Projekta virzīšana cauri strespilniem ūdeņiem vienmēr kustībā esošā organizācijā var būt nomācoši. Mūsdienās vidējo biroja darbinieku nosloga neskaitāmu termiņu, sapulču, e-pasta ziņojumu un uzdevumu skaits, un tas nozīmē, ka šim darbiniekam nav laika vai spēka veltīt visus savus talantus jums un jūsu projektam. Par laimi, jūs varat atvieglot šo nastu. Lai garantētu projekta sekmīgu izpildi, neatkarīgi no tā, vai tas ir paredzēts klientam vai iekšējai lietošanai, apskatiet šos piecus projektu vadības rīkus, kas ietaupīs laiku, naudu un enerģiju.
5 projektu pārvaldības rīki, kas ietaupa laiku, naudu un enerģiju
Ganta diagrammas un SCRUM tāfeles
Bezgalīga satura laikos, kad milzīgas vārdu masas cīnās par mūsu ierobežoto uzmanību, vienkārša vizualizācija var būt ļoti efektīva. Ganta diagrammas izmanto vienkāršas horizontālas joslas, lai attēlotu projekta posmus un izpildi. Ar vienu skatienu jūsu komandas dalībnieki spēs apskatīt, kādi darbi tiek pašlaik veikti (vai kādiem darbiem būtu jābūt veiktiem), un, kad viņu darba rezultāti būs nepieciešami. Tāpat viņi varēs apskatīt katra posma plānoto izpildes laiku. Scrum tāfeles darbojas līdzīgā veidā un ir lieliski piemērotas projektiem ar elastīgākiem grafikiem, kuros piedalās vairākas komandas. Tāfele atspoguļo dažādus projekta posmus: plānošana, izpilde utt., un katras komandas apzīmējumu. Pabeidzot atbilstošos posmus un virzoties uz priekšu izpildē, komandas var pārvietot savus apzīmējumus uz tāfeles. Tas ļauj visiem dalībniekiem redzēt lielo bildi un viņu vietu tajā.
Uzdevumu piešķire
Ir vienkārši vienoties par kaut kā izdarīšanu, bet daudz grūtāk atcerēties to izdarīt. It īpaši, ja katrs saņemtais ziņojums satur jaunu pieprasījumu. Tāpēc tiešsaistes rīks uzdevumu piešķirei ir ļoti vērtīgs. Par projekta daļas izpildi atbildīgie, piemēram, logotipa izveide vai gala rādītāju aprēķins, var pierakstīties un apskatīt, kas tieši viņiem ir jādara. Atkarībā no konta iestatījumiem, viņi e-pastā saņems paziņojumus par termiņu tuvošanos. Savukārt projektu vadītāji var sekot komandai un pārliecināties par to, ka visi uzdevumi tiek veikt laicīgi bez vajadzības pārlūkot garas e-pasta sarakstes. Tas palīdzēs izvairīties no dārgiem kavējumiem un liekām domstarpībām.
Resursu piešķiršana
Aģentūras vidē resursu piešķiršana ir kritiski svarīga. Projektu vadītājiem ir nepieciešams efektīvs rīks, lai plānotu un uzskaitītu katra komandas locekļa darba stundas, lai novērstu dubultās rezervācijas, nokavētus termiņus un nelaimīgus klientus. Bet šāda veida organizācijai nav jāaprobežojas tikai ar radošo pasauli. Vai nebūtu lietderīgi, ja arī korporatīvajā birojā būtu skaidrs priekšstats par katra komandas dalībnieka pieejamību? Palūdziet komandai prognozēt, cik vien tuvu iespējams, savu pieejamību visā projekta periodā. Lūdziet viņiem atzīmēt dienas, kad viņi būs atvaļinājumā, dienās, kad viņi nevarēs strādāt nolaistām galvām sapulču dēļ, kā arī dienas, kad viņiem ir citi termiņi. Ja jums ir izpratne par ikstundas pieejamību, jūs varēsiet veidot reālistiskus laika grafikus. Tiešsaistes resursu piešķiršanas rīks atvieglos to jums un jūsu komandas dalībniekiem, ļaujot izsekot faktiskās stundas pret prognozētajām, kā arī atbilstoši pielāgoties, nodrošinot efektīvākas darbplūsmas nākotnē.
Vienkārša projektu pārvaldība.
Ikviens pārvalda projektus. Microsoft Project nodrošina iespējas un lietošanas vienkāršību veiksmīgam darbam ar projektiem.
Atsauksmju rīki
Atsauksmju sniegšana dažādiem cilvēkiem nozīmē dažādas lietas. Daži sniedz pamācošus rediģēšanas pieprasījumus, citi vispārīgi apraksta jūtas un reakcijas. Reizēm dažādi dalībnieki sniedz pretrunīgus viedokļus. Tas viss apgrūtina darbu cilvēkam, kas saņem atsauksmes, jo viņš nezina, kā rīkoties tālāk. Kuram klausīt?
Atsauksmes rīki ļauj dalībniekiem balsot un vērtēt dažādas rezultātu versijas, atvieglojot grupai iespēju vienoties par saprātīgu tālāko virzību taisnīgā veidā. Ja kādas personas viedoklis ir svarīgāks, piemēram, būtiskas pieredzes dēļ, šīs personas balsi var skaitīt kā divas.
Lietošanai gatavas atskaites
Izpildes atskaites un ziņojumi pēc projekta izpildes ir būtiski svarīgi jebkuram projektam, bet tiem nav jākļūst par laika kapsētu. Tā vietā, lai veltītu vērtīgās stundas pielāgotas atskaites izveidei, izvēlieties gatavu variantu. Jūs varēsiet ievadīt atbilstošos skaitļus un ciparus, un programma izveidots atbilstošu formatējumu un datu vizualizācijas.
Tas nozīmē, ka jūs varēsiet sākt plānot nākamo projektu daudz ātrāk.
Plānojiet laiku sev
Parūpējoties par to, ka jums ir brīvs laiks, ko veltīt cilvēkiem un savām interesēm ārpus darba, ir būtiski svarīgi jūs garīgajai labsajūtai. Galu galā, šī mentālā pauze var palīdzēt jums saglabāt enerģijas līmeni un aizrautību darbā. Ir svarīgi, lai viss būtu līdzsvarā.
Šis līdzsvars ietver arī pilnvērtīgu naktsmiegu, lai atgūtu spēkus, un regulārus vingrinājumus, kas ir svarīgi izaugsmei. Hārvardā veikts pētījums secināja, ka bezmiegs liek darbiniekiem zaudēt līdz pat 11,3 produktivitātes dienām gadā, bet cits pētījums secināja, ka regulāra vingrošanas rutīna palīdz samazināt stresa līmeni, uzlabot koncentrāciju, paātrināt kognitīvās spējas un uzlabot atmiņu.
Atklājiet vairāk produktivitātes ieteikumus un izmantojiet bezmaksas uzņēmējdarbības veidnes , kas palīdzēs jums strādāt gudrāk, ātrāk un efektīvāk.
Darba sākšana ar Microsoft 365
Tā ir pazīstamā sistēma Office un vēl dažādi rīki, kas palīdz labāk strādāt kopā, lai varat izdarīt vairāk jebkurā laikā un vietā.
Saistītais saturs
Mana uzņēmuma pārvaldība
Kā sagatavot savu mazo uzņēmumu AI nodrošinātiem panākumiem
Mana uzņēmuma pārvaldība
AI priekšlīnijā: lietojums dažādās nozarēs
Mana uzņēmuma pārvaldība
Priekšlīnijas pārvaldība: priekšlīnijas vadītāju darba ceļvedis
Uzņēmējdarbības attīstība
Kā uzlabot priekšlīnijas darbinieku noturēšanu un iesaisti
Business Insights and Ideas nesniedz profesionālu konsultāciju nodokļu vai finanšu jomā. Jums jāsazinās ar savu nodokļu vai finanšu speciālistu, lai apspriestu savu situāciju.
Sekot produktam Microsoft 365