Vadovauti projektui nuolat judančioje organizacijoje, kurioje vyrauja įtampa ir stresas, gali būti nelengva. Šiais laikais vidutinį biuro darbuotoją slegia daugybė terminų, susitikimų, el. laiškų ir užduočių, o tai reiškia, kad jis tikriausiai neturi laiko ar dėmesio skirti visus savo pajėgumus jums ir jūsų projektui. Laimei, galite padėti viską padaryti lengviau. Norėdami geriau užtikrinti klientui ar vidaus suinteresuotąjai šaliai vykdomo projekto sėkmę susipažinkite su šiais penkiais projektų valdymo įrankiais, kurie padeda taupyti laiką, pinigus ir energiją.
5 projektų valdymo įrankiai, kurie gali padėti taupyti laiką, pinigus ir energiją
Ganto diagramos ir „Scrum“ lentos
Begalinio turinio eroje, kai dėl mūsų riboto dėmesio nuolat kovoja daugybė žodžių, paprastas vaizdinis elementas gali tapti atgaiva ir būti labai veiksmingas. Ganto diagramose naudojamos pagrindinės horizontalios juostos projekto etapams ir pažangai rodyti. Vos žvilgtelėję komandos nariai galės matyti, kokie darbai šiuo metu atliekami (arba bent jau kokie darbai turėtų būti atliekami) ir kada reikės komandos narių indėlio. Jie taip pat galės matyti, kiek laiko užtruks kiekvienas etapas. „Scrum“ lentos veikia panašiai ir puikiai tinka projektams, kurių laiko juosta ne tokia griežta ir kuriuose dalyvauja kelios komandos. Lentoje rodomi skirtingi projekto etapai, t.y. planavimas, vykdymas ir t. t., ir žymekliai kiekvienai komandai. Įgyvendindamos etapus ir darydamos pažangą, komandos gali lentoje perkelti savo žymeklius. Tai leidžia visiems dalyviams pamatyti platesnį vaizdą ir savo vietą jame.
Užduočių priskyrimai
Lengva sutikti ką nors daryti, daug sunkiau nepamiršti to padaryti. Ypač, kai atrodo, kad kiekviena klaidžiojantis pranešimas ateina su nauju prašymu. Štai kodėl internetinis užduočių priskyrimo įrankis yra toks vertingas. Asmenys, atsakingi už kokios nors projekto dalies, pvz., logotipo sukūrimo, ar galutinių skaičių suvedimo, užbaigimą, gali prisijungti ir lengvai matyti, ką tiksliai turi padaryti. Priklausomai nuo paskyros nustatymų, jie taip pat gaus pranešimus el. paštu apie artėjančius terminus. Kita vertus, projektų vadovai gali stebėti savo komandą nenaršydami ilgų el. laiškų grandinių ir įsitikinti, kad visos užduotys atliekamos laiku. Tai padeda išvengti brangiai kainuojančių vėlavimų ir nereikalingo nusivylimo.
Išteklių paskirstymas
Agentūros aplinkoje išteklių paskirstymas yra labai svarbus. Projektų vadovams reikia veiksmingos priemonės, kuri padėtų planuoti ir stebėti kiekvieno komandos nario valandas, kad būtų išvengta per didelio užimtumo, terminų praleidimo ir nepatenkintų klientų. Tačiau toks organizavimo būdas nebūtinai turi apsiriboti „kūrybiniu“ pasauliu. Nejaugi nebūtų naudinga ir įmonės biure turėti aiškų vaizdą apie komandos narių užimtumą? Iš anksto paprašykite savo komandos, kad ji, kiek įmanoma tiksliau įvertintų savo užimtumą projekto metu. Tegul komandos nariai pasižymi visas dienas, kai atostogaus, kai negalės prisėsti prie darbų dėl susitikimų ir kai turės skirti savo laiką kitų terminų įgyvendinimui. Jei žinosite, kiek valandų komanda galės dirbti, galėsite sudaryti realius tvarkaraščius. Naudodamiesi internetine išteklių paskirstymo priemone jūs ir jūsų komandos nariai galėsite lengvai stebėti faktines valandas, palyginti jas su numatomomis, ir atitinkamai koreguoti, kad ateityje darbo eiga būtų sklandesnė.
Paprastas projektų valdymas.
Visi valdo projektus. „Microsoft Project“ suteikia galimybę ir paprastumą sėkmingai įgyvendinti bet kokį projektą.
Atsiliepimų įrankiai
Atsiliepimų teikimą skirtingi žmonėms supranta skirtingai: vieni teikia griežtus ir įsakmius redagavimo reikalavimus, kiti – aptakius jausmus ir reakcijas. Kartais skirtingos suinteresuotosios šalys pateikia prieštaringas nuomones. Todėl atsiliepimą gaunančiam asmeniui sunku žinoti, kaip elgtis toliau. Kieno jie turėtų klausyti?
Atsiliepimų įrankiai leidžia suinteresuotosioms šalims balsuoti už įvairias rezultatų versijas ir jas reitinguoti, todėl grupei asmenų lengviau sąžiningai nustatyti nuoseklią kryptį. Jei tam tikro, tarkim, itin didelę kompetenciją turinčio, asmens nuomonė turėtų būti svaresnė – jo balsą galite skaičiuoti kaip du.
Paruoštos naudoti ataskaitos
Pažangos ataskaitos ir poataskaitiniai vertinimai yra labai svarbios bet kurio projekto dalys ir jos nebūtinai turi atimti daug laiko. Užuot praleidę brangias valandas kurdami pasirinktinę ataskaitą, verčiau pasinaudokite paruoštos naudoti ataskaitos galimybe. Galėsite įvesti atitinkamus skaičius ir duomenis ir leisti programai sukurti tinkamą formatavimą ir duomenų vizualizaciją.
Tai reiškia, kad kitą projektą galėsite pradėti planuoti daug greičiau.
Skirkite laiko sau
Balanso tarp darbo ir asmeninio gyvenimo labui itin svarbu užtikrinti, kad turėtumėte laisvo laiko, kurį galėtumėte skirti žmonėms ir dalykams, kuriais užsiimate ne tik darbe, bet ir už jo ribų. Galiausiai tokia protinė pertrauka gali padėti išlikti energingiems ir išlaikyti aistrą darbui. Juk svarbu išlaikyti pusiausvyrą.
Toks pusiausvyros išlaikymas taip pat apima visos nakties poilsį jėgoms atgauti ir reguliari mankšta – šie dalykai neatsiejami nuo augimo krypties išlaikymo. Iš tiesų, Harvardo universiteto atlikto tyrimo išvadose teigiama, kad dėl nemigos vidutinis darbuotojas gali prarasti iki 11,3 produktyvių dienų per metus, o atskiro tyrimo išvadose teigiama, kad nuolatinė mankšta padeda sumažinti streso lygį, pagerinti koncentraciją, pagreitinti kognityvinius gebėjimus ir paaštrinti atmintį.
Atraskite daugiau produktyvumo gudrybių ir pasinaudokite nemokamais verslo šablonais , kurie padės jums dirbti išmaniau, greičiau ir efektyviau.
Pradėkite dirbti su „Microsoft 365“
Tai jums pažįstamas „Office“ ir papildomi įrankiai, kurie padės geriau bendradarbiauti ir daugiau atlikti bet kuriuo metu, bet kurioje vietoje.
Susijęs turinys
Įmonės valdymas
Kaip paruošti savo smulkųjį verslą sėkmingam DI naudojimui
Įmonės valdymas
Dirbtinis intelektas tiesioginiams darbuotojams: taikymas įvairiose pramonės šakose
Įmonės valdymas
Tiesioginių darbuotojų valdymas: vadovavimo tiesioginiams darbuotojams vadovas
Verslo kūrimas
Kaip pagerinti tiesioginių darbuotojų išlaikymą ir įtraukimą
Verslo įžvalgose ir idėjose nėra profesionalių mokesčių arba finansinių konsultacijų. Kreipkitės į savo mokesčių arba finansų specialistą, kad aptartumėte jūsų situaciją.
Sekite „Microsoft 365“