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5 Arten von Tools für die Zusammenarbeit, die die Produktivität steigern

Mehrere Personen, die in die Hände klatschen.

Wie Tools für die Zusammenarbeit die Produktivität steigern

Jedes Unternehmen profitiert von hervorragender Teamarbeit. Die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern ist der Schlüssel, ob Sie nun Blumendesigns verkaufen oder die nächste Smartphone-App entwickeln. Eine hervorragende Zusammenarbeit erfordert jedoch hervorragende Kommunikation. Und die Qualität dieser Kommunikation, wie Studien zeigen, ist viel wertvoller als die Quantität.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Tools Remoteteams helfen, zusammenzuarbeiten und die Produktivität zu verbessern. Außerdem erfahren Sie, wie die neuesten KI-Tools Teams dabei helfen können, die Kommunikation zu beschleunigen, Aufgaben zu optimieren, die Kreativität zu verbessern und vieles mehr.

Die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz wird ständig weiterentwickelt.

Die Zusammenarbeit arbeitet gemeinsam an einem gemeinsamen Projekt oder Ziel und ist jetzt wichtiger denn je. Aber die Erstellung eines Arbeitsplatzes, an dem zusammenarbeiten kann, verläuft nicht immer so reibungslos wie geplant. Manchmal fehlt Teams eine gemeinsame Vision, oder Teammitglieder verstehen ihre Verantwortlichkeiten nicht, was zu Verwirrung und Ineffizienz führt.  

Daher ist es wichtig, die richtigen Tools für die Zusammenarbeit auszuwählen. Glücklicherweise hat sich die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz von den Tagen der nicht enden wollenden E-Mail-Threads und der sich ständig wiederholenden Besprechungen weiterentwickelt. Tools von heute nutzen ein immer verbundenes Netzwerk mit Echtzeitzugriff auf Dateien und Zusammenarbeit, die für verteilte Teams und Hybridarbeit geeignet sind. 

Tools für die Zusammenarbeit, z. B. Videokonferenzen, Cloud Computing Software, und KI haben sich nun entwickelt, um Effizienz, Produktivität und Teamzusammenarbeit zu verbessern. 

Die Wichtigkeit und Notwendigkeit von Tools für die Zusammenarbeit ist auf der Höhe von COVID-19 in den Vordergrund gerückt, wobei viele Mitarbeitende gezwungen waren, über einen längeren Zeitraum remote zu arbeiten. Laut einer Umfrage von Gartner Inc., verwendeten fast 80 Prozent der Mitarbeitenden im Jahr 2021 Tools für die Zusammenarbeit, während es im Jahr 2019 nur etwas mehr als die Hälfte der Mitarbeitenden waren. 

Es gibt zwar viele Arten von Tools für die Online-Zusammenarbeit, die Teams dabei helfen, effektiv zu kommunizieren und koordiniert zu bleiben, aber mit den richtigen Tools zur richtigen Zeit können die Teams effizienter arbeiten.

Auswählen der richtigen Tools für die Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz sieht für jedes Unternehmen und jedes Team anders aus. Abhängig von ihrer Größe, Struktur und ihren Standorten stehen alle Organisationen vor einzigartigen Herausforderungen, wenn es um die Zusammenarbeit geht. Berücksichtigen Sie bei der Implementierung neuer Tools für die Zusammenarbeit die folgenden Fragen:

Haben Sie einen Prozess für das Change Management eingerichtet? Die Einführung eines neuen Tools erfordert Planung und Vorbereitung. Überlegen Sie, ob Sie die organisatorische Unterstützung für die Veränderung, eine gemeinsame Vision für das Ergebnis, logistische und personelle Unterstützung und eine Möglichkeit zur Überwachung der Auswirkungen der Veränderung haben.

Gibt es eine schnelle Lernkurve? Eine der wichtigsten Überlegungen bei jedem neuen Dienst ist die Benutzerfreundlichkeit. Fordern Sie eine Demo der Tools an, für die Sie sich interessieren, und achten Sie auf Dinge wie intuitive Schnittstellen und einfache Navigation.

Wie kommunizieren Ihre Teams am besten? Bevorzugen sie ausschließlich Chat- und Multikanal-Messagingtools oder kommunizieren sie auch mit E-Mail- und Projektmanagement-Tools?

An welchen Projekten arbeiten Ihre Teams zusammen? Verschiedene Branchen benötigen unterschiedliche Tools für die Zusammenarbeit. Ein Marketingunternehmen benötigt beispielsweise andere Tools als ein Fertigungsunternehmen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Bandbreite branchenspezifischer Projekte verstehen, an der Ihre Teams arbeiten werden.

Wie viele Personen müssen zusammenarbeiten? Kleinere Teams kommunizieren, teilen Informationen und geben Fortschrittsaktualisierungen anders als größere Teams. Wählen Sie die richtigen Tools für die Zusammenarbeit basierend auf der Größe des Teams und der Organisation aus.

Möchten Sie mehrere Tools oder eine All-in-One-Plattform verwenden? Führen Sie eine Überwachung Ihrer aktuellen Tools durch. Sobald Sie alle bereits vorhandenen Technologien für die Zusammenarbeit identifiziert haben, entscheiden Sie, ob Sie neue Tools hinzufügen oder alte ersetzen möchten, um die Vorteile der unternehmensweiten Zusammenarbeit zu maximieren.

Sind Integration und Kompatibilität wichtig? Wenn Sie ein Tool finden, das für eine Sache perfekt geeignet ist, sollten Sie überlegen, ob es nahtlos in andere Apps und Software integriert werden kann. Stellen Sie außerdem sicher, dass das Tool mit allen Dateitypen kompatibel ist, die Ihr Team verwendet.

Hat Sicherheit oberste Priorität? Die Tools für die Zusammenarbeit variieren stark, wenn es um Sicherheitsfunktionen geht. Denken Sie an die Richtlinien, die den Zugriff auf Meetings, die gemeinsame Nutzung von Dateien, Chats und den externen Zugriff regeln. Außerdem bieten einige Tools eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, während andere die Schlüssel beim Kunden halten.

Wie viel möchten Sie ausgeben? Bei der Auswahl eines Tools für die Zusammenarbeit sind die Kosten ein wichtiger Faktor. Einige sind kostenlos, andere haben Preispläne pro Monat, Jahr oder Anzahl der Nutzer. Wenn eine Anpassung des Tools erforderlich ist, können zusätzliche Kosten anfallen.

Haben Sie Zeit und Budget für das Training? Die Schulung Ihres Teams zu Tools für die Zusammenarbeit ist unerlässlich. Denken Sie daran, dass Tools für die Zusammenarbeit nur dann funktionieren, wenn sie von allen Teammitgliedern leicht angenommen werden können. Sobald Sie sich für eine Lösung entschieden haben, nehmen Sie sich Zeit, um die Teams zu schulen und langsam auf die neue Software oder das neue Tool umzustellen. 

Einige weitere wichtige Funktionen, die Sie bei der Auswahl von Tools für die Zusammenarbeit berücksichtigen sollten: 

  • Chat- und Multikanal-Messaging 
  • Flexibilität (asynchrone, Live- und Whiteboard-Zusammenarbeit)  
  • Skalierbarkeit
  • KI-Integration

Sechs Arten von Tools für die Zusammenarbeit, um die Produktivität zu steigern 

  1. Projektmanagement-Tools halten dinge auf dem Laufenden
Hände, die auf einer Tastatur mit einem Schloss-Symbol tippen.

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Ganz gleich, ob Sie Hochzeiten planen oder Websites erstellen, wahrscheinlich haben Sie schon an großen Projekten gearbeitet, bei denen viele Leute ihren Teil beitragen müssen. Glücklicherweise gibt es Projektmanagement-Tools, die ihnen helfen, alle beweglichen Teile effektiv zu verwalten.

  

2. Videokonferenzen schaffen Beziehungen

 

Stellen Sie sich vor, Sie müssen eine wichtige Besprechung abhalten, aber die Hälfte Ihres Teams ist unterwegs oder arbeitet aus der Ferne. Videokonferenzen bieten alle forschungsbasierten Vorteile einer persönlichen Besprechung, ohne die Kosten und Herausforderungen einer Planung vor Ort.  

 

3. Mit Chat sind Dinge schneller erledigt

 

Manchmal ist es am effizientesten, einfach eine kurze Frage zu stellen und eine schnelle Antwort zu erhalten. MitChat-Tools, die für Ihr Büro entwickelt wurden, können Teammitglieder schnell einchecken und Probleme lösen. 

 

4. Dokumentrevision in Echtzeit reduziert Verzögerungen

 

Vergessen Sie E-Mail-Ketten mit Anlagen und verwirrenden Bearbeitungen, die nicht in das Dokument oder die Präsentation eingefügt werden. Mit der Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit können Teams gleichzeitig an demselben Projekt arbeiten, egal ob es sich um ein Textdokument, eine Tabellenkalkulation oder eine PowerPoint-Präsentation handelt. 

 

5. Cloud-Versionskontrolle sorgt für Ordnung

 

Das Speichern von Projekten in der Cloud bietet eine einfache Versionskontrolle, die es jedem Benutzer mit Zugriff ermöglicht, jederzeit online zu gehen, eine bestimmte Version zu finden und ggf. eine Kopie zu speichern, bevor Feedback hinzugefügt wird. Darüber hinaus erleichtert die Nutzung von Anwendungen für die Zusammenarbeit wie Microsoft Teams das Auffinden und das sichere Freigeben von Dateien für andere Benutzer. 

 

6. Konnektivität, Produktivität und Kreativität mit KI steigern

 

Es ist immer eine Herausforderung, Ihre Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein, aber Sie können Ihren Teams mit KI-Tools einen Vorsprung verschaffen. Beschleunigen Sie die Kommunikation, optimieren Sie Aufgaben Ihrer Mitarbeitenden, und beschleunigen Sie die Dienstbereitstellung mit KI-Lösungen wie Microsoft 365 Copilot. Mit vorausschauenden Funktionen können Sie den Bedarf Ihres Teams vorhersehen und Ausfallzeiten vermeiden, während die Automatisierung den Betrieb beschleunigt.

Zu den Aufgaben, bei denen KI-Tools hilfreich sein können, gehören:

  • Durchsuchen von E-Mail- und Chatarchiven
  • Zusammenfassung von Besprechungen
  • Entwerfen von Präsentationen
  • Generieren neuer Produkte und Dienste
  • Personalisieren von Erfahrungen
  • Verbessern der Entscheidungsfindung

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Vorteile und Herausforderungen von Tools für die Zusammenarbeit

  Der Vorteil von Tools für die Zusammenarbeit bedeutet mehr Effizienz und Produktivität. Die meisten Tools sind so konzipiert, dass sie das Projektmanagement von Führungskräften und Teammitgliedern teilweise übernehmen.

Eine der größten Herausforderungen bei der Nutzung von Tools für die Zusammenarbeit besteht darin, die Lernkurve der Einführung neuer Tools wie KI zu überwinden. Wenn neue Teammitglieder beitreten, kann es einige Zeit dauern, bis sie sich über die Verwendung der Tools informieren. Schnellstartleitfäden und YouTube-Kanäle helfen, die Schulung von Mitarbeitenden zu beschleunigen. 

In der Regel bietet das Arbeiten im Onlinemodus Effizienz- und Projektmanagementfunktionen, um jeden organisiert und an der Aufgabe zu halten. Darüber hinaus reduziert Cloud Computing die Verzögerungszeit, sodass alle auf dem neuesten Stand sind. 

Beachten Sie auch, dass alle Ausgaben dieser leistungsstarken Automatisierungstools vor der Verwendung von Menschen überprüft und bestätigt werden sollten, wenn es um KI geht.

Teams ermöglichen, intelligenter zu arbeiten und nahtlos zusammenzuarbeiten.

Die richtigen Tools für die Zusammenarbeit können Ihren Teams helfen, mehr gemeinsam zu erreichen und ihnen zu ermöglichen, von überall und jederzeit aus zu arbeiten. Weitere Informationen zu Microsoft-Tools für die Zusammenarbeit finden Sie in den folgenden Ressourcen:

Tools für die Zusammenarbeit

 

Projektmanagement

 

KI-Tools

 

Informationen zum Autor

Das Microsoft 365-Team konzentriert sich auf die Bereitstellung von Ressourcen, die Sie bei der Gründung, dem Betrieb und dem Wachstum Ihres Unternehmens unterstützen.

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