Projektin ohjaaminen jatkuvasti liikkuvan organisaation stressaavien vesien läpi voi olla haastava tehtävä. Näinä päivinä keskimääräistä toimistotyöntekijää kuormittaa lukematon määrä aikarajoja, kokouksia, sähköpostiviestejä ja tehtäviä. Tämä todennäköisesti tarkoittaa, että heillä ei ole aikaa tai energiaa antaa kaikkia kykyjään sinulle ja projektillesi. Onneksi voit helpottaa asioita. Voit varmistaa projektin onnistumisen paremmin huolimatta siitä, onko kyseessä asiakas tai sisäinen sidosryhmä, tutustumalla näihin viiteen projektien hallinnan työkaluun, jotka säästävät aikaa, rahaa ja energiaa.
5 projektinhallintatyökalua, jotka auttavat säästämään aikaa, rahaa ja energiaa
Gantt-kaaviot ja scrum-taulut
Loputtoman sisällön aikakautena sanojen vyöry vaatii jatkuvasti rajallista huomiotamme. Yksinkertainen visualisointi voikin olla virkistävä ja erittäin tehokas. Gantt-kaaviot käyttävät perustason vaakapalkkeja projektin vaiheiden ja edistymisen näyttämiseen. Nopealla vilkaisulla työryhmäsi jäsenet näkevät, mitä työtä tällä hetkellä tehdään (tai ainakin mitä työtä pitäisi tehdä) ja milloin heidän panostaan tarvitaan. He näkevät myös, kuinka kauan kunkin vaiheen odotetaan vievän. Scrum-taulut toimivat samankaltaisesti etenkin projekteissa, joiden aikajana on vähemmän tiukka ja joissa on mukana useita tiimejä. Taulu näyttää eri projektivaiheet (kuten suunnittelun ja suorittamisen) ja kunkin tiimin merkinnät. Kun tiimit suorittavat vaiheita ja edistyvät, ne voivat siirtää merkintöjään taululla. Näin kaikki osapuolet näkevät kokonaiskuvan ja paikkansa siinä.
Tehtävämääritykset
On helppo suostua tekemään jotain – muistaminen onkin sitten vaikeampaa. Erityisesti näin käy silloin, kun jokaisessa viestissä näyttää olevan mukana uusi pyyntö. Tästä syystä tehtävämääritysten verkkotyökalu on niin arvokas. Ne, jotka ovat vastuussa projektin osan suorittamisesta – oli kyseessä sitten logon suunnittelu tai lopullisten lukujen toimittaminen – voivat kirjautua sisään ja nähdä helposti, mitä heidän on tehtävä. Tilin asetusten mukaan he saavat myös sähköposti-ilmoituksia tulevista määräajoista. Toisaalla projektipäälliköt voivat pitää tiiminsä ajan tasalla ja varmistaa, että kaikki tehtävät suoritetaan ajallaan ilman pitkien sähköpostiketjujen selaamista. Tämä auttaa välttämään kalliit viiveet ja tarpeettoman turhautumisen.
Resurssien varaaminen
Toimistoympäristössä resurssien varaaminen on tärkeää. Projektipäälliköt tarvitsevat tehokkaan työkalun tiiminsä jokaisen jäsenen tuntien ajoittamiseen ja seuraamiseen, jotta voidaan välttää liikavaraukset, yli menneet määräajat ja tyytymättömät asiakkaat. Tällainen asioiden järjestäminen ei kuitenkaan rajoitu vain luovan työn maailmaan. Eikö olisi hyödyllistä myös suuryrityksen toimistossa saada selkeä kuva tiimin jäsenten käytettävyydestä? Pyydä tiimiäsi etukäteen arvioimaan mahdollisuuksien mukaan heidän käytettävyytensä projektin aikana. Pyydä heitä merkitsemään ylös päivät, jolloin he ovat lomalla, päivät, jolloin he eivät voi työskennellä kokousten vuoksi, ja päivät, jolloin heillä on muita määräaikoja. Jos sinulla on käsitys tuntikohtaisesta käytettävyydestä, voit luoda realistisia aikajanoja. Resurssien verkkokäyttöisen varaustyökalun avulla sinä ja tiimisi jäsenet voitte helposti seurata todellisia tunteja ja arvioita ja säätää niitä vastaamaan toisiaan, mikä mahdollistaa sujuvammat työnkulut tulevaisuudessa.
Yksinkertainen projektien hallinta.
Kaikki hallitsevat projekteja. Microsoft Projectin tehokkuuden ja yksinkertaisuuden ansiosta voit hoitaa mitä tahansa projektia onnistuneesti.
Palautetyökalut
Palautteen antaminen tarkoittaa eri asioita eri ihmisille – jotkut tarjoavat tiukkoja ja ohjaavia muokkauspyyntöjä, toiset suurpiirteisiä tunteita ja reaktioita. Joskus eri sidosryhmät esittävät ristiriitaisia mielipiteitä. Kaikki tämä aiheuttaa sen, että palautteen saaja ei välttämättä tiedä, miten jatkaa. Ketä pitäisi kuunnella?
Palautetyökalujen avulla sidosryhmät voivat äänestää ja asettaa järjestykseen tuotteen eri versioita, mikä helpottaa ryhmän yhtenäistämistä reilulla tavalla. Jos tietyn henkilön mielipiteellä pitäisi olla enemmän painoarvoa – ehkä hänellä on merkittävää asiantuntemusta – hänen äänensä voidaan laskea kahtena äänenä.
Valmiit raportit
Edistymisraportit ja jälkiraportit ovat olennainen osa mitä tahansa projektia, eikä niiden tarvitse olla aikaa vieviä. Sen sijaan, että käyttäisit arvokkaita tunteja mukautetun raportin luomiseen, valitse sopiva valmiista vaihtoehdoista. Voit syöttää olennaiset luvut ja antaa ohjelman luoda asianmukaiset muotoilut ja tietojen visualisoinnit.
Tämä tarkoittaa sitä, että voit aloittaa seuraavan projektin suunnittelun paljon aikaisemmin.
Varaa itsellesi aikaa
Henkisen hyvinvointisi kannalta on tärkeää varmistaa, että sinulla on vapaa-aikaa annettavaksi ihmisille ja asioille työn ulkopuolella. Tämän henkisen aikalisän avulla pysyt energisenä ja innostuneena työstäsi. Loppujen lopuksi asiat on tärkeää pitää tasapainossa.
Tähän tasapainoon kuuluvat myös hyvät yöunet ja säännöllinen liikunta – olennaisia osia ylöspäin suuntautuvan kasvukäyrän ylläpitämistä. Harvardin tutkimus totesi, että unettomuus voi aiheuttaa sen, että keskimääräinen työntekijä menettää vuosittain jopa 11,3 päivän tuottavuuden. Toinen tutkimus tuli siihen tulokseen, että säännöllinen liikunta auttaa pienentämään stressitasoa, parantamaan keskittymistä, nopeuttamaan kognitiivisia kykyjä ja terävöittämään muistia.
Löydä lisää tuottavuusniksejä ja hyödynnä maksuttomia yritysmalleja, joiden avulla voit työskennellä entistä älykkäämmin, nopeammin ja tehokkaammin.
Microsoft 365:n käytön aloittaminen
Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.
Aiheeseen liittyvä sisältö
Liiketoiminnan hallinta
Pienyrityksen valmisteleminen tekoälymenestystä varten
Liiketoiminnan hallinta
Etulinjan tekoäly: Eri toimialojen sovellukset
Liiketoiminnan hallinta
Etulinjan hallinta: Opas etulinjan esihenkilön johtajuuteen
Yritystoimintasi kasvattaminen
Etulinjan työntekijöiden pysyvyyden ja osallistamisen parantaminen
Liiketoiminnan tiedot ja ideat -palveluun ei sisälly ammattimaista vero- eikä rahoitusneuvontaa. Ota yhteys omaan vero- tai rahoitusneuvojaasi, jos haluat keskustella tilanteestasi.
Seuraa Microsoft 365:tä