¿Tiene un proceso de administración de cambios? La implementación de una nueva herramienta requiere planificación y preparación. Considere si tiene soporte organizativo para el cambio, una visión compartida del resultado, soporte técnico logístico y de empleados, y una manera de supervisar el impacto del cambio.
¿Hay una curva de aprendizaje rápida? Una de las consideraciones más importantes para cualquier servicio nuevo es la facilidad de uso. Solicite una demostración de las herramientas que le interesan y busque elementos como interfaces intuitivas y navegación sencilla.
¿Cómo se comunican mejor sus equipos? ¿Prefieren usar exclusivamente herramientas de mensajería de varios canales y chat o también se comunican con las herramientas de administración de proyectos y correo electrónico?
¿En qué tipos de proyectos colaboran sus equipos? Los distintos sectores necesitan distintas herramientas de colaboración. Por ejemplo, una empresa de marketing necesita herramientas diferentes a las de una empresa de fabricación. Asegúrese de que comprende la gama de proyectos específicos del sector en los que trabajarán sus equipos.
¿Cuántas personas necesitan colaborar? Los equipos más pequeños se comunican, comparten información y proporcionan actualizaciones del progreso de forma diferente a los equipos más grandes. Seleccione las herramientas de colaboración adecuadas en función del tamaño del equipo y la organización.
¿Desea usar varias herramientas o una plataforma todo en uno? Realice una auditoría de las herramientas actuales. Una vez que identifique toda la tecnología de colaboración que ya tiene implementada, decida si desea agregar nuevas herramientas o reemplazar las antiguas para maximizar las ventajas de la colaboración en toda la empresa.
¿Es importante la integración y la compatibilidad? Si encuentra una herramienta perfecta para hacer algo, considere si se integra perfectamente con las demás aplicaciones y software. Asegúrese también de que la herramienta sea compatible con todos los tipos de archivo que usa su equipo.
¿Es la seguridad una prioridad principal? Las herramientas de colaboración varían considerablemente en lo que respecta a las capacidades de seguridad. Tenga en cuenta aquellas con directivas que controlan la autorización de acceso a reuniones, el uso compartido de archivos, el chat y el acceso externo. Además, algunas herramientas ofrecen cifrados de un extremo a otro, mientras que otras ofrecen claves de cliente.
¿Cuánto quiere gastar? Al seleccionar el coste de la herramienta de colaboración, es un factor clave. Algunas son gratuitas, mientras que otras tienen planes de precios por mes, año o número de usuarios. Además, si es necesaria la personalización de la herramienta, esto puede suponer un coste adicional.
¿Tiene tiempo y presupuesto para el entrenamiento? Entrenar a su equipo en herramientas de colaboración es esencial. Recuerde que, para que las herramientas de colaboración funcionen, todos los miembros del equipo deben adoptarlas fácilmente. Una vez que decida una solución, dedique tiempo para entrenar a los equipos y empiece a realizar la transición lentamente al nuevo software o herramienta.
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