Kuidas valida kõige tõhusam vooskeem
Mis on vooskeem?
Vooskeemid annavad inimestele võimaluse protsessi või süsteemi visuaalselt kujutada, kasutades kujundeid või kujundite ja sõnade kombinatsiooni. Need võivad ulatuda kiiretest käsitsi joonistatud piltidest kuni põhjalike arvutiga genereeritud diagrammideni, mis jagavad keerulised ideed kergesti arusaadavateks osadeks. Lisaks saavad vooskeeme kasutada praktiliselt iga valdkonna tehnikainimesed ja tavakasutajad.
Need on eriti kasulikud mitmesugustes olukordades, sealhulgas:
- Protsesside dokumenteerimine ja analüüsimine
- Arvutitarkvara või -võrkude arendamine
- Protsesside selgitamine või standardimine
- Protsesside liiasuste, takistuste ja ebatõhususe tuvastamine
- Uue projekti, osakonna või ettevõtte plaani või struktuuri loomine
- Projekti töö planeerimine koos mitme huvirühmaga
- Ülevaate saamine sellest, kuidas kasutajad veebisaidil või poes liiguvad
- Tootmisprotsessi illustreerimine
- Uue toote või teenuse loomine
Vooskeemi eelised
Vooskeeme saab kasutada peaaegu igas olukorras ning need pakuvad mitmeid eeliseid, sealhulgas:
Teabe visualiseerimine
Vooskeem võib olla kasulik, sest see annab visuaalse ülevaate sellest, kuidas toode või teenus peaks toimima, kuidas projekt peaks kulgema või kuidas võrk võiks toimida, enne selle loomist. Vooskeemid aitavad teil aega ja raha säästa, võimaldades tuvastada sõltuvusi, tõhusust, personalivajadusi ja muid muutujaid, mis võivad teie projekti hiljem mõjutada.
Dokumentatsioon
Vooskeemide koostaja abil saate kõik oma failid digitaalselt salvestada, neid peaaegu hetkega levitada ja isegi luua vooskeemimallide teegi. Nii on teie failid alati juurdepääsetavad, meeskonnad saavad püsida asjadega kursis ja ettevõte saab järgida nõudeid ning te ei pea jalgratast uuesti leiutama järgmine kord, kui teil on vaja sarnast skeemi koostada.
Lihtsam teabevahetus
Vooskeemid muudavad iga detaili arusaadavaks, mis aitab meeskonnal kiiresti mõista, millised on käsil olevad ülesanded, millal neid täitma peab ja kes seda teeb. Tänu sellele teabele võib väheneda vajadus koosolekuteks, tekkida vähem küsimusi ning kõik saavad rohkem aega töö tegemiseks. Vooskeemid on kasulikud ka infoteatmikute või isegi töötajate töölevõtmise puhul. Vooskeemid lisavad juhendikomplektidele konteksti ja suurendavad korduvate ülesannete tõhusust.
Lihtne teostamine
Veebipõhised vooskeemimallid muudavad nende kasutuselevõtu lihtsaks ja kiireks. Lihtsate kohanduste, sujuvama koostöö ja sisseehitatud versioonihalduse abil saate luua täpselt seda, mida teie organisatsioon vajab. Lisaks saate igal etapil küsida tagasisidet ja teate alati, kus on uusimad ja parimad failid.
Vooskeemide tüübid
Kuigi vooskeemide abil saab selgitada peaaegu kõike, kasutab enamik inimesi neid ühel kolmest põhjusest: otsuste tegemiseks, protsesside kujutamiseks või andmete visualiseerimiseks. Seetõttu kuulub enamik vooskeemimalle ühte neist kolmest kategooriast. Järgnevalt vaatame, mida iga vooskeemi tüüp endast kujutab ning millal ja miks neid kasutada.
1. Otsustuspuu
Proovige Visiot kuu aega tasuta
Ühe kuu pikkuse tasuta prooviperioodi järel võetakse arvelt vastava tellimuse tasu. Krediitkaart on nõutav. Edasiste maksete peatamiseks saate tellimuse igal ajal tühistada.
Otsustuspuu on nagu „kui ..., siis ...“ vooskeem. Võimaldades luua konkreetse valikute põhjal võimalike tulemuste kaardi, aitab otsustuspuu teil selgelt näha tegevussuunda ja kaaluda oma võimalusi.
Otsustuspuud algavad tavaliselt ühest sõlmest (küsimus), seejärel hargnevad need kaheks valikuvõimaluseks (otsused), mis omakorda viivad täiendavate sõlmedeni (võimalikud tulemused). Oma olemuse tõttu on otsustuspuud eriti head tõenäosuste ja eeliste esiletõstmisel ning neid saab kasutada isegi tulemuste prognoosimist hõlbustavate algoritmide väljatöötamiseks.
2. Protsessi vooskeem
Protsessi vooskeem võimaldab teil toote või teenuse tootmisel tegevuste voogu analüüsida ja sellest diagrammi koostada. Lisaks aitab see leida protsessis lünki ja liiasusi, tuvastada, kus on vaja konkreetseid ressursse, seadmeid või inimesi, tuua välja võimalikud kitsaskohad või probleemsed valdkonnad ning teha selgeks võimalikud tõhusused.
Lisaks sellele, et protsessi vooskeemid kirjeldavad, kuidas mingi tegevus peaks toimima ja annavad teavet toote või teenuse tingimuste kohta, aitavad need ka uusi töötajaid värvata, olemasolevaid meeskondi koolitada ning välistarnijatel või konsultantidel mõista teie ettevõtet ja oma rolli selles.
3. Andmevooskeem
Kui teil on vaja oma andmetest põhjalik ülevaade saada, saab andmevooskeem aidata. Kasutades andmesisendite, väljundite, salvestuspunktide ja protsesside kuvamiseks sümboleid ja lühikesi tekstisilte, saavad nad koondada teabe graafiliseks esituseks sellest, mida võib olla raske sõnastada. Kuna neid saavad kasutada nii tehnikameeskonnad kui ka tavakasutajatest huvirühmad, on need suurepärane valik, kui teil on vaja esitada teavet laiale publikule.
Näide: Andmevooskeemi diagramm
Vooskeemi näpunäited
Vooskeemi koostamine on lihtne, eriti kui kasutate vooskeemimalli, aga hea vooskeemi koostamine nõuab veidi rohkem mõtlemist. Siin on mõned näpunäited, kuidas luua vooskeem, mis peale teabe andmise näeb ka suurejooneline välja.
- Muutke oma diagrammid kergesti loetavaks. Looge vooskeem lõppkasutajat silmas pidades. See tähendab, et selle paigutus ja ülesehitus aitavad teie publikul teada, mis järjekorras skeemi vaadata. Kohandage joondust vastavalt vajadusele ning kasutage korrektset grammatikat, arusaadavaid pealkirju ja vältige slängi, et tagada diagrammi kasutajasõbralikkus. (Vihje: Kahtluse korral testige seda kellegi peal, kes pole teie projektiga tuttav.)
- Olge järjepidev. Kui kasutate vooskeemis kujundeid, fonte, värve ja nimetamisreegleid järjepidevalt, on teie publikul seda lihtsam mõista.
- Kasutage kontrasti. Värvide järjepidev kasutamine on väga oluline, kuid ärge kasutage sama värvi või värviperekonda iga kujundi jaoks. Erinevaid värve kasutades saate samme või toiminguid silmatorkavamaks muuta. Ja kui kasutate taustast eristuvaid fondivärve, on diagramm lihtsamini loetav.
- Kasutage veebipõhist vooskeemi koostajat. Mallide, sisseehitatud versioonihalduse ja lihtsa koostöö abil ning võimalusega neid igal ajal redigeerida, aitavad nad teil kujundusi katsetada ning diagramme oma ajakava järgi luua ja hallata.
Vooskeemi integreerimine
Olenemata sellest, kas teil on vaja teha otsus, selgitada protsessi või jagada andmeid oma tegevjuhiga, võib vooskeemide integreerimine teistesse ärirakendustesse ja suhtlustööriistadesse tööviljakust veelgi suurendada. Kasutades vooskeemide koostajat ja kontoritööriistu, saate diagrammide jaoks sisu hankida kõikidest oma allikatest, sealhulgas dokumentidest, failidest ja sotsiaalmeedia saitidelt.
Samuti võiksite kaaluda oma vooskeemide integreerimist ärianalüüsi (BI) tööriistadega, mis võimaldab teil ja teie meeskonnal andmetega töötada ja teavet hõlpsamini esitada. Sisseehitatud vooskeemide ja BI-tööriistadeabil saate muuta andmed kaasahaaravateks visuaalideks, luua interaktiivseid aruandeid, uurida andmeid üksikasjalikult ja hankida ülevaateid, mis võimaldavad teha kiireid ja teadlikke otsuseid.
Vooskeemide loomiseks ja oma ettevõttesse uuenduste toomiseks on palju uusi viise. Lisateabe saamiseks vaadake seda üksikasjalikku juhendit , kuidas automatiseerida vooskeeme arvutustabelite struktureeritud andmetest, ja tutvuge põhjalikult kaasaegsete vooskeemi tööriistadega.
Microsoft 365 meeskond on keskendunud ressursside jagamisele, et aidata teil oma ettevõtet alustada, juhtida ja kasvatada.
Visio kasutamise alustamine
Visio aitab teil ideid, teavet ja protsesse visualiseerida ning teistega jagada sisuliselt kõikjalt ja iga seadme kaudu.
Äriülevaadete ja -ideede teenust ei tohiks käsitleda maksu- ega finantsnõustamisena. Oma olukorra arutamiseks pidage nõu maksu- või finantsspetsialistiga.
Jälgige Microsoft 365 uudiseid