Comment choisir l’organigramme le plus efficace
Qu’est-ce qu’un organigramme ?
Les organigrammes permettent aux utilisateurs de représenter visuellement un processus ou un système à l’aide de formes ou d’une combinaison de formes et de mots. Ils peuvent aller de simples croquis dessinés à la main à des schémas détaillés générés par ordinateur, décomposant des idées complexes en éléments digestes et faciles à comprendre. En outre, les personnes techniques et non techniques dans pratiquement n’importe quel champ peuvent utiliser des organigrammes.
Ils sont particulièrement utiles dans diverses situations, notamment :
- Documentation et analyse des processus
- Développement de logiciels ou de réseaux informatiques
- Communication ou normalisation des processus
- Identification des redondances, obstacles et inefficacités dans les processus
- Création d’un plan ou d’une structure pour un nouveau projet, service ou entreprise
- Planification du travail de projet avec plusieurs parties prenantes
- Comprendre comment les utilisateurs naviguent sur un site web ou un magasin
- Illustration d’un processus de fabrication
- Création d’un produit ou d’un service
Avantages de l’organigramme
Parallèlement à la possibilité de travailler dans presque n’importe quel scénario, les organigrammes offrent un large éventail d’avantages, notamment :
Visualisation des informations
Un organigramme peut être un avantage, car il fournit un visuel du fonctionnement d’un produit ou d’un service, du flux d’un projet ou de la façon dont un réseau peut fonctionner avant sa création. En vous permettant d’identifier les dépendances, l’efficacité, les besoins en personnel et d’autres variables susceptibles d’impacter votre projet ultérieurement, les organigrammes peuvent vous aider à gagner du temps et de l’argent.
Documentation
Avec un créateur d’organigrammes, vous pouvez enregistrer tous vos fichiers numériquement, les distribuer presque instantanément et même créer une bibliothèque de modèles d’organigrammes. De cette façon, vos fichiers seront toujours accessibles, vos équipes peuvent rester au fait des informations, votre entreprise peut rester conforme et vous n’aurez pas à réinventer la roue la prochaine fois que vous aurez besoin de concevoir un graphique similaire.
Communication simplifiée
Les organigrammes indiquent clairement chaque détail, ce qui peut aider les équipes à comprendre rapidement les tâches à réaliser, quand et par qui. Ces informations peuvent signifier moins de réunions, moins de questions et donner à tout le monde plus de temps pour travailler. Les organigrammes sont également utiles avec des manuels d’information ou même pour l’intégration des employés. Essentiellement, les organigrammes ajoutent du contexte aux ensembles d’instructions et offrent une plus grande efficacité pour les tâches récurrentes.
Exécution facile
Les modèles d’organigrammes en ligne permettent de démarrer rapidement. Grâce à des personnalisations simples, à une collaboration simplifiée et à la gestion de version intégrée, vous pouvez créer exactement ce dont votre organisation a besoin, rechercher des entrées à chaque étape et toujours savoir où se trouvent les fichiers les plus récents et importants.
Types d’organigrammes
Bien que les organigrammes puissent être utilisés pour expliquer à peu près tout, la plupart des personnes les utilisent pour l’une des trois raisons suivantes : pour éclairer les décisions, afficher des processus ou visualiser des données, c’est pourquoi la plupart des modèles d’organigramme appartiennent à l’une de ces trois catégories. Examinons donc ce que chaque type d’organigramme implique, quand les utiliser et pourquoi.
1. Arbre de décision
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Considérez un arbre de décision comme un organigramme « Si c’est le cas, alors ». En vous permettant de créer une carte des résultats possibles en fonction d’un ensemble spécifique de choix, un arbre de décision peut vous aider à voir clairement un chemin et à évaluer vos options.
Les arbres de décision commencent généralement par un seul nœud (la question), puis se regroupent en deux options (décisions), puis ces options aboutissent à des nœuds supplémentaires (résultats possibles). En raison de leur nature, les arbres de décision sont particulièrement efficaces pour mettre en évidence les probabilités et les avantages, et peuvent même être utilisés pour concevoir des algorithmes qui aident à prédire les résultats.
2. Organigramme de processus
En vous donnant la possibilité de représenter et d’analyser le flux d’activités lors de la production d’un produit ou d’un service, un organigramme de processus peut vous aider à trouver des lacunes et des redondances dans votre processus, à identifier où des ressources, des équipements ou des personnes spécifiques sont nécessaires, à révéler des goulots d’étranglement ou des zones problématiques potentiels, et à découvrir les efficacités possibles.
Outre le mode de fonctionnement d’une activité ou les dispositions d’un produit ou d’un service, les organigrammes de processus peuvent également intégrer de nouveaux employés, former des équipes existantes ou aider des fournisseurs ou consultants externes à comprendre votre activité et l’emplacement dans lequel ils s’intègrent.
3. Organigramme de données
Lorsque vous devez approfondir vos données, un diagramme de flux de données peut vous aider. En utilisant des symboles et de courts libellés pour représenter les entrées et sorties de données, les points de stockage et les chemins d'accès, ils permettent de condenser l'information en une représentation graphique de ce qui pourrait être difficile à verbaliser. De plus, étant donné que les équipes techniques et les parties prenantes non techniques peuvent les utiliser, ils constituent une excellente option lorsque vous devez les présenter à un large public.
Exemple : Diagramme d’organigramme de données
Conseils sur les organigrammes
La création d’un organigramme, surtout lorsqu'on utilise un modèle, est simple, mais réaliser un excellent diagramme de flux demande un peu plus de réflexion. Examinons donc quelques conseils pour la création d’un organigramme qui, non seulement informe, mais est superbe.
- Facilitez la lecture de vos diagrammes. Créer votre organigramme avec l’utilisateur final à l’esprit implique de s’assurer que sa disposition et sa composition permettent à votre public de savoir où regarder en premier et où regarder ensuite. En ajustant votre alignement selon les besoins, en utilisant une grammaire correcte, des titres clairs et en évitant le jargon, vous pouvez vous assurer que votre diagramme est facile à utiliser. (Conseil : en cas de doute, testez-le sur une personne qui n’est pas familiarisé avec votre projet.)
- Soyeux cohérent. Lorsque vous utilisez des formes, des polices, des couleurs et des conventions d’affectation de noms de manière cohérente dans l’ensemble de l’organigramme, votre public peut suivre plus facilement.
- Utilisez le contraste. L’utilisation cohérente des couleurs est fondamentale, mais vous ne souhaitez pas utiliser la même famille de couleurs ou de couleurs pour chaque forme. En utilisant des couleurs distinctes, vous pouvez rendre les étapes ou les actions plus saillantes. En utilisant des couleurs de police qui se distinguent de l’arrière-plan, votre diagramme sera plus facile à lire.
- Utilisez un créateur d’organigrammes en ligne. Avec les modèles, la gestion de version intégrée, la collaboration facile et la possibilité de les modifier à tout moment, ils peuvent vous aider à tester des conceptions et à créer et gérer vos diagrammes selon votre planification.
Intégrez votre organigramme
Que vous ayez besoin de prendre une décision, d’expliquer un processus ou de partager des données avec votre PDG, l’incorporation d’organigrammes dans d’autres applications métier et outils de communication peut améliorer la productivité. À l’aide d’un créateur d’organigrammes et d’outils de productivité, vous pouvez extraire le contenu de vos diagrammes à partir de toutes vos sources d’accès, y compris des documents, des fichiers et des sites de réseaux sociaux.
En outre, vous pouvez envisager d’intégrer vos organigrammes à des outils décisionnels, ce qui vous permet, ainsi qu’à votre équipe, d’interagir avec vos données et de raconter une meilleure histoire. Avec les organigrammes incorporés et les outils décisionnels, vous pouvez transformer les données en visuels attrayants, créer des rapports interactifs, explorer les données de façon granulaire et obtenir des insights qui permettent de prendre des décisions rapides et éclairées.
Il existe de nombreuses nouvelles façons de créer des organigrammes et d’apporter de l’innovation à votre entreprise. Pour en savoir plus, consultez ce guide pas à pas pour automatiser les organigrammes à partir de données structurées dans des feuilles de calcul, et explorez en détail les outils d’organigrammesmodernes.
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