Dirigir un proyecto a través de las mentes desalentadas y desalentadas de una organización que siempre se mueve puede ser una propuesta desalentada. En estos días, el promedio de trabajadores de la oficina se ve sobrecargado por un número de fechas límite, reuniones, correos electrónicos y tareas, y eso significa que probablemente no tengan tiempo ni espacio para dedicarle todo su talento a usted y a su proyecto. Afortunadamente, puede ayudar a facilitar las cosas. Con el objetivo de garantizar el éxito de un proyecto, tanto si lo que está haciendo es para un cliente como para una parte interesada interna, eche un vistazo a estas cinco herramientas de administración de proyecto que ahorran tiempo, dinero y energía.
5 herramientas de administración de proyectos que ahorran tiempo, dinero y energía
Diagramas de Gantt y paneles scrum
En una era de contenido infinito (en la que las palabras no dejan de prestar atención por nuestra limitada atención), un objeto visual sencillo puede ser muy eficaz y actualizarse. Los diagramas de Gantt usan barras horizontales básicas para mostrar las fases del proyecto y el progreso. Con un vistazo rápido, sus compañeros de equipo podrán ver qué trabajo se está realizando actualmente (o al menos qué trabajo se debe realizar) y cuándo se necesitarán sus contribuciones. También podrán ver cuánto tiempo se espera que tarde cada fase. Los paneles Scrum funcionan de forma similar y funcionan perfectamente para proyectos que se encuentran en una escala de tiempo menos rígida y que implican a varios equipos. El panel muestra diferentes fases del proyecto (planeamiento, ejecución, etc.) y marcadores para cada equipo. A medida que completan las fases y avanzan, los equipos pueden mover sus marcadores por el panel. Esto permite a todos los implicados ver la imagen más grande y su lugar dentro.
Asignaciones de tareas
Es fácil aceptar hacer algo, mucho más difícil de recordar. Especialmente cuando cada mensaje perdido parece ir con una nueva solicitud. Por este motivo es tan valiosa una herramienta en línea para la asignación de tareas. Los encargados de completar una parte del proyecto, ya se trate de diseñar un logotipo o de hacer los cálculos finales, pueden conectarse y ver exactamente lo que tienen que hacer. En función de la configuración de su cuenta, también recibirán notificaciones por correo electrónico sobre las fechas límite que se acercan. Por otro lado, los jefes de proyecto pueden mantener las pestañas de su equipo y asegurarse de que todas las tareas se completan a tiempo sin tener que desplazarse por cadenas de correo electrónico largas. Esto ayuda a evitar costosos retrasos y frustraciones innecesarias.
Asignación de recursos
En un entorno de agencia, la asignación de recursos es clave. Para evitar el exceso de reservas, el incumplimiento de plazos y el descontento de los clientes, los jefes de proyecto necesitan una herramienta eficaz para programar y controlar las horas de trabajo de cada miembro de su equipo. Pero esta forma de organización no debe limitarse al mundo "creativo". ¿No sería útil, incluso en una oficina corporativa, tener una imagen clara de la disponibilidad de los miembros del equipo? Pida a su equipo por adelantado que calcule, en la medida de lo posible, su disponibilidad durante el transcurso del proyecto. Pídales que marquen los días que vayan a salir de vacaciones, los días que no puedan bajar la cabeza y trabajar debido a las reuniones y los días que tengan otras fechas límite. Si tiene una idea de disponibilidad por hora, podrá compilar escalas de tiempo realistas. Gracias a una herramienta de asignación de recursos en línea, tanto usted como sus compañeros de equipo podrán comparar fácilmente las horas reales con las estimadas y ajustarlas en consecuencia, lo que permitirá flujos de trabajo más fluidos en el futuro.
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Herramientas de comentarios
Para cada persona, dar su opinión tiene un significado distinto: algunos ofrecen peticiones de edición rígidas y prescriptivas, otros sentimientos y reacciones vagas. A veces, diferentes partes interesadas presentarán opiniones en conflicto. Todo esto dificulta que la persona que recibe los comentarios sepa cómo continuar. ¿A quién se supone que deben escuchar?
Las herramientas de comentarios permiten a las partes interesadas votar y clasificar diferentes versiones de entregas, lo que facilita a un grupo proporcionar una dirección coherente de forma razonable. Si la opinión de un individuo determinado debe tener más peso (quizás acarreo importantes conocimientos relevantes), puede ajustar su voto para que cuente como dos.
Informes listos para usar
Los informes de progreso y los análisis posteriores son partes fundamentales de cualquier proyecto y no es necesario que sean una tarea temporal. En lugar de dedicar horas valiosas a crear un informe personalizado, elija una opción lista para usar. Podrá introducir números y cifras relevantes y permitir que el programa genere el formato y las visualizaciones de datos adecuados.
Esto significa que podrá empezar a planear el siguiente proyecto mucho antes.
Reserve tiempo para usted mismo
Para su bienestar emocional es fundamental que disponga de tiempo libre para dedicar a las personas y a las cosas que le interesan fuera del trabajo. En última instancia, este tiempo de espera mental puede ayudarle a estar entusiasmado y entusiasmado con su trabajo. Después de todo, es importante mantener el equilibrio.
Ese saldo también incluye la obtención de un descanso de noche completo para recargar durante la noche y el ejercicio normal, todo ello integral para mantener esa pista de crecimiento ascendente. De hecho, un Estudio de Runtime concluía que la concentración puede hacer que el trabajador medio pierda hasta 11,3 días de productividad cada año, mientras que un estudio independiente llegó a la conclusión de que una rutina de ejercicio estable ayuda a reducir los niveles de esfuerzo, mejorar la concentración, acelerar las capacidades cognitivas y mejorar la memoria.
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