Pět typů nástrojů pro spolupráci, které zlepšují produktivitu

Jak nástroje pro spolupráci zlepšují produktivitu

Každá firma těží ze skvělé týmové práce. Spolupráce mezi členy týmu je klíčová, ať už prodáváte květinové motivy nebo vytváříte novou aplikaci pro smartphony. Vynikající spolupráce ale vyžaduje vynikající komunikaci. A studie ukazují, že kvalita této komunikace je mnohem cennější než kvantita.

V tomto článku se dozvíte, jak nástroje pomáhají vzdáleným týmům spolupracovat a zvýšit produktivitu. Zjistíte také, jak nejnovější nástroje AI pomáhají týmům urychlit komunikaci, zjednodušit úkoly, podpořit kreativitu a dokázat mnoho dalších věcí.

Spolupráce na pracovišti se neustále vyvíjí

Spolupráce je společné úsilí při práci na sdíleném projektu nebo cíli a je teď důležitější než kdy dřív. Ale vytvoření pracoviště, kde spolupráce vzkvétá, není vždy tak jednoduché, jak se mohlo zprvu zdát. Někdy týmům chybí sdílená vize nebo členové týmu nechápou své povinnosti, což vede ke zmatkům a neefektivitě.

Proto je důležité zvolit správné nástroje pro spolupráci. Spolupráce na pracovišti se naštěstí od dob nekonečných e-mailových vláken a nekonečných schůzek posunula. Dnešní nástroje využívají vždy připojenou síť s přístupem k souborům a spolupráci v reálném čase, která je vhodná pro distribuované týmy a hybridní práci.

Dnes jsou k dispozici nástroje pro spolupráci, jako jsou videokonference, software pro cloud computing, a nově AI, které zlepšují efektivitu, produktivitu a týmovou spolupráci.

Důležitost a nutnost nástrojů pro spolupráci se projevila na vrcholu pandemie nemoci COVID-19, kdy bylo mnoho zaměstnanců nuceno pracovat na dálku po delší dobu. Podle průzkumu společnosti Gartner Inc. téměř 80 procent pracovníků využilo v roce 2021 pro práci nástroje pro spolupráci, což je zvýšení o téměř polovinu pracovníků ve srovnání s rokem 2019.

I když existuje mnoho druhů nástrojů pro online spolupráci, které pomáhají týmům efektivně komunikovat a udržovat koordinovanou spolupráci, správné nástroje ve správný čas můžou týmům zajistit efektivnější práci.

Výběr správných nástrojů pro spolupráci

Spolupráce na pracovišti vypadá pro každou společnost a každý tým jinak. V závislosti na velikosti, struktuře a umístěních se všechny organizace při spolupráci potýkají s jedinečnými problémy. Při implementaci nových nástrojů pro spolupráci zvažte následující otázky:

Používáte proces správy změn? Implementace nového nástroje vyžaduje plánování a přípravu. Zvažte, jestli máte organizační podporu pro změnu, sdílenou vizi výsledku, logistickou a zaměstnaneckou podporu a způsob monitorování dopadu změny.

Je možné se s nástrojem rychle seznámit? Jedním z nejdůležitějších aspektů každé nové služby je snadné použití. Požádejte o ukázku nástrojů, které vás zajímají, a soustřeďte se na věci, jako jsou intuitivní rozhraní a jednoduchá navigace.

Jak vaše týmy komunikují nejlépe? Dávají přednost výhradně používání nástrojů pro chat a vícekanálové zasílání zpráv, nebo komunikují také e-mailovými nástroji a nástroji pro správu projektů?

Na jakých typech projektů vaše týmy spolupracují? Různá odvětví potřebují různé nástroje pro spolupráci. Například marketingová firma potřebuje jiné nástroje než výrobní společnost. Ujistěte se, že rozumíte rozsahu projektů specifických pro dané odvětví, na kterých budou vaše týmy pracovat.

Kolik lidí potřebuje spolupracovat? Menší týmy komunikují, sdílejí informace a poskytují aktualizace průběhu jinak než větší týmy. Vyberte správné nástroje pro spolupráci na základě velikosti týmu a organizace.

Chcete používat více nástrojů nebo platformu vše v jednom? Proveďte audit aktuálních nástrojů. Jakmile identifikujete všechny technologie pro spolupráci, které už používáte, rozhodněte se, jestli chcete přidat nové nástroje, nebo nahradit staré, abyste maximalizovali výhody spolupráce na úrovni celé společnosti.

Je integrace a kompatibilita důležitá? Pokud najdete nástroj, který je ideální pro jednu věc, zvažte, jestli se bez problémů integruje s jinými aplikacemi a softwarem. Také se ujistěte, že je nástroj kompatibilní se všemi typy souborů, které váš tým používá.

Je zabezpečení nejvyšší prioritou? Nástroje pro spolupráci se výrazně liší v možnostech zabezpečení. Vezměte v úvahu zásady, které řídí autorizaci přístupu ke schůzkám, sdílení souborů, chat a externí přístup. Některé nástroje také nabízejí komplexní šifrování, zatímco jiné nabízejí klíče uchovávané zákazníkem.

Jaký máte rozpočet? Při výběru nástroje pro spolupráci je tato informace klíčovým faktorem. Některé nástroje jsou zdarma, zatímco jiné mají cenové plány za měsíc, rok nebo počet uživatelů. Pokud je také potřeba nástroj přizpůsobit, může to znamenat další poplatky.

Máte čas a rozpočet na školení? Školení vašeho týmu na práci s nástroji pro spolupráci je nezbytné. Nezapomeňte, že aby nástroje pro spolupráci fungovaly, musí je snadno přijmout všichni členové týmu. Jakmile se rozhodnete pro řešení, věnujte čas školení týmů a začněte pomalu přecházet na nový software nebo nástroj.

Některé další klíčové funkce, které je potřeba vzít v úvahu při výběru nástrojů pro spolupráci:

Chat a vícekanálové zasílání zpráv
Flexibilita (asynchronní spolupráce, živá spolupráce nebo spolupráce na tabuli)
Škálovatelnost
Integrace AI

Šest typů nástrojů pro spolupráci, které zlepšují produktivitu

Nástroje pro správu projektů udržují věci pod kontrolou

Ruce píšící na klávesnici s ikonou zámku.

Microsoft 365 Copilot

Ušetřete čas a soustřeďte se na to nejdůležitější s pomocí AI v Microsoftu 365 pro firmy.

Další informace

Ať už plánujete svatby nebo vytváříte weby, je pravděpodobné, že jste pracovali na velkých projektech, které vyžadují, aby jejich součástí bylo hodně lidí. Naštěstí existují nástroje pro správu projektů , které pomáhají efektivně spravovat všechny proměnné.

2. Videokonference vytvářejí vztahy

Představte si, že potřebujete uspořádat důležitou schůzku, ale polovina vašeho týmu cestuje nebo pracuje na dálku. Videokonference  je způsob, jak získat všechny vědecky potvrzené výhody osobního setkání bez nutnosti vynakládat finance a překonávat problémy plánování opravdového osobního setkání. 

3. Chat zrychluje práci

V některých případech je nejefektivnější jednoduše položit rychlou otázku a získat rychlou odpověď. Díky nástrojům pro zasílání rychlých zpráv vytvořeným pro vaši kancelář se můžou členové týmu rychle ohlásit a řešit problémy.

4. Revize dokumentů v reálném čase snižuje zpoždění

Zapomeňte na e-mailové řetězce zaplněné přílohami a matoucí úpravy, které se v dokumentu nebo prezentaci nakonec ani neobjeví. Díky spolupráci na dokumentech v reálném čase můžou týmy spolupracovat na stejném projektu současně, ať už jde o textový dokument, tabulku nebo powerpointovou prezentaci.

5. Cloudová správa verzí zajišťuje organizaci

Ukládání projektů v cloudu umožňuje snadnou správu verzí, což dává všem uživatelům s přístupem možnost kdykoli přejít do režimu online, najít konkrétní verzi a v případě potřeby před přidáním zpětné vazby uložit kopii. Použití aplikací pro spolupráci, jako je Microsoft Teams, navíc usnadňuje hledání a bezpečné sdílení souborů s ostatními.

6. Podpora připojení, produktivity a kreativity s využitím AI

Udržování náskoku před konkurencí je vždy náročné, ale můžete svým týmům poskytnout výhodu díky nástrojům AI. Zrychlete komunikaci, zjednodušte úkoly zaměstnanců a urychlete doručování služeb využitím AI řešení, jako je Microsoft 365 Copilot. Předvídejte potřeby týmů a vyhněte se prostojům díky prediktivním funkcím a zrychlete provoz využitím automatizace.

Některé úlohy, se kterými vám můžou pomoct nástroje AI, zahrnují:

Procházení e-mailových a chatových archivů
Shrnutí schůzek
Vytváření prezentací
Generování nových produktů a služeb
Přizpůsobení prostředí
Vylepšování rozhodování

Pracujte s umělou inteligencí chytřeji: Podpora pracovníků využitím nového partnera v oblasti produktivity

V této elektronické knize se dozvíte, jak se nástroje, jako je Microsoft 365 Copilot, dají použít k vytvoření prostředí, ve kterém se zvyšuje kreativita a produktivita.

ZÍSKAT ELEKTRONICKOU KNIHU

Výhody a výzvy nástrojů pro spolupráci

Výhodou nástrojů pro spolupráci je vyšší efektivita a produktivita. Většina nástrojů je navržená tak, aby převzala část povinností v oblasti správy projektů od vedoucích a členů týmu.

Jednou z hlavních výzev používání nástrojů pro spolupráci je překonání období osvojování nových nástrojů, jako je AI. Když se přidají noví členové týmu, může chvíli trvat, než se zdokonalí v používání potřebných nástrojů. Ve školení zaměstnanců vám mohou pomoci úvodní příručky a kanály na YouTube .

Práce online obvykle nabízí možnosti pro efektivitu a správu projektů, které zajistí, že všichni budou mít přehled a budou pracovat na přiřazených úkolech. Cloud computing navíc pomáhá zkrátit dobu prodlevy, díky čemuž mohou mít všichni aktuální informace.

Pokud jde o umělou inteligenci, mějte také na paměti, že jakýkoli výstup z těchto výkonných automatizačních nástrojů by měl být před použitím zkontrolován a ověřen lidmi.

Umožněte týmům efektivněji pracovat a bezproblémově spolupracovat

Správné nástroje pro spolupráci můžou vašim týmům pomoct dosáhnout společně lepších výsledků a umožnit jim pracovat odkudkoli a kdykoli. Další informace o nástrojích pro spolupráci od Microsoftu najdete v těchto zdrojích informací:

Nástroje pro spolupráci

Správa projektů

Nástroje AI

O autorovi

Tým Microsoftu 365 se zaměřuje na sdílení zdrojů informací, které vám pomůžou spustit, provozovat a rozvíjet vaše podnikání.

SOUVISEJÍCÍ PRODUKTY
Microsoft Teams

Začínáme s Microsoftem 365

Je to Office, jaký znáte, a k tomu nástroje pro lepší spolupráci, díky kterým toho kdykoliv a kdekoliv zvládnete více.

Koupit hned

^{Web Obchodní přehledy a nápady nepředstavuje profesionální daňové ani finanční poradenství. Pokud potřebujete radu ke své situaci, měli byste se obrátit na svého daňového nebo finančního poradce.}