5 catégories d’outils de collaboration qui améliorent la productivité

Comment les outils de collaboration améliorent la productivité

Toute entreprise bénéficie d'un excellent travail d'équipe. La collaboration entre les membres de l'équipe est essentielle, que vous vendiez des compositions florales ou que vous développiez la prochaine application pour smartphone. Toutefois, une excellente collaboration nécessite une excellente communication. Et des études montrent que la qualité de cette communication est bien plus importante que la quantité.

Dans cet article, découvrez comment les outils aident les équipes distantes à collaborer et à améliorer leur productivité. Découvrez également comment les derniers outils d'IA peuvent aider les équipes à accélérer la communication, à rationaliser les tâches, à renforcer la créativité, et bien plus encore.

La collaboration sur le lieu de travail est en constante évolution

La collaboration consiste à travailler ensemble à un projet ou un objectif commun et elle est plus que jamais essentielle. Mais la création d'un lieu de travail où la collaboration est florissante ne se déroule pas toujours aussi bien que prévu. Parfois, les équipes n'ont pas de vision commune ou les membres de l'équipe ne comprennent pas leurs responsabilités, ce qui entraîne confusion et inefficacité.

Il est donc important de choisir les bons outils de collaboration. Heureusement, la collaboration sur le lieu de travail a évolué depuis l'époque des fils d'e-mails interminables et des cycles de réunions sans fin. Les outils actuels tirent parti d'un réseau toujours connecté avec un accès en temps réel aux fichiers et une collaboration adaptée aux équipes distribuées et au travail hybride.

Des outils de collaboration, tels que la vidéoconférence, les logiciels de cloud computing et maintenant l'IA, ont vu le jour pour améliorer l'efficacité, la productivité et la collaboration en équipe.

L'importance et la nécessité des outils de collaboration sont apparues au grand jour au plus fort de la pandémie de COVID-19, de nombreux employés ayant été contraints de travailler à distance pendant de longues périodes. En fait, selon Gartner Inc. enquête, près de 80 % des travailleurs utilisaient des outils de collaboration pour travailler en 2021, contre un peu plus de la moitié en 2019.

Bien qu’il existe de nombreux types d’outils de collaboration en lignepour aider les équipes à communiquer efficacement et à rester coordonnées, les outils appropriés au bon moment peuvent aider les équipes à travailler plus efficacement.

Choix des outils de collaboration appropriés

La collaboration sur le lieu de travail est différente pour chaque entreprise et chaque équipe. En fonction de leur taille, de leur structure et de leur emplacement, toutes les organisations sont confrontées à des défis uniques lorsqu'il s'agit de travailler ensemble. Posez-vous les questions suivantes lors de la mise en œuvre de nouveaux outils de collaboration :

Avez-vous un processus de gestion des modifications en place ? l’implémentation d’un nouvel outil prend en charge la planification et la préparation. Demandez-vous si vous disposez d'un soutien organisationnel pour le changement, d'une vision commune du résultat, d'un soutien logistique et des employés, et d'un moyen de surveiller l'impact du changement.

Existe-t-il une courbe d’apprentissage rapide ? L’une des considérations les plus importantes pour tout nouveau service est la facilité d’utilisation. Demandez une démonstration des outils qui vous intéressent et recherchez des éléments tels que des interfaces intuitives et une navigation simple.

Comment vos équipes communiquent-elles le mieux ? Préfèrent-ils utiliser exclusivement le chat et les outils de messagerie multicanaux ou communiquent-ils également par e-mail et avec des outils de gestion de projet ?

Sur quels types de projets vos équipes collaborent-elles ? Chaque secteur d'activité a besoin d'outils de collaboration différents. Une entreprise de marketing, par exemple, a besoin d'outils différents de ceux d'une entreprise manufacturière. Assurez-vous de bien comprendre l'éventail des projets spécifiques à l'industrie sur lesquels vos équipes travailleront.

Combien de personnes doivent collaborer ? Les petites équipes communiquent, partagent des informations et font le point sur l'avancement des projets différemment des grandes équipes. Choisissez les bons outils de collaboration en fonction de la taille de l'équipe et de l'organisation.

Vous souhaitez utiliser plusieurs outils ou une plateforme tout-en-un ? Réalisez un audit de vos outils actuels. Une fois que vous avez identifié toutes les technologies de collaboration déjà en place, décidez si vous souhaitez ajouter de nouveaux outils ou remplacer les anciens afin de maximiser les avantages de la collaboration à l'échelle de l'entreprise.

L'intégration et la compatibilité sont-elles importantes ? Si vous trouvez un outil parfait pour faire une chose, demandez-vous s'il s'intègre parfaitement à d'autres applications et logiciels. Assurez-vous également que l'outil est compatible avec tous les types de fichiers utilisés par votre équipe.

La sécurité est-elle une priorité absolue ? Les outils de collaboration varient considérablement en termes de capacités de sécurité. Pensez à ceux qui ont des politiques qui contrôlent l'autorisation d'accès aux réunions, le partage de fichiers, le chat et l'accès externe. De plus, certains outils proposent des cryptages de bout en bout tandis que d'autres proposent des clés détenues par le client.

Combien voulez-vous dépenser ? Le coût est un facteur clé dans le choix d'un outil de collaboration. Certains sont gratuits tandis que d'autres ont des plans tarifaires par mois, par année ou par nombre d'utilisateurs. De plus, si une personnalisation de l'outil est nécessaire, cela peut entraîner un coût supplémentaire.

Avez-vous du temps et un budget pour la formation ? Il est essentiel de former votre équipe aux outils de collaboration. N'oubliez pas que pour que les outils de collaboration fonctionnent, ils doivent être facilement adoptés par tous les membres de l'équipe. Une fois que vous avez choisi une solution, prenez le temps de former les équipes et commencez à passer progressivement au nouveau logiciel ou outil.

Voici quelques autres caractéristiques clés à prendre en compte lors du choix des outils de collaboration :

Chat et messagerie multicanal
Flexibilité (collaboration asynchrone, dynamique et tableau blanc)
Évolutivité
Intégration de l’IA

Six types d’outils de collaboration pour améliorer la productivité

Les outils de gestion de projet permettent de garder le cap

Mains tapant sur un clavier avec une icône de cadenas.

Microsoft 365 Copilot

Gagnez du temps et concentrez-vous sur l’essentiel grâce à l’IA dans Microsoft 365 pour les PME.

Que vous organisiez des mariages ou que vous construisiez des sites web, il y a de fortes chances que vous ayez travaillé sur de grands projets qui nécessitent la participation de nombreuses personnes. Heureusement, il existe des outils de gestion de projet qui permettent de gérer efficacement tous les éléments en mouvement.

2. La vidéoconférence crée des relations

Imaginez que vous devez tenir une réunion importante, mais que la moitié de votre équipe est en déplacement ou travaille à distance. La vidéoconférencepermet de bénéficier de tous les avantages d'une réunion en face à face, sans les dépenses et les difficultés liées à l'organisation d'un événement en personne.

3. La conversation instantanée permet d’effectuer des tâches plus rapidement

Parfois, le plus efficace est de poser une question rapide et d'obtenir une réponse rapide. Grâce auxoutils de messagerie instantanéeconçus pour votre bureau, les membres de l'équipe peuvent se connecter et résoudre rapidement les problèmes.

4. La révision de document en temps réel réduit les retards

Oubliez les chaînes d'e-mails remplies de pièces jointes et les modifications confuses qui ne sont pas intégrées au document ou à la présentation. Grâce à la collaboration documentaire en temps réel, les équipes peuvent travailler ensemble sur le même projet simultanément, qu'il s'agisse d'un document texte, d'une feuille de calcul ou d'une présentation PowerPoint.

5. La gestion de version cloud permet d’organiser les éléments

Le stockage des projets dans le cloud permet un contrôle aisé des versions, ce qui permet à toute personne y ayant accès de se connecter à tout moment, de trouver une version spécifique et d'en sauvegarder une copie, si nécessaire, avant d'ajouter des commentaires. De plus, l'utilisation d'applications de collaboration telles que Microsoft Teams facilite la recherche et le partage sécurisé de fichiers avec d'autres personnes.

6. Boostez la connectivité, la productivité et la créativité grâce à l'IA

Garder une longueur d’avance sur vos concurrents est toujours un défi, mais vous pouvez donner à vos équipes un avantage grâce aux outils d’IA. Hâtez la communication, rationalisez les tâches des employés et accélérez la fourniture de services avec des solutions d’IA telles que Microsoft Copilot pour Microsoft 365. Anticipez les besoins de votre équipe et évitez les temps d’arrêt grâce aux capacités prédictives et accélérez les opérations grâce à l’automatisation.

Voici quelques-unes des tâches que les outils d’IA peuvent vous aider à effectuer :

E-mail et archives de conversation
Récapitulatif des réunions
Rédaction de présentations
Génération de nouveaux produits et services
Personnalisation des expériences
Amélioration de la prise de décision

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Avantages et défis des outils de collaboration

L'avantage des outils de collaboration se traduit par une plus grande efficacité et une meilleure productivité. La plupart des outils sont conçus pour soulager les chefs de projet et les membres de l'équipe d'une partie de la charge de travail liée à la gestion de projet.

L'un des principaux défis de l'utilisation des outils de collaboration est de surmonter la courbe d'apprentissage liée à l'adoption de nouveaux outils, tels que l'IA. Lorsque de nouveaux membres rejoignent l'équipe, il faut parfois du temps pour les former à l'utilisation des outils. Guides de démarrage rapide et chaînes YouTube aider à accélérer la formation des employés.

En règle générale, le travail en ligne offre des capacités d'efficacité et de gestion de projet qui permettent à chacun de rester organisé et concentré sur sa tâche. De plus, le cloud computing réduit les temps de latence, de sorte que tout le monde est à jour.

Gardez également à l'esprit qu'en matière d'IA, tout résultat généré par ces puissants outils d'automatisation doit être examiné et vérifié par des humains avant d'être utilisé.

Donner aux équipes les moyens de travailler plus intelligemment et de collaborer de manière transparente

Les bons outils de collaboration peuvent aider vos équipes à être plus performantes ensemble et leur permettre de travailler de n'importe où et à tout moment. Pour en savoir plus sur les outils de collaboration Microsoft, consultez les ressources suivantes :

Outils de collaboration

Gestion de projet

Outils IA

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