Egy projekt irányítása egy állandóan mozgásban lévő szervezet stresszes és feszültséggel teli körülményei között nyomasztó feladat lehet. Manapság az átlagos irodai dolgozókat megszámlálhatatlanul sok határidő, értekezlet, e-mail és feladat terheli – ami azt jelenti, hogy valószínűleg nincs idejük és energiájuk arra, hogy minden képességüket Önnek és az Ön projektjének szenteljék. Szerencsére segíthet a dolgok könnyebbé tételében. A projekt sikerének jobb biztosítása érdekében – akár egy ügyfél, akár egy belső érdekelt fél számára készít valamit – tekintse meg ezt az öt projektmenedzsment-eszközt, amelyek időt, pénzt és energiát takarítanak meg.
5 projektkezelési eszköz, mellyel időt, pénzt és energiát takaríthat meg
Gantt-diagramok és tevékenységtáblák
A végtelen tartalom korszakában –- amikor szavak hada küzd korlátozott figyelmünkért – egy egyszerű vizualizáció üdítő és rendkívül hatékony lehet. A Gantt-diagramok egyszerű vízszintes sávokkal jelenítik meg a projekt fázisait és előrehaladását. A csapattársai egy gyors pillantással áttekinthetik, hogy jelenleg milyen munka van folyamatban (vagy legalábbis, hogy milyen munkát kellene elvégezni), és mikor lesz szükség a közreműködésükre. Azt is látni fogják, hogy az egyes fázisok mennyi időt vesznek igénybe. A tevékenységtáblák hasonló módon működnek, és kiválóan használhatók a kevésbé merev ütemterv szerint és több csapat részvételével zajló projekteknél. A táblán a különböző projektfázisok – tervezés, végrehajtás stb. – és az egyes csapatokhoz tartozó jelölők láthatók. Ahogy teljesítik a fázisokat és haladnak előre, a csapatok áthelyezhetik a jelölőiket a táblán. Így mindenki láthatja a nagyobb képet és a benne lévő helyét.
Szerepkör-hozzárendelések
Elvállalni egy feladatot könnyű, de sokkal nehezebb fejben tartani, hogy megcsináljuk. Különösen akkor, ha úgy tűnik, hogy minden kóbor üzenet újabb kéréssel érkezik. Ezért olyan értékes egy online eszköz a feladatok kiosztásához. Azok, akik a projekt egy részének elvégzéséért felelősek – legyen szó akár egy embléma megtervezéséről vagy a végső eredmények kiszámításáról –, bejelentkezhetnek, és könnyen megnézhetik, hogy pontosan mit kell tenniük. A fiókbeállításoktól függően e-mailes értesítéseket is kapnak a lejárt határidőkről. A projektmenedzserek folyamatosan nyomon követhetik a csapatukat, és gondoskodhatnak arról, hogy az összes feladatot időben elvégezzék anélkül, hogy hosszú e-mail-láncokat kellene végiggörgetniük. Ez segít elkerülni a költséges késéseket és a szükségtelen frusztrációkat.
Erőforrás-elosztás
Ügynökségi környezetben az erőforrás-elosztás kulcsfontosságú. A projektmenedzsereknek hatékony eszközre van szükségük ahhoz, hogy a csapatuk minden tagjának munkaidejét ütemezhessék és nyomon követhessék, hogy megelőzzék a túlvállalást, a határidők lekésését és az elégedetlen ügyfeleket. Ez a szervezési módszer a „kreatív” világon kívül is hasznosnak bizonyulhat. Egy nagyvállalati irodában is nagy segítségére lehet, ha világos képet kaphat a csapattagok elérhetőségéről. Kérje meg a csapatát, hogy a lehetőségek szerinti mértékben előre becsüljék meg elérhetőségüket a projekt folyamán. Jelöljenek meg minden olyan napot, amikor szabadságon lesznek, amikor értekezletek miatt nem tudnak leülni és dolgozni, illetve amikor más határidőik vannak. Ha tisztában van az óránkénti rendelkezésre állással, akkor reális ütemterveket tud készíteni. Az online erőforrás-elosztási eszközzel Ön és csapattársai könnyen nyomon követhetik a tényleges munkaórákat a becslésekhez képest, és ennek megfelelő módosításokat eszközölhetnek, ami gördülékenyebbé teszi a jövőbeli munkafolyamatokat.
Egyszerű projektkezelés.
Mindenki kezeli a projekteket. A Microsoft Projecttel megkapja azt a hatékonyságot és egyszerűséget, amellyel minden projektet sikerre vihet.
Visszajelzési eszközök
Visszajelzést adni különböző dolgokat jelent különböző emberek számára – egyesek merev és előíró szerkesztési kéréseket, mások homályos érzéseket és reakciókat adnak. Előfordulhat, hogy a különböző résztvevők egymásnak ellentmondó véleményeket fognak képviselni. Mindez megnehezíti, hogy a visszajelzést kapó személy tudja, hogyan folytassa munkáját. Kire kellene odafigyelnie?
A visszajelzési eszközök lehetővé teszik a résztvevők számára, hogy szavazzanak az átadandó anyagok különböző változataira, és rangsorolhassák azokat, így a csoportok egyszerűbben és méltányos módon adhatnak egységes iránymutatást. Ha az adott személy véleményének nagyobb súlya van – például jelentős szakértelme okán –, akkor beállíthatja, hogy szavazata kettőnek számítson.
Beépített jelentések
Az előrehaladási jelentések és az utólagos értekezletek minden projekt fontos részét képezik– és nem kell, hogy időrablóak legyenek. Ahelyett, hogy értékes órákat töltenének egy egyéni jelentés létrehozásával, válasszon egy beépített lehetőséget. Beírhatja a megfelelő számokat és adatokat, és hagyhatja, hogy a program megfelelő formázást és adatvizualizációkat hozzon létre.
Ez azt jelenti, hogy sokkal hamarabb elkezdheti megtervezni a következő projektjét.
Szánjon időt önmagára
A mentális jóléte szempontjából elengedhetetlen, hogy legyen némi szabadideje, amit a munkán kívüli emberekre és dolgokra fordíthat. Végső soron ez a mentális pihenő segíthet abban, hogy feltöltődjön és lelkesen foglalkozhasson a munkájával. Egyébként is fontos, hogy a dolgok egyensúlyban maradjanak.
Ez magában foglalja a teljes éjszakai pihenőt is, hogy az éjszaka folyamán feltöltődhessen, valamint a rendszeres testmozgást – mindezek szerves részét képezik a felfelé ívelő fejlődési pálya fenntartásának. Egy harvardi tanulmány arra a következtetésre jutott, hogy az álmatlanság miatt egy átlagos munkavállaló évente akár 11,3 napnyi termelékenységet is elveszíthet, míg egy másik tanulmány arra a következtetésre jutott, hogy a rendszeres testmozgás segít csökkenteni a stressz szintjét, javítja a koncentrációt, felgyorsítja a kognitív képességeket és élesíti a memóriát.
Fedezzen fel további hatékonyságnövelő trükköket, és használja ki az ingyenes üzleti sablonokat az intelligensebb, gyorsabb és hatékonyabb munka érdekében.
A Microsoft 365 használatbavétele
A jól ismert Office-t hatékonyságnövelő eszközök egészítik ki, így produktívabbá válik a munka – bárhol, bármikor.
Kapcsolódó tartalom
A vállalkozás irányítása
A kisvállalatok felkészítése a mesterséges intelligenciával elérhető sikerre
A vállalkozás irányítása
Élvonalbeli mesterséges intelligencia: Alkalmazások a különböző iparágakban
A vállalkozás irányítása
Élvonalbeli vezetés: Útmutató az élvonalbeli vezetéshez
A vállalkozás fejlesztése
Így tudja még sikeresebben megőrizni alkalmazottait és növelni a munkavállalói elkötelezettséget
Az Üzleti elemzések és ötletek nem nyújt profi adó- vagy pénzügyi tanácsadást. Helyzete megbeszéléséhez forduljon saját adó- vagy pénzügyi tanácsadójához.
A Microsoft 365 követése