Nem számít, hol dolgozik, ha tudja, ki mit csinál, és hol a helye, az mindenkinek segíthet abban, hogy jobban végezze a munkáját. A szervezeti diagram mindenkinek gyors betekintést nyújt abba, hogyan épül fel a vállalkozás, legyen az egy bejegyzett iroda, startup, gyártóüzem vagy valami más.
Hogyan készítheti el vállalkozása szervezeti diagramját a lehető legjobban
Mi az a szervezeti diagram?
Valószínű, hogy korábban már látott ilyet. A szervezeti diagramok, más néven szervezeti ábrák vagy organogramok funkciómezőket, alakzatokat vagy fényképeket tartalmaznak, amelyek embereket és pozíciókat ábrázolnak. Tartalmazhatnak kapcsolattartási adatokat, laphivatkozásokat, ikonokat és ábrákat is.
Vonalakkal összekötve ezek a mezők egy olyan diagramot alkotnak, amely a szervezet belső struktúráját ábrázolja. Megmutatja, hogy ki kinek jelent, hol vannak a részlegek, és hogyan kapcsolódnak egymáshoz a részlegek.
Mi a szervezeti diagramok célja?
A szervezeti diagramok segíthetnek az újonnan felvett munkatársaknak vagy önkénteseknek gyorsan megismerni egy vállalatot azáltal, hogy segítik őket abban, hogy neveket és arcokat rendeljenek a szerepkörökhöz és felelősségi körökhöz. Még a régóta dolgozó munkatársak, a HR-részlegek és a cégtulajdonosok is hasznát vehetik annak, ha kéznél van egy szervezeti diagram.
Ezekre szolgálnak:
- A belső struktúra és a hierarchiák megjelenítése
- Segítenek az alkalmazottaknak megállapítani, hogy kinek jelentsenek és kivel vegyék fel a kapcsolatot, ha problémák lépnek fel
- Segítenek a szerepkörök és felelősségek tisztázásában
- Megkönnyítik az alkalmazottak kapcsolattartási adatainak egy kényelmes helyen való megőrzését
- Segítenek a vezetőségnek látni, hogy hány alkalmazott van az egyes részlegekben, és hogyan oszthatja ki a legjobban az alkalmazottakat és más erőforrásokat
- Betekintést nyújtanak az alkalmazottaknak a promóciós csatornákba
Egy orgonogram nem tud mindent elvégezni. Vessünk egy pillantást a vállalatok által leggyakrabban használt szervezeti diagramtípusokra.
Mi a szervezeti struktúrák négy típusa?
Az Ön által használt szervezeti diagram típusa a célközönségtől, a szervezettől és attól függ, hogy mit szeretne közvetíteni. Lehet, hogy csak egy diagrammintára van szüksége az egész vállalat számára, de az is lehet, hogy több mintára van szüksége több különböző célcsoport vagy részleg számára.
Bár a szervezeti diagramok minden típusa módosítható és szerkeszthető, a legtöbb vállalat olyan szervezeti diagramokat használ, amelyek az alábbi négy kategória valamelyikébe tartoznak:
1. Funkcionális, felülről lefelé mutató hierarchia
A hierarchiadiagram tökéletesen alkalmas a hagyományos üzleti struktúra bemutatására, mivel a vezetőséggel kezdődik a tetején, majd osztályokra vagy részlegekre bomlik. Az egyes részlegeken belül felsorolja a felsővezetőket, a középvezetőket, a vezető beosztású munkatársakat, a középszintű munkatársakat és a junior munkatársakat. A hierarchiadiagram végül úgy néz ki, mint egy piramis, amelyben minden részleg a vezérigazgatóig gördül fel.
MEGJEGYZÉS: A hierarchikus szervezeti diagramok általában könnyen érthetőek. De ha a parancsnoki láncban több réteg van, nehéznek tűnhet tudni, hogy kivel és mikor kell kapcsolatba lépni, különösen, ha probléma merül fel, vagy ha valakinek új ötlete van.
2. Részleg szervezeti diagramja
Ez a forma biztonságos választás, ha cége termékvonalak vagy földrajzi régiók mentén szerveződik. Ha egymástól függetlenek, a részleg szervezeti diagramja szintén kiválóan alkalmas arra, hogy ezt egyértelműen tükrözze. A szervezeti hierarchia diagramjához hasonlóan a részlegdiagram is egy elnökkel vagy vezérigazgatóval kezdődik, de ahelyett, hogy megosztott erőforrásokkal rendelkező részlegekre osztanák, üzletágakra (LOB) van felosztva. A diagram az egyes üzletágak osztályait, például a HR, a számviteli, a jogi és a marketing részlegeket, valamint az ezeken belüli embereket vagy pozíciókat tartalmazza.
MEGJEGYZÉS: Mivel az ilyen szervezeteknél az egyes részlegeken belül gyakran vannak felesleges részlegek, a részlegek struktúrája a személyzet felduzzadásához és szükségtelen többletköltségekhez vezethet.
3. Mátrix szervezeti diagram
A Visio ingyenes kipróbálása 1 hónapig
Az egy hónapos ingyenes próbaidőszak után az aktuálisan érvényes előfizetési díjat fogjuk felszámolni. Hitelkártya szükséges. Bármikor lemondhatja, hogy a jövőben ne kelljen fizetnie.
Ez a fajta organogram általában olyan vállalatokra vonatkozik, ahol a csapatok vagy csapattagok egynél több vezetővel rendelkeznek. Egy újságnál például egy újságíró a helyi hírekkel és a pénzügyi témákkal is foglalkozhat, ami azt jelenti, hogy két vezetője van. Vagy egy energiaszolgáltató grafikusa a grafikus vezetőnek jelenthet. De mivel a tervező a megújuló energiával foglalkozó részleg projektjein dolgozik, a tervező ebből a csapatból is kommunikálhat valakivel.
MEGJEGYZÉS: Ha a csapattagok részlegeken átívelően dolgoznak, a szervezetek általában kreatívabb módokat találnak a problémák megoldására. Ez együttműködőbb környezetet hoz létre. Ha azonban a csapatoknak vagy a csapattagoknak egynél több felettesük van, ez fokozhatja a zűrzavart és a konfliktusokat.
4. Lapos szervezeti diagram
A szinte kizárólag kisvállalkozások által használt lapos vagy „vízszintes” szervezeti diagramoknak általában két szintjük van: az adminisztratív tisztviselők és a dolgozók. A diagramon belül a folytonos vonalak a fő parancsnoki láncot, a szaggatott vonalak pedig a másodlagos hatásköröket mutatják. Papíron a lapos szervezeti struktúrával rendelkező vállalatok hasonlíthatnak egy kis tűzoltósághoz, egy főnökkel, három kapitánnyal és több tűzoltóval, akik a kapitányok alatt dolgoznak. Vagy lehet, hogy egy felettes vagy osztályvezető egy maroknyi alkalmazottal rendelkezik, akik a közvetlen munkatársai.
MEGJEGYZÉS: A lapos struktúrában a felettesek és csapataik gyakran szoros kapcsolatot ápolnak egymással, és közösen vesznek részt a döntéshozatalban. Az alkalmazottak általában nagyobb felelősséggel és nagyobb önállósággal rendelkeznek, mint más szervezeti struktúrákban. Ez azt jelenti, hogy a bizalom kiépítése kulcsfontosságú – és a csapatmunka is az. De mivel a mátrix olyan kompakt, ha konfliktusok vannak az alkalmazottak között, azok sokkal hangsúlyosabbak lehetnek, már csak azért is, mert a csapat olyan kicsi.
Szervezeti diagramok készítése szoftverrel
A szervezeti diagram szoftver egyszerűvé teszi új orgonogramok készítését és a régiek felülvizsgálatát. Nézzük meg, hogyan hozhatunk létre online szervezeti diagramot a legnépszerűbb szoftverek segítségével.
Szervezeti diagramok a PowerPointban
Lehet, hogy a PowerPointot bemutatóeszközként tervezték, de szervezeti diagramok készítésére is használhatja. Első lépések:
- Új PowerPoint-dokumentum megnyitása
- Lépjen a Beszúrás lapra, és kattintson a SmartArt elemre
- Keresse meg a hierarchiacsoportot, és válassza ki a szükséges szervezeti diagramsablont
- Szöveg hozzáadásához kattintson az alakzatokra
- Szükség szerint adjon hozzá további alakzatokat (vagy személyeket)
Ha mindenki megvan, elkezdheti átszervezni a szervezeti diagramot a PowerPointban. Csak lépjen vissza a SmartArt Tools Design lapra, és az Előléptetés/Lefokozás gombok segítségével mozgassa az alakzatokat függőlegesen. Az alakzatok vízszintes mozgatásához használja a Fel/Le gombot.
Szervezeti diagramok a Wordben
Lehet, hogy a szervezeti diagramok készítésének nem hagyományos módja, de a Microsoft Word segítségével olyan alapvető diagramok tervezhetők, amelyek bemutatják a szervezet működését. Ha szervezeti diagramot szeretne létrehozni a Wordben, mindössze a következőket kell tennie:
- Lépjen a Beszúrás lapra, és kattintson a SmartArt elemre.
- Lépjen a hierarchiacsoportra, és válassza ki a használni kívánt szervezeti diagramsablont.
- Ezután megjelenik egy menü, amely embereket ábrázoló alakzatokat tartalmaz. Egyszerűen írjon be szöveget, hogy minden egyes személyt ábrázoljon a diagramon.
- Ha alakzatokat kell hozzáadni a szervezeti diagramsablonhoz, kattintson a SmartArt Tools Design fülre, majd az Alakzat hozzáadása gombra.
- Ha valakit el szeretne rendezni a szervezeti diagramban, kattintson a nevére a Szöveg párbeszédpanelen. A Tab billentyű lenyomásával felfelé, a Shift + Tab billentyűkombinációval pedig lefelé mozgathatja őket. Vagy a hierarchiák a SmartArt Design lapon is kezelhetők.
A SmartArt Tools Design és Formázás lapokon módosíthatja a színeket, a betűtípusokat és a méreteket.
Szervezeti diagramok az Excel Visióban
A Visio egy vizuális, áthúzásos vászoneszköz, amely lehetővé teszi szervezeti diagramok létrehozását, és képes a meglévő Excel -fájlok vagy Active Directoryk adataihoz kapcsolódni, hogy segítsen automatikusan létrehozni a szervezeti diagramokat. A kettő kombinálásakor azonban bármilyen méretű cég számára készíthet figyelemfelkeltő szervezeti diagramokat. A kezdéshez nyissa meg a Visiót, és kattintson a Szervezeti diagram varázslóra, majd:
- Kattintson a ”fájlban vagy adatbázisban már tárolt információk” lehetőségre
- Ha a rendszer kérdez, válaszoljon
- Ha szeretne, importáljon képeket
- Kattintson a Befejezés elemre
Az információk Excelből való importálása mellett közvetlenül a Szervezeti diagram varázslóban is hozzáadhat információkat a szervezeti diagramhoz.
Szervezeti diagramokkal kapcsolatos további tippek
Az organogram még a szervezeti diagram szoftverrel is gyorsan alakzatok és szavak összemosódását eredményezheti. Egy kis tervezési munkával azonban megfelelő módon megragadhatják az emberek figyelmét. Ezért a diagram finomításánál próbálkozzon a következőkkel:
- Megfelelő méretezés. Ha a diagram túl nagy, az túlterhelő lesz. Ha egy helyett három diagramot kell készítenie, tegye meg. Így a közönség áttekintést kaphat a szervezeti felépítésről, majd ha készen áll, mélyebbre merülhet a részlegekbe vagy osztályokba. Csak győződjön meg róla, hogy minden a szervezet legmagasabb szintjére vezet vissza.
- Alakzatok és színek következetes használata. Ha ugyanazt az alakzatot használja a felettesek számára, egy másik alakzatot a középszintű alkalmazottak számára, és még egy másikat a fiatalabb alkalmazottak számára, segíthet a diagram jobb megértésében. Használjon egy-egy színt a vállalat minden egyes részlegére is.
- Kapcsolódó adatok hozzáadása. Feltétlenül adjon meg részleteket a munkatársakról, például elérhetőséget, helyszínt, ügyfeleket vagy szakterületeket. Így ha valaki segítséget keres, meg tudja mondani, hogy ki mit és hol csinál.
- Asszisztensek megjelenítése oldalsávval a kezelő alatt. Ez a formázási stílus segíthet az asszisztensi szerep megjelölésében, miközben egyértelműen megmutatja a vezető közvetlen beosztottjait. És abban is segíthet, hogy az emberek tudják, kihez kell fordulniuk, ha el kell érniük a felettest.
- Ügyeljen a térközre. Tartsa a mezőket egymástól egyenlő távolságra. A diagram könnyebben olvasható és professzionálisabb megjelenésű lesz.
Ha elkészült a diagram, kérjen meg valakit, aki jól ismeri a szervezetet (és valakit, aki nem), hogy nézze meg. Így megbizonyosodhat arról, hogy nem csak helyes, hanem világos és informatív is minden szinten. Ebben a részletes útmutatóban többet megtudhat a szervezeti diagramok szoftverekkel és sablonokkal történő létrehozásáról.
A Microsoft 365 csapata az erőforrások megosztására összpontosít, hogy segítsen Önnek vállalkozása elindításában, működtetésében és fejlesztésében.
A Visio használatbavétele
A Visio segítségével gyakorlatilag bárhonnan, bármilyen eszközön megjelenítheti és megbeszélheti az ötleteit, információit és folyamatait.
Kapcsolódó tartalom
Üzleti technológia
A generatív AI hat előnye a kisvállalatok számára
Üzleti hatékonyság
Hogyan lehetünk produktívabbak és hatékonyabbak a munkahelyünkön a mesterséges intelligencia segítségével?
Üzleti technológia
AI és termelékenység: Az AI-eszközök használata az alkalmazotti munkakörnyezet javítására
Üzleti hatékonyság
Agilis DevOps – útmutató kis- és középvállalkozásoknak
Az Üzleti elemzések és ötletek nem nyújt profi adó- vagy pénzügyi tanácsadást. Helyzete megbeszéléséhez forduljon saját adó- vagy pénzügyi tanácsadójához.
A Microsoft 365 követése