Det kan være overvældende at styre et projekt gennem de stressede farvande i en organisation, der altid er i bevægelse. I disse dage belastes den gennemsnitlige kontorarbejder af et ubegrænset antal deadlines, møder, mails og opgaver – og det betyder, at de sandsynligvis ikke har tiden eller frirummet til at dedikere deres fulde talent til dig og dit projekt. Heldigvis kan du hjælpe med at gøre tingene nemmere. Se disse fem projektstyringsværktøjer, der sparer tid, penge og energi, så du bedre kan sikre, at projektet bliver en succes, uanset om det, du foretager dig, er for en kunde eller en intern interessent.
Fem værktøjer til projektstyring, der kan spare tid, penge og energi
Gantt-diagrammer og Scrum boards
I en æra med uendelig mængder af indhold –armadaer af ord, der konstant slås for vores begrænsede opmærksomhed – kan en enkel visualisering være forfriskende og yderst effektiv. Gantt-diagrammer bruger grundlæggende vandrette søjler til at vise projektfaser og status. Med et hurtigt blik kan dine teammedlemmer se, hvilket arbejde der i øjeblikket udføres (eller i det mindste hvilket arbejde, der skal udføres), og hvornår der er brug for deres bidrag. De vil også kunne se, hvor meget tid hver fase forventes at tage. Scrum boards fungerer på samme måde og fungerer godt til projekter, der har en mindre fleksibel tidslinje, og som involverer flere teams. Tavlen viser forskellige projektfaser – planlægning, udførelse osv. – og mærker for hvert team. Når de fuldfører faser og gør fremskridt, kan teams flytte deres mærker på tværs af tavlen. Dette giver alle involverede mulighed for at se den større sammenhæng og deres plads i det.
Opgavetildelinger
Det er nemt at acceptere at gøre noget, meget sværere at huske at gøre det. Især når hver eneste besked kommer med en ny anmodning. Derfor er et onlineværktøj til opgavetildelinger så værdifuldt. De personer, der er ansvarlige for at fuldføre en del af projektet – uanset om det betyder, at man designer et logo eller behandler de endelige tal – kan logge på og nemt se, præcis hvad de skal gøre. Afhængigt af deres kontoindstillinger modtager de også mailmeddelelser om udløbne deadlines. Projektledere kan holde styr på deres team og sørge for, at alle opgaver fuldføres til tiden uden at skulle rulle gennem lange mailkæder. Dette hjælper med at undgå dyre forsinkelser og unødvendige frustrationer.
Ressourceallokering
Ressourceallokering er nøglen i et bureaumiljø. Projektledere har brug for et effektivt værktøj til at planlægge og spore timer for hvert medlem af deres team for at forhindre overbooking, mistede deadlines og utilfredse kunder. Men denne måde at arbejde på behøver ikke at være begrænset til den “kreative” verden. Ville det ikke være nyttigt, selv på et virksomhedskontor, at have et tydeligt billede af teammedlemmernes tilgængelighed? Bed dit team på forhånd om at vurdere deres tilgængelighed – i det omfang, det er muligt – i løbet af projektet. Bed dem om at notere de dage, hvor de skal på ferie, de dage, hvor de ikke har tid til at klø sig i håret og arbejde på grund af møder, og de dage, hvor de har andre deadlines. Hvis du har en fornemmelse af, hvor mange timer du er til rådighed, vil du være i stand til at opstille realistiske tidslinjer. Et onlineværktøj til ressourceallokering gør det nemt for dig og dine teammedlemmer at spore faktiske timer i forhold til estimater og justere dem i overensstemmelse hermed, så fremtidige arbejdsprocesser bliver mere jævne.
Enkel projektstyring.
Alle administrerer projekter. Microsoft Project giver dig styrken og enkeltheden til at håndtere ethvert projekt med succes.
Feedbackværktøjer
At give feedback betyder forskellige ting for forskellige personer – som nogle tilbyder rigide og præskriptive redigeringsanmodninger, andre vage følelser og reaktioner. Nogle gange præsenterer forskellige interessenter modstridende meninger. Alt dette gør det svært for den person, der modtager feedbacken, at vide, hvordan vedkommende skal fortsætte. Hvem skal de lytte til?
Feedbackværktøjer gør det muligt for interessenter at stemme på og rangordne forskellige versioner af leverancer, hvilket gør det nemmere for en gruppe at levere sammenhængende retningslinjer på en rimelig måde. Hvis en bestemt persons mening skal have større vægt – kan de måske have betydelig relevant ekspertise – kan du justere deres stemme til at tælle som to.
Rapporter, der er klar til brug
Statusrapporter og kritisk gennemgang er vigtige dele af ethvert projekt – og de behøver ikke at være tidskrævende. I stedet for at bruge værdifulde timer på at oprette en brugerdefineret rapport skal du vælge en indstilling, der er køreklar. Du kan angive relevante tal og lade programmet generere passende formatering og datavisualiseringer.
Det betyder, at du kan begynde at planlægge dit næste projekt meget hurtigere.
Afsæt tid til dig selv
Det er vigtigt for dit mentale sundhed, at du sørger for, at du har noget fritid, som du kan bruge på de mennesker og ting, du beskæftiger dig med uden for arbejdet. I sidste ende kan denne mentale timeout hjælpe dig med at bevare gejsten og passionen for dit arbejde. Når alt kommer til alt, er det vigtigt at bevare balancen.
Denne balance omfatter også at få en hel nats hvile for at restituere og træne regelmæssigt – alt sammen for at bevare det opadgående vækstspor. En Harvard-undersøgelse har faktisk fastslået, at den gennemsnitlige arbejder kan miste op til 11,3 dages produktivitet hvert år, mens en separat undersøgelse har konkluderet, at regelmæssig motion hjælper med at reducere stressniveauet, forbedre koncentrationen, øge kognitive evner og gøre hukommelsen skarpere.
Opdag flere produktivitetstip, og drag fordel af gratis virksomhedsskabeloner , så du kan arbejde smartere, hurtigere og mere effektivt.
Kom i gang med Microsoft 365
Det er det Office, du kender, plus de værktøjer, som er med til at forbedre samarbejdet, så du kan få mere fra hånden – når som helst og hvor som helst.
Relateret indhold
Administrer min virksomhed
Sådan forbereder du din lille virksomhed til at få succes med kunstig intelligens
Administrer min virksomhed
Kunstig intelligens ved frontlinjen: Programmer på tværs af brancher
Administrer min virksomhed
Frontlinjeledelse: En guide til ledelse for frontlinjeledere
Opbyg din virksomhed
Sådan forbedrer du fastholdelse af og engagement for frontarbejdere
Business Insights & Ideas tilbyder ikke professionel rådgivning i skat eller økonomi. Du skal kontakte din egen skatte- eller finansmedarbejder for at drøfte din situation.
Følg Microsoft 365