Ať už pracujete kdekoli, znalost toho, kdo co dělá a kam patří, může všem pomoct lépe vykonávat jejich práci. Organizační diagram poskytuje každému rychlý přehled o struktuře podniku, ať už se jedná o zavedenou kancelář, začínající firmu, výrobní závod nebo něco jiného.
Jak vytvořit nejlepší organizační diagram pro vaši firmu
Co je to organizační diagram?
Je pravděpodobné, že už jste nějaký viděli. Organizační diagramy, označované také jako organizační schémata nebo organigramy, obsahují pole, obrazce nebo fotky, které představují osoby a pozice. Můžou také obsahovat kontaktní informace, odkazy na stránky, ikony a ilustrace.
Pokud jsou tato pole spojena čarami, tvoří diagram, který znázorňuje vnitřní strukturu organizace. Ukazuje, kdo je komu podřízen, kde oddělení leží a jak jsou oddělení propojena.
K čemu slouží organizační diagram?
Organizační diagramy můžou pomoct novým zaměstnancům nebo dobrovolníkům rychle se seznámit s firmou, protože jim pomůžou přiřadit k rolím a povinnostem jména a tváře. I dlouholetí zaměstnanci, personální oddělení a majitelé firem můžou mít organizační diagram po ruce.
Slouží k následujícím účelům:
- Zobrazení vnitřní struktury a hierarchie.
- Pomáhají zaměstnancům zjistit, komu mají něco oznámit a na koho se obrátit v případě problémů.
- Pomáhají při vyjasnění rolí a odpovědností.
- Usnadňují uchovávání kontaktních informací o zaměstnancích na jednom místě.
- Pomáhají vedení zjistit, kolik zaměstnanců je v jednotlivých odděleních a jak nejlépe přiřazovat zaměstnance a další zdroje.
- Poskytují zaměstnancům přehled o kanálech povýšení.
Jeden organigram nemůže zvládnout všechno. Podívejme se na typy organizačních diagramů, které společnosti nejčastěji používají.
Jaké jsou čtyři typy organizačních struktur?
Typ organizačního diagramu, který použijete, závisí na vašem publiku, vaší organizaci a na tom, co chcete sdělit. Můžete potřebovat pouze jeden diagram pro celou společnost nebo několik pro několik různých skupin lidí nebo divizí.
Ačkoli každý typ organizačního diagramu lze upravovat a měnit, většina společností používá organizační diagramy, které spadají do jedné z těchto čtyř kategorií:
1. Funkční hierarchie shora dolů
Hierarchický diagram, který je ideální pro zobrazení tradiční firemní struktury, začíná na vrcholu s vedením společnosti a dále se člení na oddělení nebo divize. V rámci každé divize uvedete seznam vrcholového managementu, středního managementu, vedoucích pracovníků, středního personálu a pracovníků na juniorských pozicích. Hierarchický diagram nakonec vypadá jako pyramida, v níž každé oddělení směřuje k generálnímu řediteli.
POZNÁMKA: Hierarchické organizační diagramy jsou obecně snadno pochopitelné. Když je však v řetězci vedení více úrovní, může se zdát obtížné vědět, s kým a kdy se spojit, zejména pokud se vyskytne problém nebo pokud má někdo nový nápad.
2. Divizní organizační diagram
Tato forma je bezpečnou volbou, pokud je vaše společnost organizovaná podle produktových řad nebo zeměpisných oblastí. Pokud jsou na sobě nezávislé, je organizační diagram pro jednotlivé divize také vynikajícím způsobem, jak strukturu jasně vyjádřit. Stejně jako hierarchický organizační diagram začíná divizní diagram prezidentem nebo generálním ředitelem, ale místo rozdělení na oddělení se sdílenými zdroji je rozdělen na obory činnosti. Diagram zahrnuje jednotlivá funkční oddělení, jako jsou HR, účetnictví, právní oddělení a marketing, a lidi nebo pozice v těchto odděleních.
POZNÁMKA: Protože v podobných organizacích často existují nadbytečná oddělení v rámci jednotlivých divizí, může divizní struktura vést k přezaměstnanosti a zbytečným režijním nákladům.
3. Maticový organizační diagram
Vyzkoušejte Visio na 1 měsíc zdarma
Po vypršení platnosti měsíční bezplatné zkušební verze vám bude naúčtováno příslušné předplatné. Vyžaduje se platební karta. Předplatné můžete kdykoli zrušit, abyste se vyhnuli účtování dalších poplatků.
Tento typ organigramu se obvykle používá ve firmách s týmy nebo členy týmů, kteří mají více než jednoho manažera. Například v novinách může mít reportér na starosti jak místní zpravodajství, tak finanční oblast, což znamená, že má dva manažery. Nebo grafický designér u dodavatele energie může být podřízen vedoucímu grafického oddělení. Protože však pracuje na projektech pro divizi obnovitelných zdrojů energie, může tento grafický designér komunikovat i s někým z tohoto týmu.
POZNÁMKA: Pokud členové týmu pracují napříč odděleními, organizace obvykle dokáže najít kreativnější způsoby řešení problémů. To vytváří prostředí, ve kterém se lépe spolupracuje. Pokud však mají týmy nebo členové týmu více než jednoho nadřízeného, může to zvyšovat zmatek a konflikty.
4. Plochý organizační diagram
Plochý nebo „horizontální“ organizační diagram, který se používá téměř výhradně v malých firmách, má obvykle dvě úrovně: administrativu a řadové pracovníky. Plné čáry v grafu znázorňují hlavní linii vedení a přerušované čáry vedlejší linie pravomocí. Na papíře můžou společnosti s plochou organizační strukturou vypadat podobně jako malé hasičské sbory s náčelníkem, třemi veliteli a několika hasiči, kteří pracují pod jednotlivými veliteli. Nebo to může být nadřízený či vedoucí oddělení s několika zaměstnanci, kteří jsou jeho přímými podřízenými.
POZNÁMKA: V ploché struktuře mají nadřízení a jejich týmy často úzké vztahy a podílejí se na rozhodování. Zaměstnanci mají obvykle větší odpovědnost a větší samostatnost než v jiných organizačních strukturách. To znamená, že budování důvěry je velmi důležité – a týmová práce také. Protože je však matice struktury takto kompaktní, můžou být konflikty mezi zaměstnanci výraznější už jen proto, že tým je tak malý.
Tvorba organizačních diagramů pomocí softwaru
Software pro tvorbu organizačních diagramů usnadňuje tvorbu nových organigramů a revizi starých. Podívejme se, jak vytvořit organizační diagram online pomocí nejoblíbenějších dostupných softwarů.
Organizační diagramy v aplikaci PowerPoint
Aplikace PowerPoint byla sice navržena jako nástroj pro prezentace, ale můžete ji použít i k vytváření organizačních diagramů. Jak začít:
- Otevřete nový dokument aplikace PowerPoint.
- Přejděte na kartu Vložení a klikněte na možnost Obrázek SmartArt.
- Přejděte do skupiny Hierarchie a vyberte požadovanou šablonu organizačního diagramu.
- Kliknutím do obrazců přidáte text.
- Podle potřeby přidejte další obrazce (nebo osoby).
Jakmile přidáte všechny zaměstnance, můžete organizační diagram uspořádat v aplikaci PowerPoint. Stačí se vrátit na kartu Návrh nástrojů SmartArt a pomocí tlačítek Zvýšit úroveň/Snížit úroveň obrazce vertikálně přesouvat. Pomocí tlačítek Přesunout nahoru/Přesunout dolů můžete obrazce přesouvat horizontálně.
Organizační diagramy v aplikaci Word
Nejedná se sice o tradiční způsob vytváření organizačních diagramů, ale aplikace Microsoft Word vám pomůže navrhnout základní diagramy, které ukazují, jak vaše organizace funguje. Chcete-li vytvořit organizační diagram v aplikaci Word, stačí, když uděláte následující:
- Přejděte na kartu Vložení a klikněte na možnost Obrázek SmartArt.
- Přejděte do skupiny Hierarchie a vyberte šablonu organizačního diagramu, kterou chcete použít.
- Dále se zobrazí nabídka s obrazci, které představují osoby. Stačí zadat text, který představuje každou osobu v tabulce.
- Pokud potřebujete do šablony organizační struktury přidat tvary, klikněte na kartu Návrh nástrojů SmartArt a pak na tlačítko Přidat obrazec.
- Chcete-li změnit uspořádání lidí v organizačním diagramu, klikněte na jméno požadované osoby v dialogovém okně Text. Stisknutím klávesy Tab tuto osobu přesunete nahoru nebo stisknutím kláves Shift + Tab dolů. Hierarchie můžete také spravovat na kartě Návrh nástrojů SmartArt.
Na kartách Návrh a Formátování nástrojů SmartArt můžete upravit barvy, písma a velikosti.
Organizační diagramy v nástroji Visio z aplikace Excel
Visio je vizuální nástroj s plátnem, který umožňuje vytvářet organizační diagramy pomocí přetahování objektů myší, a má také schopnost propojit se s daty v souborech aplikace Excel nebo ve službách Active Directory a pomoct vám vytvářet organizační diagramy automaticky. Když tyto dvě možnosti zkombinujete, můžete vytvářet poutavé organizační diagramy pro firmy jakékoli velikosti. Začít můžete tak, že otevřete Visio, kliknete na Průvodce organizačním diagramem a pak:
- Klikněte na možnost „Informace, které už jsou uloženy v souboru nebo databázi“.
- Při zobrazení výzvy odpovězte na otázky.
- Pokud chcete, importujte obrázky nebo fotky.
- Klikněte na Dokončit.
Kromě importu informací do organizačního diagramu z aplikace Excel můžete informace přidávat také přímo do Průvodce organizačním diagramem.
Další tipy pro organizační diagramy
I se softwarem pro tvorbu organizačních diagramů se organigramy můžou rychle stát změtí obrazců a textu. Ale s trochou práce s návrhem můžou upoutat pozornost lidí tím správným způsobem. Při úpravách diagramu se proto snažte o následující:
- Použijte správnou velikost. Když bude váš diagram příliš velký, bude nepřehledný. Pokud potřebujete vytvořit tři diagramy místo jednoho, udělejte to. Tímto způsobem můžou lidé získat přehled o organizační struktuře a když jsou připraveni, můžou se ponořit hlouběji do diagramů oddělení nebo divizí. Jen se ujistěte, že vše vede zpět na nejvyšší úroveň vaší organizace.
- Obrazce a barvy používejte konzistentně. Když budete používat stejný obrazec pro nadřízené, jiný tvar pro pracovníky na střední úrovni struktury a další pro juniorské zaměstnance, pomůžete lidem lépe diagram pochopit. Použijte také jednu odlišnou barvu pro každou divizi vaší společnosti.
- Přidejte relevantní informace. Nezapomeňte přidat podrobnosti o zaměstnancích, jako jsou kontaktní údaje, místo, klienti nebo specializace. Pokud tak někdo hledá pomoc, může zjistit, kdo a kde co dělá.
- Zobrazujte asistenty pomocí bočního panelu pod manažerem.. Tento styl formátování může pomoct označit roli asistenta a zároveň jasně zobrazit přímé podřízené manažera. A také může pomoct lidem zjistit, na koho se mají obrátit, pokud potřebují kontaktovat manažera.
- Věnujte pozornost mezerám. Pole udržujte ve stejné vzdálenosti od sebe. Váš diagram bude lépe čitelný a bude mít profesionálnější vzhled.
Jakmile budete mít diagram hotový, nechte ho prohlédnout někoho, kdo organizaci dobře zná (a někoho, kdo ji nezná). Tímto způsobem se můžete ujistit, že je nejen správný, ale také jasný a informativní pro osoby na všech úrovních. Další informace o vytváření organizačních diagramů pomocí softwaru a šablon najdete v tomto průvodci s postupy.
Tým Microsoftu 365 se zaměřuje na sdílení zdrojů informací, které vám pomůžou spustit, provozovat a rozvíjet vaše podnikání.
Začněte pracovat se sadou Visio
Díky sadě Visio můžete vizualizovat své nápady, informace a procesy a prezentovat je prakticky odkudkoli a z jakéhokoli zařízení.
Související obsah
Technologie pro firmy
Šest výhod generativní AI pro malé firmy
Firemní produktivita
Jak používat AI k produktivnější a efektivnější práci
Technologie pro firmy
AI a produktivita: Jak pomocí nástrojů AI zlepšovat možnosti zaměstnanců
Firemní produktivita
Průvodce agilním DevOps pro malé a střední firmy
Web Obchodní přehledy a nápady nepředstavuje profesionální daňové ani finanční poradenství. Pokud potřebujete radu ke své situaci, měli byste se obrátit na svého daňového nebo finančního poradce.
Sledujte Microsoft 365