A leghatékonyabb folyamatábra kiválasztásának módja
Mi az a folyamatábra?
A folyamatábrák lehetővé teszik, hogy a felhasználók vizuálisan ábrázolhassanak egy folyamatot vagy rendszert alakzatok vagy alakzatok és szavak kombinációjával. A gyors, kézzel rajzolt képektől a robusztus, számítógép által készített diagramokig terjedhetnek, amelyek az összetett ötleteket könnyen érthető részekre bontják. Emellett a műszaki és a nem műszaki emberek gyakorlatilag bármilyen területen használhatnak folyamatábrákat.
Különösen hasznosak különféle helyzetekben, például:
- Folyamatok dokumentálása és elemzése
- Számítógépes szoftverek vagy hálózatok fejlesztése
- Folyamatok kommunikálása vagy szabványosítása
- A folyamatok redundanciáinak, akadályoknak és hatékonysági hiányosságoknak azonosítása
- Terv vagy struktúra létrehozása új projekthez, részleghez vagy üzlethez
- A projekt több érdekelt féllel való együttműködésének megtervezése
- Annak megértése, hogy a felhasználók hogyan navigálnak egy webhelyen vagy áruházban
- Gyártási folyamat szemléltetése
- Új termék vagy szolgáltatás létrehozása
Flow-diagram előnyei
A folyamatábra a szinte bármilyen forgatókönyvben való munkavégzés mellett számos előnyt kínál, többek között a következőket:
Információvizualizáció
Egy folyamatábra hasznos lehet, mivel vizuálisan megmutatja, hogyan kell működnie egy terméknek vagy szolgáltatásnak, hogyan kell egy projektnek folynia, vagy hogyan működhet egy hálózat, mielőtt megépülne. Azáltal, hogy azonosíthatja a függőségeket, a hatékonyságot, a beosztotti igényeket és más változókat, amelyek később hatással lehetnek a projektre, a folyamatábra időt és pénzt takaríthat meg.
Dokumentáció
A folyamatábra-készítővel digitálisan mentheti az összes fájlt, szinte azonnal terjesztheti őket, és akár folyamatábra-sablonokat tartalmazó tárat is létrehozhat. Így a fájlok mindig elérhetőek lesznek, a csapatok naprakészek maradnak, a vállalat megfelel a jogszabályoknak, és nem kell újra feltalálnia a kereket, ha legközelebb hasonló diagramot kell terveznie.
Szervezett kommunikáció
A folyamatábra minden részletet egyértelművé tesz, ami segíthet a csapatoknak gyorsan megérteni, hogy mikor, milyen feladatokat kell elvégezniük, és hogy kiknek. Ez az információ kevesebb megbeszélést, kevesebb kérdést jelenthet, és mindenkinek több ideje marad a munkára. A folyamatábra hasznos lehet az információs kézikönyvekben vagy akár az alkalmazottak előkészítésében is. A folyamatábra lényegében kontextust ad az utasításkészletekhez, és nagyobb hatékonyságot biztosít az ismétlődő feladatokhoz.
Egyszerű végrehajtás
Az online folyamatábra-sablonok megkönnyítik a gyors kezdést. Az egyszerű testreszabásokkal, az egyszerűsített együttműködéssel és a beépített verziókövetéssel pedig pontosan azt hozhatja létre, amire a szervezetnek szüksége van, minden szakaszban számíthat a hozzájárulásra, és mindig tudni fogja, hogy hol vannak a legújabb és legjobb fájlok.
Folyamatábra-típusok
Bár a folyamatábrák szinte bármit elmagyaráznak, a legtöbb ember három ok közül az egyikre használja őket: döntések tájékoztatására, folyamatok bemutatására vagy adatok ábrázolására - ezért a legtöbb folyamatábra-sablon e három kategória egyikébe tartozik. Vessünk tehát egy pillantást az egyes folyamatábra-típusokra, és hogy mikor és miért érdemes használni őket.
1. Döntési fa
A Visio ingyenes kipróbálása 1 hónapig
Az egy hónapos ingyenes próbaidőszak után az aktuálisan érvényes előfizetési díjat fogjuk felszámolni. Hitelkártya szükséges. Bármikor lemondhatja, hogy a jövőben ne kelljen fizetnie.
Gondoljon a döntési fára úgy, mint egy „ha ez, akkor az” folyamatábrára. Azáltal, hogy lehetővé teszi a lehetséges eredmények térképének létrehozását egy adott választási lehetőség alapján, a döntési fa segíthet tisztán látni az utat és mérlegelni a lehetőségeket.
A döntési fák általában egyetlen csomóponttal (a kérdéssel) kezdődnek, majd két lehetőségre (döntésekre) ágaznak, majd ezek a lehetőségek további csomópontokhoz vezetnek (lehetséges eredmények). Természetükből adódóan a döntési fák különösen hasznosak a valószínűségek és az előnyök kiemelésében, és akár olyan algoritmusok tervezésére is használhatók, amelyek segítenek az eredmények előrejelzésében.
2. Folyamatdiagram-ábra
Azáltal, hogy lehetővé teszi a tevékenységek diagramkészítését és elemzését egy termék vagy szolgáltatás létrehozásakor, a folyamatábra segítségével megkeresheti a folyamat hiányosságait és redundanciáit, azonosíthatja, hogy hol van szükség adott erőforrásokra, berendezésekre vagy emberekre, felfedheti a lehetséges szűk keresztmetszeteket vagy problémás területeket, és feltárhatja a hatékonyság hiányosságait.
A folyamatábra a tevékenységek működésének vagy egy termék vagy szolgáltatás kikötéseinek ismertetése mellett új alkalmazottakat is előkészíthet, betaníthat meglévő csapatokat, vagy segíthet a külső szállítóknak vagy tanácsadóknak megérteni az üzletmenetet, és hogy ők hogy illenek bele.
3. Adatfolyam-diagram
Ha mélyen bele kell merülnie az adatokba, egy adatfolyam-diagram (új lapon nyílik meg)adatfolyam-diagram segíthet. Azáltal, hogy szimbólumokat és rövid szöveges címkéket használnak az adatok be- és kimeneteinek, tárolási pontjainak és útvonalainak bemutatására, az információkat grafikus ábrázolásba sűríthetik, amit esetleg nehéz megfogalmazni. Mivel a technikai csapatok és a nem technikai érdekelt felek is használhatják őket, nagyszerű lehetőség, ha széles közönségnek kell prezentálnia.
Példa: Adatfolyam-diagram
Folyamatábra tippek
A folyamatábra készítése, különösen a folyamatábra-sablonok használata esetén egyszerű, de egy nagyszerű folyamatábra létrehozása egy kicsit több figyelmet igényel. Tekintsünk meg tehát néhány tippet egy olyan folyamatábra létrehozásához, amely nem csupán tájékoztató, de látványos is.
- A diagramok olvashatóbbá tétele. A folyamatábrát a végfelhasználó szem előtt tartásával készítse el, azaz gondoskodjon arról, hogy az elrendezés és a kompozíció segítse a közönséget abban, hogy mit nézzenek először, és mit másodszor. Ha szükség szerint kiigazítja az igazítást, megfelelő nyelvtant és egyértelmű címeket használ, és kerüli a szakzsargont, biztosíthatja, hogy diagramja felhasználóbarát legyen. (Tipp: Ha kétségei vannak, tesztelje olyan személyen, aki nem ismeri a projektet.)
- Legyen következetes. Ha a folyamatábra során következetesen használ alakzatokat, betűtípusokat, színeket és elnevezési szabályokat, a közönség könnyebben követheti a lépéseket.
- Használjon kontrasztot. A színek következetes használata alapvető fontosságú, de ne használja ugyanazt a színt vagy színcsaládot minden alakzathoz. Különböző színek használatával kiemeltebbé teheti a lépéseket vagy műveleteket. A háttérből kiemelkedő betűszínek használatával a diagram könnyebben olvasható lesz.
- Online folyamatábra-készítő használata. A sablonok, a beépített verziókezelés, az egyszerű együttműködés és a bármikor elvégezhető szerkesztési lehetőség segítségével kipróbálhatja a terveket, és az Ön ütemterve szerint készítheti és kezelheti diagramjait.
Folyamatábra integrálása
Akár döntést kell hoznia, el kell magyaráznia egy folyamatot, akár adatokat kell megosztania a vezérigazgatóval, a folyamatábra más üzleti alkalmazásokba és kommunikációs eszközökbe való beágyazásával tovább növelheti a hatékonyságot. Folyamatábra-készítő és hatékonyságnövelő eszközök használatával a diagramok tartalmát lekérheti az összes használatban lévő forrásból, beleértve a dokumentumokat, fájlokat és közösségi oldalakat is.
Emellett érdemes lehet üzletiintelligencia- (BI-) eszközökkel integrálni a folyamatábrákat, így Ön és csapata hatékonyabban kezelheti az adatait, és jobb történetet mesélhet el. A beágyazott folyamatábrák és BI-eszközöklehetővé teszik, hogy az adatokat vonzó vizualizációkká alakítsa, interaktív jelentéseket hozzon létre, részletes adatokat tárjon fel, és olyan elemzéseket nyerjen, amelyekkel gyors és megalapozott döntéseket hozhat.
A folyamatábra létrehozásának és az üzleti innovációnak számos új módja van. További információért tekintse meg ezt a lépésenkénti útmutatót, a táblázatos strukturált adatok folyamatábrainak automatizálásához, és ismerkedjen meg a modern folyamatábra-eszközökkel.
A Microsoft 365 csapata az erőforrások megosztására összpontosít, hogy segítsen Önnek vállalkozása elindításában, működtetésében és fejlesztésében.
A Visio használatbavétele
A Visio segítségével gyakorlatilag bárhonnan, bármilyen eszközön megjelenítheti és megbeszélheti az ötleteit, információit és folyamatait.
Kapcsolódó tartalom
Termelékenység
A kezdők útmutatója, hogy hogyan használható a BPMN az üzletben
Termelékenység
A hálódiagram feltérképezésére vonatkozó tippek
Termelékenység
A termelékenység növelése folyamatleképezéssel és automatizálással
Az Üzleti elemzések és ötletek nem nyújt profi adó- vagy pénzügyi tanácsadást. Helyzete megbeszéléséhez forduljon saját adó- vagy pénzügyi tanácsadójához.
A Microsoft 365 követése