Mitä ovat KPI-raporttinäkymät?

Tunnuslukujen raporttinäkymät ovat työkaluja, jotka yhdistävät tietolähteet ja joissa saa yhdellä silmäyksellä visuaalista palautetta liiketoiminnan suorituskyvystä tunnuslukujen (KPI) perusteella.

Kokonaisvaltaisen KPI-työkalun edut

KPI-koontinäytöt tarjoavat käyttäjille:

Nopea ja helppo ratkaisu tunnuslukujen ja muiden liiketoiminnan mittarien seuraamiseen.
Tietojen yhdistetty näkymä, mikä parantaa näkyvyyttä yrityksen kuntoon.
Mukautettava tietojen visualisointi suorituskyky- ja tilailmaisimilla.

Kun luot suorituskykyilmaisimen koontinäytön samalla työkalulla tai alustalla, jota käytät suorituskykyilmaisimien määrittämiseen, kaikki tarvitsemasi on samassa paikassa. Kun muokkaat suorituskykyilmaisimen määrityksiä, tietolähteitä tai kohteita, nämä päivitykset täytetään automaattisesti koontinäyttöihisi, mikä säästää arvokasta aikaa ja vaivaa.

Mikä on tunnusluku?

Suorituskykyilmaisin on mitattavissa oleva arvo, joka osoittaa, kuinka tehokkaasti saavutat tavoitteesi. Ajattele suorituskykyilmaisimia yrityksesi tuloskorttina, joka on keino mitata, saavutatko tavoitteitasi vai et.

Miksi tunnusluvuilla on merkitystä

Tunnuslukuja määrittämällä ja seuraamalla näet, edistyykö liiketoiminta toivotulla tavalla vai pitäisikö tehdä muutoksia, jotka estävät arvokkaat ajalliset ja taloudelliset menetykset. Kun suorituskykyilmaisimia käytetään oikein, ne ovat tehokkaita työkaluja, jotka auttavat sinua:

seuraamaan yrityksen taloudellista tilannetta.
mittaamaan edistymistä strategisten tavoitteiden perusteella.
havaitsemaan ongelmat ajoissa.
muuttamaan taktiikkaa oikea-aikaisesti.
motivoimaan tiimin jäseniä.
tekemään entistä parempia ja nopeampia päätöksiä.

Miten voit siis aloittaa yrityksesi kannalta tärkeiden suorituskykyilmaisimien tunnistamisen? Aloita selventämällä strategisia tavoitteitasi – yhdessä tai osaston mukaan.

Näiden tavoitteiden avulla voit selvittää, mitkä suorituskykyilmaisimet ovat tärkeitä yrityksellesi. Soveltuvien tunnuslukujen valitseminen määräytyy kokonaisuudessaan näiden tavoitteiden perusteella sekä mahdollisuudella mitata tuloksia niiden perusteella.

Tunnista seuraavaksi suorituskykyilmaisimen kohteet, joiden parissa työskentelet, ja miten ne mitataan. Muista, että nämä voivat olla sekä lyhyen että pitkän aikavälin tavoitteita.

Keskustele tiimisi kanssa ja kannusta avoimeen keskusteluun suorituskykyilmaisimista ja niiden kohteista. Ovatko ne liian aggressiivisia? Liian helppoja? Kohteiden pitäisi olla haastavia, mutta jos ne ovat liian kaukaa haettuja tai ne ovat täysin riippuvaisia mittareista, joita tiimisi ei hallitse, kannattaa palata asiaan. Kannattaa myös tutustua toimintoihin ja taktiikoihin, joita yrityksesi käyttää näiden tavoitteiden saavuttamiseksi. Arvioi lopuksi, missä olet nyt – tämä on suorituskykyilmaisimen aloituskohta.

Tutustu erityyppisiin tunnuslukuihin

Seurattavien tunnuslukujen määrittämistä helpottaa, kun tiedät, minkälaisia tunnuslukuja käytetään yleisesti edistymisen mittaamiseen.

Kvantitatiivisissa suorituskykyilmaisimissa on kyse mitattavissa olevista faktoista, jotka voidaan esittää numerolla. Ajattele tilastoja, prosenttilukuja ja dollarimerkkejä.
Laadulliset suorituskykyilmaisimet sisältävät ihmisten tulkintoja, eikä niitä voi laskea numeroilla. Ajattele mielipiteitä, tunteita ja kokemuksia.
Menneisyyteen suuntautuvat suorituskykyilmaisimet mittaavat, mitä on jo tapahtunut aiemmin, onnistumisen tai epäonnistumisen ennustamiseksi. Voit katsoa taaksepäin, mitä olet jo saavuttanut tai missä sinulla on ollut vaikeuksia.
Johtavat suorituskykyilmaisimet mittaavat suorituskykyä tulevan menestyksen ja pitkän aikavälin trendien ennustamiseksi. Voit odottaa innolla sitä, mihin olet menossa.

Tulevaisuuteen ja menneisyyteen suuntautuvia suorituskykyilmaisimia käytetään yleisesti yhdessä. Kvantitatiivisten ja laadullisten suorituskykyilmaisimien lisäksi ne ovat hyvä paikka aloittaa.

Määritä kullekin seurattavalle suorituskykyilmaisimelle omistaja ja seurantatiheys. Riippumatta siitä, mitä suorituskykyilmaisimia päätät seurata, suorituskykyilmaisimen käyttöympäristön tai työkalun käyttö on avainasemassa, kun haluat tehdä yhteistyötä työryhmäsi kanssa suorituskykyilmaisimien määritysten osalta. Kun määritätte kunkin suorituskykyilmaisimen yhdessä, ja sitten sieppaat tilannekohtaisia tietoja ja yhdistät ne yhteen näkymään, voit ottaa käyttöön reaaliaikaisia toimintoja.

KPI-koontinäyttöesimerkkeihin

Tehokkaat KPI-raporttinäkymät keräävät yhteen kaikki tunnusluvut, joita tarvitset strategisten tavoitteiden seuraamiseen. Lisäksi niissä esitetään visuaalisesti rinnakkain samassa paikassa kaikki tarvittavat mittarit. Tutustu näihin KPI-koontinäyttöesimerkkeihin ja harkitse joitakin keskeisiä mittareita, joita todennäköisesti haluat seurata:

Markkinoinnin tehokkuus

Avainsanan teho

Keskimääräinen aika sivulla

Muunnosprosentti

Keskimääräinen liidin pistemäärä

Sivustossa tapahtuvan liikenteen ja liidin suhde

Asiakaspalvelu

Asiakastyytyväisyyspisteet

Puhelukohtainen kustannus

Ensimmäisen vastauksen aika

Asiakkaiden säilyttämisprosentti

Keskimääräinen ratkaisuaika

Taloudellinen tilanne

Tulos

Nykyinen suhde

Liiketoiminnan kassavirta

Pääoman käyttönopeus

Toimittajan kulut

IT:n suorituskyky

Keskimääräinen aika korjaukseen

Palvelimen käyttämättömyysaika

IT:n sijoitetun pääoman tuotto

Työntekijäkohtaiset ratkaisemattomat palvelupyynnöt

Budjetin mukaisesti toteutetut projektit

KPI-raportointi

Suorituskykyilmaisimen raportit vievät suorituskykyilmaisimen koontinäytössä esitetyt tiedot uudelle tasolle. Ne syventyvät tietoihin ja saavat tarkempia merkityksellisiä tietoja ja analyyseja.

KPI-raportti auttaa sidosryhmiä ja tiimin jäseniä tunnistamaan trendit tai pullonkaulat tietyllä ajanjaksolla, mikä parantaa päätöksentekoa. Raportoinnin aiheita voivat olla esimerkiksi seuraavat:

merkityksellisiä tietoja yrityksen päivittäisistä toiminnoista.
yrityksen taloudellinen tilanne tavoitetunnuslukujen perusteella.
tietojen esiin nostamat merkittävät trendit tai toistuvuusmallit.
strategista päätöksentekoa avustava tietojen syvänanalyysi.

Jos haluat luoda suorituskykyilmaisimen raportin, määritä ensin yleisö ja raportin tavoite. Haluat esimerkiksi ehkä näyttää yrityksen sidosryhmien kolmannen vuosineljänneksen edistymisen kohti tuottotavoitettasi. Varmista, että kaikki raportissasi esitellyt suorituskykyilmaisimet osoittavat takaisin kyseiseen keskeiseen teemaan.

Muita KPI-raportin luonnissa huomioon otettavia seikkoja:

KPI-työkalussa tai -ympäristössä jo mahdollisesti oleviin KPI-raporttimalleihin tutustuminen.
raportointivälin määrittäminen.
päätös siitä, onko raportti staattinen vai vuorovaikutteinen, jolloin tietoihin poraudutaan dynaamisesti.
vain liittyvien tunnuslukujen esittäminen siten, ettei raportissa ole turhia tunnuslukuja, jotka eivät yhdisty raportoinnin tavoitteisiin.
varmistaminen, että raportointi on selkeää, helposti ymmärrettävissä ja kohdekäyttäjäryhmän toimintaa ohjaavaa.

Tunnuslukuja koskevat parhaat käytännöt

Voit aloittaa tunnuslukujen tehokkaan käytön hyödyntämällä seuraavia vinkkejä.

Tunnuslukujen määrittäminen:

Valitse vain suorituskykyilmaisimet, jotka on kohdistettu tiettyihin tavoitteisiisi. Jos tavoitteesi eivät ole selvät, suorituskykyilmaisimien täsmäytys niihin nähden on monimutkaista.
Käytä samoille tavoitteille eri tunnuslukuja, jos tavoitteet ylittävät osastorajat; markkinointiosastolla voi olla esimerkiksi erilaiset tunnusluvut kuin myyntitiimillä.
Varmista, että valituille tunnusluvuille on määritetty perusryhmä, joka vastaa niiden määrittämisestä.

Tunnuslukujen seuranta:

Perehdy KPI-työkalussa tai -ympäristössä oleviin erilaisiin raporttinäkymiin, visualisointikaavioihin ja malleihin ja tee niistä sitten tavoitteisiin sopivat valinnat.
Varmista, että sisällytät vertailujen aloitustiedot, jotta raporttinäkymän tiedot osoittavat yrityksen todellisen suorituskyvyn ja edistymisen ajan mittaan.
Määritä suorituskykyilmaisimien valvonnan ja toiminnan aikaväli. Valvotaanko suorituskykyilmaisimien koontinäyttöjä päivittäin vai viikoittain? Tulevatko toimet vasta raportoinnin jälkeen vai ovatko sidosryhmät ja/tai työryhmän jäsenet sopeutuneet muokkaamaan taktiikoita matkan varrella?
Varmista, että sinulla on yksinkertainen, päästä päähän -tietosuoja tietojen koontinäytöille ja asetukset jakamiseen organisaation ulkopuolelle.

Yleisiä tunnuslukuja koskevia virheitä

Älä tee seuraavia yleisiä tunnuslukuihin liittyviä virheitä:

Valitut tunnusluvut eivät ole tärkeitä strategisten tavoitteiden kannalta. Vaikka kaikkia liittyviä liiketoimintamittareita on hyvä seurata, kaikkia ei kuitenkaan kannata käyttää tunnuslukuina.
Huonosti määritettyjen tai epämääräisten suorituskykyilmaisimien käyttöönotto. Tee yhteistyötä tiimisi kanssa määrittääksesi suorituskykyilmaisimet ja tarkat tiedot siitä, miten ne mitataan. Jos näin ei ole, sinun on vaikea saavuttaa tavoitteitasi.
Suurten tai epärealististen suorituskykyilmaisimien tavoitteiden asettaminen. On parempi asettaa realistisempia tavoitteita historiallisten tietojen, resurssien ja nykyisten taktiikoiden perusteella. Harkitse keskittymistä tiettyyn ajanjaksoon tai lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteiden määrittämiseen.
Suorituskykyilmaisimien seuranta ilman omistajia. Vastuulla on merkitystä paitsi tulosten myös prosessin kannalta. Kullakin suorituskykyilmaisimella tulee olla omistaja, joka vastaa valvonnasta, raportoinnista, analysoinnista ja toiminnoista.
Tunnuslukujen huomiotta jättäminen. Olipa kyse tavoitteiden saavuttamisesta tai niistä jälkeen jäämisestä, tunnusluvut ovat työkaluja, jotka auttavat parantamaan päätöksentekoa. Kyse ei siis ole pelkästä seurannasta vaan myös toiminnasta.