Det kan være et skremmende forehavende å styre et prosjekt gjennom det urolige og stressende farvannet i en organisasjon i stadig bevegelse. I disse dager belastes den gjennomsnittlige kontorarbeideren av et uhørt antall tidsfrister, møter, e-postmeldinger og oppgaver – og det betyr at de sannsynligvis ikke har tid eller plass i hodet til å tilegne all sin kraft til deg og prosjektet ditt. Heldigvis kan du bidra til å gjøre ting enklere. For bedre å sikre prosjektets suksess – enten det du gjør er for en klient eller en intern interessent – kan du ta en titt på disse fem prosjektstyringsverktøyene som sparer tid, penger og energi.
Fem verktøy for prosjektledelse som sparer tid, penger og energi
Gantt-diagrammer og oppgavetavler
I en tid med uendelig innhold – armadaer av ord som stadig kjemper om vår begrensede oppmerksomhet – kan et enkelt visualobjekt være forfriskende og svært effektivt. Gantt-diagrammer bruker grunnleggende vannrette stolper til å vise prosjektfaser og fremdrift. Med et raskt blikk kan teammedlemmene se hva som for øyeblikket blir gjort (eller i det minste hvilket arbeid som bør bli gjort), og når bidragene deres er nødvendige. De vil også kunne se hvor mye tid hver fase forventes å ta. Oppgavetavler fungerer på en lignende måte og fungerer utmerket for prosjekter som er på en mindre streng tidslinje, og som involverer flere team. Tavlen viser ulike prosjektfaser – planlegging, kjøring osv.– og indikatorer for hvert team. Når de fullfører faser og gjør fremskritt, kan team flytte markørene sine over hele tavlen. Dette gjør det mulig for alle som er involvert å se det store bildet og deres plassering i det.
Oppgavetildelinger
Det er enkelt å godta å gjøre noe, mye vanskeligere å huske å gjøre det. Spesielt når hver eneste vilkårlige melding ser ut til å komme med en ny forespørsel. Det er derfor et nettbasert verktøy for oppgavetildelinger er så verdifullt. De som er ansvarlige for å fullføre en del av prosjektet – enten det betyr å utforme en logo eller beregne de endelige kostnadene – kan enkelt logge på og se nøyaktig hva de trenger å gjøre. Avhengig av kontoinnstillingene vil de også motta e-postvarsler om truende tidsfrister. Et mindre fremtredende trekk er at prosjektledere kan holde oversikt over teamet og sørge for at alle oppgaver fullføres i tide, uten å måtte bla gjennom lange e-postkjeder. Dette bidrar til å unngå kostbare forsinkelser og unødvendige frustrasjoner.
Ressursallokering
Ressursallokering er nøkkelen i et byråmiljø. Prosjektledere trenger et effektivt verktøy for å planlegge og spore timer for hvert medlem av teamet, for å kunne hindre overbooking, tapte tidsfrister og misfornøyde klienter. Men denne måten å organisere ting på trenger ikke å begrense seg til den «kreative» verdenen. Ville det ikke være nyttig, selv i et bedriftskontor, å ha et klart bilde av teammedlemmenes tilgjengelighet? Be teamet ditt på en direkte måte om å anslå – i den grad det er mulig – tilgjengeligheten deres gjennom prosjektets løp. Få dem til å melde fra om de dagene de vil være på ferie, dager de ikke vil være i stand til å bøye hodet og arbeide på grunn av møter, og dager der de har andre tidsfrister. Hvis du har en følelse av tilgjengelige timer, kan du bygge realistiske tidslinjer. Et ressursallokeringsverktøy på nettet vil gjøre det enkelt for deg og teammedlemmene å spore faktiske timer mot anslag og justere tilsvarende, noe som gjør det enklere for fremtidige arbeidsflyter.
Enkel prosjektledelse.
Alle administrerer prosjekter. Microsoft Project gir deg kraften og enkelheten til å gjennomføre et hvilket som helst prosjekt med suksess.
Tilbakemeldingsverktøy
Å gi tilbakemelding betyr forskjellige ting for forskjellige personer – noen kommer med strenge og foreskrevne redigeringsforespørsler, andre uklare følelser og reaksjoner. Noen ganger vil forskjellige interessenter fremvise motstridende meninger. Alt dette gjør det vanskelig for personen som mottar tilbakemeldingen å vite hvordan hen skal fortsette. Hvem skal de høre på?
Tilbakemeldingsverktøy gjør det mulig for interessenter å stemme på og rangere ulike versjoner av leveranser, noe som gjør det enklere for en gruppe å gi sammenhengende anvisninger på en rettferdig måte. Hvis en bestemt persons mening bør ha større vekt – kanskje de har betydelig relevant ekspertise – kan du justere stemmen deres til å telle som to.
Bruksklare rapporter
Fremdriftsrapporter og rapporter i ettertid er viktige deler av et prosjekt – og de trenger ikke å være et tidssluk. I stedet for å bruke verdifulle timer på å opprette en egendefinert rapport, velger du et bruksklart alternativ. Du kan legge inn relevante numre og tall, og la programmet generere riktig formatering og datavisualiseringer.
Det betyr at du kan begynne å planlegge det neste prosjektet mye tidligere.
Sett av tid til deg selv
Det er viktig for ditt mentale velvære å sørge for at du har litt ledig tid til å holde deg til personene og tingene du engasjerer deg for utenfor jobben. Til syvende og sist kan dette mentale tidsavbruddet hjelpe deg med å holde deg aktiv og lidenskapelig med hensyn til jobben. Det er tross alt viktig å holde ting i balanse.
Denne balansen omfatter også å få en hel natts hvile for å lade opp over natten og regelmessig trening – alt dette er helt avgjørende for å opprettholde den oppadgående vekstbanen. En Harvard-studie har faktisk konkludert med at søvnløshet kan føre til at den gjennomsnittlige arbeideren mister opptil 11,3 dager produktivitet hvert år, samtidig som en separat studie kom til den konklusjon at en jevn treningsrutine bidrar til å redusere stressnivået, forbedre konsentrasjonen, øke hastigheten på kognitive ferdigheter og gjøre hukommelsen skarpere.
Oppdag mer produktivitetstips og dra nytte av gratis bedriftsmaler for å hjelpe deg med å arbeide smartere, raskere og mer effektivt.
Kom i gang med Microsoft 365
Det er Office slik du kjenner det samt verktøy som gjør samarbeid enklere, slik at du får gjort mer, når som helst og hvor som helst.
Relatert innhold
Administrer bedriften
Slik forbereder du en liten bedrift på suksess med kunstig intelligens
Administrer bedriften
Kunstig intelligens på frontlinjen: Bruksområder for flere bransjer
Administrer bedriften
Frontlinjeadministrasjon: En veiledning til lederskap på frontlinjen
Utvikle bedriften
Slik får du mindre gjennomtrekk og engasjement på frontlinjen
Forretningsinnsikt og ideer gir ikke råd om profesjonell skatt eller økonomiske spørsmål. Kontakt egen skatte- eller økonomirådgiver for å diskutere situasjonen din.
Følg Microsoft 365