Independientemente de dónde trabaje, saber quién hace qué y dónde encajan mejor puede ayudar a cualquier persona a hacer mejor su trabajo. Un organigrama ofrece a todos un vistazo rápido a cómo se estructura la empresa, ya sea una oficina establecida, una startup, una planta de fabricación o algo más.
Cómo elaborar el mejor organigrama para su empresa
¿Qué es un organigrama?
Lo más probable es que haya visto uno antes. Los organigramas, también denominados diagramas de organización o gráficos de jerarquía incluyen cuadros, formas o fotos que representan personas y posiciones. También pueden incluir información de contacto, vínculos de páginas, iconos e ilustraciones.
Cuando se conectan con líneas, esos cuadros forman un gráfico que representa la estructura interna de una organización. Los organigramas muestran quién informa a quién, dónde se encuentran las divisiones y cómo se conectan los departamentos.
¿Cuál es el propósito de un organigrama?
Los organigramas pueden ayudar a los nuevos empleados o voluntarios a conocer una empresa de manera rápida, ya que les ayudan a conocer los nombres y caras de los roles y responsabilidades enlistados. Incluso el personal con más antigüedad, los departamentos de RR. HH. y los propietarios de empresas pueden beneficiarse de tener un organigrama al alcance de la mano.
Esto es lo que hacen:
- Muestran la estructura interna y las jerarquías
- Ayudan a los empleados a averiguar a quién informar y con quién comunicarse si se producen problemas
- Ayudan a aclarar roles y responsabilidades
- Facilitan la conservación de la información de contacto de los empleados en un lugar cómodo
- Ayudan a la administración a ver cuántos empleados hay en cada departamento y cómo asignar mejor el personal y otros recursos
- Proporcionan información al personal sobre los canales de promoción
Un organigrama no puede hacer todo. Echemos un vistazo a los tipos de organigramas que más usan las empresas.
¿Cuáles son los cuatro tipos de organigramas?
El tipo de organigrama que use dependerá de su audiencia, de su organización y de lo que quiera transmitir. Es posible que solo necesite un ejemplo de gráfico para toda la empresa, o unos cuantos para varias audiencias o divisiones diferentes.
Aunque cada tipo de organigrama se puede modificar y editar, la mayoría de las empresas usan organigramas que se dividen en una de estas cuatro categorías:
1. Jerarquía funcional de arriba a abajo
Perfecto para mostrar una estructura empresarial tradicional, el gráfico de jerarquía comienza con el nivel estratégico en la parte superior y, después, se divide en departamentos o divisiones. Dentro de cada división, se enumerarán los altos directivos, los gerentes intermedios, el personal sénior, el personal de nivel medio y los miembros del personal junior. Al final, el gráfico de jerarquía parece una pirámide con todos los departamentos hasta el director ejecutivo.
NOTA: Los organigramas jerárquicos suelen ser fáciles de entender. Sin embargo, cuando hay varios niveles en la cadena de comandos, saber con quién conectarse y cuándo puede parecer difícil, especialmente si hay un problema o si alguien tiene una idea nueva.
2. Organigrama divisional
Este modelo es una opción segura si su empresa está organizada a lo largo de líneas de productos o regiones geográficas. Si se trata de divisiones independientes entre sí, un organigrama de divisiones también es una excelente manera de reflejarlo de manera clara. Al igual que un organigrama general, el organigrama divisional comienza con un presidente o director ejecutivo, pero, en lugar de una división en departamentos con recursos compartidos, se divide en líneas de negocio (LOB). El gráfico cubre los departamentos de cada LOB, como RR. HH., contabilidad, el departamento legal y de marketing, y las personas o puestos dentro de esos departamentos.
NOTA: Dado que las organizaciones como esta suelen tener departamentos redundantes dentro de cada división, una estructura divisional puede dar lugar a gastos de sobrecarga innecesarios y de sobrecarga del personal.
3. Organigrama de matriz
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Este tipo de organigrama suele aplicarse a empresas con equipos o miembros del equipo que tienen más de un administrador. Por ejemplo, en un periódico, un reportero puede cubrir una sección de noticias locales y también una sección de noticias financieras, lo que significa que tendría dos jefes. O bien, un diseñador gráfico en una empresa proveedora de energía puede reportar al jefe de diseño gráfico. Sin embargo, como él o ella trabaja en proyectos para la división de energía renovable, entonces el diseñador también puede comunicarse con alguien de ese equipo.
NOTA: Cuando los miembros del equipo trabajan en distintos departamentos, las organizaciones suelen encontrar formas más creativas de resolver problemas. Esto crea un entorno más cooperativo. Sin embargo, cuando los equipos o miembros del equipo tienen más de un supervisor, puede aumentar la confusión y los conflictos.
4. Organigrama plano
Usados casi exclusivamente por pequeñas empresas, los organigramas planos u "horizontales" suelen tener dos niveles: administradores y trabajadores. Dentro del gráfico, las líneas sólidas muestran la cadena principal de comando y las líneas de puntos muestran líneas secundarias de autoridad. En teoría, las empresas con una estructura organizativa plana pueden parecerse a un pequeño departamento de bomberos, con un jefe, tres capitanes y varios bomberos que trabajan bajo las órdenes de los capitanes. O bien, podría parecerse a solo un supervisor o jefe de departamento con unos cuantos empleados que son sus subordinados directos.
NOTA: En una estructura plana, los supervisores y sus equipos suelen tener relaciones estrechas y compartir ideas en la toma de decisiones. Los empleados suelen tener más responsabilidad y más autonomía que en otras estructuras organizativas. Esto significa que construir la confianza es fundamental, y también lo es el trabajo en equipo. Sin embargo, dado que la matriz es tan compacta, si hay conflictos entre los empleados, pueden ser peores al simple hecho de que el equipo es tan pequeño.
Creación de organigramas con software
El software para organigramas facilita la creación de nuevos organigramas y la revisión de los antiguos. Echemos un vistazo a cómo crear un organigrama en línea con algunas de las opciones de software más populares disponibles.
Organigramas en PowerPoint
Es posible que PowerPoint se haya diseñado como una herramienta de presentación, pero también puede usarlo para desarrollar organigramas. Para comenzar:
- Abra un nuevo documento de PowerPoint
- Vaya a la pestaña Insertar y haga clic en SmartArt
- Vaya al grupo Jerarquía y seleccione la plantilla de organigrama que necesita
- Haga clic en las formas para agregar texto
- Agregue más formas (o personas) según sea necesario
Una vez que haya incluido a todos los usuarios, puede empezar a reorganizar el organigrama en PowerPoint. Solo tiene que volver a la pestaña Diseño de herramientas de SmartArt y usar los botones Promover o Disminuir nivel para mover las formas de manera vertical. Use los botones Subir o Bajar para mover las formas de manera horizontal.
Organigramas en Word
Es posible que no sea una forma tradicional de crear organigramas, pero Microsoft Word puede ayudar a diseñar diagramas básicos que muestren cómo funciona su organización. Para crear un organigrama en Word, solo tiene que hacer lo siguiente:
- Vaya a la pestaña Insertar y haga clic en SmartArt.
- Vaya al grupo Jerarquía y elija la plantilla de organigrama que desea usar.
- A continuación, verá un menú con formas que representan a personas. Solo tiene que escribir texto para representar a cada persona del gráfico.
- Si necesita agregar formas a la plantilla de organigrama, haga clic en la pestaña Diseño de herramientas de SmartArt y, a continuación, haga clic en Agregar forma.
- Para colocar a alguien en el organigrama, haga clic en su nombre en el cuadro de diálogo Texto. Presione la tecla Tab para moverlos hacia arriba o Mayús + Tab para moverlos hacia abajo. O bien, puede administrar las jerarquías en la pestaña Diseño de SmartArt.
Puede ajustar los colores, las fuentes y los tamaños a través de las pestañas Diseño y Formato de herramientas de SmartArt.
Organigramas en Visio desde Excel
Visio es una herramienta visual de lienzo de arrastrar y colocar que permite a los usuarios crear organigramas, y también tiene la capacidad de conectarse con datos de archivos de Excel existentes o directorios activos para ayudarle a crear automáticamente organigramas. Pero al combinar los dos, puede crear organigramas atractivos para empresas de cualquier tamaño. Para empezar, abra Visio, haga clic en el Asistente para organigramas y, a continuación:
- Haga clic en "Información que ya está almacenada en un archivo o base de datos"
- Responda preguntas cuando se le solicite
- Importe imágenes si lo desea
- Haga clic en Finalizar
Además de importar información al organigrama desde Excel, también puede agregar información directamente al Asistente para organigramas.
Más sugerencias para organigramas
Incluso con el software para organigramas, los organigramas pueden convertirse rápidamente en un desenfoque de formas y palabras. Sin embargo, con un poco de trabajo de diseño, pueden capturar la atención de las personas de la manera adecuada. Por lo tanto, al refinar el gráfico, intente:
- Ajuste su tamaño. Si el gráfico es demasiado grande, será abrumador. Si necesita crear tres gráficos en lugar de uno, hágalo. De este modo, su público puede obtener información general sobre la estructura organizativa y, después, profundizar más en los departamentos o divisiones cuando estén listos. Solo tiene que asegurarse de que todo conduce al nivel más alto de su organización.
- Use formas y colores de forma coherente. Al usar la misma forma para los supervisores, otra forma para el personal de nivel medio y otra para los empleados junior, puede ayudar a los usuarios a comprender mejor el gráfico. Use también un color para cada división de su empresa.
- Agregue la información pertinente. Asegúrese de agregar detalles sobre el personal, como la información de contacto, la ubicación, los clientes o las especialidades. De este modo, si alguien busca ayuda, puede saber quién hace qué y dónde.
- Mostrar asistentes con una barra lateral debajo del administrador. Este estilo de formato puede ayudar a denotar el rol de asistente a la vez que muestra claramente los informes directos del administrador. También puede ayudar a los usuarios a saber con quién comunicarse si necesitan ponerse en contacto con el administrador.
- Preste atención al espaciado. Mantenga los cuadros equidistantes entre sí. El gráfico será más fácil de leer y tendrá una apariencia más profesional.
Una vez completado el gráfico, haga que alguien que conozca bien la organización (y alguien que no) eche un vistazo. De este modo, puede asegurarse de que no solo sea correcto, sino que sea claro e informativo para todos los niveles. Puede obtener más información sobre cómo crear organigramas con software y plantillas con esta guía paso a paso.
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