Σας έχουν σταματήσει ποτέ με ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως αυτό: Το αρχείο που προσπαθείτε να στείλετε υπερβαίνει το όριο μεγέθους για email.” Ευτυχώς, υπάρχουν άλλες επιλογές για την αποστολή μεγάλων αρχείων.
Ας εξερευνήσουμε άλλους τρόπους για να στείλετε μεγάλα αρχεία—και να σας βοηθήσουμε να αποφασίσετε ποιος είναι ο καλύτερος.
Οι περισσότεροι πάροχοι υπηρεσιών internet (ISP) και οι πάροχοι email περιορίζουν τα μεγέθη των αρχείων που μπορείτε να αποστείλετε ή να στείλετε μέσω email. Αυτά τα όρια αποτρέπουν τη επιβράδυνση των υπηρεσιών τους από τεράστιους όγκους δεδομένων. Τα όρια μεγέθους ποικίλλουν ανάλογα με την υπηρεσία παροχής.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορείτε να αγοράσετε τη δυνατότητα να στέλνετε μεγαλύτερα αρχεία. Για παράδειγμα, ορισμένοι πάροχοι επιχειρησιακού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σάς επιτρέπουν να στέλνετε αρχεία έως και 150 MB, που υπερβαίνει κατά πολύ το συνηθισμένο όριο. Ωστόσο, δεν χρειάζεται να αναβαθμίσετε τον λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για να στέλνετε μεγάλα αρχεία. Υπάρχουν άλλες μέθοδοι για την αποστολή μεγάλων συνημμένων που δεν απαιτούν να αλλάξετε το επίπεδο υπηρεσίας σας.
Παρόλο που ο χώρος αποθήκευσης στο cloud θεωρείται συχνά εργαλείο για την αποθήκευση και την προστασία αρχείων, είναι επίσης ιδανικός για την αποστολή ή την κοινή χρήση μεγάλων εγγράφων και πολυμέσων. Μετά την αποστολή στον χώρο αποθήκευσης στο cloud, μπορείτε να το μοιραστείτε με μια απλή σύνδεση, ανεξάρτητα από το μέγεθός του.
Εάν εργάζεστε σε ένα έγγραφο ή ένα υπολογιστικό φύλλο, πιθανότατα θα βλέπετε ένα κουμπί κοινής χρήσης στην επάνω γωνία. Κάνοντας κλικ σε αυτό το κουμπί θα δημιουργηθεί μια σύνδεση που μπορείτε να στείλετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνομιλίας ή μηνύματος κειμένου.
Εάν προβάλλετε τα αρχεία σας στο cloud μέσα σε έναν φάκελο, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ σε ένα αρχείο για να εμφανιστεί μια επιλογή κοινής χρήσης. Μπορείτε να μοιραστείτε ακόμη και έναν ολόκληρο φάκελο.
Οι πλατφόρμες συνεργασίας και επικοινωνίας συνδυάζουν συνομιλία στο χώρο εργασίας, συσκέψεις βίντεο και αποθήκευση αρχείων. Αυτά τα συστήματα συχνά είναι ενοποιημένα με χώρο αποθήκευσης στο cloud και διευκολύνουν την αποστολή αρχείων μέσω συνομιλίας.
Οι τοποθεσίες μεταφοράς αρχείων σάς επιτρέπουν να κάνετε αποστολή ενός μεγάλου αρχείου και, στη συνέχεια, να στείλετε μια σύνδεση σε κάποιον για να κάνει λήψη του αρχείου. Ορισμένες τοποθεσίες προσφέρουν αυτή την υπηρεσία δωρεάν, ενώ άλλες απαιτούν συνδρομή.
Πριν χρησιμοποιήσετε τοποθεσίες όπως αυτές, εξετάστε τα πρωτόκολλα ασφαλείας που έχουν τεθεί σε ισχύ. Οι τοποθεσίες αυτές δεν είναι πιθανό να έχουν αυστηρά πρωτόκολλα ασφάλειας ή προστασίας προσωπικών δεδομένων. Για τον λόγο αυτόν, το καλύτερο είναι να χρησιμοποιείτε την υπηρεσία παροχής χώρου αποθήκευσης στο cloud για να μοιράζεστε αρχεία.
Ο χώρος αποθήκευσης στο cloud έχει πολύ περισσότερα πλεονεκτήματα από άλλες μεθόδους, όπως:
Μπορείτε επίσης να προστατευτείτε από τα ανθρώπινα λάθη. Εάν ο παραλήπτης διαγράψει το αρχείο σας, μπορείτε να το ανακτήσετε από τον κάδο ανακύκλωσης. Εάν τροποποιήσει κατά λάθος το αρχείο σας, μπορείτε να επαναφέρετε το προηγούμενο πρόχειρο χρησιμοποιώντας το ενσωματωμένο ιστορικό εκδόσεων.
Για όλα τα αρχεία που διατηρείτε στον χώρο αποθήκευσης στο cloud δημιουργούνται αντίγραφα ασφαλείας. Εάν ο υπολογιστής σας χαθεί, κλαπεί ή παρουσιάσει ανεπανόρθωτη βλάβη, θα εξακολουθείτε να έχετε τα δεδομένα σας.
Πιθανότατα υπάρχει κάποιος λόγος για τον οποίο μοιράζεστε ένα μεγάλο αρχείο. Στις περισσότερες περιπτώσεις, θέλετε να εργαστείτε σε αυτό με κάποιον άλλο. Ησυνεργασία είναι ένα κορυφαίο πλεονέκτημα της αποθήκευσης cloud. Μπορείτε να μοιραστείτε μεγάλα αρχεία με συναδέλφους. Στη συνέχεια, μπορούν να προτείνουν ή να κάνουν αλλαγές σε πραγματικό χρόνο. Μπορείτε ακόμη να παρακολουθείτε τις αλλαγές για να βλέπετε ποια στοιχεία προσθέτουν και διαγράφουν οι άλλοι χρήστες.
Η χρήση χώρου αποθήκευσης στο cloud καταλαμβάνει λιγότερο τοπικό χώρο αποθήκευσης στη συσκευή σας και λιγότερο χώρο αποθήκευσης από το όριο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας έχει εκχωρηθεί.
Οι περισσότερες υπηρεσίες χώρου αποθήκευσης στο cloud προσφέρουν ένα δωρεάν πρόγραμμα και ένα πρόγραμμα επί πληρωμή. Εάν χρησιμοποιείτε το συνδρομητικό πρόγραμμα, γιατί να πληρώσετε επιπλέον για να αναβαθμίσετε την υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να αγοράσετε μια υπηρεσία από μια τοποθεσία μεταφοράς αρχείων;
Η αποστολή μεγάλων αρχείων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι μια ενοχλητική εμπειρία. Ευτυχώς, ο χώρος αποθήκευσης στο cloud είναι μια γρήγορη και ασφαλής μέθοδος με πολλές δυνατότητες για την αποστολή μεγάλων αρχείων.
ΟPaul Diamond είναι ο Διευθυντής μάρκετινγκ προϊόντων για το Microsoft OneDrive (καταναλωτές και μικρές επιχειρήσεις). Έχει εργαστεί στο μάρκετινγκ και το ηλεκτρονικό εμπόριο για τις Amazon, T-Mobile, Groupon και Vistage International. Είναι επίσης ο εκδότης των βιβλίων: Fishing’s Greatest Misadventures, Surfing’s Greatest Misadventures και Cycling’s Greatest Misadventures που εκδόθηκαν από την Casagrande Press.
Η ενότητα "Πληροφορίες και ιδέες για επιχειρήσεις" δεν αποτελεί φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία για επαγγελματίες. Για να συζητήσετε την περίπτωσή σας, πρέπει να απευθυνθείτε στον δικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.
Ακολουθήστε το Microsoft 365