Elegir la herramienta de inteligencia empresarial (BI) adecuada para su empresa puede ser un proceso lento con muchas opciones que tienen características similares. Una estrategia inteligente para evaluar herramientas como el software de inteligencia empresarial es tener un conocimiento claro de por qué su empresa lo necesita y un conjunto sólido de criterios para ayudarle a revisar las opciones.
Dado que la función principal de BI es ayudarle a analizar los datos para la toma de decisiones, esta es una pregunta importante. A medida que evalúe las herramientas de inteligencia empresarial, deberá conocer los detalles de los datos. ¿Está estructurado, no estructurado o ambos? ¿Implementará el software de inteligencia empresarial el análisis en el entorno local, en la nube o en un híbrido de los dos? ¿Qué conectores precompilados ofrece?
Conocer estas respuestas le ayuda a evaluar si una herramienta de BI puede conectarse fácilmente con todos los sistemas existentes y estandarizar los datos de diferentes orígenes, lo que le evita tener que comprar más productos de administración de datos en el futuro. Esto también garantiza un acceso y un análisis de datos rápidos y precisos.
Al igual que con la integración de datos, las herramientas de BI funcionan perfectamente con software con el que los usuarios ya están familiarizados, como Microsoft Excel. Cree una lista de las herramientas usadas habitualmente con las que el software de BI necesita conectarse; no olvide incluir aplicaciones de terceros, complementos, extensiones y conectores que su empresa usa con regularidad.
Estos son factores importantes que se deben tener en cuenta al evaluar las herramientas de inteligencia empresarial, especialmente si trabaja en un sector regulado, como servicios financieros o asistencia sanitaria. Asegúrese de que el software de BI incluye características que:
Dado que inteligencia empresarial es versátil y se puede usar en toda la organización, muchas empresas prefieren una combinación de herramientas de BI empresarial y de autoservicio que funcionan para usuarios técnicos y no técnicos.
Hable con las partes interesadas de ambos extremos del espectro para averiguar exactamente cómo usarán BI y si necesita centrarse en características de autoservicio, empresariales o una combinación de las dos. Es posible que quiera buscar una única herramienta que se escale para satisfacer las necesidades de todos los usuarios, desde operaciones empresariales hasta TI, e incluya ambos tipos de soluciones de BI.
La representación visual de los datos es un elemento clave de inteligencia empresarial y uno sobre el que debe dedicar tiempo para obtener más información durante una demostración o prueba.
En primer lugar, explore los paneles de datos que ofrece la herramienta y vea cómo pueden ayudar a su organización a descubrir nuevas conclusiones. Dado que estos paneles los usará diariamente una amplia gama de usuarios, deben permitir que los usuarios exploren visualmente los datos de maneras que ayuden a identificar y resolver problemas rápidamente.
A continuación, eche un vistazo a cómo se presentan los resultados a través de la visualización de datos y la narración de datos. Estas características suelen usar gráficos, gráficos y mapas para mostrar información que es difícil de ver en una hoja de cálculo. Las mejores herramientas de visualización de datos tienen una interfaz intuitiva que permite a los usuarios explorar y presentar datos de varias maneras, independientemente de sus aptitudes técnicas.
Compartir información para impulsar la acción es una de las principales ventajas de la inteligencia empresarial. Como parte de la evaluación, descubra cómo los usuarios pueden colaborar para actualizar, personalizar y compartir informes.
Por ejemplo, algunas herramientas de BI permiten a los usuarios realizar anotaciones directamente en el software, insertar rápidamente informes en herramientas de mensajería y colaboración y establecer permisos para distribuir los resultados dentro y fuera de la organización.
Por último, no olvide explorar cómo la herramienta controla las comunicaciones automatizadas, como los correos electrónicos y las alertas, que notifican a los usuarios sobre informes programados periódicamente o cambios inesperados en los datos.
Las características móviles proporcionan acceso a datos en tiempo real y le permiten tomar decisiones informadas sobre la marcha al trabajar de forma remota. Hable con los empleados que trabajan en el campo o en ubicaciones distribuidas para averiguar qué nivel de acceso móvil necesitan. Puede abarcar desde la visualización básica de paneles e informes hasta la creación y edición de análisis con herramientas móviles. También debe asegurarse de que las características de la herramienta están alineadas con la estrategia móvil más amplia de su empresa.
Las estructuras de precios de software pueden oscilar entre planes por usuario y modelos de suscripción. A medida que examine su presupuesto, tenga en cuenta cuántos usuarios tiene actualmente y cómo crecerá su negocio en el futuro.
Tenga en cuenta que las capacidades y actualizaciones adicionales pueden costar más: asegúrese de saber qué características debe tener su organización y cuáles son negociables.
El objetivo es encontrar una solución rentable que proporcione herramientas de inteligencia empresarial a su organización a la escala que necesite y tenga flexibilidad para crecer con su organización.
Cualquier herramienta de inteligencia empresarial requiere entrenamiento y soporte técnico, inicialmente y a medida que se agregan nuevas características. Explore qué opciones de entrenamiento están disponibles. ¿Se incluye el aprendizaje o necesita administrarlo internamente? Si necesita ofrecer formación a un personal distribuido en varias ubicaciones, ¿hay clases online disponibles? ¿Qué tipo de aprendizaje se ofrece para las actualizaciones de software?
Además de la formación y la educación tradicionales, las comunidades de usuarios pueden proporcionar sugerencias y consejos de compañeros y expertos en productos. Antes de seleccionar una herramienta de inteligencia empresarial, busque foros, blogs y grupos de usuarios que le ayuden a proporcionar aprendizaje y soporte técnico.
Por último, asegúrese de comprender cómo se proporciona soporte técnico del producto. Descubra si es gratuito o de pago, qué horas y días se ofrecen y si está disponible online, por chat o por teléfono.
Evaluar el proveedor de inteligencia empresarial es igual de importante que revisar las características de la herramienta. Dedique tiempo a investigar su reputación y estabilidad para asegurarse de que tiene viabilidad a largo plazo y podrá proporcionar soporte técnico continuo. Al elegir un proveedor, busque un líder del sector que tenga una amplia gama de ofertas que funcionen para las necesidades actuales y futuras de su organización.
A medida que evalúe las herramientas de BI, busque historias de clientes y casos prácticos basados en el tamaño y el sector de la empresa. A medida que revise los desafíos y las soluciones de los clientes, obtendrá una idea más clara de si esta herramienta es eficaz o no para empresas similares a las suyas. También puede descubrir nuevas formas de usar inteligencia empresarial después de leer los casos de éxito de otras organizaciones.
Dado que todas estas características, desde la integración hasta la colaboración, deben ser fáciles de usar para todos los usuarios, busque una oferta de prueba para llevar la herramienta a una serie de pruebas. Si es posible, haga que los usuarios de una variedad de áreas funcionales prueben la herramienta y proporcionen comentarios. Esta es la manera más fácil de saber con seguridad si una herramienta de inteligencia empresarial es adecuada para su organización.
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