Riippumatta siitä, missä työskentelet, sen tietäminen, kuka tekee mitäkin ja mihin hän sopii, voi auttaa kaikkia tekemään työnsä paremmin. Organisaatiokaavion avulla kaikki voivat nopeasti tarkastella yrityksen rakennetta, olipa kyseessä sitten vakiintunut toimisto, startup-yritys, tuotantolaitos tai jokin muu.
Näin teet parhaan organisaatiokaavion yrityksellesi
Mikä on organisaatiokaavio?
Olet todennäköisesti nähnyt sellaisen aiemminkin. Organisaatiokaaviot, joita kutsutaan myös organogrammeiksi, sisältävät ruutuja, muotoja tai valokuvia, jotka edustavat ihmisiä ja asemia. Ne voivat sisältää myös yhteystietoja, sivulinkkejä, kuvakkeita ja kuvia.
Kun nämä ruudut on yhdistetty viivoihin, ne muodostavat kaavion, joka kuvaa organisaation sisäistä rakennetta. Se näyttää, kuka raportoi kenelle, missä osastojen rajat menevät ja miten osastot ovat yhteydessä toisiinsa.
Mikä on organisaatiokaavion tarkoitus?
Organisaatiokaavioiden avulla uudet työntekijät tai vapaaehtoiset voivat tutustua yritykseen nopeasti auttamalla heitä yhdistämään nimet ja kasvot rooleihin ja vastuisiin. Myös pitkäaikaiset työntekijät, henkilöstöhallinto-osastot ja yritysten omistajat voivat hyötyä siitä, että organisaatiokaavio on heidän ulottuvillaan.
Niillä on seuraavat tehtävät:
- näyttää sisäinen rakenne ja hierarkiat
- auttaa työntekijöitä selvittämään, kenelle raportoida ja kehen ottaa yhteyttä, jos ongelmia ilmenee
- auttaa selventämään rooleja ja vastuita
- helpottaa työntekijöiden yhteystietojen säilyttämistä yhdessä paikassa
- auttaa johtoa näkemään, kuinka monta työntekijää kullakin osastolla on ja miten henkilöstö ja muut resurssit jaetaan parhaiten
- antaa henkilöstölle tietoa ylentämiskanavista
Yksi organogrammi ei voi tehdä kaikkea. Katsotaanpa, millaisia organisaatiokaavioita yritykset käyttävät eniten.
Mitkä ovat neljä organisaation rakennetyyppiä?
Käyttämäsi organisaatiokaavion tyyppi riippuu yleisöstä, organisaatiosta ja siitä, mitä haluat välittää. Tarvitset ehkä vain yhden kaaviomallin koko yrityksellesi tai muutaman usealle eri käyttäjäryhmälle tai osastolle.
Vaikka kutakin organisaatiokaaviotyyppiä voi muokata, useimmat yritykset käyttävät organisaatiokaavioita, jotka kuuluvat johonkin näistä neljästä luokasta:
1. Toiminnallinen ylhäältä alas -hierarkia
Hierarkiakaavio, joka on täydellinen perinteisen liiketoimintarakenteen näyttämiseen, alkaa C-Suitella, ja sen jälkeen se on jaettu osastoihin tai osastoihin. Jokaisessa osastossa luetellaan ylemmän johdon, keskijohdon, ylemmän tason henkilöstön jäsenet, keskitason henkilöstö ja ylätason henkilöstön jäsenet. Lopulta hierarkiakaavio näyttää pyramidikaaviolta, jossa näkyvät kaikki osastot toimitusjohtajaan asti.
HUOMAUTUS: Hierarkkiset organisaatiokaaviot ovat yleensä helposti ymmärrettäviä. Mutta kun komentoketjussa on useita kerroksia, tiedät, kehen pitää muodostaa yhteys ja milloin voi tuntua vaikealta, etenkin, jos on ongelma tai jos jollakulla on uusi idea.
2. Osasto-organisaatiokaavio
Tämä lomake on turvallinen valinta, jos yrityksesi on järjestetty tuotelinjojen tai maantieteellisten alueiden mukaan. Jos ne ovat riippumattomia toisistaan, myös osastollinen organisaatiokaavio on erinomainen tapa kuvastaa sitä selvästi. Organisaation hierarkiakaavion tavoin jakokaavion alussa on toimitusjohtaja tai johtaja, mutta sen sijaan, että se olisi jaettu osastoihin, joilla on jaettuja resursseja, se on jaettu liiketoiminta-alueisiin (LOB). Kaavio kattaa kunkin toimialan osastot, kuten henkilöstöhallinnon, kirjanpidon, oikeudelliset ja markkinoinnin osastot sekä näiden osastojen henkilöt tai tehtävät.
HUOMAUTUS: Koska tällaisella organisaatiolla on usein tarpeettomia osastoja kussakin osastossa, osastorakenne voi aiheuttaa henkilöstön turmeltumista ja tarpeettomia kuluja.
3. Matriisin organisaatiokaavio
Kokeile Visiota maksutta kuukauden ajan
Sovellettava tilausmaksu veloitetaan sinulta maksuttoman yhden kuukauden kokeilujakson jälkeen. Tilaukseen tarvitaan luottokortti. Voit lopettaa tulevat veloitukset peruuttamalla milloin tahansa.
Tämäntyyppinen organogrammi sopii yleensä yrityksille, joissa on tiimejä, tai tiimin jäseniä, joilla on useampi kuin yksi esihenkilö. Esimerkiksi lehdissä toimittaja voi käsitellä paikallisia uutisia sekä taloudellisia uutisia, mikä tarkoittaa, että hänellä olisi kaksi esihenkilöä. Tai energiantoimittajan graafinen suunnittelija saattaa raportoida graafisen suunnittelun johtajalle. Mutta koska hän työskentelee uusiutuvan energian osaston projekteissa, suunnittelija voi myös viestiä jonkun kyseisen tiimin henkilön kanssa.
HUOMAUTUS: Kun työryhmän jäsenet työskentelevät eri osastojen välillä, organisaatiot löytävät yleensä luovempia tapoja ratkaista ongelmia. Tämä luo paremman yhteistyöympäristön. Jos tiimeillä tai tiimin jäsenillä on useampi kuin yksi valvoja, se voi kuitenkin lisätä sekaannusta ja ristiriitoja.
4. Litteä organisaatiokaavio
Lähes yksinomaan pienyritysten käyttämissä organisaatiokaavioissa on yleensä kaksi tasoa: hallinnon vastuuhenkilöt ja työntekijät. Kaaviossa yhtenäiset viivat näyttävät pääkomentoketjun ja pisteviivat toissijaiset auktoriteetit. Teoreettisesti, yritykset, joilla on tasainen organisaatiorakenne, saattavat näyttää samanlaisilta kuin pienessä palolaitoksessa jossa on ylipäällikkö, kolme kapteenia ja useita pelastajia, jotka työskentelevät kapteenien alaisuudessa. Tai kyseessä voi olla valvoja tai osaston johtaja, jolla on muutamia työntekijöitä, jotka raportoivat suoraan hänelle.
HUOMAUTUS: Litteässä rakenteessa esihenkilöillä ja heidän tiimeillään on usein läheiset suhteet ja he osallistuvat päätöksentekoon. Työntekijöillä on yleensä enemmän vastuuta ja enemmän itsenäisyyttä kuin muissa organisaatiorakenteissa. Tämä tarkoittaa, että luottamuksen luominen on erittäin tärkeää, kuten myös tiimityö. Koska matriisi on niin tiivis ja työntekijöiden välillä on ristiriitoja, ne voivat olla ilmetä voimakkaammin, koska tiimi on niin pieni.
Organisaatiokaavioiden luominen ohjelmistojen avulla
Organisaatiokaavio-ohjelmisto tekee uusien organogrammien luomisesta ja vanhojen muokkaamisesta yksinkertaista. Tutustutaan nyt siihen, miten voit luoda organisaatiokaavion verkossa suosituimpien käytettävissä olevien ohjelmistovaihtoehtojen avulla.
Organisaatiokaaviot PowerPointissa
PowerPoint on ehkä suunniteltu esitystyökaluksi, mutta voit käyttää sitä myös organisaatiokaavioiden kehittämiseen. Aloita näin:
- Avaa uusi PowerPoint-asiakirja
- Siirry Lisää-välilehteen ja valitse SmartArt
- Siirry hierarkiaryhmään ja valitse tarvitsemasi organisaatiokaaviomalli
- Lisää tekstiä napsauttamalla muotoja
- Lisää muotoja (tai henkilöitä) tarpeen mukaan
Kun kaikki on otettu huomioon, voit aloittaa organisaatiokaavion järjestämisen uudelleen PowerPointissa. Siirry takaisin SmartArt-työkalujen Rakenne-välilehteen ja siirrä muotoja pystysuunnassa Käyttämällä Ylennä- tai Alenna-painikkeita. Siirrä muotoja vaakasuunnassa Siirrä ylös- tai Siirrä alas -painikkeilla.
Organisaatiokaaviot Wordissa
Se ei ehkä ole perinteinen tapa luoda organisaatiokaavioita, mutta Microsoft Word voi auttaa suunnittelemaan peruskaavioita, jotka näyttävät, miten organisaatiosi toimii. Jos haluat luoda organisaatiokaavion Wordissa, sinun tarvitsee vain:
- siirtyä Lisää-välilehteen ja valita SmartArt
- siirtyä hierarkiaryhmään ja valita organisaatiokaaviomalli, jota haluat käyttää
- Seuraavaksi näkyviin tulee valikko, jossa on henkilöitä edustavia muotoja. Kirjoita vain teksti, joka edustaa kaavion jokaista henkilöä.
- Jos haluat lisätä muotoja organisaatiokaaviomalliin, napsauta SmartArt-työkalujen Rakenne-välilehteä ja valitse sitten Lisää muoto.
- Jos haluat antaa tehtävän organisaatiokaaviossa olevalle henkilölle, napsauta hänen nimeään Teksti-valintaikkunassa. Siirrä niitä ylös painamalla sarkainta tai siirrä niitä alas painamalla Vaihto + Sarkain. Voit myös hallita hierarkioita SmartArtin Rakenne-välilehdessä.
Voit säätää värejä, fontteja ja kokoja SmartArt-työkalujen Rakenne- ja Muotoile-välilehtien avulla.
Organisaatiokaaviot Visiossa Excelistä
Visio on visuaalinen vedä ja pudota -pohjatyökalu, jonka avulla käyttäjät voivat luoda organisaatiokaavioita. Sen avulla voit myös muodostaa yhteyden olemassa olevien Excel-tiedostojen tai aktiivisten hakemistojen tietoihin, jotta voit luoda organisaatiokaavioitaautomaattisesti. Mutta kun yhdistät nämä kaksi, voit luoda näyttäviä organisaatiokaavioita kaikenkokoisille yrityksille. Aloita avaamalla Visio, valitsemalla ohjattu organisaatiokaavion luominen ja sitten:
- Valitse Tiedot, jotka on jo tallennettu tiedostoon tai tietokantaan
- Vastaa kysymyksiin pyydettäessä
- Voit halutessasi tuoda kuvia
- Valitse Valmis
Sen lisäksi, että voit tuoda tietoja organisaatiokaavioon Excelistä, voit myös lisätä tietoja suoraan ohjattuun organisaatiokaavion luomiseen.
Lisää organisaatiokaaviovinkkejä
Organisaatiokaavio-ohjelmistossakin organogrammit voivat nopeasti muuttua muotojen ja sanojen puuroksi. Mutta vähän suunnittelemalla ne voivat kiinnittää ihmisten huomion oikealla tavalla. Kun haluat hienosäätää kaaviotasi, kokeile seuraavaa:
- Tee siitä oikean kokoinen. Jos kaavio on liian suuri, se eksyttää. Jos on tarpeen luoda kolme kaaviota yhden sijaan, tee se. Näin yleisösi voi saada yleiskatsauksen organisaation rakenteesta ja tutustua tarkemmin osastoihin tai jakoihin, kun he ovat valmiina siihen. Varmista vain, että kaikki johtaa takaisin organisaatiosi ylimmälle tasolle.
- Käytä muotoja ja värejä yhdenmukaisesti. Käyttämällä samaa muotoa esihenkilöille, toista muotoa keskitason henkilöstölle ja kolmatta työntekijöille, voit auttaa ihmisiä ymmärtämään kaaviotasi paremmin. Käytä yhtä väriä myös yrityksen jokaiselle osastolle.
- Lisää olennaiset tiedot. Muista lisätä tietoja henkilöstöstäsi, kuten yhteystiedot, sijainti, asiakkaat tai erikoisalat. Tällä tavalla jos joku etsii apua, hän voi tietää, kuka tekee mitäkin ja missä.
- Näytä avustajat sivupalkilla esihenkilönalapuolella. Tämä muotoilutyyli voi auttaa ilmaisemaan avustavaa roolia ja näyttämään silti selvästi esihenkilölle suoraan raportoivat. Se voi myös auttaa ihmisiä tietämään, kehen ottaa yhteyttä, jos he haluavat ottaa yhteyttä esihenkilöön.
- Kiinnitä huomiota välistykseen. Pidä ruudut erillään toisistaan. Kaaviota on helpompi lukea ja sen ulkoasu on ammattimaisempi.
Kun kaavio on valmis, pyydä jotakuta, joka tuntee organisaation hyvin (ja häntä, joka ei), tutustumaan siihen. Näin voit varmistaa, että se on paitsi oikein, mutta myös selkeä ja informatiivinen kaikilla tasoilla oleville. Saat lisätietoja organisaatiokaavioiden luomisesta ohjelmistojen ja mallien avulla tämän vaiheittaisen oppaan avulla.
Microsoft 365 -tiimi keskittyy resurssien jakamiseen, jotta voit aloittaa liiketoimintasi ja pyörittää ja kasvattaa sitä.
Vision käytön aloittaminen
Visualisoi ja välitä ideoita, tietoja ja prosesseja mistä tahansa ja millä tahansa laitteella, kun sinulla on Visio.
Aiheeseen liittyvä sisältö
Yritysteknologia
Kuusi generatiivisen tekoälyn etua pienyrityksille
Liiketoiminnan tuottavuus
Tekoälyn käyttö tuottavuutta ja tehokkuutta varten työpaikalla
Yritysteknologia
Tekoäly ja tuottavuus: Näin työntekijän kokemusta voi parantaa tekoälytyökalujen avulla
Liiketoiminnan tuottavuus
Agile DevOps -opas pienille ja keskisuurille yrityksille
Liiketoiminnan tiedot ja ideat -palveluun ei sisälly ammattimaista vero- eikä rahoitusneuvontaa. Ota yhteys omaan vero- tai rahoitusneuvojaasi, jos haluat keskustella tilanteestasi.
Seuraa Microsoft 365:tä