se na složitější části vašeho podnikání, které napomáhají růstu a spokojenosti zákazníků. Zvýší se také bezpečnost dat, což je v dnešním stále více digitalizovaném světě významná součást.
  • Méně lidských chyb. Lidské chyby, které jsou jedním z hlavních zdrojů chyb při plnění ve skladech, mohou způsobit značné problémy. Nezáleží na velikosti chyby. Zavedením přesného systému správy objednávek se úkoly vyřizují automaticky. Systém OMS může provádět vícekanálovou kontrolu skladu a skladovou optimalizaci zasíláním upozornění na vše od úrovně zásob až po případnou potřebu likvidace. To pomáhá předcházet zpožděním v expedici, poplatkům na trhu a nespokojenosti zákazníků.
  • Vykazování v reálném čase. Zpracování objednávek trvá dlouho. Při aktualizaci systému neustále přicházejí nové informace. A když tyto položky přidáváte ručně, nemusíte mít vždy po ruce nejaktuálnější informace. Systém OMS může poskytovat údaje o objednávkách, zásobách a informacích o zákaznících v reálném čase. Tento typ dat je skvělým doplňkem k analýze vašich webových stránek a zajišťuje, že vaše marketingové strategie budou dlouhodobě úspěšné při získávání zákazníků.
  • Předcházení výpadkům zásob pomocí předpovědi stavu zásob. Pokud vaše firma nemá přístup k softwaru pro prognózování a úroveň zásob, nebudete moci sledovat, kdy je třeba sklad doplnit. To vede ke dvěma velkým problémům: předzásobení a výpadkům zásob – to znamená, že máte buď velké množství neprodaných zásob, které leží ve skladu, nebo nedostatečné zásoby pro uspokojení poptávky. Přidání systému OMS řeší oba problémy.

    Můžete lépe předvídat nejprodávanější a nejoblíbenější sezóny, oblíbené produkty a nákupní trendy. Budete schopni přesně určit, kolik skladového prostoru budete pro své výrobky potřebovat, a mít tak vždy k dispozici správné množství zásob v daném okamžiku.
  • Jediný zdroj pravdy. Na řídicím panelu OMS najdete všechny informace, které potřebujete ke sledování svého podnikání a prodeje. Díky kombinaci informací o účetnictví, zásobách a zákaznících budete moci efektivně vytvářet nové strategie.
  • Snadné škálování a vícekanálové příležitosti. Vzhledem k tomu, že vaše firma neustále roste, je důležité mít systém pro správu objednávek, který může růst společně s vaší firmou. Když se stanete vícekanálovým provozem, budete muset sledovat objednávky, protože jejich plnění se komplikuje – zákazníci proudí přes více kanálů. Budete muset sledovat objednávky prostřednictvím řady tržišť a webových stránek. Systém OMS dokáže tyto objednávky centralizovat, sledovat jejich data, aktualizovat zásoby a směrování objednávek.

Podrobný proces v systému OMS

 

Většina systémů pro správu objednávek se řídí šestikrokovým procesem, který pomáhá přesně a rychle zpracovat a vyřídit objednávky zákazníků. Tento proces má zajistit, abyste splnili všechny potřeby zákazníků, a zároveň jim nabídnout všudypřítomný, ale přesto osobní uživatelský zážitek. Zde je těchto šest kroků:

 

  1. Zjišťování
    První krok procesu správy objednávek pochází od zákazníka. Ať už prostřednictvím vašeho internetového obchodu, webové stránky třetí strany nebo po telefonu, zákazník vloží váš produkt do online košíku a okamžitě upraví vaše aktuální skladové zásoby. Systém vás také může upozornit, zda je zboží v košíku nebo zda jej zákazník opustil.
  2. Zadání objednávky
    Poté, co se zákazník rozhodne produkt zakoupit, OMS komunikuje s vaším účetním nebo finančním týmem, aby ověřil informace o platbě platební kartou a zpracoval objednávku. Jakmile je objednávka schválena, bude směrována k realizaci.

    Velkoobchodní prodejci nebo prodejci B2B mohou zvolit model fakturace a při hromadných nákupech se rozhodnout nejprve pro získání cenové nabídky. Poté je jim zaslána faktura, kterou je třeba uhradit do určitého termínu.
  3. Plnění objednávek
    Jakmile objednávka dorazí do skladu, váš systém OMS vybere nejbližší nebo nejdostupnější možnost v blízkosti místa určení objednávky a poté vypočítá náklady na dopravu a nejrychlejší dopravce. Systém OMS může pomoci s tiskem expedičních štítků, dodacích listů a účtenek.
  4. Řízení skladu
    V tomto kroku bude klíčové mít pro každou položku SKU a čárový kód. Pokud má produkt obojí, zvyšuje to přesnost plnění a usnadňuje to vašemu skladu skenování produktu a jeho přidání do objednávky. Existují čtyři metody vychystávání položek ze skladu:

    Jedna objednávka. Položky z jedné objednávky jsou vychystány a dodány na balicí stanici.

    Dávkové vychystávání. Výdejce má v jednom kole přidělen určitý počet zakázek, které má vydat a dovézt zpět na balicí stanici.

    Vychystávání podle zóny. Každý výdejce dostane určenou skladovou zónu a položky v těchto zónách se přidávají do objednávky, jakmile projdou každou z nich.

    Vychystávání podle vlny. Všechny zóny se vychystávají současně a přivádějí se na jedno místo ke konsolidaci.

    Pokud nějaká položka není na skladě, může váš systém OMS komunikovat s vašimi prodejci a dodavateli a poslat do skladu doplněné zásoby s předstihem. Vytvoření bodu doplnění zásob udržuje vaše zásoby trvale skladem. Automaticky zadá novou objednávku, jakmile dosáhne nízké hranice, a zároveň upozorní vedoucí skladu na možné zpoždění plnění.

    Objednávka se také odešle do účetního oddělení nebo upozorní účetní software na nový nákup. Solidní řešení finančního řízení usnadňuje audity, daně a další činnosti prováděné každý měsíc a na konci roku.

  5. Expedice
    Jakmile je objednávka vybrána z produktů ve vašem skladu, váš balicí tým vyzvedne položky ze skladu a naskenuje je pro účely inventury. Poté pracovníci týmu vyberou, zabalí a odešlou váš výrobek na základě údajů, které vám poskytl váš systém OMS. Při balení je třeba vzít v úvahu tři věci:

    Přesnost objednávky. Ujistěte se, že je každá položka ve správné objednávce.

    Velikost balení. Naplánujte zahrnutí rozměrů do svých cen. Tři až pět standardních velikostí balení pomáhá udržet náklady na nízké úrovni, aniž by se váš proces příliš komplikoval.

    Správné balení. Některé obalové materiály mohou lépe chránit váš výrobek, ale mohou být dražší. Vyberte si správný druh, který je cenově výhodný a zároveň zajistí bezpečnou cestu.

    Sledování. Váš systém OMS může také zaslat zákazníkovi oznámení o odeslání jeho produktu a odhadované době doručení. Vy i zákazník můžete sledovat produkt od jeho počáteční expedice ve vašem skladu až po místo určení.
  6. Sledování po prodeji

    Poté, co produkt opustí váš sklad a co uplyne čas pro doručení zásilky, by měl systém OMS automaticky odeslat zákazníkovi e-mail s žádostí o ohodnocení produktu a potvrzení, že vše z jeho objednávky bylo přijato. Tato následná kontrola by měla také obsahovat podrobné pokyny, jak kontaktovat oddělení péče o zákazníky.

    V případě nespokojeného zákazníka by mělo být snadné najít a dodržovat účinné zásady a pokyny pro vrácení peněz. Systém OMS dokáže rychle zpracovat žádost o vrácení peněz a komunikovat s účetním týmem za účelem zpracování refundace. Systém OMS se také může spojit s poskytovatelem služeb v oblasti vracení zboží, aby zajistil přesnost a aktuálnost všech údajů.

Existují také případy, kdy váš OMS může označit speciální objednávky – ať už se jedná o náhrady při vrácení, děkovné dárky nebo VIP objednávky. Když jsou tyto objednávky zpracovávány v systému, může je váš systém OMS označit jedinečným kódem, což umožní vašemu týmu pro udržení zákazníků osobně sledovat přesnost.

Výzvy systémů pro správu objednávek

 

Pokud vaše firma není dostatečně velká nebo nemá dostatek objednávek, aby mohla implementovat OMS, mohlo by být přidání tohoto typu platformy příliš časově nebo finančně náročné. Než tento systém přidáte do svého procesu, mohlo by být pro váš tým a podnik přínosné seznámit se s možnými překážkami, které vás čekají. V rámci procesu správy objednávek se mohou vyskytnout například problémy tohoto typu:

  • Komplikace při implementaci. Přidání nového systému do vašeho procesu – nad rámec starších řešení, která jste již implementovali – se může zdát komplikované a náročné.
  • Cena Na výběr je mnoho systémů pro správu objednávek v cenových relacích od stovek po tisíce dolarů – a drahý neznamená vždy nejlepší. Pokud si vaše firma nemůže dovolit komplexní systém ERP, zaměřte se na přidání robustnějšího provozního systému.
  • Správné rozhodnutí. Existuje tolik systémů pro správu objednávek, že může být náročné rozhodnout se, který bude vyhovovat všem vašim potřebám. Když si projdete svůj kontrolní seznam a seřadíte položky, které musíte mít, do hierarchie s položkami, které byste chtěli mít, budete moci zjistit, který systém OMS by byl pro vaši firmu nejvhodnější.

Rozhodování o systému OMS vhodném pro vaši firmu vyžaduje čas a podporu mnoha vašich spolupracovníků. Abyste si byli jisti, že vyberete OMS, který bude vyhovovat všem, musíte se ptát, abyste zjistili, co je pro váš tým nejlepší.

 

Úvahy o výběru OMS pro vaši firmu

 

Každý systém správy objednávek je jiný, takže je třeba nejprve identifikovat tyto potřeby a těm pak systém OMS přizpůsobit.

 

Nejprve si určete své cíle a úkoly. V první fázi je třeba si z hlediska systému OMS ujasnit, kdo, co a proč. Budete muset uspořádat schůzku se zúčastněnými stranami, od členů týmu přes dodavatele až po zákazníky, a určit, které funkce jsou nezbytné a které lze postrádat. Při těchto rozhovorech nezapomeňte probrat budoucnost vašeho podniku a škálovatelnost životaschopných řešení. Je důležité si vybrat systém OMS, který dokáže růst spolu s vaším podnikáním.

 

Poté vytvořte požadavek na nabídku. Budete muset vypracovat a odeslat požadavek na nabídku dodavatelům řešení pro správu objednávek, abyste mohli dokončit své rozhodnutí. Tímto požadavkem zajistíte, že vy a váš dodavatel se navzájem pochopíte, pokud jde o technické požadavky a omezení řešení a o to, jak byste chtěli, aby fungovalo. Ujistěte se, že jste dodavateli poskytli následující informace, aby mohl vytvořit nejlepší nabídku pro vaši organizaci:

  • Objem objednávek
  • Počet SKU
  • Stávající software hardwaru
  • Podrobnosti o vašem školení a procesu aktivace
  • Časová osa přechodu vaší implementace

Nakonec proveďte vyhodnocení a porovnání. Možná máte na seznamu několik dodavatelů s různými nabídkami. Budete se muset rozhodnout, zda váš OMS bude jedno softwarové řešení, nebo několik nástrojů a procesů. Budete také potřebovat systém OMS, který propojí elektronický obchod se zákaznickou podporou, aby měli přístup k vašemu automatizovanému systému služeb zákazníkům. Budete chtít vytvořit jednotné digitální prostředí na prémiové platformě s využitím nejnovějších technologií. Při rozhodování si můžete položit několik otázek, například zda každý systém:

  • Eliminuje manuální procesy prostřednictvím automatizovaných pracovních postupů?
  • Podporuje více skladových míst?
  • Poskytuje aktualizace zásob v reálném čase?
  • Přidává nové funkce?
  • Poskytuje vykazování a prognózy pro lepší identifikaci problémů a předvídání změn?
  • Spravuje prodeje napříč různými kanály, měnami a geografickými oblastmi?

Maximální využití nejnovějšího softwaru je pro vás a váš tým hlavním cílem. I když možná nenajdete jediné řešení pro správu objednávek, které by vyhovovalo všem vašim kritériím, dozvíte se, co potřebujete pro celou dobu existence vaší firmy. Rozhodnutí o nejlepším řešení OMS pro váš tým vám pomůže posunout plnění objednávek a obchodní operace na vyšší úroveň.

Zvolení Dynamics 365 jako vašeho dalšího systému OMS

 

Pro každou expandující firmu je zavedení systému OMS, který se hladce integruje se stávajícími procesy, dalším krokem k vybudování a udržení zákaznické základny.

 

Nejdůležitějšími prvky elektronického obchodu jsou možnost zákazníků vidět vaše skladové zásoby v reálném čase a možnost bezpečně a spolehlivě objednávat prostřednictvím zabezpečeného platebního procesu. Součástí každé marketingové a prodejní strategie by měl být rychlý a spolehlivý systém správy objednávek, který firmám umožňuje prodávat prostřednictvím více kanálů a také generuje automatické prodejní objednávky. Správný systém pro správu objednávek vám pomůže dosáhnout uceleného zážitku z objednávání a nákupu tím, že bude proaktivně organizovat vaše úsilí o plnění objednávek a optimalizovat jejich tok.

 

Řešení, jako je Dynamics 365 Intelligent Order Management, vám pomůže snadno rozšířit vaše operace a zároveň získat přehledy v reálném čase, které vám pomůžou řídit všechny aspekty životního cyklu vašich objednávek. Poskytnutím větší flexibility, transparentnosti a včasného doručení s vaším příštím systémem správy objednávek může vaše firma zajistit pokaždé pozitivní zákaznickou zkušenost.

 

Další informace o Dynamics 365

Kontaktujte nás

Požádejte nás, abychom vás kontaktovali

Požádejte, ať vás kontaktuje specialista na Dynamics 365 z oddělení prodeje.
Poslat žádost

Sledujte Dynamics 365