Alguna vez le han dejado paralizado con un mensaje de correo electrónico como éste: "El archivo que intenta enviar supera el límite de tamaño permitido para el correo electrónico". Por suerte, hay otras opciones para enviar archivos grandes.
Vamos a explorar otras formas de enviar archivos de gran volumen, y a ayudarle a decidir cuál es la mejor.
La mayor parte de los proveedores de servicios de Internet (ISP) y de correo electrónico ponen límites al tamaño de los archivos que puede cargar o enviar por correo electrónico. Estos límites impiden que cantidades de enormes de datos ralenticen sus servicios. Los límites de tamaño varían de un proveedor de servicios a otro.
A veces, puede adquirir la capacidad de transmitir archivos más grandes. Por ejemplo, algunos proveedores de correo electrónico empresarial permiten enviar archivos de hasta 150 MB, lo que supera con creces el límite habitual. Sin embargo, no tiene que actualizar su cuenta de correo para enviar archivos grandes. Hay otros métodos para enviar datos adjuntos grandes que no requieren que cambies su nivel de servicio.
Aunque el almacenamiento en la nube suele considerarse como una herramienta para almacenar y proteger los archivos, también es ideal para enviar o compartir documentos y medios de gran tamaño. Después de cargarlos en el almacenamiento en la nube, puede compartirlos con un vínculo simple, independientemente de su tamaño.
Si estás trabajando en un documento o una hoja de cálculo, probablemente verás un botón Compartir en la esquina superior. Al hacer clic en ese botón, se generará un vínculo que puedes enviar por correo, chat o mensaje de texto.
Si estás viendo tus archivos en la nube en una carpeta, puedes hacer clic con el botón derecho en un archivo para que aparezca la opción para compartir. Incluso puede compartir una carpeta entera.
Las plataformas de comunicación y colaboración combinan el chat del área de trabajo, las reuniones de vídeo y el almacenamiento de archivos. Estos sistemas suelen estar integrados con almacenamiento en la nube y facilitan el envío de archivos por chat.
Los sitios de transferencia de archivos permiten cargar un archivo grande y luego enviar un vínculo a alguien para que pueda descargar el archivo. Algunos sitios ofrecen este servicio y otros necesitan una suscripción.
Antes de usar sitios como estos, tenga en cuenta los protocolos de seguridad que tienen implementados. Estos sitios probablemente no tienen protocolos sólidos de seguridad o privacidad. Debido a esto, es mejor usar un proveedor de almacenamiento en nube para compartir archivos.
El almacenamiento en la nube tiene muchas más ventajas que otros métodos, entre los que se incluyen:
También puedes protegerte de los errores humanos. Si tu destinatario elimina el archivo, puedes recuperarlo de la papelera de reciclaje. Si accidentalmente modifica tu archivo, puedes restaurar el borrador anterior usando el historial de versiones integrado.
Todos los archivos que mantienes en el almacenamiento en la nube tienen una copia de seguridad. Si tu ordenador se pierde, te la roban o se descompone, seguirás teniendo tus datos.
Probablemente hay un motivo por el que estás compartiendo un archivo grande. En la mayoría de los casos, querrá que otra persona trabaje con el archivo. Colaboración es una de las principales ventajas del almacenamiento en la nube. Puede compartir archivos grandes con sus compañeros de trabajo. Luego, ellos pueden sugerir o realizar modificaciones en tiempo real. Incluso puedes controlar los cambios para ver qué elementos agregan o eliminan los demás.
El uso de almacenamiento en la nube ocupa menos almacenamiento local en tu dispositivo y menos almacenamiento de tu cuota de correo asignada.
La mayoría de los servicios de almacenamiento en la nube ofrecen un plan gratuito y un plan de pago. Si estás usando el plan de suscripción, ¿por qué deberías pagar más para actualizar tu servicio de correo o adquirir un servicio de un sitio de transferencia de archivos?
Enviar archivos grandes con correo puede ser una experiencia frustrante. Afortunadamente, el almacenamiento en la nube es un método rápido, seguro y rico en características para enviar archivos de gran tamaño.
Datos e ideas para empresas no constituye asesoramiento profesional financiero ni impositivo. Debe comunicarse con un profesional de finanzas o impuestos para debatir su situación.
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