Das UKBB setzt auf eine umfassende Digitalisierung des Klinikalltags - mit Microsoft 365 E5

Im UKBB trifft Tradition auf Innovation

Das traditionsreiche UKBB wurde 1862 als erstes Kinderspital am Rhein gegründet. Über 160 Jahre später verfügt die Klinik über exzellentes medizinisches Personal, modernste Geräte und eine auf die jungen Patient:innen zugeschnittene Infrastruktur. Träger des UKBB sind die Kantone Basel-Stadt und Basel-Landschaft. Über 100.000 Patient:innen werden im Jahr ambulant oder stationär behandelt. Die Vision des UKBB ist es, die Digitalisierung des Kinderspitals zum Wohle von Patient:innen und Mitarbeitenden voranzutreiben. So werden digitale und telemedizinische Angebote systematisch ausgebaut, um Patient:innen ganzheitlich und ortsunabhängig begleiten zu können. 

Schnelle und unkomplizierte Kommunikation dank Microsoft Teams

Schon seit 2017 arbeitete das UKBB mit Microsoft zusammen, die Corona-Krise führte dann zu einer Intensivierung der Partnerschaft. „Microsoft 365 Teams hatten wir innerhalb der ICT, der IT-Abteilung der Klinik, schon konfiguriert und produktiv im Einsatz, so konnten wir die Lösungen schnell im ganzen Haus ausrollen“, erklärt Sebastian Fernandez. Über 1.500 interne und externe Mitarbeitende hatten in kürzester Zeit einen Zugang und konnten sich umgehend vernetzen – ob sie nun in der Klinik waren oder remote arbeiteten. Neben Corporate Smartphones gab es auch einen fest installierten und zwei mobile Microsoft Surface Hubs, die sofort einsatzbereit waren. Jeder Meetingraum wurde zudem mit einer Video- und Audiolösung für Microsoft Teams ausgestattet, sodass von Beginn an hybride Meetings in hervorragender Qualität abgehalten werden konnten. Auch wurde Microsoft Teams während der Corona-Zeit intensiv für die Telemedizin genutzt, um den direkten Kontakt mit den Patient:innen in dieser Ausnahmesituation weiterhin sicherzustellen. Damit war das UKBB für die Krisenzeit gerüstet und konnte den Klinikbetrieb zum Wohle der Patient:innen ohne Schwierigkeiten aufrechterhalten.

Zeitersparnis durch Automatisierung

In der Folgezeit ging es dem fünfzehnköpfigen IT-Team nicht nur darum, die im Zuge der Corona-Pandemie eingeführten digitalen Werkzeuge als Standard zu etablieren, sondern die Digitalisierung des Klinikbetriebs auch mithilfe anderer Microsoft-Tools voranzutreiben. So wurde 2021 mit der Implementierung von Microsoft Power Platform begonnen, um mithilfe moderner Apps die Automatisierung des Arbeitsalltags zu forcieren.

Die Microsoft Power Platform wird inzwischen von unterschiedlichen Abteilungen intensiv genutzt: „Für die verschiedenen Anforderungen, die an uns aus den Abteilungen herangetragen werden, bauen wir mit Microsoft digitale Lösungen, um Arbeitsprozesse zu beschleunigen“, betont Fernandez. „Microsoft hat einen Werkzeugkasten, den wir je nach Anforderung selbstständig anpassen können.“ So wurde im Bereich Human Ressources der Onboarding-Prozess umfassend digitalisiert: Personalprofile etwa lassen sich nun mit weitaus geringerem Aufwand anlegen, wodurch neue Mitarbeitende sich sehr viel rascher ihren eigentlichen Aufgaben widmen können. Auch das Formularwesen (z. B. Urlaubsanträge oder Krankmeldungen) wird aktuell vollständig in den digitalen Raum verlegt. Die durch die Digitalisierungsmassnahmen erreichte Zeitersparnis kam unmittelbar der Patientenbetreuung zugute und steigerte die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Clouddaten – einfach zugänglich und zuverlässig geschützt

Eine weitere wichtige Zielsetzung war es, möglichst viele Daten in die Cloud auszulagern, um sie den Mitarbeitenden unkompliziert und standortunabhängig zugänglich zu machen. Für die Cloud-Dienste von Microsoft spricht ein hoher Grad an Flexibilität, Stabilität und Skalierbarkeit, wie Fernandez hervorhebt. Die IT-Abteilung kann dynamisch auf Herausforderungen reagieren und nach Bedarf Cloud-Services hinzubuchen oder abbestellen. Realisiert wurde mit Microsoft so unter anderem der Aufbau eines benutzerfreundlichen Intranets via SharePoint online. Eine kaum zu überschätzende Bedeutung kommt auch dem Cloud-Speicher OneDrive zu: Er dient nicht nur dem schnellen Austausch relevanter Daten im Klinikalltag, sondern fungiert überdies als wertvolles Kollaborations-Tool für den universitären Bereich, um etwa mit anderen Institutionen Forschungsergebnisse zu teilen. Die Massgabe des IT-Teams um Fernandez war dabei stets, für eine leichte Handhabbarkeit zu sorgen, ohne dabei die Aspekte Compliance, Governance und Security ausser Acht zu lassen. Unter anderem heisst dies, dass relevante Daten in der Schweiz gespeichert werden.

Die unterschiedlichen Microsoft-Sicherheitslösungen, wie Microsoft Defender, Microsoft Purview oder Microsoft Sentinel, gewährleisten den Schutz aller Daten zuverlässig. Nutzte das UKBB vormals verschiedene Drittanbieter, so wurde mit Microsoft ein einziger Provider etabliert, dessen Lösungen ein Höchstmass an Sicherheit bieten und gleichzeitig für alle Mitarbeitenden leicht zu verstehen sind. Fernandez sieht gerade in der hohen Usability entscheidende Vorteile: „Durch die Einführung der Microsoft-Sicherheitslösungen sparen wir nicht nur Kosten. Das Microsoft-Ökosystem ermöglicht es uns, die IT-Sicherheit als bequemen und benutzerfreundlichen Service anzubieten, ohne dass der Mitarbeitende sich intensiv damit auseinandersetzen muss.“

Attraktive Microsoft Surface Devices für Personal und Patient:innen

Grosser Beliebtheit bei Personal und Patienten erfreuen sich die Microsoft Surface Devices. Die Ärzte schätzen an den Geräten vor allem ihre hohe Benutzerfreundlichkeit und ansprechende Optik. Das UKBB kann sich auch in dieser Hinsicht als attraktiver Arbeitsgeber für hochausgebildete Fachkräfte positionieren. Im Hintergrund profitiert das IT-Team von der hohen Sicherheit der Surface Devices, die unter anderem durch die von Microsoft eigens entwickelte Firmware gewährleistet und bequem über Windows Update aktuell gehalten wird. Dank der einfachen Verwaltbarkeit der Geräte mit Intune und Endpoint Manager liess sich die Einrichtung für das IT-Team mit Unterstützung von Microsoft kostengünstig und ohne grossen Aufwand realisieren. Generell besteht für die mobile Nutzung eine hohe Nachfrage nach Surface Geräte wie Surface Laptops, Surface Pro sowie auch den Surface Hubs für spontane Meetings, wie Fernandez berichtet. 

Digital in die Zukunft

Auch in Zukunft möchte das UKBB auf Lösungen von Microsoft setzen. So soll Windows365 die bestehende VDI Lösung nach Möglichkeit in absehbarer Zeit ablösen um die nötige Skalierbarkeit und Dynamik für die Zukunft zu gewährleisten. Ein wichtiges Vorhaben für das Spital ist zudem die Nutzung der Spracherkennungstechnologie, Dragon Medical One (DMO) von Microsoft Nuance, um die Patienten-Dokumentation zu vereinfachen und dadurch den primären Arbeitsalltag der Ärzte zu erleichtern. Ein besonderes Augenmerk des IT-Teams liegt nicht zuletzt auf den KI-unterstützten Tools, wie u.a. Microsoft 365 Copilot, der die Arbeit mit den unterschiedlichen Microsoft-Diensten auf ein völlig neues Level heben wird. Hier soll die Mitarbeiterschulung so bald wie möglich beginnen, um sich die transformative Kraft künstlicher Intelligenz auch für den medizinischen Sektor zunutze zu machen und die digitale Vorreiterrolle des UKBB im Klinikbereich zu festigen.