Olenemata sellest, kus te töötate, aitab teadmine, kes mida teeb ja kuhu nad kuuluvad, aidata kõigil tööd paremini teha. Organisatsiooniline skeem annab kõigile kiire ülevaate sellest, kuidas ettevõte on üles ehitatud, olenemata sellest, kas tegemist on väljakujunenud äriga, alustava ettevõttega, tootmisettevõttega või millegi muuga.
Kuidas oma ettevõtte jaoks parim organisatsiooniskeem koostada
Mis on organisatsiooniline skeem?
Võimalik, et olete seda juba varem näinud. Organisatsioonilisi skeeme, mida nimetatakse ka org skeemideks või organigrammideks, kujutavad inimesi ja ametikohti kujutavad kastid, kujundid või fotod. Need võivad sisaldada ka kontaktandmeid, lehekülje linke, ikoone ja illustratsioone.
Kui need kastid ühendatakse joontega, moodustavad need skeemi, mis kujutab organisatsiooni sisemist struktuuri. See näitab, kes kellele allub, kus asuvad allüksused ja kuidas osakonnad on omavahel seotud.
Mis on organisatsioonilise skeemi eesmärk?
Organisatsioonilised skeemid aitavad uutel töötajatel või vabatahtlikel saada ettevõttega kiiresti tuttavaks, aidates neil panna nimesid ja nägusid rollide ja kohustuste juurde. Isegi kauaaegsed töötajad, personaliosakonnad ja ettevõtte omanikud saavad kasu sellest, et organisatsiooniline skeem on nende käeulatuses.
Nad teevad järgmist.
- Näitavad sisemist struktuuri ja hierarhiaid
- Aitavad töötajatel välja selgitada, kellele probleemidest teatada ja kellega ühendust võtta
- Aitavad selgitada rolle ja kohustusi
- Lihtsustavad töötajate kontaktandmete hoidmist ühes mugavas kohas
- Aitavad juhtkonnal näha, kui palju töötajaid on igas osakonnas ja kuidas personali ning muid ressursse kõige paremini jaotada
- Annavad töötajatele ülevaate müügiedenduskanalitest
Üks organigramm ei suuda kõike teha. Vaatame, milliseid organisatsioonilisi skeeme ettevõtted kõige rohkem kasutavad.
Millised on neli organisatsioonilise struktuuri tüüpi?
See, millist organisatsioonilist skeemi te kasutate, oleneb teie publikust, teie organisatsioonist ja sellest, mida soovite edasi anda. Teil võib olla vaja ainult ühte skeemi näidist kogu teie ettevõtte jaoks või mitut skeemi mitme erineva publiku või osakonna jaoks.
Kuigi iga organisatsioonilise skeemi tüüpi saab muuta ja redigeerida, kasutab enamik ettevõtteid organisatsioonilisi skeeme, mis kuuluvad ühte neist neljast kategooriast:
1. Funktsionaalne ülevalt alla hierarhia
See on ideaalne traditsioonilise äristruktuuri näitamiseks, kuna hierarhia skeem algab tegevjuhtidega tipus, seejärel jaguneb see osakondadeks või allüksusteks. Igas allüksuses loetletakse kõrgem juhtkond, keskastmejuhid, vanemtöötajad, keskastme töötajad ja alamtöötajad. Lõpuks näeb hierarhia skeem välja nagu püramiid, kus iga osakond kulgeb kuni tegevjuhini.
MÄRKUS. Hierarhilised organisatsioonilised skeemid on üldiselt kergesti mõistetavad. Kuid kui käsuliinis on mitu tasandit, võib tunduda keeruline teada, kellega ja millal ühendust võtta, eriti kui tekib probleem või kui kellelgi on uus idee.
2. Allüksuste organisatsiooniline skeem
See vorm on turvaline valik, kui teie ettevõte on organiseeritud vastavalt tooteliinidele või geograafilistele piirkondadele. Kui need on üksteisest sõltumatud, siis on allüksuste organisatsiooniline skeem samuti suurepärane viis seda selgelt kajastada. Sarnaselt organisatsioonilise hierarhia skeemile algab allüksuste skeem presidendi või tegevjuhiga, kuid allüksuste jagamise asemel jaguneb see allüksus jagatud ressurssidega osakondadeks, vaid tegevusharudeks (LOB-id). Skeem hõlmab iga tegevusharu osakondi, näiteks personali-, raamatupidamis-, õigus- ja turundusosakondi ning inimesi või ametikohti nendes osakondades.
MÄRKUS. Kuna sellistes organisatsioonides on sageli igas allüksuses üleliigseid osakondi, võib allüksuste struktuur põhjustada personali üleküllust ja ebavajalikke üldkulusid.
3. Maatriksi organisatsiooniline skeem
Proovige Visiot kuu aega tasuta
Ühe kuu pikkuse tasuta prooviperioodi järel võetakse arvelt vastava tellimuse tasu. Krediitkaart on nõutav. Edasiste maksete peatamiseks saate tellimuse igal ajal tühistada.
Seda tüüpi organogrammi kohaldatakse tavaliselt ettevõtete puhul, kus on meeskonnad või meeskonnaliikmed, kellel on rohkem kui üks juht. Näiteks võib ajalehe reporter katta nii kohalikke uudiseid kui ka finantsvaldkonda, mis tähendab, et tal on kaks juhti. Või võib energiapakkuja graafiline disainer alluda graafilise kujunduse juhile. Kuid kuna ta töötab taastuvenergia allüksuse projektide kallal, siis võib disainer suhelda ka kellegagi selles meeskonnas.
MÄRKUS. Kui meeskonnaliikmed töötavad osakondade vahel, leiavad organisatsioonid tavaliselt loovamaid viise probleemide lahendamiseks. See loob koostöövõimelisema keskkonna. Kui aga meeskondadel või meeskonnaliikmetel on rohkem kui üks juhendaja, võib see suurendada segadust ja konflikte.
4. Lame organisatsiooniline skeem
Peaaegu eranditult väikeettevõtetes kasutatavad lamedad või „horisontaalsed“ organisatsioonilised skeemid on tavaliselt kahetasandilised: haldusametnikud ja töötajad. Skeemi siseselt näitavad tahked jooned peamist käsuliini ja punktiirjooned teiseseid käsuliine. Paberil võivad lamedate organisatsioonilise struktuuriga ettevõtted sarnaneda väikese tuletõrjeüksusega, kus on üks ülem, kolm rühmaülemat ja mitu tuletõrjujat, kes töötavad rühmaülemate alluvuses. See võib olla ka juhendaja või osakonnajuhataja, kellel on mõned töötajad, kes on tema otsesed alluvad.
MÄRKUS. Lameda struktuuri puhul on juhendajatel ja nende meeskondadel sageli lähedased suhted ja nad osalevad ühiselt otsuste tegemises. Töötajatel on tavaliselt suurem vastutus ja suurem autonoomia kui teistes organisatsioonilistes struktuurides. See tähendab, et usalduse loomine on kriitilise tähtsusega – ja meeskonnatöö samuti. Kuid kuna maatriks on nii kompaktne, siis kui töötajate vahel esineb konflikte, siis võivad need olla tugevamalt väljendunud juba seetõttu, et meeskond on nii väike.
Organisatsioonikaartide koostamine tarkvara abil
Organisatsiooniliste kaartide tarkvara muudab uute organigrammide koostamise ja vanade ülevaatamise lihtsaks. Vaatame, kuidas luua organisatsioonilist skeemi veebis, kasutades mõnda kõige populaarsemat olemasolevat tarkvaravõimalust.
Organisatsioonilised skeemid PowerPointis
PowerPoint võib olla loodud esitlusvahendina, kuid seda saab kasutada ka organisatsiooniliste skeemide koostamiseks. Alustamine:
- Avage uus PowerPointi dokument
- Minge vahekaardile Sisesta ja klõpsake valikul SmartArt
- Navigeerige Hierarhia gruppi ja valige vajalik organisatsioonilise skeemi mall
- Teksti lisamiseks klõpsake kujunditele
- Lisage vastavalt vajadusele rohkem kujundeid (või inimesi)
Kui kõik on arvestatud, võite hakata PowerPointis oma organisatsioonilise struktuuri skeemi ümber korraldama. Minge lihtsalt tagasi vahekaardile SmartArt tööriistad kujundus ja kasutage kujundite vertikaalseks liigutamiseks nuppe Reklaami/Alanda. Kujundite horisontaalseks liigutamiseks kasutage nuppe Liigu üles/liigu alla.
Organisatsioonilised skeemid rakenduses Word
See ei pruugi olla traditsiooniline viis organisatsiooniliste skeemide loomiseks, kuid Microsoft Word aitab koostada põhilisi skeeme, mis näitavad, kuidas teie organisatsioon toimib. Wordis organisatsioonilise skeemi loomiseks peate tegema järgmist.
- Minge vahekaardile Sisesta ja klõpsake nuppu SmartArt.
- Minge gruppi Hierarhia ja valige soovitud organisatsioonilise skeemi mall.
- Järgnevalt näete menüüd, kus on inimesi kujutavad kujundid. Sisestage lihtsalt tekst, et esindada iga isikut oma graafikus.
- Kui teil on vaja lisada oma organisatsioonilise skeemi mallile kujundeid, klõpsake vahekaardil SmartArt Tools Design ja seejärel klõpsake nuppu Lisa kuju.
- Selleks, et tellida kedagi oma organisatsioonilise skeemi, klõpsake tema nime tekstidialoogis. Vajutage Tabelduskahvli, et neid ülespoole liigutada, või Tõstuklahvi + Tabelduskahvli, et neid alla liigutada. Või saate oma hierarhiaid hallata vahekaardil SmartArt Design.
Värve, fonte ja suurusi saate kohandada vahekaartide SmartArt Tools Design ja Format kaudu.
Organisatsioonilised skeemid Visios Excelist
Visio on visuaalne ja pukseeritav lõuendi tööriist, mis võimaldab inimestel luua organisatsioonilisi skeeme ning võimaldab luua ühenduse olemasolevate Exceli failide või aktiivsete kategooriate failide andmetega, mis aitavad teil automaatselt luua organisatsioonilisi skeeme. Kui aga kombineerid need kaks võimalust, saad luua silmatorkavaid organisatsioonilisi skeeme mis tahes suurusega ettevõtetele. Alustamiseks avage Visio ja klõpsake organisatsiooni skeemi viisardil, seejärel:
- Klõpsake valikul „Teave, mis on juba salvestatud faili või andmebaasi”
- Vastake küsimustele nõudmise korral
- Importige kujutised või pildid, kui soovite
- Klõpsake nuppu Valmis
Lisaks teabe importimisele Exceli organisatsioonilise skeemi, saate lisada teavet ka otse organisatsiooni skeemi viisardi abil.
Rohkem organisatsioonilise skeemi näpunäiteid
Isegi organisatsioonilise skeemi tarkvara abil võivad organigrammid kiiresti muutuda kujundite ja sõnadega häguseks. Kuid väikese kujundustööga saavad nad inimeste tähelepanu õigesti äratada. Skeemi loomisel proovige teha järgmist.
- Valige sellele õige suurus. Kui teie skeem on liiga suur, on see ülearu keeruline. Kui teil on vaja luua ühe skeemi asemel kolm skeemi, siis tehke seda. Nii saab teie publik ülevaate organisatsioonilisest struktuurist, et siis, kui need on valmis, süveneda osakondadesse või allüksustesse. Lihtsalt veenduge, et kõik viib tagasi teie organisatsiooni kõrgeimale tasemele.
- Kasutage kujundeid ja värve järjepidevalt. Kui kasutate sama kuju juhendajate jaoks, teist kuju keskastme töötajate jaoks ja veel ühte alamatele töötajatele, saate aidata inimestel oma skeemi paremini mõista. Kasutage ühte värvi ka teie ettevõtte iga allüksuse jaoks.
- Lisage asjakohast teavet. Lisage kindlasti üksikasjad oma töötajate kohta, nt kontaktandmed, asukoht, kliendid või erialad. Sel moel, kui keegi otsib abi, saab ta teada, kes mida ja kus teeb.
- Näidake assistente külgribaga juhi all oleval külgribal. Selline vormistusviis võib aidata tähistada assistendi rolli, näidates samal ajal selgelt juhi otseseid aruandeid. Samuti aitab see inimestel teada saada, kellega ühendust võtta, kui on vajadus juhi poole pöörduda.
- Pöörake tähelepanu vahekaugusele. Hoidke kastid üksteisest võrdsel kaugusel. Teie skeemi on lihtsam lugeda ja see näeb professionaalsem välja.
Kui teie skeem on valmis, laske kellelgi, kes tunneb organisatsiooni hästi (ja kellelgi, kes ei tunne), see üle vaadata. Nii saate veenduda, et see ei ole mitte ainult korrektne, vaid ka selge ja informatiivne iga tasandi inimestele. Sellest üksikasjalikust juhendistsaate lisateavet tarkvara ja mallidega organisatsiooniliste skeemide loomise kohta.
Microsoft 365 meeskond on keskendunud ressursside jagamisele, et aidata teil oma ettevõtet alustada, juhtida ja kasvatada.
Visio kasutamise alustamine
Visio aitab teil ideid, teavet ja protsesse visualiseerida ning teistega jagada sisuliselt kõikjalt ja iga seadme kaudu.
Seotud sisu
Äritehnoloogia
Kuus kasulikku eelist, mida genereeriv tehisintellekt võib väikeettevõtetele pakkuda
Ettevõtete tööviljakus
Kuidas kasutada tehisintellekti töö produktiivsuse ja tõhususe suurendamiseks
Äritehnoloogia
AI ja jõudlus: kuidas kasutada tehisintellektil põhinevaid tööriistu töötajakogemuse parandamiseks
Ettevõtete tööviljakus
Agile DevOpsi juhend VKE-dele
Äriülevaadete ja -ideede teenust ei tohiks käsitleda maksu- ega finantsnõustamisena. Oma olukorra arutamiseks pidage nõu maksu- või finantsspetsialistiga.
Jälgige Microsoft 365 uudiseid