Wie Sie das optimale Organigramm für Ihr Unternehmen erstellen

Unabhängig davon, wo Sie arbeiten, kann die Kenntnis der Aufgaben der einzelnen Beschäftigten und deren Einordnung dazu beitragen, dass jeder seine Arbeit besser erledigen kann. Ein Organigramm gibt jedem einen schnellen Überblick darüber, wie das Unternehmen strukturiert ist, ob es sich um ein bestehendes Büro, ein Startup, eine Fertigungsanlage oder etwas anderes handelt.

Was ist ein Organigramm?

Vermutlich haben Sie schon einmal eines gesehen. Organigramme, auch Organigramme oder Organogramme genannt, enthalten Kästen, Formen oder Fotos, die Personen und Positionen darstellen. Sie können auch Kontaktinformationen, Seitenlinks, Symbole und Abbildungen enthalten.

Wenn diese Kästchen mit Linien verbunden sind, bilden sie ein Diagramm, das die interne Struktur einer Organisation abbildet. Sie zeigt, wer wem unterstellt ist, wo die Abteilungen liegen und wie die Abteilungen miteinander verbunden sind.

Was ist der Zweck eines Organigramms?

Organigramme können Neuangestellten oder Freiwilligen helfen, ein Unternehmen schnell kennenzulernen, indem sie Rollen und Verantwortlichkeiten Namen und Gesichter zuordnen. Selbst lange Mitarbeiter, Personalabteilungen und Geschäftsinhaber können davon profitieren, dass ihnen ein Organigramm zur Verfügung steht.

Dafür sind sie da:

Interne Struktur und Hierarchien anzeigen
Hilfestellung für Beschäftigte, um herauszufinden, wem sie Bericht erstatten und wen sie bei Problemen kontaktieren können
Unterstützung bei der Erläuterung von Rollen und Zuständigkeiten
Einfaches Aufbewahren von Kontaktinformationen für Beschäftigte an einem zentralen Ort
Unterstützung des Führungspersonals bei der Ermittlung der Anzahl der Beschäftigten in den einzelnen Abteilungen und bei der optimalen Zuweisung von Personal und anderen Ressourcen
Dem Personal Einblick in die Beförderungskanäle geben

Ein Organigramm ist jedoch keine Komplettlösung. Werfen wir einen Blick auf die Arten von Organigrammen, die Unternehmen am häufigsten verwenden.

Was sind die vier Arten von Organisationsstrukturen?

Welche Art von Organigramm Sie verwenden, hängt von Ihrer Zielgruppe, Ihrer Organisation und dem, was Sie vermitteln möchten, ab. Vielleicht benötigen Sie nur ein Muster für Ihr gesamtes Unternehmen oder mehrere für verschiedene Zielgruppen oder Abteilungen.

Obwohl jede Art von Organigramm geändert und bearbeitet werden kann, verwenden die meisten Unternehmen Organigramme, die in eine dieser vier Kategorien fallen:

1. Funktionale Hierarchie von oben nach unten

Das Hierarchiediagramm eignet sich perfekt für die Darstellung einer traditionellen Unternehmensstruktur. Es beginnt mit der Führungsebene an der Spitze und ist dann in Abteilungen oder Bereiche unterteilt. Innerhalb der einzelnen Abteilungen werden Sie das obere Management, das mittlere Management, die leitenden Angestellten, das Personal der mittleren Ebene und die Nachwuchskräfte auflisten. Am Ende sieht das Hierarchiediagramm wie eine Pyramide aus, in der jede Abteilung bis zum CEO aufsteigt.

HINWEIS: Hierarchische Organigramme sind im Allgemeinen leicht verständlich. Aber wenn es mehrere Ebenen in der Befehlskette gibt, kann es schwierig sein zu verstehen, mit wem man sich wann in Verbindung setzen muss, insbesondere wenn es ein Problem gibt oder jemand eine neue Idee hat.

2. Organigramm für Abteilungen

Diese Form ist eine sichere Wahl, wenn Ihr Unternehmen nach Produktlinien oder geografischen Regionen organisiert ist. Wenn sie voneinander unabhängig sind, ist ein Abteilungsorganigramm ebenfalls eine gute Möglichkeit, dies deutlich zu machen. Wie ein Organisationshierarchiediagramm sieht auch bei dem Abteilungsdiagramm zunächst der Vorstand oder CEO vor, aber statt einer Aufteilung in Abteilungen mit gemeinsamen Ressourcen ist es in Geschäftsbereiche (Lines of Business, LOBs) unterteilt. Das Diagramm umfasst die Abteilungen der einzelnen LOBs, wie z. B. HR, Buchhaltung, Rechtsabteilung und Marketing, sowie die Personen oder Positionen innerhalb dieser Abteilungen.

HINWEIS: Da Organisationen wie diese oft redundante Abteilungen innerhalb jeder Abteilung haben, kann eine Abteilungsstruktur zu einer Aufblähung des Personals und unnötigen Gemeinkosten führen.

3. Matrixorganigramm

Vier Personen halten und stecken ineinander greifende Puzzlestücke in verschiedenen Farben zusammen.

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Diese Art des Organigramms gilt in der Regel für Unternehmen mit Teams oder Teammitgliedern, die mehr als eine Führungskraft haben. Bei einer Zeitung kann ein Fachkraft im Journalismus zum Beispiel sowohl für die Lokalnachrichten als auch für den Finanzbereich zuständig sein, was bedeutet, dass er zwei Manager hat. Oder eine Fachkraft im Bereich des Grafikdesigns bei einem Energieversorgungsunternehmen untersteht der Leitung des Grafikdesigns. Aber da sie an Projekten für die Abteilung für erneuerbare Energien arbeitet, kann die Designfachkraft auch mit jemandem aus diesem Team kommunizieren.

HINWEIS: Wenn Teammitglieder abteilungsübergreifend arbeiten, können Organisationen in der Regel kreative Möglichkeiten finden, Probleme zu lösen. Dies schafft ein kooperativeres Umfeld. Wenn Teams oder Teammitglieder jedoch mehr als eine Führungskraft haben, kann dies zu Verwirrung und Konflikten führen.

4. Flaches Organigramm

Flache oder „horizontale“ Organigramme werden fast ausschließlich von kleinen Unternehmen verwendet und haben in der Regel zwei Ebenen: Verwaltungsangestellte und Arbeitskräfte. Innerhalb des Diagramms zeigen durchgezogene Linien die prinzipielle Befehlskette und gepunktete Linien die sekundären Befehlslinien. Auf dem Papier sehen Unternehmen mit einer flachen Organisationsstruktur vielleicht ähnlich aus wie eine kleine Feuerwehr mit einer Führungskraft, drei Hauptleuten und mehreren Feuerwehrleuten, die unter den Hauptleuten arbeiten. Oder es handelt sich um eine Führungskraft oder eine Abteilungsleitung mit einer Handvoll Beschäftigten, die ihr direkt unterstellt sind.

HINWEIS: In einer flachen Struktur haben Vorgesetzte und ihre Teams oft enge Beziehungen und sind an der Entscheidungsfindung beteiligt. Die Beschäftigten haben in der Regel mehr Verantwortung und mehr Autonomie als in anderen Organisationsstrukturen. Das bedeutet, dass der Aufbau von Vertrauen von entscheidender Bedeutung ist – und damit auch die Teamarbeit. Aber weil die Matrix so kompakt ist, können Konflikte zwischen den Beschäftigten schon allein aufgrund der geringen Größe des Teams stärker ausgeprägt sein.

Erstellen von Organigrammen mit Software

Mit einer Organigrammsoftware ist es einfach, neue Organigramme zu erstellen und alte zu überarbeiten. Schauen wir uns an, wie man ein Organigramm online mit einigen der beliebtesten Softwareoptionen erstellt.

Organigramme in PowerPoint

PowerPoint wurde möglicherweise als Präsentationstool entworfen, aber Sie können es auch zum Entwickeln von Organigrammen verwenden. Erste Schritte:

Öffnen Sie ein neues PowerPoint-Dokuments
Wechseln Sie zur Registerkarte „Einfügen“, und klicken Sie auf „SmartArt“
Navigieren Sie zur Hierarchiegruppe, und wählen Sie die gewünschte Organigrammvorlage aus
Klicken Sie in die Formen, um Text hinzuzufügen
Fügen Sie weitere Formen (oder Personen) nach Bedarf hinzu

Sobald alle Beschäftigten erfasst sind, können Sie damit beginnen, Ihr Organigramm in PowerPoint umzugestalten. Gehen Sie einfach zurück zur Registerkarte „SmartArt Tools Design“ und verwenden Sie die Schaltflächen „ Höher stufen/Tiefer stufen“, um Formen vertikal zu verschieben. Verwenden Sie die Tasten „Nach oben“ und „Nach unten“, um Ihre Formen horizontal zu verschieben.

Organigramme in Word

Auch wenn es sich dabei nicht um eine traditionelle Methode zur Erstellung von Organigrammen handelt, kann Microsoft Word dabei helfen, grundlegende Diagramme zu entwerfen, die die Funktionsweise Ihrer Organisation darstellen. Um ein Organigramm in Word zu erstellen, müssen Sie lediglich Folgendes tun:

Wechseln Sie zur Registerkarte „Einfügen“, und klicken Sie auf „SmartArt“.
Wechseln Sie zur Hierarchiegruppe, und wählen Sie die Organigrammvorlage aus, die Sie verwenden möchten.
Als Nächstes sehen Sie ein Menü mit Formen, die Personen darstellen. Geben Sie einfach Text ein, um jede Person in Ihrem Diagramm darzustellen.
Wenn Sie Ihrer Organigrammvorlage Formen hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Registerkarte „SmartArt Tools Design“ und dann auf Form hinzufügen.
Um eine Person in Ihrem Organigramm zu ordnen, klicken Sie auf ihren Namen im Textdialogfeld. Drücken Sie Tab, um sie nach oben zu verschieben, oder Shift + Tab, um sie nach unten zu verschieben. Oder Sie können Ihre Hierarchien auf der Registerkarte „SmartArt-Design“ verwalten.

Über die Registerkarten „SmartArt Tools Design“ und „Format“ können Sie Ihre Farben, Schriftarten und Größen anpassen.

Organigramme in Visio aus Excel

Visio ist ein visuelles Drag-and-Drop-Canvastool, mit dem Organigramme erstellt werden können. Außerdem kann es mit Daten in vorhandenen Excel-Dateien oder Active Directories verknüpft werden, damit Sie automatisch Organigramme erstellen können. Aber wenn Sie beides kombinieren, können Sie auffällige Organigramme für Unternehmen jeder Größe erstellen. Öffnen Sie zunächst Visio, und klicken Sie auf den Organigrammassistenten, und gehen Sie dann folgendermaßen vor:

Klicken Sie auf „Informationen, die bereits in einer Datei oder Datenbank gespeichert sind“
Beantworten Sie die Fragen, wenn Sie dazu aufgefordert werden
Importieren Sie Bilder oder Grafiken, wenn Sie möchten
Klicken Sie auf „Fertig stellen“

Sie können nicht nur Informationen aus Excel in Ihr Organigramm importieren, sondern auch direkt im Organigramm-Assistenten Informationen hinzufügen.

Weitere Tipps zu Organigrammen

Selbst mit einer Organigrammsoftware können Organogramme schnell zu einem Wirrwarr aus Formen und Wörtern werden. Aber mit ein wenig Designarbeit können sie die Aufmerksamkeit der Menschen auf die richtige Weise erregen. Versuchen Sie also, Ihr Diagramm in dieser Hinsicht zu verfeinern:

Passen Sie die Größe richtig an. Wenn Ihr Diagramm zu groß ist, ist es überwältigend. Wenn Sie statt eines Diagramms drei Diagramme erstellen müssen, tun Sie dies. Auf diese Weise kann sich Ihr Publikum einen Überblick über die Organisationsstruktur verschaffen und bei Bedarf tiefer in die einzelnen Abteilungen oder Bereiche eintauchen. Achten Sie nur darauf, dass alles auf die höchste Ebene Ihrer Organisation zurückgeführt wird.
Verwenden Sie Formen und Farben konsistent. Indem Sie die gleiche Form für Vorgesetzte, eine andere für Beschäftigte der mittleren Ebene und wieder eine andere für jüngeres Personal verwenden, können Sie den Menschen helfen, Ihre Tabelle besser zu verstehen. Verwenden Sie auch für jede Abteilung Ihres Unternehmens eine Farbe.
Fügen Sie relevante Informationen hinzu. Fügen Sie unbedingt Einzelheiten über Ihre Belegschaft hinzu, wie Kontaktinformationen, Standort, Kundschaft oder Spezialgebiete. Wenn eine Person Hilfe sucht, kann sie auf diese Weise feststellen, wer was und wo macht.
Hilfskräfte mit einer Seitenleiste unterhalb der Führungskraft anzeigen. Diese Formatierung kann dazu beitragen, die Rolle der Hilfskraft hervorzuheben und gleichzeitig die direkten Untergebenen der Führungskraft deutlich zu machen. Und es kann auch dazu beitragen, dass die Leute wissen, an wen sie sich wenden können, wenn sie die Führungskraft erreichen müssen.
Achten Sie auf den Abstand. Halten Sie die Felder in gleichem Abstand zueinander. Ihr Diagramm wird leichter zu lesen sein und ein professionelleres Aussehen haben.

Sobald Ihr Organigramm vollständig ist, lassen Sie eine Person, die die Organisation gut kennt (und eine, die sie nicht kennt), einen Blick darauf werfen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass sie nicht nur korrekt, sondern auch klar und informativ für alle Beteiligten sind. Weitere Informationen zum Erstellen von Organigrammen mit Software und Vorlagen finden Sie in dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung.

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