Guidare un progetto attraverso le acque agitate e stressanti di un'organizzazione sempre in movimento può essere una proposta scoraggiante. Al giorno d'oggi, l'impiegato medio è oberato da un numero incalcolabile di scadenze, riunioni,-messaggi di posta elettronica e compiti. Per questo probabilmente non ha il tempo o lo spazio mentale per dedicare tutte le sue competenze a te e al tuo progetto. Fortunatamente, puoi semplificare le operazioni. Per garantire il successo del progetto sia per un cliente sia per uno stakeholder interno, consulta questi cinque strumenti di gestione dei progetti che consentono di risparmiare tempo, denaro ed energia.
5 strumenti per la gestione di progetti che fanno risparmiare tempo, soldi ed energie
Diagrammi di Gantt e scrumboard
In un'epoca di contenuti infiniti, con un'infinità di parole che si contendono costantemente la nostra limitata attenzione, una semplice immagine può essere rinfrescante e molto efficace. Idiagrammi di Gantt usano barre orizzontali di base per visualizzare le fasi e lo stato di avanzamento del progetto. Con una rapida panoramica, i membri del team saranno in grado di vedere il lavoro attualmente in corso (o almeno il lavoro da svolgere) e quando saranno necessari i loro contributi. Potranno anche vedere quanto tempo è previsto per ogni fase. Le scrumboard funzionano in modo simile e funzionano perfettamente per i progetti che si trovano in una sequenza temporale meno rigida e che coinvolgono più team. La lavagna mostra le diverse fasi del progetto (pianificazione, esecuzione, ecc.) e i marcatori per ogni team. Durante il completamento delle fasi e l'avanzamento, i team possono spostare i marcatori sulla lavagna. Questo permette a tutte le persone coinvolte di vedere il quadro generale e il loro posto all'interno di esso.
Assegnazioni delle attività
È facile accettare di eseguire un'operazione, molto più difficile ricordarsi di eseguirla. Soprattutto quando ogni messaggio perso sembra essere accompagnato da una nuova richiesta. Ecco perché uno strumento online per le assegnazioni di attività è così prezioso. Chi è responsabile del completamento di una parte del progetto, che si tratti della progettazione di un logo o dell'elaborazione dei numeri finali, può accedere al sito e vedere facilmente cosa deve fare. A seconda delle impostazioni dell'account, riceveranno anche notifiche tramite posta elettronica relative alle scadenze in calendario. I project manager possono tenere sotto controllo il proprio team e assicurarsi che tutte le attività vengano completate in tempo senza dover scorrere lunghe catene di posta elettronica. In questo modo puoi evitare ritardi costosi e inutili frustrazioni.
Assegnazione delle risorse
In un ambiente di agenzia, l'allocazione delle risorse è fondamentale. I project manager necessitano di uno strumento efficace per pianificare e tenere traccia delle ore per ogni membro del team, in modo da evitare overbooking, scadenze perse e clienti insoddisfatti. Tuttavia, questo tipo di organizzazione non deve essere limitato al mondo “creativo”. Non sarebbe utile, anche in un ufficio aziendale, avere un quadro chiaro della disponibilità dei membri del team? Chiedi al team di stimare in anticipo, per quanto possibile, la disponibilità nel corso del progetto. Chiedi loro di annotare i giorni in cui saranno in vacanza, quelli in cui non riusciranno a concentrarsi e a lavorare a causa delle riunioni e quelli in cui avranno altre scadenze da rispettare. Se hai un'idea della disponibilità oraria, sarai in grado di costruire tempistiche realistiche. Uno strumento di allocazione delle risorse online consentirà a te e ai membri del team di tenere traccia delle ore effettive rispetto alle stime e di adattarle di conseguenza, consentendo flussi di lavoro futuri più fluidi.
Un'agevole gestione dei progetti.
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Strumenti di feedback
Inviare feedback significa cose diverse a persone diverse: alcune offrono richieste di modifica rigide e prescrittive, altre emozioni e reazioni vaghe. A volte stakeholder diversi presentano opinioni in conflitto. Tutto questo rende difficile per la persona che riceve il feedback sapere come procedere. A chi dovrebbero dare ascolto?
Gli strumenti di feedback consentono agli stakeholder di votare e classificare diverse versioni dei risultati finali, rendendo più semplice per un gruppo fornire una direzione coesiva in modo corretto. Se desideri che l'opinione di un particolare individuo abbia più peso, perché magari vanta un'esperienza significativa in materia, puoi modificare il suo voto in modo che conti per due.
Report predefiniti
I report di stato e i post-valutazione sono parti cruciali di qualsiasi progetto e non devono necessariamente essere una perdita di tempo. Anziché dedicare ore preziose alla creazione di un report personalizzato, scegli un'opzione predefinita. Potrai inserire numeri e cifre rilevanti e lasciare che il programma generi la formattazione e le visualizzazioni dei dati appropriate.
Ciò significa che sarà possibile iniziare a pianificare il progetto successivo molto prima.
Dedica tempo a te stesso
Assicurarsi di avere tempo libero da dedicare alle persone e alle cose importanti per te al di fuori del lavoro è fondamentale per il tuo benessere mentale. In definitiva, questa pausa mentale può aiutarti a mantenere l'entusiasmo e la passione per il tuo lavoro. Dopo tutto, è importante mantenere l'equilibrio.
L'equilibrio comprende anche un riposo notturno completo che ti permetta di ricaricarti durante la notte e un regolare esercizio fisico, tutti elementi fondamentali per mantenere la crescita. Infatti, uno studio di Harvard ha concluso che l'insonnia può far perdere al lavoratore medio fino a 11,3 giorni di produttività all'anno, mentre un altro studio è giunto alla conclusione che una routine di esercizio fisico costante aiuta a ridurre i livelli di stress, a migliorare la concentrazione, ad accelerare le capacità cognitive e ad affinare la memoria.
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