5 együttműködési eszköztípus az üzleti hatékonyság fokozásához

Hogyan javítják az együttműködési eszközök a hatékonyságot

Minden vállalkozás számára előnyös a nagyszerű csapatmunka. A csapattagok közötti együttműködés kulcsfontosságú, legyen szó virágdekoráció értékesítéséről vagy a következő okostelefonos alkalmazás fejlesztéséről. A kiváló együttműködés azonban kiváló kommunikációt igényel. És a tanulmányok alapján a kommunikáció minősége sokkal értékesebb, mint a mennyisége.

Ebből a cikkből megtudhatja, hogyan segítenek az eszközök a távoli csapatok együttműködésében és a hatékonyság fokozásában. Emellett megtudhatja, hogy a legújabb AI-eszközök hogyan segíthetnek a csapatoknak a kommunikáció felgyorsításában, a feladatok egyszerűsítésében, a kreativitás fokozásában és sok másban.

A munkahelyi együttműködés folyamatosan fejlődik

Az együttműködés közösen dolgozni egy közös projekten vagy célon, ami fontosabb, mint eddig valaha. Azonban egy olyan munkahely kialakítása, ahol az együttműködés virágzik, nem mindig megy olyan zökkenőmentesen, ahogy elképzeltük. Időnként hiányzik a csapatok közös elképzelése, vagy a csapattagok nem értik a saját feladataikat, ami zavart és hatékonysági hiányosságokat eredményez.

Ezért a megfelelő együttműködési eszközök kiválasztása nagyon fontos. Szerencsére a munkahelyi együttműködés a soha véget nem érő e-mail-beszélgetések láncolatának és az értekezletek folyamatos ciklikus körforgásának napjai óta sokat fejlődött. A mai eszközök kihasználják a folyamatosan csatlakoztatott hálózat előnyeit, a fájlokhoz való valós idejű hozzáféréssel, valamint az elosztott csapatok számára és hibrid munkavégzéshez megfelelő együttműködéssel.

Olyan együttműködési eszközök fejlődtek ki, mint videokonferencia, felhőalapú számítástechnikai szoftverek, és most a mesterséges intelligencia, amelyek javítják a hatékonyságot, a termelékenységet és a csapatmunkát.

Az együttműködési eszközök fontossága és szükségességé a COVID-19 csúcsán került előtérbe, amikor számos alkalmazott kényszerült hosszú időn keresztül távolról dolgozni. Igazság szerint a Gartner Inc. felmérése alapján 2021-ben a dolgozók közel 80%-a használt együttműködési eszközöket a munkájához, 2019-ben a dolgozók alig több mint fele.

Bár számosonline együttműködési eszköz létezik, amelyek segítségével a csapatok hatékonyan kommunikálhatnak és összehangoltak maradhatnak, a megfelelő eszközök a megfelelő időben hatékonyabbá tehetik a csapatok munkáját.

A megfelelő együttműködési eszközök kiválasztása

A munkahelyi együttműködés minden vállalatnál és csapatnál másként néz ki. Méretüktől, szerkezetüktől és helyszíneiktől függően minden szervezetnek egyedi kihívásokkal kell szembesülnie a közös munka során. Új együttműködési eszközök megvalósításakor vegye fontolóra a következő kérdéseket:

Van érvényben változáskezelési folyamata? Egy új eszköz megvalósítása tervezést és előkészítést igényel. Fontolja meg, hogy rendelkezik-e a változáshoz szervezeti támogatással, közös elképzeléssel az eredmény tekintetében, logisztikai és alkalmazotti támogatással, valamint a változás hatásának figyelésére szolgáló módszerrel.

Van gyors tanulási folyamat? Az új szolgáltatások egyik legfontosabb szempontja a könnyű használat. Kérjen bemutatót az önt érdeklő eszközökről és keresse az olyan dolgokat, mint intuitív felületek és egyszerű navigáció.

Hogyan kommunikálnak a csapatai a legjobban? Szívesebben használnak kizárólag csevegési és többcsatornás üzenetkezelési eszközöket, vagy e-mailen és projektkezelő eszközökön keresztül is kommunikálnak?

Milyen projekteken dolgoznak együtt a csapatok? Különböző iparágaknak különböző együttműködési eszközökre van szükségük. Egy marketingvállalatnak például más eszközökre van szüksége, mint egy gyártó cégnek. Győződjön meg arról, hogy tisztában van azzal, hogy a csapatok milyen ágazatspecifikus projektek keretei közt fognak dolgozni.

Hány személynek kell együttműködnie? Kisebb csapatok másként kommunikálnak, osztanak meg információkat és jelentik az előrehaladást, mint a nagyobb csapatok. Válassza a csapat és a szervezet mérete szerinti megfelelő együttműködési eszközöket.

Több eszközt szeretne használni, vagy egy teljes körű platformot? Auditálja az aktuális eszközeit. Miután azonosította az összes már meglévő együttműködési technológiát, döntse el, hogy új eszközöket szeretne-e hozzáadni, vagy lecseréli a régieket a vállalati szintű együttműködés előnyeinek maximalizálása érdekében.

Fontos az integráció és a kompatibilitás? Ha olyan eszközt talál, amely tökéletes egy valami elvégzésére, fontolja meg, hogy zökkenőmentesen integrálható-e más alkalmazásokkal és szoftverekkel. Győződjön meg arról is, hogy az eszköz kompatibilis a csapat által használt összes fájltípussal.

A biztonság kiemelt fontossággal bír? Az együttműködési eszközök a biztonsági képességek szempontjából nagy mértékben eltérőek lehetnek. Vegye fontolóra azokat az értekezlet-hozzáférés engedélyezését, a fájlmegosztást, a csevegést és a külső hozzáférést szabályozó házirendekkel. Emellett egyes eszközök végpontok közötti titkosítást kínálnak, míg mások ügyfél által tárolt kulcsokat.

Mennyit szeretne költeni? Az együttműködési eszközök kiválasztásakor a költség kulcsfontosságú tényező. Némelyik ingyenes, míg mások havi, éves vagy felhasználószám alapján összeállított díjcsomagokkal rendelkeznek. Ráadásul, ha az eszköz testreszabására is szükség van, az további költségekhez vezethet.

Van ideje és költségkerete a betanításra? A csapat betanítása az együttműködési eszközök használatára elengedhetetlen. Ne feledje, hogy az együttműködési eszközök működéséhez minden csapattagnak könnyedén el kell tudnia fogadni azokat. A megoldás kiválasztása után szánjon időt a csapatok betanítására, és lassan térjen át az új szoftverre vagy eszközre.

Az együttműködési eszközök kiválasztásakor megfontolandó egyéb főbb jellemzők:

Csevegés és többcsatornás üzenetkezelés
Rugalmasság (aszinkron, élő és rajztáblás együttműködés)
Skálázhatóság
AI-integráció

Hatféle együttműködési eszköz az üzleti hatékonyság fokozásához

Projektmenedzsment eszközök, amelyek nyomon követik a dolgokat

Egy billentyűzeten gépelő kezek lakat ikonnal.

Microsoft 365 Copilot

A Microsoft 365 Vállalati verziós csomagjaiban elérhető mesterséges intelligenciával időt takaríthat meg, és az igazán fontos dolgokra koncentrálhat.

További információ

Akár esküvőket tervez, akár webhelyeket készít, jó eséllyel dolgozott olyan nagy projekteken, amelyekben sok embernek kell a saját feladatát végeznie. Szerencsére vannak projektmenedzsment-eszközök, amelyekkel hatékonyan kezelheti az összes mozgó elemet.

2. A videokonferencia kapcsolatokat épít

Tegyük fel, hogy fontos értekezletet kell tartania, de a csapata fele utazik vagy távolról dolgozik. A videokonferencia segítségével kihasználhatja a személyes találkozók kutatásokkal alátámasztott összes előnyét – a személyes találkozó megszervezésének költségei és kihívásai nélkül.

3. A csevegés gyorsabb munkavégzést biztosít

Időnként egy gyors kérdés feltevése és arra egy azonnali válasz a leghatékonyabb. Az irodai használatra készült csevegőeszközökkel a csapattagok gyorsan bejelentkezhetnek és megoldhatják a problémákat.

4. A valós idejű dokumentum-áttekintés csökkenti a késéseket

Felejtse el a mellékletekkel teli e-mail-láncokat és zavaró szerkesztéseket, amelyek nem jelennek meg a dokumentumban vagy a bemutatóban. A valós idejű dokumentum-együttműködés révén a csapatok egyszerre dolgozhatnak ugyanazon a projekten, legyen szó szöveges dokumentumról, táblázatkezelőről vagy PowerPoint-bemutatóról.

5. A felhőbeli verziókövetés rendszerezetten tartja a dolgokat

A projektek felhőben való tárolása egyszerű verziókövetést biztosít, ami lehetővé teszi a hozzáféréssel rendelkező felhasználók számára, hogy bármikor online állapotba lépjenek, megkereshessenek egy adott verziót, és szükség esetén menthessenek egy másolatot, mielőtt visszajelzést küldenének. Emellett a Microsoft Teams és hasonló együttműködési alkalmazások megkönnyítik a fájlok megkeresését és másokkal való biztonságos megosztását.

6. Az összekapcsolhatóság, a hatékonyság és a kreativitás fokozása mesterséges intelligenciával

Mindig kihívást jelent a versenytársak előtt maradni, de AI-eszközökkel előnyt biztosíthat csapatai számára. Gyorsítsa fel a kommunikációt, egyszerűsítse le az alkalmazottak feladatait, és gyorsítsa meg a szolgáltatások nyújtását olyan AI-megoldásokkal, mint a Microsoft 365 Copilot. Prediktív képességekkel előre láthatja a csapata igényeit, elkerülheti az állásidőt, és automatizálhatja a műveleteket.

Az AI-eszközök többek között az alábbiakban segíthetnek:

E-mail- és csevegési archívumokban való keresés
Értekezletek összegzése
Bemutatóvázlatok létrehozása
Új termékek és szolgáltatások létrehozása
A felhasználói élmény személyre szabása
A döntéshozatal javítása

Intelligensebb munkavégzés mesterséges intelligenciával: A munkaerő támogatása egy új hatékonysági partnerrel

Ebből az e-könyvből megtudhatja, hogyan alakíthat ki olyan környezetet a Microsoft 365 Copilot és hasonló eszközök használatával, amelyben szárnyal a kreativitás és a hatékonyság.

AZ E-KÖNYV LETÖLTÉSE

Az együttműködési eszközök előnyei és kihívásai

Az együttműködési eszközök nyújtotta előny nagyobb hatékonyságot és termelékenységet jelent. A legtöbb eszköz úgy van kialakítva, hogy átvegye a vezetőktől és a csapattagoktól projektvezetés terheinek egy részét.

Az együttműködési eszközök használatának egyik fő kihívása az új eszközök, például a mesterséges intelligenciát alkalmazó eszközök bevezetéséhez kapcsolódó tanulási időszak áthidalása. Új csapattagok csatlakozásakor időbe telhet az eszközök használatának elsajátítása. Rövid útmutatók és YouTube-csatornák segítenek felgyorsítani az alkalmazottak betanítását.

Az online munkavégzés általában hatékonysági és projektmenedzsment képességeket kínál, hogy mindenki szervezett és a saját feladatánál maradjon. Emellett a felhőalapú számítástechnika csökkenti az időbeli eltérést, hogy mindenki naprakész lehessen.

A mesterséges intelligenciáról szólva arról se feledkezzen meg, ezeknek a hatékony automatizálási eszközöknek minden kimenetét használat előtt embereknek kell ellenőriznie és igazolnia.

Tegye lehetővé a csapatok számára a hatékonyabb munkát és a zökkenőmentes együttműködést

A megfelelő együttműködési eszközök segíthetnek a csapatoknak abban, hogy közösen többet érhessenek el, és lehetővé teszik számukra, hogy bárhonnan és bármikor dolgozhassanak. A Microsoft együttműködési eszközeiről további információt az alábbi forrásokban talál:

Együttműködési eszközök

Projektmenedzsment

AI-eszközök

A szerzőről

A Microsoft 365 csapata az erőforrások megosztására összpontosít, hogy segítsen Önnek vállalkozása elindításában, működtetésében és fejlesztésében.

KAPCSOLÓDÓ TERMÉKEK
Microsoft Teams

A Microsoft 365 használatbavétele

A jól ismert Office-t hatékonyságnövelő eszközök egészítik ki, így produktívabbá válik a munka – bárhol, bármikor.

Vásárlás most

^{Az Üzleti elemzések és ötletek nem minősül adó- vagy pénzügyi szaktanácsadásnak. Helyzete megbeszéléséhez forduljon saját adó- vagy pénzügyi tanácsadójához.}