Orderbeheersysteem (OMS) | Microsoft Dynamics 365

Misgelopen worden.
Onnauwkeurig of foutief zijn.
Niet afgehandeld worden.
Meer tijd in beslag nemen dan aanvankelijk gepland.

Als een klant een van deze situaties keer op keer – of zelfs eenmalig – meemaakt, kan die klant een negatief beeld van je bedrijfsprocessen krijgen, waardoor het voor de concurrentie gemakkelijker wordt een betere ervaring te bieden.

Kort gezegd kan het toevoegen van het OMS aan je proces je helpen bij het volgende:

Verkoopvertegenwoordigers en onlineplatforms uitlijnen.
Succes volgen met analytics.
Complexe verzendschema’s beheren.
De voorraad coördineren met beschikbare orders via meerdere kanalen.
Orderafhandeling garanderen bij het gebruik van externe logistiek.
Menselijke fouten door handmatige invoer, inefficiënties en inconsistente toewijzing van resources elimineren.

Dynamics 365 helpt je bedrijf bij het snel en efficiënt invullen van orders

Optimaliseer en automatiseer de mogelijkheden voor het uitvoeren van bestellingen met Dynamics 365 Intelligent Order Management, een oplossing die kan worden geïntegreerd met bestaande CRM- en ERP-systemen om je tijd en geld te besparen bij de transformatie van uw digitale toeleveringsketen.

Probeer het gratis uit

Voldoe aan de behoeften van klanten via meerdere kanalen voor een naadloze e-commerce-ervaring, waardoor je team geen tijd meer heeft om orders te voldoen en teamgenoten te trainen. Het biedt ook een overzicht op hoog niveau van orders, het verkleinen van fouten en menselijke fouten en het plaatsen van alle realtime gegevens die je nodig hebt op één locatie.
Handmatige processen elimineren.
Inventaris van rapporten en prognoses moet de verkoop van meer producten dan dat er beschikbaar zijn voorkomen. Tijdens onverwachte schommelingen in de vraag kunt je je voorraadkanalen raadplegen om een strategie uit te voeren die voldoet aan de verkoop.
Integreer bedrijfssystemen zoals ERPin magazijnen, klantenserviceteams en boekhouding.
Orders uit meerdere landen in meerdere valutatypen opnemen. Naarmate de wereld wordt gegeneraliseerd, moet je team voorbereid zijn, zodat je eenvoudig kunt groeien in nieuwe markten.

Sommige taken die een OMS kan verwerken, zijn:

Optimaliseren en automatiseren van de orderafhandeling.
Verstoringen in de processen beperken.
De levenscyclus van orders beheren.
Reageren op veranderlijke bedrijfsmodellen.

De voordelen van een OMS

Ongeacht de grootte van je bedrijf, kan het implementeren van een orderbeheersysteem je bedrijfsactiviteiten van boven naar beneden verbeteren. Hier zijn slechts enkele van de verschillende voordelen van het toevoegen van een OMS aan je bedrijf.

Automatisering. Een orderbeheersysteem is afhankelijk van automatisering, van het bedienen van je webwinkel tot het leveren van je product. Hiermee kun je besparen op handmatige arbeid, zodat je de loonkosten kunt verlagen. Naarmate de uitvoeringstijden korter worden, kiest een OMS het magazijn of de uitvoeringslocatie, bepaalt de volgorde van de uitvoering en verzendt een uitvoeringsaanvraag naar het magazijn, zodat het personeel zich kan voorbereiden op de order.

Omdat je de uitvoeringstijd kunt verkorten, kun je resources opnieuw toewijzen om je te richten op complexere onderdelen van je bedrijf die groei en klanttevredenheid helpen. Het verhoogt ook de gegevensbeveiliging, een belangrijk onderdeel in een wereld die steeds digitaler wordt.
Minder menselijke fouten. Als een van de voornaamste oorsprongen van uitvoeringsfouten in magazijnen kunnen menselijke fouten aanzienlijke problemen veroorzaken. Ongeacht de grootte van de fout. Door een nauwkeurig orderbeheersysteem te implementeren, worden taken automatisch verwerkt. Een OMS kan multichannel voorraadbeheer en magazijnoptimalisatie uitvoeren door waarschuwingen te verzenden over alles, van inventarisniveaus tot mogelijke behoeften. Dit helpt vertragingen in de verzending, marketplacekosten en ontevreden klanten te voorkomen.
Realtime rapportage. Verwerken van orders kost tijd. Tijdens het bijwerken van je systeem is er voortdurend nieuwe informatie beschikbaar. En wanneer je deze items handmatig toevoegt, heb je mogelijk niet altijd de meest recente informatie bij de hand. Een OMS kan realtime gegevens bieden voor orders, inventaris en klantgegevens. Dit type gegevens is een uitstekende aanvulling op je websiteanalyses, zodat je marketingstrategieën succesvol zijn om klanten op de lange termijn te werven.
Voorkomt voorraad door voorraadprognoses te maken. Als je bedrijf geen toegang heeft tot het voorspellen van software- en voorraadniveaus, kun je niet bijhouden wanneer je de voorraad van je magazijn moet aanvullen. Dit leidt tot twee grote problemen: te veel voorraad en geen voorraad, wat betekent dat je grote hoeveelheden niet-verkochte voorraad in een magazijn hebt of onvoldoende voorraad hebt om aan de vraag te voldoen. Als je een OMS toevoegt, worden beide problemen opgelost.

Je kunt betere voorspellingen doen voor drukke en populaire seizoenen, populaire producten en opkomende trends. Je kunt precies bepalen hoeveel magazijnruimte je nodig hebt voor je producten, waarbij je altijd de juiste hoeveelheid voorraad hebt op elk gewenst moment.
Eén bron van waarheid. Je OMS-dashboard beschikt over alle informatie die je nodig hebt om je bedrijf en verkoop bij te houden. Door accounting, inventaris en klantgegevens te combineren, kun je efficiënt nieuwe strategieën ontwikkelen.
Het gemak van schalen en toegang tot mogelijkheden voor meerdere kanalen. Naarmate je bedrijf blijft groeien, is het van cruciaal belang om een orderbeheersysteem te hebben dat samen met je bedrijf kan groeien. Wanneer je in meerdere kanalen actief bent, moet je orders bijhouden aangezien afhandeling lastiger wordt. Klantverkeer gaat namelijk via meerdere kanalen. Je moet orders volgen via een reeks marktplaatsen en websites. Een OMS kan deze orders centraliseren, de bijbehorende gegevens bijhouden, inventaris bijwerken en routering van orders regelen.

Het OMS-proces stapsgewijs

De meeste orderbeheersystemen volgen een proces van zes stappen om klantenorders nauwkeurig en snel te verwerken en af te handelen. Dit proces zorgt ervoor dat je voldoet aan alle behoeften van je klant en tegelijkertijd klanten een alomtegenwoordige en persoonlijke gebruikerservaring biedt. De zes stappen zijn:

Ontdekking
De eerste stap van je orderbeheerproces is afkomstig van de klant. Of het nu gaat om je onlinewinkel, een website van derden of telefonisch, de klant plaatst je product in een online winkelwagen en past je huidige voorraad onmiddellijk aan. Het systeem kan je ook waarschuwen als het item zich gewoon in de winkelwagen bevindt of als de klant het heeft afgebroken.
Het plaatsen van de bestelling
Nadat je klant heeft besloten het product te kopen, communiceert de OMS zich met je boekhouding of financiële team om creditcardbetalingsgegevens te verifiëren en de bestelling te verwerken. Zodra de order is goedgekeurd, wordt deze doorgestuurd naar de afhandeling.

Grote of zakelijke verkopers kunnen een factuurmodel kiezen, waarbij ze ervoor kiezen om eerst een offerte te ontvangen voor bulkaankopen. Vervolgens wordt een factuur verzonden die moet worden betaald voor een specifieke deadline.
Slimme orderafhandeling
Zodra de order in het magazijn is aangekomen, kiest je OMS de dichtstbijzijnde of meest toegankelijke optie in de buurt van de orderbestemming, waarna de verzendkosten en snelste vervoerders worden berekend. Een OMS kan mogelijk helpen bij het afdrukken van verzendlabels, verpakkingsbonnen en ontvangstbewijzen.
Magazijnbeheer
Het hebben van een SKU en streepjescode voor elk item is van cruciaal belang in deze stap. Als een product beide heeft, wordt de nauwkeurigheid van de afhandeling verhoogd en is het eenvoudiger voor je magazijn om je product te scannen en toe te voegen aan de order. Er zijn vier methoden om items uit je magazijn te halen:

Enkele order. Items uit één bestelling worden gekozen en afgeleverd bij het verpakkingsstation.

Batch-picking. Een orderpicker krijgt een bepaald aantal orders toegewezen in één ronde om ze op te halen en naar het verpakkingsstation te brengen.

Zone-picking. Elke orderpicker krijgt een aangewezen magazijnzone en de items in deze zones worden toegevoegd aan een order terwijl ze door de verschillende zones gaan.

Golf-picking. Alle zones worden tegelijkertijd afgewerkt door een orderpicker en worden naar één plek gebracht voor consolidatie.

Als een item niet op voorraad is, kan je OMS communiceren met je verkopers en leveranciers om vooraf nieuwe voorraad naar het magazijn te verzenden. Als je een punt voor opnieuw bestellen maakt, blijft je voorraad consistent op voorraad. Er wordt automatisch een nieuwe inkooporder geplaatst wanneer de lage drempelwaarde wordt bereikt, tegelijkertijd worden de magazijnbeheerders gewaarschuwd voor de mogelijke vertraging in de afhandeling.

De order wordt ook verzonden naar je boekhoudafdeling of waarschuwt je boekhoudsoftware voor de nieuwe aankoop. Een solide oplossing voor financieel beheer maakt het eenvoudig voor maandelijkse en eindejaarscontrole, belastingen en meer.
Verzending
Zodra de bestelling is geselecteerd uit de producten in je magazijn, haalt je verpakkingsteam de items op uit je magazijn en scan je deze voor inventarisdoeleinden. Vervolgens kiezen, verpakken en verzenden ze je product aan de hand van de gegevens die je OMS heeft opgegeven. Drie dingen waarmee je rekening moet houden bij je verpakkingsinspanningen zijn:

Nauwkeurigheid van de order. Zorg ervoor dat elk item zich in de juiste order bevindt.

Grootte van de doos. Plan het opnemen van dimensies in je prijzen. Het hebben van drie tot vijf standaardformaten voor dozen, helpt je de kosten laag te houden zonder dat je je proces te veel hoeft te compliceren.

De juiste verpakking. Sommige verpakkingsmaterialen hebben mogelijk een betere bescherming voor je product, maar kunnen meer kosten. Kies het juiste type dat zowel rendabel is als een veilige reis garandeert.

Tracering. Je OMS kan de klant ook een melding sturen dat het product is verzonden samen met de geschatte levertijden. Jij en de klant kunnen het product volgen vanaf de eerste verzending vanuit je magazijn naar de bestemming.
Opvolging na verkoop

Nadat het product je magazijn heeft verlaten en de geschatte levertijd is verlopen, moet de OMS automatisch een e-mail verzenden naar de klant met de vraag om het product te beoordelen en om te garanderen dat de order compleet is aangekomen. Deze opvolging moet ook gedetailleerde instructies bevatten over hoe er contact opgenomen kan worden met de klantenservice.

Als je een ontevreden klant hebt, is het belangrijk dat een efficiënt retour- en restitutiebeleid met de bijbehorende instructies makkelijk te vinden en volgen zijn. Een OMS kan snel een terugbetalingsaanvraag verwerken en communiceren met het boekhoudingsteam om de terugbetaling te verwerken. Je OMS kan ook verbinding maken met je retourprovider om ervoor te zorgen dat al je gegevens correct en bijgewerkt zijn.

Er zijn ook gevallen waarin je OMS speciale orders kan markeren, of het nu gaat om vervangingen van retours, bedankjes of VIP-bestellingen. Wanneer deze orders via het systeem worden verwerkt, kan je OMS ze markeren met een unieke code, zodat je klantretentieteam de nauwkeurigheid persoonlijk kan bijhouden.

De uitdagingen van orderbeheersystemen

Als je bedrijf niet groot genoeg is of onvoldoende orders heeft om de implementatie van een OMS te ondersteunen, kan het toevoegen van dit type platform te tijdrovend of duur zijn. Voordat je dit systeem aan je proces toevoegt, kan het nuttig zijn om meer te weten te komen over de mogelijke obstakels voor je team en het bedrijf. Enkele uitdagingen die zich kunnen voordoen in het orderbeheerproces zijn:

Complicaties in de implementatie. Het toevoegen van een nieuw systeem aan je proces bovenop de oudere oplossingen die je al hebt geïmplementeerd kan ingewikkeld en overweldigend zijn.
Prijs Variërend van honderden tot duizenden dollars, er zijn tal van orderbeheersystemen waaruit je kunt kiezen en hoe duurder hoe beter is niet altijd waar. Als je bedrijf zich geen uitgebreid ERP-systeem kan permitteren, kun je je zich richten op het toevoegen van een robuuster operationeel systeem.
De juiste keuze maken. Er zijn zoveel systemen voor orderbeheer beschikbaar dat het lastig kan zijn om te bepalen welke aan al je behoeften voldoet. Door je controlelijst te doorlopen en je 'Niet te missen'-items in een hiërarchie te plaatsen samen met je 'Leuk om te hebben'-items, kun je zien welke OMS het meest geschikt is voor je bedrijf.

Het kiezen van een OMS die geschikt is voor je bedrijf, kost tijd en inzet bij veel van je teamgenoten. Om ervoor te zorgen dat je een OMS kiest die voor iedereen werkt, moet je vragen stellen om uit te vinden wat het beste werkt voor je team.

Ordervolume
Aantal SKU’s
Bestaande hardware of software
Details over training en facilitering
De overgangstijdlijn van de implementatie

Ten slotte: evalueer en vergelijk. Mogelijk staan er verschillende leveranciers op je lijst met verschillende voorstellen. Je moet beslissen of je OMS één softwareoplossing of verschillende hulpprogramma's en processen is. Je hebt ook een OMS nodig die e-commerce verbindt met klantondersteuning, zodat deze toegang heeft tot je geautomatiseerde klantenservice. Voor jou is het ideaal om een uniforme digitale ervaring op een Premium-platform cureren met behulp van de nieuwste technologie. Enkele vragen die je je kunt stellen bij het nemen van je beslissing, zijn net als ieder ander systeem:

Worden handmatige processen vervangen door geautomatiseerde werkstromen?
Worden meerdere magazijnlocaties ondersteund?
Worden er realtime updates van de voorraad geboden?
Wordt er nieuwe functionaliteit toegevoegd?
Is er sprake van rapportage en prognoses om problemen beter te herkennen en in te spelen op verandering?
Worden verkoopactiviteiten via meerdere kanalen, valuta’s en regio’s ondersteund?

Het optimaal profiteren van je nieuwste software is het ultieme doel voor jou en je team. Hoewel je mogelijk geen oplossing voor orderbeheer vindt die past bij elk opsommingspunt van je criteria, leer je wat je nodig hebt voor de levensduur van je bedrijf. Als je de beste OMS-oplossing voor je team kiest, kunt je je orderafhandeling en bedrijfsactiviteiten naar een hoger niveau tillen.

Dynamics 365 kiezen als je volgende OMS

Voor elk groeiend bedrijf geldt dat de implementatie van een OMS dat naadloos geïntegreerd kan worden in bestaande processen, de volgende stap is voor de ontwikkeling en het behoud van je klantenbestand.

Klanten in staat stellen om je voorraad in realtime te bekijken en de mogelijkheid om veilig te bestellen via een veilig betalingsproces zijn de belangrijkste elementen van je e-commerce. Een snel en betrouwbaar orderbeheersysteem waarmee bedrijven op meerdere kanalen kunnen verkopen en automatische verkooporders kunnen genereren, moet deel uitmaken van elke marketing- en verkoopstrategie. Het juiste orderbeheersysteem kan je helpen bij het realiseren van een samenhangende bestel- en aankoopervaring door proactief je orderuitvoeringsinspanningen te organiseren en orderstromen te optimaliseren.

Een oplossing zoals Dynamics 365 Intelligent Order Management helpt je je bewerkingen eenvoudig te schalen en tegelijkertijd realtime inzichten te verkrijgen waarmee je elk aspect van je orderlevenscycli kunt beheren. Door meer flexibiliteit, transparantie en levering op tijd te bieden met je volgende bestelbeheersysteem, kan je bedrijf elke keer een positieve klantervaring garanderen.

Meer informatie over Dynamics 365