Kā izvēlēties visefektīvāko blokshēmu
Kas ir blokshēma?
Blokshēmas sniedz lietotājiem iespēju vizuāli attēlot procesu vai sistēmu, izmantojot formas vai formu un vārdu kombināciju. Tās var būt no ātriem, ar roku zīmētiem attēliem līdz robustām, datora ģenerētām diagrammām, kas sarežģītas idejas sadala viegli saprotamā informācijā. Turklāt tehniskie un netehniskie cilvēki praktiski jebkurā jomā var izmantot blokshēmas.
Tās ir īpaši noderīgi dažādās situācijās, tostarp:
- Procesu dokumentēšana un analīze
- Datorprogrammatūras vai tīklu izstrāde
- Saziņa vai standartizēšanas procesi
- Procesu redundanču, šķēršļu un neefektivitātes identificēšana
- Plāna vai struktūras izveide jaunam projektam, nodaļai vai uzņēmumam
- Projekta darba plānošana ar vairākām ieinteresētajām pusēm
- Informācija par to, kā lietotāji pārvietojas tīmekļa vietnē vai veikalā
- Ražošanas procesa ilustrācija
- Jauna produkta vai pakalpojuma izveide
Blokshēmas priekšrocības
Kopā ar iespēju strādāt gandrīz jebkurā scenārijā blokshēmas piedāvā plašu priekšrocību klāstu, tostarp:
Informācijas vizualizācija
Blokshēma var būt noderīga, jo tā sniedz vizuālu priekšstatu par to, kā produktam vai pakalpojumam ir jādarbojas, kā jāattīstās projektam vai kā tīkls var darboties pirms tā izveides. Blokshēmas var palīdzēt jums ietaupīt laiku un naudu, ļaujot noteikt atkarības, efektivitāti, personāla vajadzības un citus mainīgos lielumus, kas varētu ietekmēt jūsu projektu vēlāk.
Dokumentācija
Izmantojot blokshēmu veidotāju, varat saglabāt visus savus failus digitāli, izplatīt tos gandrīz uzreiz un pat izveidot blokshēmu veidņu bibliotēku. Tādā veidā jūsu faili vienmēr būs pieejami, jūsu komandas vienmēr zinās jaunumus, jūsu uzņēmums varēs nodrošināt atbilstību prasībām, un jums nebūs “jāizgudro ritenis” nākamreiz, kad būs jāizstrādā līdzīga diagramma.
Vienkāršota saziņa
Blokshēmās katra detalizētā informācija ir skaidri saprotama, kas var palīdzēt komandām ātri izprast veicamos uzdevumus, kad un kurš tos dara. Šī informācija var nozīmēt mazāk sapulču, mazāk jautājumu un piešķirt visiem vairāk laika darbam. Blokshēmas ir noderīgas arī, izmantojot informācijas rokasgrāmatas vai pat darbinieku pievienošanu. Būtībā blokshēmās instrukciju kopām tiek pievienots konteksts un lielāka efektivitāte periodiskiem uzdevumiem.
Vienkārša izpilde
Tiešsaistes blokshēmu veidnes atvieglo ātru darba sākšanu. Turklāt, izmantojot vienkāršus pielāgojumus, racionalizētu sadarbību un iebūvētu versiju vadību, varat izveidot tieši to, kas jūsu organizācijai nepieciešams, meklēt ievadi katrā posmā un vienmēr zināt, kur atrodas jaunākie un lielākie faili.
Blokshēmu tipi
Lai gan blokshēmas var izmantot, lai kaut ko izskaidrotu, lielākā daļa lietotāju tās izmanto viena no trīs iemeslu dēļ: lai pieņemtu lēmumus, parādītu procesus vai vizualizētu datus, tāpēc vairākums blokshēmu veidņu ietilpst kādā no šīm trim kategorijām. Tāpēc apskatīsim katra tipa blokshēmu un to, kad un kāpēc to lietot.
1. Lēmumu pieņemšanas koks
Izmēģiniet Visio bez maksas 1 mēnesi
Pēc viena mēneša bezmaksas izmēģinājumversijas perioda tiks iekasēta atbilstošā abonēšanas maksa. Nepieciešama kredītkarte. Atceliet jebkurā laikā, lai pārtrauktu turpmākos maksājumus.
Iedomājieties lēmumu pieņemšanas koku kā blokshēmu “ja šis, tad tas”. Ļaujot jums izveidot iespējamo rezultātu karti, pamatojoties uz noteiktu izvēļu kopumu, lēmumu pieņemšanas koks var palīdzēt skaidri redzēt ceļu un izsvērt jūsu iespējas.
Lēmumu pieņemšanas koki parasti sākas ar vienu mezglu (jautājumu), pēc tam sazaro divās opcijās (lēmumos), pēc tam šīs opcijas izraisa papildu mezglus (iespējamos iznākumus). Lēmumu pieņemšanas koki ir īpaši noderīgi, lai izceltu varbūtības un ieguvumus, un tos var pat izmantot, lai veidotu algoritmus, kas palīdz prognozēt iznākumus.
2. Procesu blokshēma
Sniedzot jums iespēju attēlot un analizēt darbību plūsmu, veidojot produktu vai pakalpojumu, procesu blokshēma var palīdzēt jums atrast atstarpes un redundances jūsu procesā, noteikt, kur ir nepieciešami konkrēti resursi, aprīkojums vai personas, atklāt iespējamās vājās vietas vai problēmu jomas un atklāt iespējamo efektivitāti.
Procesa blokshēmas ne tikai apraksta, kā darbībai ir jāfunkcionē vai kādi ir produkta vai pakalpojuma nosacījumi, tās var arī pievienot jaunus darbiniekus, apmācīt esošās komandas vai palīdzēt ārējiem pārdevējiem vai konsultantiem izprast jūsu biznesu un to, kur viņi iederas.
3. Datu plūsmas shēma
Ja vēlaties padziļināti izpētīt savus datus, var palīdzēt datu plūsmas shēma. Izmantojot simbolus un īsās teksta etiķetes, lai parādītu datu ievades, izvades, krātuves punktus un ceļus, tās var saspiest informāciju grafiskā attēlojumā, ko var būt grūti izteikt verbalizēti. Tā kā tehnoloģiju komandas un netehniskās ieinteresētās personas var tās lietot, tās ir lieliska iespēja, ja jums ir jāprezentē plašai auditorijai.
Piemērs: Datu plūsmas shēmas diagramma
Blokshēmu padomi
Blokshēmas izveide, it īpaši, ja izmantojat blokshēmas veidni, ir vienkārša, bet lieliskas blokshēmas izveide prasa nedaudz vairāk ideju. Tāpēc apskatīsim dažus padomus, kā izveidot blokshēmu, kas ne tikai informē, bet izskatās iespaidīgi.
- Padariet shēmas vieglāk lasāmas. Izveidojiet blokshēmu, ņemot vērā lietotāju, lai pārliecinātos, vai tās izkārtojums un kompozīcija palīdz auditorijai noteikt, kur meklēt vispirms un kur meklēt pēc tam. Pielāgojot līdzinājumu pēc vajadzības, izmantojot pareizu gramatiku, skaidrus nosaukumus un izvairoties no žargona, varat nodrošināt, ka diagramma ir lietotājam draudzīga. (Ieteikums: Ja rodas šaubas, izmēģiniet to ar kādu, kurš nav pazīstams ar jūsu projektu.)
- Esiet konsekvents. Ja blokshēmā konsekventi lietojat formas, fontus, krāsas un nosaukumu piešķiršanas metodes, jūsu auditorija var vieglāk sekot līdzi.
- Lietojiet kontrastu. Krāsu konsekventa izmantošana ir būtiska, bet nevajag lietot vienu krāsu vai krāsu saimi katrai formai. Izmantojot atšķirīgas krāsas, varat padarīt posmus vai darbības pamanāmākus. Turklāt, izmantojot fonta krāsas, kas izceļas no fona, diagrammu būs vieglāk lasīt.
- Lietojiet tiešsaistes blokshēmu veidotāju. Izmantojot veidnes, iebūvēto versiju kontroli, vienkāršu sadarbību un iespēju tās rediģēt jebkurā laikā, tās var palīdzēt jums izmēģināt noformējumus un izveidot un pārvaldīt shēmas pēc grafika.
Integrējiet blokshēmu
Neatkarīgi no tā, vai vēlaties pieņemt lēmumu, izskaidrot procesu vai kopīgot datus ar savu izpilddirektoru, blokshēmu iegulšana citās biznesa lietojumprogrammās un saziņas rīkos var uzlabot produktivitāti. Izmantojot blokshēmu veidotāju un produktivitātes rīkus, varat izvilkt savu shēmu saturu no visiem saviem avotiem, tostarp dokumentiem, failiem un sociālo tīklu vietnēm.
Varat arī apsvērt iespēju integrēt blokshēmas ar biznesa informācijas (BI) rīkiem, ļaujot jums un jūsu komandai mijiedarboties ar jūsu datiem un pastāstīt labāku stāstu. Izmantojot iegultas blokshēmas un BI rīkus, varat pārvērst datus par saistošiem vizuālajiem datiem, izveidot interaktīvas atskaites, detalizēti pārlūkot datus un gūt ieskatus, kas ļauj pieņemt ātrus un informētus lēmumus.
Ir tik daudz jaunu veidu, kā izveidot blokshēmas un ieviest inovācijas jūsu uzņēmējdarbībā. Lai uzzinātu vairāk, skatiet šo detalizēto ceļvedi par blokshēmu automatizēšanu no strukturētiem datiem izklājlapās un padziļināti izpētiet mūsdienīgus blokshēmu rīkus.
Microsoft 365 komanda fokusējas uz resursu koplietošanu, lai palīdzētu jums uzsākt, vadīt un attīstīt savu uzņēmumu.
Darba sākšana ar Visio
Izmantojot Visio, vizualizējiet un apspriediet idejas, informāciju un procesus no praktiski jebkuras vietas un jebkurā ierīcē.
Saistītais saturs
Produktivitāte
Iesācēja rokasgrāmata par BPMN lietošanu uzņēmējdarbībā
Produktivitāte
Padomi tīkla shēmas kartēšanai
Produktivitāte
Kā uzlabot produktivitāti, izmantojot procesu kartēšanu un automatizāciju
Business Insights and Ideas nesniedz profesionālu konsultāciju nodokļu vai finanšu jomā. Jums jāsazinās ar savu nodokļu vai finanšu speciālistu, lai apspriestu savu situāciju.
Sekot produktam Microsoft 365