Microsoft 365 Copilot과 문서 중앙화로 협업 중심의 업무 문화 정착

공유와 협업 문화의 중심, 클라우드 기반 중앙화

“공유와 협업은 새로운 시대의 업무 환경이라는 이야기는 오랫동안 이어져 왔습니다. 하지만 그 목표는 단숨에 이뤄지지 않습니다. 그 방법도 계속해서 진화하고 새로운 도구와 방법론이 개발되어야 합니다. 지난 몇 년 간 Microsoft 365의 Teams를 중심으로 한 커뮤니케이션과 협업 환경이 이뤄졌고, 그 다음 단계를 바라보고 있습니다.”

KT 기술혁신부문에서는 인공지능 기술과 함께 새로운 형태의 협업 환경이 갖춰지려면 결국 클라우드 기반의 새로운 문서 중앙화가 필요하다는 결론을 얻었습니다. 협업, 공유를 중심으로 하는 기업 업무 문화에서 클라우드는 중요한 가치가 되었지만 규모가 크고 역사가 긴 기업들일수록 기존의 업무 방법이 깊게 뿌리내려 있기 때문에 기술적, 문화적으로 변화가 쉽지 않습니다.

KT는 그 중심을 문서 관리 방법에서 찾았습니다. PC가 업무에 활용되면서 자연스럽게 문서는 개개인의 PC에 담겨 있고, 문서 관리는 각자의 판단에 따라 이뤄져 왔습니다. KT 역시 업무에 활용되는 수많은 문서들이 모두 PC 속에 담겨 있었고, 문서를 누구에게 보여주는 것이 업무의 흐름과 밀접하게 연결되어 있었습니다.

“문서가 담고 있는 지식과 경험은 고스란히 PC에 담기고, 많은 상황에서 관리 방법에 따라 잊혀지거나 잠드는 경우가 많았습니다. 업무 문서는 단순한 파일이 아니라 일하는 방법이자 지식이고, 경험입니다. 그 가치를 제대로 활용하려면 문서가 체계적으로 모여야 합니다.”

KT 기술혁신부문에서는 이미 Teams를 중심으로 Microsoft 365가 활발하게 운영되고 있었기 때문에 그 답을 Microsoft 365 안에서 다시 찾았습니다. 그리고 OneDrive와 SharePoint를 기반으로 하는 문서 관리 시스템을 구상했습니다.

보안도 중요한 문제였기 때문에 이제까지의 모든 파일은 DRM 솔루션을 통해 하나하나 암호화되었습니다. 파일이 뜻하지 않게 유출되어도 안전하다는 강점이 있었지만 모든 문서가 해당 DRM 솔루션을 통해야 내용을 열어볼 수 있기 때문에 새로운 협업 솔루션이나 인공지능 기반 문서 도구가 도입되어도 해당 문서의 내용을 이해할 수 없는 문제점이 있습니다. DRM 솔루션 밖에서는 아무 의미 없는 파일일 뿐입니다.

협업과 다양한 도구를 활용하면서도 보안이 유지되는 것은 가장 중요한 문제입니다. 새로운 문서 중앙화의 중심은 Azure Information Protection에 있었습니다. 문서는 모두 권한을 바탕으로 접근이 결정되기 때문에 보안적으로도 안심할 수 있었고, 손쉬운 협업과 문서가 쓰인 이력까지 살필 수 있었습니다. 무엇보다 Microsoft 365 Copilot이 문서를 살필 수 있게 되면서 인공지능과 함께 일하는 방법에도 대비할 수 있었습니다.

권한 중심의 보안, 경험 해치지 않는 혁신

“Azure Information Protection 기반의 문서 중앙화는 단순히 DRM의 암호 정책을 전환하는 것이 아니라 문서 관리 방법, 그리고 더 나아가 일하는 방법 자체를 바꾸는 과정이었습니다. 모든 문서는OneDrive와SharePoint에 저장되었고, 더 이상 PC에 파일 형태로 남지 않습니다. 문서는 철저한 권한 관리를 통해서 접근이 이뤄졌고, 별도의 절차 없이도 완벽한 보안 환경을 제공했습니다.”

물론 DRM 중심의 문서 보안이 단숨에 사라진 것은 아닙니다. 권한 관리를 넘어서는 외부 파트너들과 안전하게 파일을 주고받기 위해서는 기존 문서 관리 체계가 필요하기 때문에 두 가지 시스템이 함께 쓰이지만 필요에 따라 서로 전환하면서 안전하게 쓸 수 있도록 준비했습니다. 하지만 결국 공유와 협업 기반의 업무를 매끄럽게 하려면 Azure Information Protection 기반의 환경을 적용해야 하기 때문에 시간을 두고 전환이 이뤄집니다.

“협업하면서도 권한 관리가 철저해서 문서를 하나하나 암호화하는 DRM보다 더 안전하다는 인식이 자리를 잡아가고 있습니다. 변화에서 효용성 만큼이나 중요한 것은 경험이 변화하는 과정을 자연스럽게 받아들이도록 하는 것입니다. 시간이 걸리더라도 좋은 경험을 통해서 과거의 방법으로 돌아가지 않고 새로운 업무 문화를 더 편리하다고 느끼고 변화를 받아들일 수 있도록 하는 데에 중심을 두고 있습니다.”

KT기술혁신부문에서는IT플랫폼 본부의 역할은 단순히 솔루션으로서 Microsoft 365를 도입하는 것이 아니라 새로운 업무 문화를 안착시키는 것이라고 강조합니다. 가장 확실한 전파 방법은 활용을 통해 보여주는 것입니다. IT플랫폼 본부는 모든 업무 보고에 종이를 쓰지 않도록 하고, 이메일에 문서 파일을 첨부하는 대신 Microsoft 365의 하이퍼링크를 통해 공유가 이뤄집니다.

또한 문서는 모두 SharePoint에 권한을 기반으로 쌓이면서 서서히 정보 자산의 역할을 만들어냈습니다. 이를 통해 새로운 문서 중앙화를 통해 매끄럽게 업무를 할 수 있다는 것을 증명했고, 다른 부서들도 부담을 덜어내면서 변화가 자연스럽게 받아들여지고 있습니다.

Copilot, 일하는 방법의 변화 가져와

문서 중앙화가 정착되면서Microsoft 365 Copilot의 도입도 자연스럽게 연결되었습니다. 기존의 DRM 보안, 그리고 PC 보관 중심의 문서 관리 방법으로는 Copilot이 문서를 이해할 수 없기 때문에 모든 업무 환경이 클라우드를 중심으로 바뀌어야 했습니다.

KT 기술혁신부문에서는 Copilot이 새로운 업무 환경을 받아들일 수 있는 기회라고 판단했습니다. 2023년 얼리 액세스 프로그램을 통해 직원 300명에게 1차적으로 Microsoft 365 Copilot을 도입하고, 지속적인 교육과 사례 공유를 통해 전체 직원들에게 새로운 경험을 전파하기로 했습니다. 이후 지속적인 교육과 전파를 통해 사용을 확대해 나가고 있으며 임직원이 문서 중앙화와 Copilot을 통해 업무 환경을 전환하도록 노력하고 있습니다.

“Copilot을 통해 대규모 언어 모델에 기반해 기존의 업무 문서를 적절히 학습해서 새로운 정보를 효율적으로 만들어내는 역할을 기대하고 있습니다. OneDrive와 SharePoint에 쌓인 데이터는 문서들을 빠르게 검색하고, 요약해주는 것은 물론이고, 새로운 문서를 만드는 과정까지 이전과 비교할 수 없이 빠르고 편하게 해 주었습니다.”

KT는OpenAI의 ChatGPT 등장 이후 생성형 AI를 받아들이는 다양한 시도를 이어왔습니다. 회사 입장에서 뿐 아니라 직원들을 중심으로 다양한 생성형 AI에 대한 요구가 있었고, ‘잘 쓰는 방법’을 찾아가는 과정을 밟아가고 있습니다.

하지만 생성형 AI를 안전하게 처리하는 것은 꽤 어려운 문제입니다. 생성형 AI가 사내 문서를 비롯해 보안이 필요한 다양한 정보들이 외부로 공유되는 통로가 될 수 있기 때문입니다. Copilot은 Microsoft 365의 한 부분이기 때문에 모든 보안 정책이 통일되고 안전하다는 신뢰를 주었습니다.

생성형 AI에 대한 관심을 가장 효과적으로 풀어낼 수 있는 것이 바로 Copilot 기반의 Microsoft 365 환경이었습니다. Copilot의 능력을 제대로 활용하려면 모든 업무 기록이 학습되어야 하기 때문에 문서 중앙화부터 Outlook, Teams를 비롯한 클라우드 기반의 협업 환경을 받아들여야 합니다. 단순히 문서중앙화만을 중심에 두고 문서 관리 방법을 바꾸었으면 거부감이 적지 않았겠지만 Copilot이라는 편리한 경험을 통해 자연스럽게 새로운 문화가 안착될 수 있었습니다.

Copilot은 일상의 환경을 서서히 바꾸고 있습니다. 아침에 출근하면 일정 중에서 중요한 것들을 표로 정리해달라고 요청하면 곧바로 한 눈에 정리해줍니다. 또한 Outlook에 쌓인 이메일의 스레드를 요약해주면서 일을 더 체계적으로 할 수 있습니다. 작은 변화 같지만 체계적인 업무가 이뤄졌고 Microsoft 365의 잠재력을 더 많이 끌어 쓰게 됐습니다.

“Copilot의 핵심은 맞춤형 학습에 있습니다. Microsoft 365를 통해 이뤄지는 모든 일들이 학습되고 그 맥락이 해석되기 때문에 놓치는 부분 없이 업무에 집중할 수 있는 환경이 만들어집니다. Copilot은 심지어 개인의 일정과 부서 프로젝트 진행 상황의 맥락을 파악해서 언제 휴가를 편하게 낼 수 있는지를 물을 수도 있을 만큼 업무 환경에 대한 이해도가 높습니다.”

KT는 지난 수 십년 간의 경영 노하우가 모두 문서로 만들어져 있고, 현재도 새로운 상품, 서비스, 업무에 대한 가이드 자료들이 꼼꼼하게 만들어지고 있습니다. 하지만 이를 찾는 것은 상당히 어려운 일이었습니다. Copilot은 문서에 대한 내용까지 모두 이해하고 있어서 말을 건네듯 정보를 검색하면 곧바로 결과를 찾아줍니다.

또한 복잡한 문서들에서 꼭 필요한 내용을 요약해서 우선적으로 파악할 수 있기 때문에 신입 사원들이나 새로 프로젝트에 참여하는 직원들의 이해도를 크게 높일 수 있었습니다. IT 개발 부서에서도 KT 내부의 소프트웨어 개발 표준을 명확히 인지해야 하는데 기존에는 그 과정이 쉽지 않았습니다. 상대적으로 일이 급박하게 돌아가는 상황에서 올바른 가이드를 받아들이는 것은 늘 어려운 과정이었는데 Copilot을 통해 빠르고 명확하게 기준을 이해하고 업무를 시작할 수 있게 됐습니다.

Copilot에 대한 기대는 점점 확산되고 있습니다. Copilot은 Excel의 데이터가 갖는 맥락을 파악하기 때문에 데이터에 대한 분석과 탐색적 사고를 하게 됐다는 반응도 있습니다. 기존에는 데이터 분석가의 전문성을 통해서만 얻을 수 있었던 정보 접근의 장벽이 문서 중앙화와 Copilot을 통해 허물어지면서 이제까지 쌓아온 정보들이 실제 지식으로 가치를 얻게 됐다는 것이 KT 기술혁신부문의 설명입니다.

“형식적인 것을 덜어내고 편하고 빠르게 본질에 집중해서 일할 수 있는 문화를 안착시키는 것이 최종적인 목표입니다. 변화와 혁신은 한 순간에 다가오는 것이 아니라 항상 열려 있어야 합니다. Microsoft 365 Copilot을 통해 인공지능과 협업을 중심에 둘 수 있게 됐고, 더 나아가 빠르게 혁신할 수 있는 환경을 만들어갈 수 있게 됐습니다.”