항상 역동적인 조직의 스트레스와 스트레스가 많은 환경을 통해 프로젝트를 조정하는 것은 어려운 제안일 수 있습니다. 요즘 평균 사무실 작업자는 수많은 최종 기한, 모임, 전자 메일 및 작업으로 인해 부담을 갖으며, 이는 아마도 여러분과 프로젝트에 자신의 모든 인재를 바치기 위한 시간이나 정신적 여유가 없을 것임을 의미합니다. 다행히 작업을 더 쉽게 만들 수 있습니다. 클라이언트 또는 내부 이해 관계자를 위한 프로젝트 성공을 더 잘 보장하기 위해 시간, 비용 및 에너지를 절약하는 5가지 프로젝트 관리 도구를 확인하세요.
시간, 비용, 에너지를 절감하는 5가지 프로젝트 관리 도구
Gantt 차트 및 스크럼 보드
제한된 주의를 끌기 위해 단어의 무한 콘텐츠마다 끊임없이 주의를 기울이는 시대에서 간단한 시각적 개체는 주의를 환기하고 매우 효과적일 수 있습니다. Gantt 차트는 기본 가로 막대를 사용하여 프로젝트 단계 및 진행률을 표시할 수 있습니다. 팀 동료는 한눈에 보기에 현재 수행 중인 작업(또는 적어도 수행해야 할 작업)과 기여가 필요한 시기를 확인할 수 있습니다. 또한 각 단계가 소요될 것으로 예상되는 시간을 확인할 수 있습니다. 스크럼 보드는 비슷한 방식으로 작동하며 덜 엄격한 타임라인에 있고 여러 팀이 참여하는 프로젝트에 적합합니다. 보드에는 계획, 실행 등의 다양한 프로젝트 단계가 표시되며 각 팀에 대한 표식이 있습니다. 단계를 완료하고 진행하는 동안 팀은 표식을 보드 간에 이동할 수 있습니다. 이렇게 하면 관련된 모든 사용자가 더 큰 그림과 그 안의 위치를 볼 수 있습니다.
역할 할당
작업 수행에 동의하기는 쉽지만 기억하기는 훨씬 더 어렵습니다. 특히 모든 잘못된 메시지가 새 요청과 함께 옵니다. 따라서 작업 할당을 위한 온라인 도구가 매우 중요합니다. 즉, 로고를 디자인하거나 최종 번호를 검색하는 것 등 프로젝트의 일부를 완료하는 담당자는 로그인하여 수행해야 할 작업을 정확하게 확인할 수 있습니다. 계정 설정에 따라 마감 기한에 대한 전자 메일 알림도 받게 됩니다. 반대로 프로젝트 관리자는 팀을 계속 관리하고 긴 전자 메일 체인을 스크롤하지 않고도 모든 작업이 정시에 완료되도록 할 수 있습니다. 이렇게 하면 비용이 많이 드는 지연 및 불필요한 불만 사항을 방지할 수 있습니다.
리소스 할당
에이전시 환경에서의 리소스 할당이 핵심입니다. 프로젝트 관리자는 초과 예약, 누락된 최종 기한 및 불만족한 클라이언트를 방지하기 위해 팀의 모든 구성원에 대해 시간을 예약하고 추적하는 효과적인 도구가 필요합니다. 그러나 이러한 조직의 방식은 ‘창의적인’ 세계에 국한될 필요는 없습니다. 회사 사무실에서도 팀 구성원의 가용성을 명확하게 파악하는 것이 도움이 되지 않나요’? 프로젝트 과정을 통해 가능한 모든 범위까지 예측하도록 팀에 미리 요청하세요. 휴가일, 모임으로 인해 작업할 수 없는 날, 다른 마감일이 있는 날 등을 적어 두도록 합니다. 시간별 가용성을 파악하는 경우 현실적인 타임라인을 작성할 수 있습니다. 온라인 리소스 할당 도구를 사용하면 사용자와 팀원이 예측에 대한 실제 시간을 쉽게 추적하고 그에 따라 조정하여 향후 워크플로를 더 원활하게 진행할 수 있습니다.
간단히 프로젝트를 관리할 수 있습니다.
모든 사용자가 프로젝트를 관리할 수 있습니다. Microsoft Project는 모든 프로젝트를 성공적으로 수행할 수 있는 힘과 단순성을 제공합니다.
피드백 도구
피드백을 제공한다는 것은 다른 사람에게 서로 다른 의미가 될 수 있고, 일부는 엄격하고 규범적인 편집 요청을 제공하며, 다른 사람은 감정과 반응을 으스스하게 합니다. 경우에 따라 서로 다른 이해 관계가 충돌하는 의견을 제시합니다. 이렇게 하면 피드백을 받는 사람이 진행 방법을 알기가 어려워집니다. 누가 들어야 하나요?
피드백 도구를 사용하면 이해 관계자가 다양한 버전의 결과물에 투표하고 순위를 지정하여 그룹이 더 쉽게 공정한 방식으로 응집력 있는 방향을 제공할 수 있습니다. 특정 개인의 의견이 더 많은 가중치를 가져야 하는 경우 (상당한 관련 전문 지식을 자랑하는 경우라면) 투표 수를 2로 조정할 수 있습니다.
기본 제공 보고서
진행률 보고서 및 사후 검토는 모든 프로젝트의 중요한 부분이며 시간이 지체될 필요가 없습니다. 사용자 지정 보고서를 만드는 데 많은 시간을 소비하는 대신 기본 옵션을 선택합니다. 관련 숫자와 그림을 입력하고 프로그램에서 적절한 서식 및 데이터 시각화를 생성하도록 할 수 있습니다.
즉, 훨씬 더 빨리 다음 프로젝트 계획을 시작할 수 있습니다.
여유 시간을 갖으세요.
사람들에게 시간을 할애할 수 있는 여유 시간을 보장하고 업무 외의 일에 참여하도록 하는 것은 정신적인 웰빙에 매우 중요합니다. 궁극적으로 이 멘탈 제한 시간은 작업에 대한 에너지와 열정을 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다. 결국, 균형을 유지하는 것이 중요합니다.
이러한 균형에는 야간 재충전과 정기적인 운동을 통해 해당 상향 성장 트랙을 유지하기 위한 모든 필수 요소인 야간 휴지도 포함됩니다. 실제로 하버드의 연구 에서 평균 작업자가 매년 최대 11.3일의 생산성을 잃게 될 수 있다는 결론을 내렸습니다. 다른 연구에서는 안정적인 운동 루틴이 스트레스 수준을 낮추는 데 도움이 된다는 결론을 내렸습니다. 집중을 개선하고 인지 능력을 향상시키며 기억을 선명하게 합니다.
더 많은 생산성 해킹을 검색하고 무료 비즈니스 템플릿 을 활용하여 더 스마트하고 빠르고 효율적으로 작업할 수 있습니다.
비즈니스 인사이트 및 아이디어는 전문 세금 또는 재무 조언을 제공하지 않습니다. 상황에 대해 논의하려면 세금 또는 재무 전문가에게 문의하세요.
Microsoft 365 팔로우