Uanset hvor du arbejder, kan det at vide, hvem der gør hvad, og hvor de passer ind, hjælpe alle med at gøre deres arbejde bedre. Et organisationsdiagram giver alle et hurtigt overblik over, hvordan virksomheden er struktureret, uanset om det er et etableret kontor, en iværksættervirksomhed, et fabrik eller noget andet.
Sådan laver du det bedste organisationsdiagram for din virksomhed
Hvad er et organisationsdiagram?
Du har sandsynligvis set et før. Organisationsdiagrammer, også kaldet org-diagrammer eller organogrammer, indeholder kasser, figurer eller billeder, der repræsenterer personer og stillinger. De kan også omfatte kontaktoplysninger, sidelinks, ikoner og illustrationer.
Når de er forbundet med streger, udgør disse kasser et diagram, der afbilder den interne struktur i en organisation. Den viser, hvem der rapporterer til hvem, hvor afdelingerne ligger, og hvordan afdelinger er forbundet.
Hvad er formålet med et organisationsdiagram?
Organisationsdiagrammer kan hjælpe nyansatte eller frivillige med hurtigt at lære en virksomhed at kende ved at hjælpe dem med at sætte navne og ansigter på roller og ansvarsområder. Selv fuldtidsansatte, HR-afdelinger og virksomhedsejere kan drage fordel af at have et organisationsdiagram lige ved hånden.
Her er, hvad de gør:
- Vis den interne struktur og de interne hierarkier
- Hjælp medarbejderne med at finde ud af, hvem de skal rapportere til, og hvem de skal kontakte, hvis der opstår problemer
- Hjælp med at tydeliggøre roller og ansvarsområder
- Gør det nemt at opbevare kontaktoplysninger om medarbejdere på ét praktisk sted
- Hjælp ledelsen med at se, hvor mange medarbejdere der er i hver afdeling, og hvordan man bedst fordeler personale og andre ressourcer
- Giv medarbejderne indsigt i kampagnekanaler
Ét organisationsdiagram kan ikke gøre alt. Lad os se nærmere på de typer organisationsdiagrammer, som virksomheder bruger mest.
Hvad er de fire typer af organisationsstrukturer?
Den type organisationsdiagram, du bruger, afhænger af din målgruppe, din organisation, og hvad du vil formidle. Du skal muligvis kun bruge ét diagrameksempel til hele virksomheden eller et par til flere forskellige målgrupper eller afdelinger.
Selvom hver type organisationsdiagram kan ændres og redigeres, bruger de fleste virksomheder organisationsdiagrammer, der falder inden for en af disse fire kategorier:
1. Funktionshierarki oppefra og ned
Hierarkidiagrammet er perfekt til at vise en traditionel virksomhedsstruktur og starter med ledelsen i toppen, hvorefter det opdeles i afdelinger eller divisioner. Inden for hver afdeling skal du angive den øverste ledelse, mellemledere, seniormedarbejdere, medarbejdere på mellemniveau og medarbejdere på andet niveau. I sidste ende ligner hierarkidiagrammet en pyramide, hvor hver afdeling rulles op til den administrerende direktør.
BEMÆRK! Hierarkiske organisationsdiagrammer er generelt nemme at forstå. Men når der er flere lag i kommandokæden, kan det virke svært at vide, hvem du skal oprette forbindelse til, og hvornår det kan virke svært, især hvis der er et problem, eller hvis nogen har en ny idé.
2. Organisationsdiagram for afdeling
Denne formular er et sikkert valg, hvis din virksomhed er organiseret efter produktserier eller geografiske områder. Hvis de er uafhængige af hinanden, er et divisionsorganisationsdiagram også en glimrende måde at afspejle det tydeligt på. Ligesom et organisationshierarki starter divisionsdiagrammet med en præsident eller CEO, men i stedet for en opdeling i afdelinger med fælles ressourcer er det opdelt i forretningsområder. Diagrammet dækker hver enkelt line of business-afdeling, f.eks. HR, regnskab, jura og marketing samt personer eller stillinger i disse afdelinger.
BEMÆRK! Fordi organisationer som denne ofte har overflødige afdelinger inden for hver division, kan en divisionsstruktur resultere i opblomstring af personale og unødvendige faste udgifter.
3. Organisationsdiagram med matrixer
Prøv Visio gratis i 1 måned
Når din gratis prøveperiode på én måned udløber, vil du blive opkrævet det gældende abonnementsgebyr. Kræver kreditkort. Du kan annullere når som helst for at stoppe fremtidige opkrævninger.
Denne type organisationsdiagram gælder normalt for virksomheder med teams eller teammedlemmer, der har mere end én leder. På en avis kan en journalist f.eks. dække både lokale nyheder og økonomi, hvilket betyder, at vedkommende har to chefer. Eller en grafisk designer hos en energiudbyder kan rapportere til chefen for grafisk design. Men fordi han eller hun arbejder på projekter for afdelingen for vedvarende energi, kan designeren også kommunikere med nogen i det team.
BEMÆRK! Når teammedlemmer arbejder på tværs af afdelinger, kan organisationer normalt finde mere kreative måder at løse problemer på. Det skaber et mere samarbejdende miljø. Men når teams eller teammedlemmer har mere end én supervisor, kan det øge forvirringen og konflikterne.
4. Fladt organisationsdiagram
Flade eller “vandrette” organisationsdiagrammer, der næsten udelukkende bruges af små virksomheder, har normalt to niveauer: administrative medarbejdere og arbejdere. I diagrammet viser de fuldt optrukne linjer den primære kommandovej, og de stiplede linjer viser de sekundære kommandoveje. På papir kan virksomheder med en flad organisationsstruktur ligne en lille brandafdeling, med en chef, tre ledere og flere brandmænd, der arbejder under chefen. Eller det kan være en supervisor eller afdelingsleder med en håndfuld medarbejdere, der er hans eller hendes direkte underordnede.
BEMÆRK! I en flad struktur har supervisorer og deres teams ofte tætte relationer og er fælles om at træffe beslutninger. Medarbejderne har som regel mere ansvar og større uafhængighed end i andre organisationsstrukturer. Det betyder, at det er vigtigt at opbygge tillid, og det er teamwork også. Men fordi matrixen er så kompakt, kan konflikter mellem medarbejderne blive mere udtalte, fordi teamet simpelthen er så lille.
Oprettelse af organisationsdiagrammer med software
Software til organisationsdiagrammer gør det nemt at bygge nye organisationsdiagram og revidere gamle. Lad os se på, hvordan man opretter et organisationsdiagram online ved hjælp af nogle af de mest populære softwaremuligheder, der findes.
Organisationsdiagrammer i PowerPoint
PowerPoint er måske designet som et præsentationsværktøj, men du kan også bruge det til at udvikle organisationsdiagrammer. For at komme i gang:
- Åbn et nyt PowerPoint-dokument
- Gå til fanen Indsæt, og klik på SmartArt
- Gå til gruppen Hierarki, og vælg den skabelon for organisationsdiagrammet, du skal bruge
- Klik i figurerne for at tilføje tekst
- Tilføj flere figurer (eller personer) efter behov
Når der er taget højde for alle, kan du begynde at omorganisere dit organisationsdiagram i PowerPoint. Bare gå tilbage til fanen Design i SmartArt-værktøjet og bruge knapperne Hæv/Sænk for at flytte figurer lodret. Brug knapperne Flyt op/Flyt ned til at flytte dine figurer vandret.
Organisationsdiagrammer i Word
Det er muligvis ikke en traditionel måde at oprette organisationsdiagrammer på, men Microsoft Word kan hjælpe med at designe grundlæggende diagrammer, der viser, hvordan din organisation fungerer. Hvis du vil oprette et organisationsdiagram i Word, skal du blot gøre følgende:
- Gå til fanen Indsæt, og klik på SmartArt.
- Gå til gruppen Hierarki, og vælg den skabelon for det organisationsdiagram du vil bruge.
- Derefter ser du en menu med figurer, der repræsenterer personer. Du skal bare skrive tekst, der repræsenterer hver person i diagrammet.
- Hvis du vil føje figurer til din skabelon for dit organisationsdiagram, skal du klikke på fanen Design på SmartArt-værktøjet og derefter klikke på Tilføj figur.
- For at placere en person i dit organisationsdiagram skal du klikke på vedkommendes navn i dialogboksen Tekst. Tryk på Tab for at flytte dem op eller Skift+Tab for at flytte dem ned. Eller du kan administrere dine hierarkier under fanen SmartArt-design.
Du kan justere dine farver, skrifttyper og størrelser via fanerne Design og Formatér i SmartArt-værktøjer.
Organisationsdiagrammer i Visio fra Excel
Visio er et visuelt, træk og slip-lærredsværktøj, der gør det muligt for personer at oprette organisationsdiagrammer, og det har også muligheden for at oprette forbindelse til data i eksisterende Excel -filer eller Active Directories, så du kan oprette organisationsdiagrammer automatisk. Men når du kombinerer de to, kan du oprette iøjnefaldende organisationsdiagrammer til virksomheder af enhver størrelse. For at komme i gang skal du åbne Visio og klikke på guiden Organisationsdiagram og derefter:
- Klik på "Oplysninger, der allerede er gemt i en fil eller database"
- Besvar spørgsmål når der er prompt
- Importér billeder, hvis du vil
- Klik på udfør
Ud over at importere oplysninger til organisationsdiagrammet fra Excel kan du også tilføje oplysninger direkte i guiden Organisationsdiagram.
Flere tip til organisationsdiagram
Selv med software til organisationsdiagrammer kan organisationsdiagrammer hurtigt blive et virvar af figurer og ord. Men med lidt designarbejde kan de fange folks opmærksomhed på den rigtige måde. Så prøv at gøre det, når du finpudser dit diagram:
- Den rigtige størrelse. Hvis diagrammet er for stort, vil det være overvældende. Hvis du har brug for at lave tre diagrammer i stedet for ét, så gør det. På den måde kan din målgruppe få et overblik over organisationsstrukturen og derefter dykke dybere ned i afdelinger eller divisioner, når de er klar til det. Du skal bare sørge for, at alt fører tilbage til din organisations højeste niveau.
- Brug figurer og farver konsekvent. Ved at bruge den samme form til supervisorer, en anden form til medarbejdere på mellemniveau og endnu en til yngre medarbejdere kan du hjælpe folk med at forstå dit diagram bedre. Brug også én farve til hver afdeling i din virksomhed.
- Tilføj relevante oplysninger. Sørg for at tilføje oplysninger om dine medarbejdere, f.eks. kontaktoplysninger, placering, kunder eller specialer. På denne måde kan en person, der leder efter hjælp, se, hvem der gør hvad og hvor.
- Vis assistenter med et sidepanel under lederen. Denne formateringsstil kan hjælpe med at markere assistentrollen, samtidig med at den tydeligt viser lederens direkte underordnede. Og det kan også hjælpe personer med at vide, hvem de skal kontakte, hvis de har brug for at få fat i lederen.
- Vær opmærksom på afstanden. Sørg for at der er lige afstand mellem kasserne. Dit diagram bliver lettere at læse og får et mere professionelt udseende.
Når diagrammet er færdigt, skal du få en person, der kender organisationen godt (og en person, der ikke gør det), til at se nærmere på det. På denne måde kan du sikre dig, at den ikke kun er korrekt, men tydelig og informativ for dem på alle niveauer. Du kan få mere at vide om oprettelse af organisationsdiagrammer med software og skabeloner i denne trinvise vejledning.
Microsoft 365-teamet fokuserer på at dele ressourcer for at hjælpe dig med at starte, drive og skabe vækst i din virksomhed.
Kom i gang med Visio
Visualiser og kommuniker idéer, information og processer fra stort set hvor som helst på enhver ved hjælp af Visio.
Relateret indhold
Virksomhedsteknologi
Seks fordele ved generativ AI for små virksomheder
Virksomhedsproduktivitet
Sådan kan du bruge kunstig intelligens til at blive mere produktiv og effektiv på arbejdet
Virksomhedsteknologi
Kunstig intelligens og produktivitet: Sådan bruger du AI-værktøjer til at forbedre medarbejderoplevelsen
Virksomhedsproduktivitet
En vejledning til agilitet i DevOps for SMB'er
Business Insights & Ideas tilbyder ikke professionel rådgivning i skat eller økonomi. Du skal kontakte din egen skatte- eller finansmedarbejder for at drøfte din situation.
Følg Microsoft 365