다음과 같은 전자 메일과 함께 작업이 갑자기 중단된 적이 있으실 겁니다. “보내려는 파일의 크기가 전자 메일 제한을 초과합니다.” 이때 대용량 파일을 보낼 수 있는 몇 가지 옵션이 있습니다.
대용량 파일을 보내는 몇 가지 방법을 살펴보고 가장 좋은 옵션을 선택하는 방법을 알아보겠습니다.
클라우드 저장소를 통해 대용량 파일을 보내는 방법
대용량 첨부 파일을 전자 메일로 보낼 수 없는 이유
대용량 첨부 파일 때문에 전자 메일이 반송되거나 차단되면 짜증이 날 수 있죠. 왜 이런 일이 일어나는 걸까요?
대부분의 ISP(인터넷 서비스 공급자)와 전자 메일 공급자는 전자 메일을 통해 업로드하거나 보낼 수 있는 파일의 크기를 제한합니다. 대용량 데이터가 서비스 속도를 저하하는 것을 방지하기 위함이죠. 크기 한도는 공급자별로 다릅니다.
대용량 파일을 전송하기 위한 기능을 구매할 수 있는 경우도 있습니다. 일례로 일부 비즈니스 전자 메일 공급자는 일반적인 한도보다 훨씬 높은 150MB까지 파일을 보낼 수 있도록 허용합니다. 하지만 사실 대용량 파일을 보내기 위해 전자 메일 계정을 업그레이드하지 않아도 됩니다. 서비스 수준을 변경하지 않고도 대용량 첨부 파일을 보낼 수 있는 몇 가지 방법이 있기 때문이죠.
대용량 파일을 보내는 가장 좋은 방법
파일이 전자 메일로 보내기에 너무 크다면 다음과 같은 세 가지 옵션을 사용할 수 있습니다.
클라우드 저장소
클라우드 저장소는 파일을 저장하고 보호하는 도구로 생각하는 경우가 많지만, 대용량 문서와 미디어를 공유하거나 보낼 때도 유용하게 사용할 수 있습니다. 클라우드 저장소에 파일을 업로드한 다음에 간단한 링크를 사용하여 공유할 수 있으며, 크기가 아무리 크더라도 상관없습니다.
문서나 스프레드시트로 작업할 때 보통 위쪽 모서리에 있는 공유 단추를 클릭하면 전자 메일, 채팅 또는 문자로 보낼 수 있는 링크가 생성됩니다.
폴더에서 클라우드 파일을 찾아서 마우스 오른쪽 단추로 클릭해도 공유 옵션을 확인할 수 있습니다. 폴더 전체를 공유하는 것도 가능합니다.
채팅 및 모임 소프트웨어
의사소통 및 공동 작업 플랫폼에는 업무용 채팅, 화상 모임 및 파일 저장소 기능이 한데 모여 있습니다. 이러한 시스템은 클라우드 저장소와 통합된 경우가 많기 때문에 채팅을 통해 손쉽게 파일을 보낼 수 있습니다.
파일 전송 사이트
파일 전송 사이트를 사용하면 대용량 파일을 업로드한 다음에 상대방에게 링크를 보내면 됩니다. 그러면 상대방이 이 링크를 사용하여 파일을 다운로드할 수 있습니다. 이와 같은 서비스를 무료로 제공하는 사이트도 있고, 구독을 통해 제공하는 사이트도 있습니다.
Teams를 사용한 Microsoft 365 집중 과정
하이브리드 작업이 새로운 과제를 안겨주는 지금, 조직이 계속 성장하도록 지원하세요. Teams를 사용한 Microsoft 365 집중 과정을 통해 데이터를 보호하는 동시에 생산성과 참여를 개선하는 방법을 알아보세요.
파일 전송 사이트를 사용하려면 먼저 해당 사이트에 적용된 보안 프로토콜을 살펴보시기 바랍니다. 강력한 보안 또는 개인 정보 프로토콜이 구현되어 있지 않은 경우가 많습니다. 따라서 파일을 공유할 때는 클라우드 저장소 공급자를 사용하는 것이 가장 좋습니다.
클라우드 저장소를 통해 대용량 파일을 보내는 것의 이점
종합해 보면 클라우드 저장소를 통해 대용량 파일을 보내는 것이 가장 안전하고 비용 효율적인 방법입니다.
클라우드 저장소는 다른 방법에 비해 다음을 비롯한 훨씬 더 많은 이점이 있습니다.
편리한 사용법
전자 메일 초대나 직접 링크를 사용하여 대용량 파일을 보낼 수 있습니다. 받는 사람은 링크를 클릭하기만 하면 파일에 액세스할 수 있습니다. 해당 클라우드 저장소 공급자의 계정이 없어도 링크를 사용할 수 있습니다.
보안
클라우드 저장소 서비스는 엄격한 보안을 유지합니다. 파일 암호화, 의심스러운 로그인 활동 모니터링, 랜섬웨어 탐지, 바이러스 검사, 2단계 인증, 암호로 보호되는 공유 링크와 같은 다양한 기능이 구현되어 있습니다. 클라우드 저장소는 중요한 파일을 보호하기 위해 가장 안전한 보안을 지원합니다. 의도된 사람만 공유 파일에 액세스할 수 있도록 하기 위해 암호로 보호되고 일정 시간이 지나면 만료되는 링크를 보내는 것도 가능합니다.
사용 권한
클라우드 저장소를 통해 파일을 보낼 때는 액세스 권한을 설정하여 파일을 보고, 편집하고, 다시 공유하거나 관련 댓글을 추가할 수 있는 사용자를 제한할 수 있습니다. 예를 들어 한 사람, 하나의 그룹, 모든 회사 직원 또는 누구나로 액세스를 제한할 수 있습니다.
복구
사용자가 실수할 경우에 대비할 수도 있습니다. 받는 사람이 삭제한 파일은 휴지통에서 복원할 수 있습니다. 실수로 변경한 파일도 기본 제공되는 버전 기록을 사용하여 이전 버전으로 복원할 수 있습니다.
백업
클라우드 저장소에 보관하는 모든 파일은 백업됩니다. 컴퓨터가 분실 또는 도난되거나 고장 난 경우에도 데이터는 안전하게 유지됩니다.
공동 작업
대용량 파일을 공유할 때는 그만한 이유가 있겠지요. 다른 사람과 작업하려는 경우가 대부분일 텐데요. 공동 작업은 클라우드 저장소의 대표적인 이점 중 하나입니다. 대용량 파일을 동료와 공유할 수 있고, 동료는 수정 사항을 제안하거나 실시간으로 편집할 수 있습니다. 변경 내용을 추적하여 다른 사람이 추가하거나 삭제한 내용을 확인할 수도 있습니다.
저장 공간 절약
클라우드 저장소를 사용하면 디바이스의 로컬 저장 공간뿐 아니라 전자 메일 할당량에 해당하는 저장 공간을 절약할 수 있습니다.
비용
대부분의 클라우드 저장소 서비스에는 무료 플랜과 유료 플랜이 있습니다. 구독 플랜을 사용하고 있다면 전자 메일 서비스를 업그레이드하거나 파일 전송 사이트의 서비스를 구매할 필요가 없습니다.
전자 메일로 대용량 파일을 보낼 때는 짜증 나는 일이 있을 수 있습니다. 이때 다양한 기능을 바탕으로 대용량 파일을 빠르고 안전하게 보낼 수 있는 클라우드 저장소를 사용해 보세요.
Paul Diamond는 Microsoft OneDrive(소비자 및 중소기업)용 제품 마케팅 관리자입니다. Amazon, T-Mobile, Groupon 및 Vistage International의 마케팅 및 전자 상거래 사업부에서 근무했습니다. Casagrande Press에서 출판한 ‘최악의 낙시 모험, 최악의 서핑 모험, 최악의 사이클링 모험’ 등 책의 편집자이기도 했습니다.
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