Blitzschutz bedeutet Personenschutz: DEHN optimiert Vertrieb mit Dynamics 365 Sales

DEHN muss den Schwierigkeiten von Bauprojekten begegnen: lange Bauzeiten, häufige Bauplanänderungen und viele Kontaktpersonen. Der Vertrieb muss diese wechselnden Bedarfe erkennen und die richtige Blitzschutzlösung anbieten.

DEHN führte Dynamics 365 Sales als Plattform für den Vertrieb und das Customer-Relationship-Management ein. Der Umstieg erleichtert durch ein zentrales Informationsangebot und eine effiziente Projektsteuerung die Arbeit der Vertriebsmitarbeitenden.

So arbeitet DEHN nun im Sales 4.0, was die Pflege der Kundenbeziehungen durch effektives, zentrales Informations- und Projektmanagement sowie die Umsatzsteigerung durch effiziente Prozesse und erhöhte Flexibilität ermöglicht.

In einer Großstadt entsteht ein Krankenhaus. Wie der Blitzschutz aussehen soll, wird beim Start des Bauprojektes konzipiert, der Kauf des Schutzes soll dann passieren, wenn das Krankenhaus steht. Nach fünf Jahren ist der Bau fast abgeschlossen. Aber: Das Dach sieht nun anders aus als ursprünglich geplant, es braucht eine andere Blitzschutz-Lösung. Für Blitzschutzexperte DEHN ist diese Situation kein Problem mehr: Der gesamte Außendienst wurde unternehmensweit auf Sales 4.0 umgestellt. Damit können die Mitarbeitenden alle Informationen, die sie für Anpassung benötigen, zentral in Dynamics 365 abrufen. Das Geschäft, welches durch die geplanten und nachfolgenden Änderungen beeinflusst wurde, lässt sich somit erfolgreich realisieren.

Die Herausforderung: Lange Bauzeiten und häufige Bauplanänderungen erschweren den Vertrieb

Behörden, Büro- und Wohngebäude, Schulen, Kitas und Krankenhäuser – das alles sind in der Regel Großbauprojekte, für die der Gesetzgeber vorschreibt: Es braucht einen ordentlichen Blitzschutz. Denn legt ein Blitzeinschlag zum Beispiel die sensible Technik in einem Krankenhaus lahm, sind Menschenleben in Gefahr. Dietmar Müller erklärt: „Bei jedem Bauprojekt, ob Neubau oder Sanierung, muss Blitzschutz von Anfang an mitgedacht werden. Das macht den Markt, in dem wir uns bewegen, sehr stabil und wichtig.“ Als Leiter des Außendienst-Vertriebs Deutschland und Country Manager Schweiz der DEHN SE weiß Dietmar Müller aber auch um die Schwierigkeiten des Marktes. „Die Projekte, an denen wir potenziell beteiligt sind, haben eine lange Laufzeit. Der Bau eines neuen Krankenhauses kann zum Beispiel bis zu fünf Jahre in Anspruch nehmen“, erklärt er. An diesen Großbauprojekten sind außerdem stets viele Verantwortliche beteiligt – vom Architekturbüro, das die Gebäude designt bis zum Fachbetrieb, der die Lösungen installiert. Und wie bei jedem Bauprojekt, läuft nicht immer alles nach Plan: Der Grundriss ändert sich, eventuell die Höhe des Gebäudes oder die Form des Daches. Und damit ändert sich auch der Bedarf am passenden Blitzschutz-Produkt.

Für DEHN ist es im Vertriebsprozess deshalb besonders wichtig, Projektverläufe und Kontaktpersonen sorgfältig nachzuhalten, weiß Dietmar Müller: „Unsere Außendienstmitarbeitenden müssen im Rahmen eines Projektes immer die Historie kennen und wissen, wer die Ansprechpersonen sind, wer im Projekt verantwortlich ist und an welcher Stelle das Projekt steht – um im richtigen Moment die passende Blitzschutz-Lösung anbieten zu können.“ Dieses Wissen wurde in der Vergangenheit dezentral in unterschiedlichen Listen und Lösungen gepflegt – intransparente Vertriebsprozesse waren die Folge. „Wenn ich die Informationen für meine Vertriebsaktivitäten immer erst manuell aus inkonsistenten Listen zusammensuchen muss, um richtige Entscheidungen zu treffen, ist das ineffizient“, so Müller. Aus diesem Grund suchte DEHN nach einem Weg, die Arbeit seiner Vertriebsmitarbeitenden zu erleichtern. Die Lösung: Dynamics 365 als zentrale Plattform für Vertrieb und Customer-Relationship-Management (CRM).

Im Zuge einer umfassenden Umstrukturierung haben wir unsere Vertriebsorganisation neu gedacht und die Prozesse angepasst. Dynamics 365 Sales ist dabei das ideale Werkzeug, um diese neuen Abläufe zu unterstützen. Wir bezeichnen diese Transformation als Sales 4.0.

Joanna Rosner, Project Manager D365, DEHN SE

Die Lösung: Dynamics 365 als Dreh- und Angelpunkt für Vertriebsentscheidungen

Für den Vertrieb setzt DEHN heute auf Dynamics 365 Sales. Die Plattform zentralisiert die Projektsteuerung und macht die heterogene Listen- und Tool-Landschaft obsolet: Alle relevanten Informationen für den Vertrieb selbst sowie für die damit verbundenen Entscheidungen sind zentral hinterlegt. Das ermöglicht einen 360-Grad-Blick – auf die Kunden und die Bauprojekte. „Wir haben aber nicht einfach nur ein neues Werkzeug eingeführt“, erklärt Joanna Rosner, Project Manager Dynamics 365 bei DEHN.

„Im Zuge einer umfassenden Umstrukturierung haben wir unsere Vertriebsorganisation neu gedacht und die Prozesse angepasst. Dynamics 365 Sales ist dabei das ideale Werkzeug, um diese neuen Abläufe zu unterstützen. Wir bezeichnen diese Transformation als Sales 4.0.“

Vertriebsaktivitäten in Dynamics 365 ermöglichen es DEHN heute, den Vertrieb noch effizienter zu steuern. „Gibt es beispielsweise ein sportliches Großereignis in Deutschland, kann ich entsprechende Aktivitäten für meine Vertriebs-Teams anlegen: Zum Beispiel den Kontakt mit den relevanten Entscheider*innen für die Stadien aufzunehmen“, so Dietmar Müller. „Wir können mithilfe von Dynamics 365 unseren Vertrieb viel präziser und strategischer führen als früher.“ Indem klare, strategische Ziele wie die Anzahl abgeschlossener Vertriebsaktivitäten definiert werden, wird auch der Erfolg des Vertriebs messbarer.

Wir können mithilfe von Dynamics 365 unseren Vertrieb viel präziser und strategischer führen als früher.

Dietmar Müller, Leiter Außendienst Vertrieb Deutschland und Country Manager CH, DEHN SE

Dank des zentralisierten Nachhaltens von Informationen weiß der Vertrieb bei jedem Großbauprojekt zudem immer, wann der richtige Zeitpunkt für eine Kontaktaufnahme oder ein Beratungsgespräch gekommen ist. „Jedes Projekt bietet verschiedene Ansatzpunkte für den Vertrieb“, erläutert Joanna Rosner. „In Dynamics 365 sind detaillierte Informationen hinterlegt, die zeigen, wen wir für ein spezifisches Projekt ansprechen können, wo diese Person ansässig ist und wofür sie zuständig ist.“ Auf diese Weise kann DEHN die richtigen Außendienstmitarbeitenden gezielt zu den relevanten Ansprechpartnern an den richtigen Standorten schicken. Dies verringert den Aufwand entlang der Prozesskette erheblich.

Gleichzeitig lässt sich auf Planänderungen bei Großbauprojekten heute viel schneller und ohne große Schwierigkeiten im Vertriebsprozess reagieren: „Wenn beispielsweise das Dach eines Krankenhauses nach Bauabschluss nun doch etwas anders aussieht als anfänglich geplant, haben wir schnell Zugriff auf alle wichtigen Informationen“, so Dietmar Müller. „Wir schauen in Dynamics auf die ursprüngliche Planung, können schnell Anpassungen entwerfen und so den Umsatz wie geplant realisieren.“

Die Vertriebstransformation macht sich auch in anderen Märkten bemerkbar: In Italien wird der Vertrieb der DEHN-Produkte auch durch externe Mitarbeitende, sogenannte Sales Agents, indirekt durchgeführt. Die operativen Prozesse sind jedoch identisch. „Wir kaufen die Blitzschutzprodukte von unserer Zentrale in Deutschland und vertreiben sie entweder direkt oder über unsere Sales Agents. Wir managen den Vertrieb also in drei unterschiedliche Richtungen“, erklärt Walter Biffi, Sales Manager Italien bei DEHN.

„Unsere Vertriebskomplexität zu managen, ist nicht immer leicht. Durch die Transformation zu Sales 4.0 und den Einsatz von Dynamics 365 ist es aber deutlich einfacher geworden.“ Deshalb soll Dynamics 365 Sales weltweit in allen DEHN Märkten weiter ausgerollt werden. Damit auch künftig der bestmögliche Blitzschutz schnell installiert und der Personenschutz sichergestellt werden kann – unabhängig von Bauzeit und Bauplanänderungen.

Unsere Vertriebskomplexität zu managen, ist nicht immer leicht. Durch die Transformation zu Sales 4.0 und den Einsatz von Dynamics 365 ist es aber deutlich einfacher geworden.

Walter Biffi, Sales Manager Italien, DEHN SE