Način odabira najučinkovitijeg dijagrama tijeka
Što je grafikon toka?
Dijagrami toka korisnicima omogućuju vizualno prikazivanje procesa ili sustava pomoću oblika ili kombinacije oblika i riječi. Mogu varirati od brzih, ručno nacrtanih slika do robusnih, računalno generiranih dijagrama koji rastavljaju složene ideje na sažete, lako razumljive dijelove. Osim toga, tehnički i netehničke osobe u gotovo bilo kojem polju mogu koristiti dijagrame toka.
Osobito su korisne u raznim situacijama, uključujući sljedeće:
- Dokumentiranje i analiza procesa
- Razvoj računalnog softvera ili mreža
- Komunikacija ili standardizacija procesa
- Identificiranje suvišnosti, prepreka i neučinkovitosti u procesima
- Stvaranje plana ili strukture za novi projekt, odjel ili poslovanje
- Planiranje projektnog rada s više zainteresiranih strana
- Razumijevanje načina na koji se korisnici kreću po web-mjestu ili trgovini
- Ilustriranje proizvodnog procesa
- Stvaranje novog proizvoda ili usluge
Prednosti dijagrama Flow
Osim mogućnosti rada u gotovo svim scenarijima, dijagrami toka nude širok raspon prednosti, uključujući sljedeće:
Vizualizacija informacija
Dijagram toka može biti blagodat jer pruža vizualni prikaz kako bi proizvod ili usluga trebali funkcionirati, kako bi projekt trebao teći ili kako mreža može funkcionirati prije nego što se izgradi. Omogućujući vam da identificirate ovisnosti, učinkovitosti, potrebe za osobljem i druge varijable koje bi kasnije mogle utjecati na vaš projekt, dijagrami toka mogu vam pomoći uštedjeti vrijeme i novac.
Dokumentacija
S alatom za izradu dijagrama toka možete digitalno spremiti sve datoteke, distribuirati ih gotovo odmah, pa čak i stvoriti biblioteku predložaka dijagrama toka. Na taj će način vaše datoteke uvijek biti dostupne, timovi mogu ostati u tijeku, vaša tvrtka može ostati usklađena i nećete morati ponovno osmisliti kotačić kada budete sljedeći put trebali dizajnirati sličan grafikon.
Pojednostavnjena komunikacija
Dijagrami toka čine svaki detalj jasnim, što timovima može pomoći da brzo razumiju zadatke pri ruci, kada i tko. Te informacije mogu značiti manje sastanaka, postavljanje manje pitanja i dati svima više vremena za posao. Dijagrami toka također su korisni s informativnim priručnicima ili čak uvođenjem zaposlenika. Grafikoni toka u osnovi dodaju kontekst skupovima uputa i donose veću učinkovitost ponavljajućih zadataka.
Jednostavno izvršavanje
Predlošci dijagrama toka na mreži pojednostavljuju brz početak rada. Uz jednostavne prilagodbe, pojednostavnjenu suradnju i ugrađenu kontrolu verzija možete stvoriti upravo ono što je vašoj tvrtki ili ustanovi potrebno, potražiti unos u svakoj fazi i uvijek ćete znati gdje su najnovije i najbolje datoteke.
Vrste dijagrama toka
Iako se dijagrami toka mogu koristiti za objašnjenje gotovo svega, većina ljudi ih koristi iz jednog od tri razloga: za informiranje o odlukama, prikaz procesa ili vizualizaciju podataka – zbog čega većina predložaka dijagrama toka spada u jednu od te tri kategorije. Dakle, pogledajmo što svaka vrsta dijagrama toka podrazumijeva te kada i zašto ih koristiti.
1. Stablo odluka
Besplatno isprobajte Visio 1 mjesec
Nakon jednomjesečnog besplatnog probnog razdoblja naplaćivat će vam se odgovarajuća naknada za pretplatu. Potrebna je kreditna kartica. Otkažite u bilo kojem trenutku kako biste zaustavili buduće troškove.
Zamislite stablo odluke kao dijagram toka „ako ovo, tada ono”. Dopuštajući vam stvaranje karte mogućih ishoda na temelju određenog skupa odabira, stablo odluke može vam pomoći da jasno vidite put i procijenite mogućnosti.
Stabla odluke obično počinju jednim čvorom (pitanje), a zatim se granaju u dvije mogućnosti (odluke), a zatim te mogućnosti vode do dodatnih čvorova (mogući ishodi). Zbog njihove prirode, stabla odluka posebno su dobra u isticanju vjerojatnosti i prednosti, a mogu se koristiti i za dizajniranje algoritama koji pomažu predvidjeti ishode.
2. Grafikon tijeka procesa
Dajući vam snagu za stvaranje dijagrama i analizu tijeka aktivnosti prilikom izrade proizvoda ili usluga, dijagram toka procesa može vam pomoći da pronađete praznine i suvišnosti u procesu, odredite gdje su potrebni određeni resursi, oprema ili ljudi, otkriti potencijalna uska grla ili područja problema te otkriti moguće učinkovitosti.
Uz strukturiranje načina na koji aktivnost treba funkcionirati ili odredbi proizvoda ili usluge, grafikoni tijeka procesa mogu i uvesti nove zaposlenike, obučavati postojeće timove ili pomoći vanjskim dobavljačima ili savjetnicima razumjeti vaše poslovanje i gdje se uklapa.
3. Grafikon toka podataka
Kada morate duboko zaroniti u podatke, pomoći dijagram tijeka podataka može pomoći. Korištenjem simbola i kratkih tekstualnih oznaka za prikaz ulaza podataka, izlaza, točaka pohrane i putova, oni mogu sažeti informacije u grafički prikaz onoga što bi moglo biti teško verbalizirati. A budući da ih tehnički timovi i netehnološke zainteresirane strane mogu koristiti, oni su sjajna mogućnost kada ih morate izlagati široj publici.
Primjer: Dijagram grafikona toka podataka
Savjeti za grafikon toka
Stvaranje dijagrama toka, osobito kada koristite predložak dijagrama toka je jednostavno, ali stvaranje sjajnog dijagrama toka zahtijeva malo više razmišljanja. Pogledajmo stoga savjete za stvaranje dijagrama toka koji ne samo da će biti informativan, nego i spektakularan.
- Učinite dijagrame lakima za čitanje. Izrada dijagrama toka imajući na umu krajnjeg korisnika znači pobrinuti se da njegov izgled i kompozicija pomažu vašoj publici da zna gdje treba prvo tražiti i gdje da pogleda sljedeće. Prilagođavanjem poravnanja prema potrebi, korištenjem odgovarajuće gramatike, jasnih naslova i izbjegavanje žargona možete osigurati da je vaš dijagram prilagođen korisnicima. (Savjet: Kada ste u dvojbi, testirajte ga na nekome tko nije upoznat s vašim projektom.)
- Budite dosljedni. Kada dosljedno koristite oblike, fontove, boje i konvencije imenovanja na cijelom dijagramu toka, publika može lakše pratiti sadržaj.
- Koristite kontrast. Dosljedna upotreba boja je osnovna, ali ne želite koristiti istu boju ili grupu boja za svaki oblik. Pomoću različitih boja možete istaknuti korake ili radnje. A pomoću boja fonta koje se ističu iz pozadine, dijagram će biti jednostavniji za čitanje.
- Koristite alat za stvaranje dijagrama toka na mreži. Uz predloške, ugrađenu kontrolu verzija, jednostavnu suradnju i mogućnost uređivanja u bilo kojem trenutku mogu vam pomoći da testirate dizajne i stvorite dijagrame i upravljate njima prema svom rasporedu.
Integrirajte dijagram toka
Bez obzira na to morate li donijeti odluku, objasniti proces ili zajednički koristiti podatke s izvršnim direktorom, ugradnjom dijagrama toka u druge poslovne aplikacije i komunikacijske alate možete dodatno poboljšati produktivnost. Pomoću alata za stvaranje dijagrama toka i alata za produktivnost možete povlačiti sadržaj za dijagrame iz svih izvora za pristup, uključujući dokumente, datoteke i web-mjesta društvenih mreža.
Razmislite i o integraciji dijagrama toka s alatima za poslovno obavještavanje (BI), što vama i vašem timu omogućuje interakciju s podacima i bolje pričanje priče. Zahvaljujući ugrađenim dijagramima toka i BI alatima, podatke možete pretvoriti u zanimljive vizuale, stvarati interaktivna izvješća, granularno istraživati podatke i steći uvide koji omogućuju brze, informirane odluke.
Mnogo je novih načina stvaranja dijagrama toka i inovacija u poslovanju. Da biste saznali više, pogledajte ovaj detaljni vodič za automatizaciju dijagrama toka iz strukturiranih podataka u proračunskim tablicama i duboko uronite u moderne alate dijagrama toka.
Tim za Microsoft 365 usredotočen je na zajedničko korištenje resursa koji će vam pomoći da pokrenete, vodite i širite poslovanje.
Početak rada s uslugom Visio
Vizualizirajte i prenosite ideje, informacije i postupke s gotovo bilo kojeg mjesta i na bilo kojem uređaju uz pomoć usluge Visio.
Povezani sadržaj
Produktivnost
Vodič za početnike za korištenje BPMN-a u poslovanju
Produktivnost
Savjeti za mapiranje mrežnog dijagrama
Produktivnost
Kako povećati produktivnost uz mapiranje procesa i automaciju
Poslovni uvidi i ideje ne mogu se smatrati izvorom profesionalnih poreznih ili financijskih savjeta. Savjete o svojem slučaju zatražite od vlastitog poreznog ili financijskog savjetnika.
Pratite Microsoft 365