לא משנה היכן אתה עובד, ידיעת התפקידים של כל אחד והמיקום שלהם בארגון יכולה לסייע לכולם לבצע את עבודתם טוב יותר. תרשים ארגוני מספק לכולם מבט מהיר על מבנה העסק, בין אם מדובר במשרד ותיק, סטארט־אפ, מפעל תעשייתי או כל סוג ארגון אחר.
כיצד ליצור את התרשים הארגוני הטוב ביותר עבור העסק שלך
מהו תרשים ארגוני?
כנראה שנתקלתם באחד כזה בעבר. תרשימים ארגוניים, המכונים גם 'תרשים מבנה ארגוני' או 'אורגנוגרמה', מציגים תיבות, צורות או תמונות המייצגות אנשים ותפקידים. הם יכולים לכלול גם פרטי קשר, קישורי דפים, סמלים ואיורים.
כאשר מחברים את התיבות בקווים, התרשים מציג את המבנה הפנימי של הארגון. הוא מראה מי מדווח למי, היכן נמצאות החלוקות הארגוניות וכיצד המחלקות מחוברות זו לזו.
מהי המטרה של תרשים ארגוני?
תרשימים ארגוניים יכולים לעזור לעובדים חדשים או למתנדבים להכיר את החברה במהירות על-ידי חיבור שמות ותמונות לתפקידים ואחריות. גם עובדים ותיקים, מחלקות משאבי אנוש ובעלי עסקים יכולים להפיק תועלת מהיכולת לגשת בקלות לתרשים ארגוני.
הנה מה שהם עושים:
- מציגים את המבנה הפנימי וההיררכיות
- מסייעים לעובדים להבין למי לדווח ולמי לפנות במקרה של בעיות
- עוזרים להבהיר תפקידים ותחומי אחריות
- מקלים על שמירת פרטי קשר של עובדים במקום נוח אחד
- מאפשרים להנהלה לראות כמה עובדים יש בכל מחלקה וכיצד להקצות כוח אדם ומשאבים בצורה מיטבית
- מספקים לעובדים תובנות לגבי מסלולי קידום
תרשים ארגוני אחד לא יכול לענות על כל הצרכים. בואו נבחן את סוגי התרשימים הארגוניים שבהם חברות משתמשות לרוב.
מהם ארבעת סוגי המבנים הארגוניים?
הסוג של התרשים הארגוני שבו תבחר תלוי בקהל היעד, בארגון עצמו ובמה שאתה רוצים להעביר. ייתכן שתזדקק רק לדוגמה אחת של תרשים לכלל החברה, או למספר תרשימים עבור קהלים או מחלקות שונות.
בעוד שכל תרשים ארגוני ניתן להתאמה ולעריכה, רוב החברות משתמשות בתרשימים שנכנסים לאחת מארבע הקטגוריות הבאות:
1. היררכיה פונקציונלית מלמעלה למטה
מתאים במיוחד להצגת מבנה עסקי מסורתי, תרשים היררכי מתחיל בדרג הניהולי הבכיר בראש, ולאחר מכן מחולק למחלקות או חטיבות. בתוך כל חטיבה מופיעים ההנהלה הבכירה, מנהלים בדרגי הביניים, עובדים בכירים, אנשי צוות בדרגי ביניים ועובדים זוטרים. בסופו של דבר, תרשים היררכי נראה כמו פירמידה, שבה כל מחלקה מדווחת למנכ"ל.
הערה: תרשימים ארגוניים היררכיים הם לרוב קלים להבנה. עם זאת, כאשר ישנן שכבות מרובות בשרשרת הפיקוד, ייתכן שיהיה קשה לדעת עם מי ליצור קשר ומתי—במיוחד במקרה של בעיה או רעיון חדש.
2. תרשים ארגוני חטיבתי
צורה זו היא בחירה בטוחה אם החברה שלכך מאורגנת לפי קווי מוצרים או אזורים גיאוגרפיים. אם הם פועלים באופן עצמאי זה מזה, תרשים ארגוני חטיבתי הוא גם דרך מצוינת לשקף זאת בבירור. בדומה לתרשים היררכי ארגוני, תרשים חטיבתי מתחיל עם נשיא או מנכ"ל, אך במקום חלוקה למחלקות עם משאבים משותפים, הוא מחולק לקווי עסקים (LOBs). התרשים מציג את המחלקות של כל קו עסקי, כמו משאבי אנוש, חשבונאות, משפטים ושיווק, ואת האנשים או התפקידים בכל מחלקה.
הערה: מכיוון שארגונים מסוג זה כוללים לעיתים מחלקות כפולות בכל חטיבה, מבנה חטיבתי עלול להוביל לעודף בכוח אדם ולהוצאות תקורה מיותרות.
3. תרשים ארגוני מטריציוני
נסה את Visio ללא תשלום למשך חודש אחד
לאחר תקופת הניסיון בחינם למשך חודש אחד, תחויב בדמי המינוי המתאימים. נדרש כרטיס אשראי. תוכל לבטל בכל עת כדי למנוע חיובים עתידיים.
סוג זה של תרשים ארגוני מתאים בדרך כלל לחברות שבהן צוותים או עובדים כפופים ליותר ממנהל אחד. לדוגמה, בעיתון, כתב עשוי לסקר גם חדשות מקומיות וגם תחום פיננסי, מה שאומר שיהיו לו שני מנהלים. או מעצב גרפי בחברת אנרגיה, עשוי לדווח לראש מחלקת העיצוב הגרפי. אך מכיוון שהוא או היא עובדים על פרויקטים עבור חטיבת האנרגיה המתחדשת, ייתכן שהמעצב יצטרך גם לדווח למנהל באותה חטיבה.
הערה: כאשר חברי צוות עובדים בין מחלקות, ארגונים יכולים לרוב למצוא דרכים יצירתיות יותר לפתור בעיות. זה יוצר סביבת עבודה שיתופית יותר. עם זאת, כאשר צוותים או חברי צוות כפופים ליותר ממנהל אחד, הדבר עלול להגביר בלבול וקונפליקטים.
4. תרשים ארגוני שטוח
תרשימים ארגוניים שטוחים או "אופקיים" משמשים כמעט אך ורק עסקים קטנים, ולרוב כוללים שתי רמות: בעלי תפקידים ניהוליים ועובדים. בתוך התרשים, קווים מלאים מייצגים את שרשרת הפיקוד הראשית, בעוד שקווים מקווקווים מציינים קווי סמכות משניים. על הנייר, חברות עם מבנה ארגוני שטוח עשויות להיראות כמו מחלקת כיבוי אש קטנה, עם מפקד, שלושה קפטנים וכמה כבאים העובדים תחת פיקודם. או שזה עשוי להיות מנהל מחלקה עם מספר מצומצם של עובדים הכפופים לו ישירות.
הערה: במבנה שטוח, למנהלים ולקבוצות שלהם יש לרוב קשרים קרובים יותר, והם חולקים בתהליך קבלת ההחלטות. לעובדים יש בדרך כלל יותר אחריות ויותר אוטונומיה מאשר במבנים ארגוניים אחרים. משמעות הדבר היא שבניית אמון חיונית—וכך גם עבודת הצוות. אך מכיוון שהמבנה כל כך מצומצם, סכסוכים בין עובדים יכולים להיות בולטים יותר, פשוט בגלל שהצוות קטן.
בניית תרשימים ארגוניים באמצעות תוכנה
תוכנות לתרשימים ארגוניים מקלות על יצירה של אורגנוגרמות חדשות ועדכון של תרשימים קיימים. בוא נבחן כיצד ליצור תרשים ארגוני באופן מקוון באמצעות כמה מהתוכנות הפופולריות ביותר הזמינות.
תרשימים ארגוניים ב- PowerPoint
PowerPoint אולי פותחה ככלי מצגות, אך ניתן להשתמש בה גם לפיתוח תרשימים ארגוניים. כדי להתחיל בעבודה:
- פתח מסמך PowerPoint חדש
- עבור לכרטיסייה "הוספה" ולחץ על SmartArt
- נווט לקבוצת "היררכיה" ובחר בתבנית התרשים הארגוני הרצויה
- לחץ על הצורות כדי להוסיף טקסט
- הוסף צורות נוספות (או אנשים) לפי הצורך
לאחר שהוספת את כל האנשים, ניתן להתחיל לארגן מחדש את התרשים הארגוני ב- PowerPoint. פשוט חזור לכרטיסייה "עיצוב כלי SmartArt" והשתמש בלחצני "העלה/הורד רמה" להזזת הצורות אנכית. השתמש בלחצני "הזז למעלה/הזז למטה" כדי להזיז את הצורות אופקית.
תרשימים ארגוניים ב- Word
ייתכן שזה לא הכלי המסורתי ליצירת תרשימים ארגוניים, אך Microsoft Word יכול לעזור בתכנון דיאגרמות בסיסיות שממחישות את מבנה הארגון. ליצירת תרשים ארגוני ב- Word, פשוט בצע את השלבים הבאים:
- עבור לכרטיסייה "הוספה" ולחץ על SmartArt.
- עבור לקבוצת "היררכיה" ובחר את תבנית התרשים הארגוני הרצויה.
- כעת יופיע תפריט עם צורות המייצגות אנשים. הוסף טקסט לכל צורה כדי לייצג כל אדם בתרשים.
- אם יש צורך להוסיף צורות נוספות, לחץ על "עיצוב כלי SmartArt" ולאחר מכן על "הוסף צורה".
- כדי להזיז מישהו בתרשים, לחץ על שמו בתיבת הדו-שיח של הטקסט. הקש על Tab כדי להעלות אותם בדרגה או Shift + Tab כדי להוריד אותם. ניתן גם לנהל היררכיות דרך הכרטיסייה "עיצוב SmartArt".
להתאמת צבעים, גופנים וגדלים, השתמש בכרטיסיות "עיצוב" ו"עיצוב כלי SmartArt".
תרשימים ארגוניים ב- Visio באמצעות Excel
Visio הוא כלי ויזואלי מבוסס גרירה ושחרור המאפשר יצירת תרשימים ארגוניים, עם אפשרות להתחבר לנתונים קיימים מ- Excel או מספריות Active Directory ליצירה אוטומטית של תרשימים ארגוניים. כאשר משלבים את שני הכלים, ניתן ליצור תרשימים מרשימים לעסקים בכל גודל. להתחלת העבודה, פתח את Visio ולחץ על "אשף התרשים הארגוני", לאחר מכן:
- לחץ על "מידע שכבר מאוחסן בקובץ או במסד נתונים"
- השב על השאלות שיופיעו
- ייבא תמונות או סמלים אם תרצה
- לחץ על 'סיום'
בנוסף לייבוא נתונים ליצירת תרשים ארגוני מתוך Excel, ניתן גם להזין מידע ישירות באשף התרשים הארגוני.
עצות נוספות לתרשים ארגוני
גם עם תוכנה ייעודית לתרשימים ארגוניים, אורגנוגרמות עשויות להפוך במהירות לריבוי צורות ומילים. עם מעט התאמות עיצוביות, ניתן להבליט אותן ולמשוך את תשומת הלב בצורה נכונה. אז בעת שיפור התרשים, נסה:
- להתאים את הגודל הנכון. אם התרשים שלך גדול מדי, הוא עלול להיות מכביד ומבלבל. אם עליך ליצור שלושה תרשימים במקום אחד, עשה זאת. כך הקהל שלכם יוכל לקבל מבט כולל על המבנה הארגוני ולאחר מכן להעמיק במחלקות או חטיבות לפי הצורך. פשוט ודא שהכול מוביל חזרה לרמה הגבוהה ביותר בארגון שלך.
- השתמש בצורות ובצבעים באופן עקבי. באמצעות שימוש באותה צורה למנהלים, צורה אחרת לצוות בדרגי ביניים וצורה נוספת לעובדים זוטרים, תוכל להקל על הבנת התרשים. כמו כן, השתמש בצבע אחד לכל חטיבה בארגון.
- הוסף מידע רלוונטי. ודא שאתה מוסיף פרטים על הצוות, כמו פרטי קשר, מיקום, לקוחות או תחומי התמחות. כך, אם מישהו מחפש עזרה, הוא יוכל לדעת מי אחראי על מה והיכן.
- הצג עוזרים בסרגל צד מתחת למנהל. סגנון עיצוב זה יכול לסמן את תפקיד העוזר תוך שמירה על היררכיה ברורה של כפיפות ישירה. כמו כן, הוא יכול לעזור להבין למי לפנות במקרה שצריך להגיע למנהל.
- שים לב לריווח. ודא שהתיבות ממוקמות במרחק שווה זו מזו. התרשים שלך יהיה קריא יותר וייראה מקצועי יותר.
לאחר שהשלמת את התרשים, בקש ממישהו שמכיר היטב את הארגון (וממישהו שאינו מכיר) לעיין בו. כך תוכל לוודא שהוא לא רק נכון, אלא גם ברור ומועיל לכל הרמות בארגון. תוכל ללמוד עוד על יצירת תרשימים ארגוניים באמצעות תוכנות ותבניות במדריך שלב אחר שלב זה.
צוות Microsoft 365 מתמקד בשיתוף משאבים כדי לעזור לכם להתחיל, לתפעל ולהגדיל את העסק שלכם.
התחל בעבודה עם Visio
הצג רעיונות, מידע ותהליכים באופן חזותי והעבר את המסר שלך כמעט מכל מקום, בכל מכשיר, בעזרת Visio.
תוכן קשור
טכנולוגיה עסקית
שישה יתרונות של בינה מלאכותית יצרנית לעסקים קטנים
יעילות עסקית
כיצד להשתמש בבינה מלאכותית כדי להיות יותר פרודוקטיביים ויעילים בעבודה
טכנולוגיה עסקית
בינה מלאכותית ופרודוקטיביות: כיצד להשתמש בכלי בינה מלאכותית כדי לשפר את חוויית העובדים
יעילות עסקית
המדריך ל- Agile DevOps לעסקים קטנים ובינוניים
תובנות ורעיונות לעסקים אינו מהווה ייעוץ מס או ייעוץ פיננסי מקצועי. עליך לפנות אל מומחה המס או המומחה הפיננסי שלך כדי לדון במצבך.
עקוב אחר Microsoft 365