Cómo elegir el diagrama de flujo más eficaz
¿Qué es un diagrama de flujo?
Los gráficos de flujo proporcionan a los usuarios una manera de representar visualmente un proceso o sistema mediante formas o una combinación de formas y palabras. Pueden abarcar desde imágenes rápidas dibujadas a mano hasta diagramas sólidos generados por equipos que dividen ideas complejas en piezas digestibles y fáciles de entender. Además, los usuarios técnicos y no técnicos de prácticamente cualquier campo pueden usar diagramas de flujo.
Son especialmente útiles en diversas situaciones, entre las que se incluyen:
- Documentación y análisis de procesos
- Desarrollo de software informático o redes
- Comunicación o normalización de procesos
- Identificación de redundancias, obstáculos e ineficiencias en los procesos
- Crear un plan o una estructura para un nuevo proyecto, departamento o negocio
- Planeación del trabajo del proyecto con varias partes interesadas
- Descripción de cómo los usuarios navegan por un sitio web o una tienda
- Ilustración de un proceso de fabricación
- Crear un nuevo producto o servicio
Ventajas del diagrama de flujo
Junto con la capacidad de trabajar en casi cualquier escenario, los diagramas de flujo ofrecen una amplia gama de ventajas, entre las que se incluyen:
Visualización de información
Un diagrama de flujo puede ser u una gran ayuda, ya que proporciona un objeto visual de cómo debe funcionar un producto o servicio, cómo debe fluir un proyecto o cómo puede funcionar una red antes de compilarse. Al permitirle identificar dependencias, eficiencias, necesidades de personal y otras variables que podrían afectar al proyecto más adelante, los diagramas de flujo pueden ayudarle a ahorrar tiempo y dinero.
Documentación
Con un creador de diagramas de flujo, puede guardar todos los archivos digitalmente, distribuirlos casi al instante e incluso crear una biblioteca de plantillas de diagramas de flujo. De este modo, los archivos siempre serán accesibles, los equipos pueden mantenerse actualizados, su empresa puede seguir siendo compatible y no tendrá que reinventar la rueda la próxima vez que necesite diseñar un gráfico similar.
Comunicación simplificada
Los gráficos de flujo muestran todos los detalles claros, lo que puede ayudar a los equipos a comprender rápidamente las tareas a mano, cuándo y por quién. Esta información puede significar menos reuniones, enviar menos preguntas y dar a todos más tiempo para trabajar. Los diagramas de flujo también son útiles con manuales informativos o incluso con empleados de incorporación. Básicamente, los diagramas de flujo agregan contexto a los conjuntos de instrucciones y aportan una mayor eficacia para las tareas periódicas.
Ejecución sencilla
Las plantillas de diagrama de flujo online facilitan la introducción rápida. Además, con personalizaciones sencillas, colaboración simplificada y control de versiones integrado, puede crear exactamente lo que su organización necesita, buscar entradas en cada fase y siempre sabrá dónde están los archivos más recientes y mejores.
Tipos de diagramas de flujo
Aunque los diagramas de flujo se pueden usar para explicar prácticamente cualquier cosa, la mayoría de los usuarios los usan por una de estas tres razones: para informar sobre decisiones, mostrar procesos o visualizar datos, por lo que la mayoría de las plantillas de diagrama de flujo se dividen en una de esas tres categorías. Por lo tanto, echemos un vistazo a lo que implica cada tipo de diagrama de flujo y cuándo y por qué usarlos.
1. Árbol de decisión
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Piense en un árbol de decisión como un diagrama de flujo "si esto, entonces eso". Al permitirle crear un mapa de posibles resultados basado en un conjunto específico de opciones, un árbol de decisión puede ayudarle a ver claramente un trazado y a sopesar las opciones.
Normalmente, los árboles de decisión comienzan con un único nodo (la pregunta) y, a continuación, se bifurcan en dos opciones (decisiones) y, después, esas opciones conducen a nodos adicionales (posibles resultados). Debido a su naturaleza, los árboles de decisión son especialmente buenos para resaltar las probabilidades y las ventajas, e incluso se pueden usar para diseñar algoritmos que ayuden a predecir los resultados.
2. Diagrama de flujo de proceso
Al darle la capacidad de crear diagramas y analizar el flujo de actividades al producir un producto o servicio, un diagrama de flujo de proceso puede ayudarle a encontrar brechas y redundancias en el proceso, identificar dónde se necesitan recursos, equipos o personas específicos, revelar posibles cuellos de botella o áreas problemáticas y descubrir posibles eficiencias.
Además de describir cómo debe funcionar una actividad o las disposiciones de un producto o servicio, los gráficos de flujo de proceso también pueden incorporar nuevos empleados, entrenar a los equipos existentes o ayudar a proveedores o consultores externos a comprender su negocio y dónde encajan.
3. Gráfico de flujo de datos
Cuando necesite profundizar en los datos, un diagrama de flujo de datos puede ayudarle. Mediante el uso de símbolos y etiquetas de texto cortas para mostrar entradas de datos, salidas, puntos de almacenamiento y caminos, pueden condensar la información en una representación gráfica de lo que puede ser difícil de verbalizar. Además, dado que los equipos técnicos y las partes interesadas no técnicas pueden usarlos, son una buena opción cuando tiene que presentar a un público amplio.
Ejemplo: Diagrama de gráfico de Flujo de datos
Sugerencias del diagrama de flujo
Crear un diagrama de flujo, especialmente cuando se usa una plantilla de diagrama de flujo, es sencillo, pero hacer un gráfico de flujo excelente requiere un poco más de reflexión. Por lo tanto, echemos un vistazo a algunas sugerencias para crear un diagrama de flujo que no solo informa, sino que parece increíble.
- Haga que los diagramas sean fáciles de leer. Crear el diagrama de flujo teniendo en cuenta al usuario final significa asegurarse de que su diseño y composición ayuda a su público a saber dónde mirar primero y dónde mirar a continuación. Al ajustar la alineación según sea necesario, usar la gramática adecuada, borrar títulos y evitar la jerga, puede asegurarse de que el diagrama sea fácil de usar. (Sugerencia: En caso de duda, pruébelo en alguien que no esté familiarizado con el proyecto.)
- Ser coherente. Al usar formas, fuentes, colores y convenciones de nomenclatura de forma coherente en todo el diagrama de flujo, el público puede seguirlo más fácilmente.
- Usar contraste. Usar colores de forma coherente es fundamental, pero no quiere usar el mismo color o familia de colores para cada forma. Mediante el uso de colores distintos, puede hacer que los pasos o las acciones sean más destacados. Además, al usar colores de fuente que destaquen del fondo, el diagrama será más fácil de leer.
- Use un creador de diagramas de flujo online. Con las plantillas, el control de versiones integrado, la colaboración sencilla y la opción de editarlas en cualquier momento, pueden ayudarle a probar diseños y a crear y administrar los diagramas según su programación.
Integración del diagrama de flujo
Tanto si necesita tomar una decisión, explicar un proceso o compartir datos con su director general, la inserción de diagramas de flujo en otras aplicaciones empresariales y herramientas de comunicación puede mejorar aún más la productividad. Mediante el uso de un creador de diagramas de flujo y herramientas de productividad, puede extraer contenido de los diagramas de todos los orígenes de acceso, incluidos documentos, archivos y sitios de redes sociales.
Además, puede considerar la posibilidad de integrar los diagramas de flujo con herramientas de inteligencia empresarial (BI), lo que le permite a usted y a su equipo interactuar con los datos y contar una mejor historia. Con los gráficos de flujo insertados y las herramientas de BI, puede convertir los datos en objetos visuales atractivos, crear informes interactivos, explorar datos pormenorizado y obtener información que tome decisiones rápidas e informadas posibles.
Hay muchas formas nuevas de crear diagramas de flujo y llevar la innovación a su negocio. Para obtener más información, consulte esta guía paso a paso para automatizar los diagramas de flujo a partir de datos estructurados en hojas de cálculo y profundizar en las herramientas modernas de diagramas de flujo.
El equipo de Microsoft 365 se centra en compartir recursos para ayudarle a empezar, ejecutar y hacer crecer su negocio.
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