Ein Projekt durch die anstrengenden und stressigen Zeiten einer sich ständig in Bewegung befindlichen Organisation zu führen, kann ein beängstigendes Unterfangen sein. Heutzutage wird dem durchschnittlichen Büromitarbeiter eine unermessliche Anzahl von Fristen, Besprechungen, E-Mails und Aufgaben aufgebürdet –, was bedeutet, dass sie wahrscheinlich nicht über die Zeit oder die mentalen Kapazitäten verfügen, Ihnen und Ihrem Projekt Ihr ganzes Können zu widmen. Glücklicherweise können Sie dabei helfen, die Dinge zu vereinfachen. Um den Projekterfolg sicherzustellen –, unabhängig davon, ob Sie dies für einen Kunden oder einen internen Projektbeteiligten tun –, sehen Sie sich diese fünf Projektmanagement-Tools an, die Zeit, Geld und Aufwand sparen.
Fünf Tools, mit denen Sie Zeit, Geld und Aufwand beim Projektmanagement sparen
Gantt-Diagramme und Scrum-Boards
In einer Zeit unbegrenzter Inhalte,– jede Menge Wörter kämpfen um unsere begrenzte Aufmerksamkeit –, kann eine einfache Visualisierung erfrischend und hocheffektiv sein. Gantt-Diagramme verwenden einfache horizontale Balken, um Projektphasen und den Projektfortschritt anzuzeigen. Mit einem kurzen Blick können Ihre Teamkollegen sehen, welche Arbeit derzeit erledigt wird (oder zumindest welche Arbeit erledigt werden sollte) und wann ihre Mitwirkung benötigt wird. Außerdem können sie sehen, wie viel Zeit die einzelnen Phasen voraussichtlich in Anspruch nehmen. Scrum-Boards funktionieren auf ähnliche Weise und eignen sich hervorragend für Projekte mit einer weniger starren Zeitachse und an denen mehrere Teams beteiligt sind. Auf dem Board werden verschiedene Projektphasen,– Planung, Ausführung usw. –, und Markierungen für jedes Team angezeigt. Während sie Phasen abschließen und Fortschritte machen, können Teams ihre Markierungen auf dem ganzen Board verschieben. Auf diese Weise können alle Beteiligten das große Ganze und deren Position darin sehen.
Aufgabenzuweisungen
Es ist einfach, sich zu einigen, etwas zu tun, aber es ist viel schwieriger, sich daran zu erinnern. Dies gilt insbesondere dann, wenn jede vereinzelte Nachricht mit einer neuen Anforderung zu kommen scheint. Deshalb ist ein Onlinetool zur Aufgabenzuweisungen so wertvoll. Diejenigen, die für die Erledigung eines Teils des Projekts verantwortlich sind,– unabhängig davon, ob dies das Entwerfen eines Logos oder das Zusammenstellen der endgültigen Zahlen ist –, können sich anmelden und ganz einfach sehen, was sie tun müssen. In Abhängigkeit von den Kontoeinstellungen erhalten sie auch E-Mail-Benachrichtigungen zu bevorstehenden Fristen. Auf der anderen Seite können Projektmanager ihre Teams im Auge behalten und sicherstellen, dass alle Aufgaben rechtzeitig erledigt werden, ohne durch lange E-Mail-Ketten scrollen zu müssen. Dies trägt dazu bei, kostspielige Verzögerungen und unnötige Frustrationen zu vermeiden.
Ressourcenzuordnung
Einfaches Projektmanagement.
Feedbacktools
Feedback zu geben hat für verschiedene Personen verschiedene Bedeutungen,– einige bieten starre und präskriptive Bearbeitungsanforderungen an, andere vage Gefühlen und Reaktionen. Manchmal präsentieren verschiedene Projektbeteiligte widersprüchliche Ansichten. All dies erschwert es der Person, die das Feedback empfängt, zu wissen, wie sie fortfahren soll. Wem sollen sie zuhören?
Mithilfe von Feedbacktools können Projektbeteiligte über verschiedene Versionen von Projektleistungen abstimmen und diese bewerten, sodass es für eine Gruppe einfacher ist, eine gemeinsame Richtung in fairer Weise vorzugeben. Wenn die Meinung einer bestimmten Person eine größere Gewichtung haben sollte,– vielleicht hat sie eine wesentliche relevante Expertise vorzuweisen –, können Sie ihre Stimme so anpassen, dass sie doppelt zählt.
Sofort verwendbare Berichte
Fortschrittsberichte und Post-Mortems sind wichtige Bestandteile jedes Projekts,– und sie müssen nicht zeitaufwändig sein. Anstatt wertvolle Stunden damit zu verbringen, einen benutzerdefinierten Bericht zu erstellen, wählen Sie einen sofort verwendbaren Bericht aus. Sie können relevante Zahlen eingeben und das Programm geeignete Formatierungen und Datenvisualisierungen generieren lassen.
Das bedeutet, dass Sie viel früher mit der Planung Ihres nächsten Projekts beginnen können.
Zeit für sich selbst reservieren
Stellen Sie sicher, dass Sie etwas Zeit über haben, um sie den Personen und Dingen außerhalb der Arbeit zu widmen. Dies ist für Ihr mentales Wohlbefinden von entscheidender Bedeutung. Letztendlich kann diese mentale Auszeit Ihnen helfen, in Bezug auf Ihre Arbeit angespornt und begeistert zu bleiben. Schließlich ist es wichtig, die Balance zu halten.
Diese Balance umfasst auch eine vollständige Nacht Ruhe, um die Batterien über Nacht wieder aufzuladen, und regelmäßige Übungen,– beides ist wesentlich, um diese Aufwärtsentwicklung aufrechtzuerhalten. Eine Harvard-Studie ist tatsächlich zu dem Schluss gekommen, dass Schlafstörungen bei einem Durchschnittsarbeiter zu einem Verlust von 11,3 Tagen Produktivität pro Jahr führen können. Eine separate Studie kam zu dem Schluss, dass eine regelmäßige Übungsroutine dazu beiträgt, das Stressniveau zu senken, die Konzentration zu verbessern, kognitive Fähigkeiten zu beschleunigen und das Gedächtnis zu schärfen.
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