Diriger un projet dans les eaux stressantes et stressantes d’une organisation en constante évolution peut être une tâche ardue. De nos jours, l’employé de bureau moyen est accablé par un nombre incalculable de délais, de réunions, d’e-mails et de tâches, ce qui signifie qu’il n’a probablement pas le temps ni l’espace mental nécessaires pour consacrer tout son talent à vous et à votre projet. Heureusement, vous pouvez contribuer à simplifier les choses. Pour mieux garantir le succès de votre projet, que ce soit pour un client ou une partie prenante interne, découvrez ces cinq outils de gestion de projet qui vous permettent d’économiser du temps, de l’argent et de l’énergie.
5 outils de gestion de projet qui permettent d'économiser du temps, de l'argent et de l'énergie
Diagrammes de Gantt et tableaux Scrum
À l’ère du contenu infini – des armadas de mots se battant constamment pour notre attention limitée – un simple visuel peut être rafraîchissant et très efficace. Les diagrammes de Gantt utilisent des barres horizontales de base pour afficher les phases et la progression du projet. D’un simple coup d’œil, vos coéquipiers pourront voir quel travail est en cours d’exécution (ou du moins quel travail devrait être effectué) et quand leurs contributions seront nécessaires. Ils pourront également voir combien de temps chaque phase devrait prendre. Les tableaux Scrum fonctionnent de manière similaire et sont parfaits pour les projets dont le calendrier est moins rigide et qui impliquent plusieurs équipes. Le tableau affiche les différentes phases du projet (planification, exécution, etc.) et les marqueurs pour chaque équipe. Au fur et à mesure qu'elles terminent les phases et progressent, les équipes peuvent déplacer leurs marqueurs sur le plateau. Cela permet à tous les acteurs concernés d’avoir une vue d’ensemble et de savoir où ils en sont.
Affectations de tâches
Il est facile d’accepter de faire quelque chose, mais il est beaucoup plus difficile de s’en souvenir. Surtout quand chaque message parasite semble être accompagné d’une nouvelle requête. C’est pourquoi un outil en ligne pour l’attribution des tâches est si précieux. Les personnes chargées de réaliser une partie du projet, qu’il s’agisse de concevoir un logo ou de calculer les chiffres finaux, peuvent se connecter et voir facilement ce qu’elles doivent faire exactement. En fonction des paramètres de leur compte, ils recevront également des notifications par e-mail concernant les échéances imminentes. D’un autre côté, les chefs de projet peuvent garder un œil sur leur équipe et s’assurer que toutes les tâches sont terminées à temps sans avoir à parcourir de longues chaînes d’e-mails. Cela permet d’éviter des retards coûteux et des frustrations inutiles.
Affectation de ressources
Dans un environnement d’agence, l’allocation des ressources est essentielle. Les chefs de projet ont besoin d’un outil efficace pour planifier et suivre les heures de chaque membre de leur équipe afin d’éviter les surréservations, les délais manqués et les clients mécontents. Mais ce mode d’organisation ne doit pas nécessairement se limiter au monde « créatif ». Ne serait-il pas utile, même dans un bureau d’entreprise, d’avoir une idée claire de la disponibilité des membres de l’équipe ? Demandez à votre équipe d’estimer à l’avance, dans la mesure du possible, sa disponibilité tout au long du projet. Demandez-leur de noter les jours où ils seront en vacances, les jours où ils ne pourront pas se concentrer et travailler en raison de réunions et les jours où ils ont d’autres échéances à respecter. Si vous avez une idée de votre disponibilité horaire, vous serez en mesure d’établir des échéanciers réalistes. Un outil d'allocation de ressources en ligne vous permettra, à vous et à vos coéquipiers, de suivre facilement les heures réelles par rapport aux estimations et de les ajuster en conséquence, permettant ainsi des flux de travail futurs plus fluides.
Gestion de projet simple.
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Outils de commentaires
Donnez des commentaires signifie différentes choses pour différentes personnes : certaines proposent des requêtes de modification rigides et prescriptives, d’autres des sentiments et des réactions vagues. Parfois, différentes parties prenantes présentent des opinions contradictoires. Tout cela rend difficile pour la personne qui reçoit les commentaires de savoir comment procéder. Qui sont-ils censés écouter ?
Les outils de rétroaction permettent aux parties prenantes de voter et de classer différentes versions des livrables, ce qui permet à un groupe de fournir plus facilement une orientation cohérente de manière équitable. Si l’opinion d’une personne doit avoir plus de poids (par exemple si elle possède une expertise pertinente importante), vous pouvez ajuster son vote pour qu’il compte comme deux.
Rapports prêts à l'emploi
Les rapports d’avancement et les post-mortem sont des éléments essentiels de tout projet, et ils ne doivent pas nécessairement être une perte de temps. Plutôt que de passer des heures précieuses à créer un rapport personnalisé, choisissez une option prête à l'emploi. Vous pourrez saisir des nombres et des chiffres pertinents et laisser le programme générer un formatage et des visualisations de données appropriés.
Cela signifie que vous pourrez commencer à planifier votre prochain projet beaucoup plus tôt.
Réserver du temps pour vous-même
S’assurer d’avoir du temps libre à consacrer aux personnes et aux activités que vous fréquentez en dehors du travail est essentiel pour votre bien-être mental. En fin de compte, ce temps mort mental peut vous aider à rester énergique et passionné par votre travail. Après tout, il est important de garder un équilibre.
Cet équilibre comprend également une nuit complète de repos pour se ressourcer pendant la nuit et une activité physique régulière, autant d’éléments essentiels au maintien de cette trajectoire de croissance ascendante. En effet, une étude de Harvard a conclu que l’insomnie peut faire perdre au travailleur moyen jusqu’à 11,3 jours de productivité par an, tandis qu’une étude distincte est arrivée à la conclusion qu’une routine d’exercice régulière aide à réduire les niveaux de stress, à améliorer la concentration, à accélérer les capacités cognitives et à aiguiser la mémoire.
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