Projekti juhtimine pidevalt muutuva organisatsiooni stressirohkes keskkonnas võib olla heidutav ettevõtmine. Tänapäeval on keskmise kontoritöötaja õlul lugematu arv tähtaegu, koosolekuid, meilisuhtusi ja ülesandeid, mis tähendab, et tal pole tõenäoliselt aega ega jõudu, et kõiki oma oskusi teile ja teie projektile pühendada. Õnneks saate aidata asju lihtsamaks muuta. Kui soovite paremini kindlustada projekti edu (olgu see siis kliendi või ettevõttesisese huvirühma jaoks), vaadake neid viit projektijuhtimistööriista, mis säästavad aega, raha ja energiat.
5 projektijuhtimistööriista, mis aitavad säästa aega, raha ja energiat
Gantti diagrammid ja ülesandetahvlid
Lõputu sisu ajastul, kus sõnadehordid püüavad lakkamatult meie piiratud tähelepanu võita, võib lihtne visuaal olla värskendav ja väga tõhus. Gantti diagrammid kasutavad projekti etappide ja edenemise kuvamiseks lihtsaid horisontaalribasid. Teie meeskonnakaaslased saavad hetkega vaadata, mis tööd praegu tehakse (või vähemalt seda, mis tööd peaks tehtama) ja millal on vaja nende panust. Samuti näevad nad, kui palju aega iga etapp eeldatavalt võtab. Ülesandetahvlid toimivad sarnasel viisil ja sobivad suurepäraselt projektide jaoks, mille ajaskaala on paindlikum ja mis hõlmavad mitut meeskonda. Tahvlil kuvatakse iga meeskonna projekti etapid (plaanimine, täitmine jne) ja markerid. Etappide lõpuleviimisel ja edenemisel saavad meeskonnad markereid tahvlil liigutada. See võimaldab kõigil kaasatud isikutel näha suuremat pilti ja nende asukohta selles.
Ülesannete määramine
Lihtne on nõustuda midagi tegema, aga palju raskem on seda meeles pidada. Eelkõige siis, kui iga juhusliku sõnumiga näib kaasnevat uus ülesanne. Seetõttu on veebipõhine ülesannete määramise tööriist äärmiselt väärtuslik. Need, kes vastutavad projekti mõne osa lõpuleviimise eest (olgu see siis logo kujundamine või lõplike numbrite kokkulöömine), saavad sisse logida ja hõlpsalt vaadata, mida nad peavad tegema. Olenevalt konto sätetest saadetakse neile ka meiliteatisi lähenevate tähtaegade kohta. Teisalt saavad projektijuhid oma meeskonnal pilku peal hoida ja veenduda, et kõik ülesanded täidetakse õigeaegselt, ilma et nad peaksid pikki meilisuhtlusi läbi sirvima. See aitab vältida kulukaid viivitusi ja tarbetuid ebameeldivusi.
Ressursieraldus
Agentuurikeskkonnas on ressursieraldus peamine. Projektijuhid vajavad tõhusat tööriista, mille abil ajastada ja jälgida iga meeskonnaliikme töötunde, et vältida graafiku ülekoormamist, tähtaegade ületamist ja klientide rahulolematust. Kuid selline korraldusviis ei pea piirduma loomingulise valdkonnaga. Kas poleks kasulik (isegi ettevõtte kontoris), kui teil on meeskonnaliikmete saadavalolekust selge ülevaade? Paluge oma meeskonnal etteulatuvalt nii hästi kui võimalik hinnata oma saadavalolekut projekti jooksul. Laske neil kirja panna kõik päevad, mil nad on puhkusel, päevad, mil nad ei saa koosolekute tõttu keskendunult töötada, ning päevad, mil neil on muud tähtajad. Kui teil on ülevaade tunnipõhisest saadavalolekust, saate koostada realistlikke ajaskaalasid. Veebipõhine ressursieraldustööriist hõlbustab nii teil kui ka teie meeskonnaliikmetel tegelikke tunde prognooside suhtes jälgida ja neid vastavalt kohandada, et tulevikus sujuvamaid töövooge luua.
Projektijuhtimine on lihtne.
Kõik inimesed juhivad projekte. Microsoft Project annab teile projektide edukaks elluviimiseks võimsa ja lihtsa lahenduse.
Tagasisidetööriistad
Tagasiside andmisel on erinevate inimeste jaoks eri tähendus – mõned esitavad konkreetseid nõudlikke redigeerimistaotlusi, teised aga ebamääraseid tundeid ja reaktsioone. Mõnikord esitavad eri huvirühmad vastuolulisi arvamusi. Sellest tulenevalt on tagasiside saajal väga keeruline otsustada, kuidas jätkata. Keda ta peaks kuulda võtma?
Tagasisidetööriistad võimaldavad huvirühmadel anda projektitulemite eri versioonidele hääli ja neid pingereastada, aidates rühmal hõlpsamini ja õiglaselt ühine suund leida. Kui teatud isiku arvamus peaks olema kaalukam (tal on näiteks olulised asjakohased teadmised), saate muuta tema hääle kahe hääle vääriliseks.
Valmisaruanded
Edenemisaruanded ja järelanalüüsid on iga projekti olulised osad ning need ei pea olema ajaraiskamised. Selle asemel et kulutada väärtuslikku aega kohandatud aruande loomiseks, valige valmisaruanne. Saate sisestada asjakohased numbrid ja arvud ning lasta programmil luua sobivad vormingu- ja andmevisualiseeringud.
See tähendab, et saate alustada järgmise projekti kavandamist selle võrra varem.
Varuge enda jaoks aega
Teie vaimse tervise seisukohalt on väga oluline, et teil oleks vaba aega, mida saate pühendada tööajaväliselt inimestega suhtlemiseks ja asjadega tegelemiseks. Kokkuvõttes võib see vaimne puhkus olla just see, mis aitab teil energiavarusid taastada ja oma tööd kirega teha. Sest oluline on ju saavutada töö- ja eraelu tasakaal.
Tasakaal eeldab ka korralikku ööund, et end välja puhata, ja kehalist aktiivsust, mis on mõlemad tööviljakuse säilitamiseks ja kasvatamiseks hädavajalikud. Harvardi tehtud uuringus leiti, et unetuse tagajärjel võib keskmise töötaja tööviljakus langeda aastas kuni 11,3 päeva. Teises uuringus aga leiti, et pidev treeningrutiin aitab maandada stressi, parandada keskendumist, kiirendada kognitiivseid võimeid ja teravdada mälu.
Tutvuge rohkemate tööviljakusnippidega ja kasutage ära tasuta ärimalle, mis aitavad teil nutikamalt, kiiremini ja tõhusamalt töötada.
Alustage Microsoft 365 kasutamist
Juba tuttav Office ja koostööd tõhustavad tööriistad, et saaksite ajast ja asukohast olenemata rohkem tehtud.
Seotud sisu
Ettevõtte haldamine
Kuidas väikeettevõttet tehisintellekti edukaks kasutamiseks ette valmistada?
Ettevõtte haldamine
Eesliini tehisintellekt: valdkonnaülesed rakendused
Ettevõtte haldamine
Eesliinihadus: juhend eesliinihaldurile
Äritegevuse laiendamine
Kuidas eesliinitöötajaid tõhusamalt alles hoida ja kaasata
Äriülevaadete ja -ideede teenust ei tohiks käsitleda maksu- ega finantsnõustamisena. Oma olukorra arutamiseks pidage nõu maksu- või finantsspetsialistiga.
Jälgige Microsoft 365 uudiseid