優れたチームワークは、どのような会社にもメリットをもたらします。作業内容が、たとえば花のデザインの販売であれ、新しいスマートフォン アプリの開発であれ、チーム メンバー間の共同作業はきわめて重要です。ただし、優れた共同作業には優れたコミュニケーションが必要です。 しかも、研究によれば、コミュニケーションの量ではなく質がはるかに大きな価値を持ちます。
この記事では、リモート チームの共同作業と生産性向上に役立つツールの効果について説明します。また、チームのコミュニケーション迅速化、タスクの効率化、創造性の向上などに最新の AI ツールが役立つことについても説明します。
コラボレーションとは、共通のプロジェクトや目標のために協力して働くことであり、今はその重要性がこれまでになく高まっています。しかし、コラボレーションが盛んな職場づくりは、いつも期待どおりにスムーズに進むとは限りません。チーム メンバーが同じビジョンを共有していない職場や、それぞれの責任を自覚していない職場では、混乱や非効率が発生します。
したがって、最適なコラボレーション ツールを選択することが重要になります。幸い、職場のコラボレーションは進化を遂げており、もはや無限に続くメール スレッドや繰り返される会議の時代ではありません。現在のツールは、常時接続のネットワークを活用して、リアルタイムでファイルにアクセスでき、分散型チームやハイブリッド勤務に適したコラボレーションを行えるものになっています。
ビデオ会議やクラウド コンピューティング ソフトウェアなどのコラボレーション ツール、さらに AI が登場したことで、効率性、生産性、チーム共同作業の質は向上しています。
新型コロナウイルス禍の最盛期、多くの組織の従業員が長期にわたりリモートで勤務せざるを得なくなったことで、コラボレーション ツールの重要性と必要性に注目が集まりました。実際、Gartner Inc. が実施したアンケート調査によると、仕事にコラボレーション ツールを利用するワーカーの割合は 2019 年には 50% 強だったのが、2021 年には 80% 近くまで増えました。
チームの効果的なコミュニケーションと常時の調整状態を維持できるオンライン コラボレーション ツールにはさまざまな種類がありますが、最適なツールを最適な時期に導入すると、チームの作業効率を非常に高いレベルで維持できます。
何らかの変更管理プロセスが運用されているか? 新しいツールを実装するには、計画と準備が必要です。変化を組織面でサポートする態勢があるか、変化の結果についてビジョンが共有されているか、ロジスティクスと従業員へのサポートはあるか、また、変化の影響を監視する手段はあるかについて検討しましょう。
習得のハードルが高い要素はあるか? あらゆる新しいサービスの導入にあたって考慮すべき最重要事項の 1 つは、使いやすさです。検討しているツールのデモを依頼して、インターフェイスの直感性、ナビゲーション操作のシンプルさなどをチェックしましょう。
組織内のチームにとって最も便利なコミュニケーション手段は何か? 使われているのはチャットやマルチチャネル メッセージング ツールだけですか? メールやプロジェクト管理ツールでのコミュニケーションも行われていますか?
どのような種類のプロジェクトに関してチームの共同作業が行われるか? 異なる業界では異なるコラボレーション ツールが必要になります。たとえば、マーケティング業の会社は製造業とは異なるツールを必要とします。業界領域的にどのような守備範囲のプロジェクトを手掛けるチームなのかを、しっかりと把握しましょう。
コラボレーションの参加人数はどれくらいか? 小規模なチームと大規模なチームでは、コミュニケーションの方法、情報共有の方法、進行状況の報告方法が異なります。チームと組織の規模に応じた適切なコラボレーション ツールを選択しましょう。
複数のツールを組み合わせるか、それともオールインワン プラットフォームを採用するか? ツール利用の監査を実施して現状を把握しましょう。導入済みのコラボレーション テクノロジをすべて特定したうえで、全社的なコラボレーションのメリットを最大化するには新しいツールを追加すべきか、古いツールを置き換えるべきかを判断しましょう。
統合性、互換性は重要か? ある目的のために最適なツールが見つかったら、そのツールを他のアプリやソフトウェアとシームレスに統合できるかどうかを検討しましょう。また、チームで使用するすべてのファイル タイプと互換性があるか確認しましょう。
セキュリティは最優先事項か? セキュリティへの対応力は、コラボレーション ツールによって大きく異なります。会議アクセスの承認、ファイル共有、チャット、外部アクセスに関する制御ポリシーとの適合性を検討しましょう。また、一部のツールではエンドツーエンドの暗号化が提供されている一方、その他のツールではキーの所有と管理を顧客が行える場合があります。
想定している支出額はどれくらいか? コストは、コラボレーション ツールの選定に関する重要な要素の 1 つです。一部のツールは無料で利用できる一方、その他のツールでは月単位、年単位、ユーザー数単位の料金プランを選択できる場合があります。 また、ツールのカスタマイズが必要な場合には追加コストが発生することがあります。
トレーニングに十分な時間と予算を費やせるか? チームにコラボレーション ツールのトレーニングを施すことは不可欠です。 コラボレーション ツールを有効に機能させるには、チーム メンバー全員にとって手軽に受容できるものでなくてはなりません。採用するソリューションを決定したら、チームのトレーニングにしっかりと時間をかけながら、新しいソフトウェアやツールへの緩やかな移行を開始します。
内容が結婚計画であれ、Web サイトの構築であれ、多数の人々がそれぞれの役割を担うような大規模プロジェクトに関わったことがある方は少なくないでしょう。幸いなことに、便利なプロジェクト管理ツールを利用すれば、そうしたプロジェクト内の動く要素をすべて効果的に管理できます。
2. ビデオ会議で関係を築く
たとえば、重要な会議を開く必要があるのにチーム メンバーの半分が出張先やリモート勤務地にいる、などといった場合があります。 そんなときはビデオ会議を利用すれば、コストや困難を乗り越えてメンバー全員を直接集めなくても、研究に基づいた対面会議のメリットをすべて享受することができます。
3. チャットで作業をスピーディに完了
場合によっては、簡潔な質問を 1 つ送信して回答を得るだけのやり取りが最も効率的なコミュニケーションになります。貴社のために構築されたインスタント メッセージング ツールがあれば、チーム メンバーがそこにチェックインして手早く問題を解決できます。
4. リアルタイムのドキュメント改訂で遅れを最小限に
添付ファイルだらけのメール スレッドで連絡のやり取りをする煩わしさや、紛らわしい編集指示がドキュメントやプレゼンテーションに反映されないトラブルは、もう過去のものです。リアルタイムのドキュメント コラボレーションを利用すれば、チームの皆が同じプロジェクトの作業を共同で進め、テキスト ドキュメント、スプレッドシート、PowerPoint プレゼンテーションなどさまざまなファイルを一緒に編集できます。
5. クラウド バージョン管理で作業内容を常に整理
プロジェクトをクラウドに保存すると、バージョン管理が簡単になります。アクセス権を持つ人なら誰でも、いつでもオンラインにアクセスして特定のバージョンを見つけ、必要に応じてコピーを保存した後、フィードバックを追加することができます。さらに、Microsoft Teams などのコラボレーション アプリケーションを使うと、ファイルを見つけて他のユーザーと安全に共有する作業が容易になります。
6. AI で接続性、生産性、創造性を向上
競合他社に対して優勢をキープするのはいつも難しいことですが、AI ツールは、チームが優位性を獲得する手段になります。Microsoft 365 Copilot などの AI ソリューションを活用すると、コミュニケーションを迅速化し、従業員のタスクを効率化し、サービス提供を加速することができます。また、予測機能でチームのニーズを事前に察知してダウンタイムの発生を防ぎ、自動化でオペレーションを加速することができます。
Microsoft 365 Copilot のようなツールを活用すると、創造性と生産性が発揮される環境を作り出すことができます。この電子書籍で詳細をお読みください。
コラボレーション ツールの利用に関する大きな課題の 1 つは、新しいツール (AI など) を受容するための習得ハードルをどう克服させるかです。新しく加わるチーム メンバーは、ツールの使いこなし方に馴染むまでに時間がかかることがあります。 クイックスタート ガイドや YouTube チャンネルは、従業員トレーニングを加速させるのに役立ちます。
通常、作業をオンラインで行わせることには、効率を高め、プロジェクト管理機能によってメンバー全員の作業状況を整理し、タスクに集中させる効果があります。さらに、クラウド コンピューティングによってタイム ラグを短縮し、いつも全員に最新の状態で作業させることができます。
また、AI に関する注意として、AI の強力な自動化ツールから得られた出力はそのまま採用せず、人間によるレビューと検証を経てから使用することが重要です。
Microsoft 365 チームは、ビジネスの開業、経営、成長に役立つリソースの共有に重点を置いて取り組んでいます。
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