Het maakt niet uit waar je werkt, als je weet wie wat doet en waar ze in het plaatje passen, kan iedereen zijn werk beter doen. Een organigram geeft iedereen een kort overzicht van hoe het bedrijf is gestructureerd, of het nu gaat om een bestaand kantoor, een start-up, een productiebedrijf of iets anders.
Zo maak je het beste zakelijke organigram
Wat is een organigram?
De kans is groot dat je er al eens een hebt gezien. Organisatieschema's, ook wel organigrammen of organisatiediagrammen genoemd, bevatten vakjes, vormen of foto's die mensen en functies voorstellen. Ze kunnen ook contactgegevens, paginalinks, pictogrammen en illustraties bevatten.
Wanneer deze vakken verbonden zijn met lijnen, vormen ze een diagram dat de interne structuur van een organisatie weergeeft. Hierin wordt weergegeven wie aan wie rapporteert, waar afdelingen zich bevinden en hoe afdelingen zijn verbonden.
Wat is het doel van een organigram?
Organigrammen kunnen nieuwe medewerkers of vrijwilligers snel kennis laten maken met een bedrijf doordat ze namen en gezichten koppelen aan rollen en verantwoordelijkheden. Zelfs voor medewerkers die al lang in dienst zijn, HR-afdelingen en bedrijfseigenaren kan het handig zijn om een organigram bij de hand te hebben.
Zo werkt het:
- Geven interne structuur en hiërarchieën weer
- Helpen werknemers te bepalen aan wie ze verslag moeten uitbrengen en met wie ze contact moeten opnemen als er zich problemen voordoen
- Helpen rollen en verantwoordelijkheden te verduidelijken
- Maak het gemakkelijk om contactgegevens van werknemers op één handige plaats te bewaren
- Helpen het management te zien hoeveel werknemers er op elke afdeling werken en hoe ze personeel en andere middelen het beste kan toewijzen
- Geven medewerkers inzicht in promotiekanalen
Eén organigram kan niet alles laten zien. Laten we eens kijken naar de typen organigrammen die bedrijven het meest gebruiken.
Wat zijn de vier typen organisatiestructuren?
Welk type organigram je gebruikt, hangt af van je publiek, je organisatie en wat je wilt overbrengen. Misschien heb je maar één diagram nodig voor je hele bedrijf of een paar voor verschillende doelgroepen of afdelingen.
Hoewel elk type organigram kan worden aangepast en bewerkt, gebruiken de meeste bedrijven organigrammen die in een van deze vier categorieën vallen:
1. Functionele hiërarchie van boven naar beneden
Het hiërarchiediagram is perfect om een traditionele bedrijfsstructuur weer te geven. Het begint met de C-suite aan de top en wordt dan opgedeeld in afdelingen of divisies. Binnen elke afdeling maak je een lijst met senior management, middenkadermanagers, senior stafmedewerkers, middenkaderpersoneel en junior stafmedewerkers. Uiteindelijk ziet de hiërarchische structuur eruit als een piramide waarin elke afdeling opklimt tot aan de CEO.
OPMERKING: Hiërarchische organigrammen zijn over het algemeen gemakkelijk te begrijpen. Maar als er meerdere lagen in de hiërarchie zijn, kan het moeilijk lijken om te weten met wie je wanneer contact moet opnemen, vooral als er een probleem is of als iemand een nieuw idee heeft.
2. Organigram van divisies
Deze vorm is een veilige keuze als je bedrijf georganiseerd is volgens productlijnen of geografische regio's. Als ze onafhankelijk van elkaar zijn, is een organigram van een afdeling ook een uitstekende manier om dat duidelijk weer te geven. Net als een hiërarchisch organigram begint een divisieoverzicht met een president of CEO, maar in plaats van een verdeling in afdelingen met gedeelde resources, is het verdeeld in LOB's (Lines-of-Business). De diagram omvat de afdelingen van elke LOB, zoals HR, boekhouding, juridisch en marketing en de mensen of functies binnen die afdelingen.
OPMERKING: Omdat organisaties als deze vaak overbodige afdelingen binnen elke divisie hebben, kan een divisiestructuur leiden tot personeelsophoping en onnodige overheadkosten.
3. Matrix -organigram
Probeer Visio 1 maand gratis uit
Na je gratis proefperiode van één maand worden de toepasselijke abonnementskosten in rekening gebracht. Creditcard vereist. Je kunt op elk gewenst moment opzeggen om toekomstige kosten te voorkomen.
Dit type organigram is meestal van toepassing op bedrijven met teams of teamleden die meer dan één manager hebben. Bij een krant kan een verslaggever bijvoorbeeld zowel lokaal nieuws als financieel nieuws brengen, wat betekent dat hij twee managers heeft. Of een grafisch ontwerper bij een energieleverancier rapporteert aan het hoofd grafisch ontwerp. Maar omdat hij of zij werkt aan projecten voor de afdeling hernieuwbare energie, kan de ontwerper ook communiceren met iemand van dat team.
OPMERKING: Wanneer teamleden op verschillende afdelingen werken, kunnen organisaties meestal creatievere manieren vinden om problemen op te lossen. Hierdoor ontstaat een meer coöperatieve omgeving. Wanneer teams of teamleden echter meer dan één supervisor hebben, kan dit leiden tot verwarring en conflicten.
4. Vlak organigram
Platte of 'horizontale' organigrammen, die bijna uitsluitend door kleine bedrijven worden gebruikt, hebben meestal twee niveaus: administratieve medewerkers en werknemers. In het diagram geven de ononderbroken lijnen de belangrijkste hiërarchie weer en de stippellijnen de secundaire hiërarchie. Op papier kunnen bedrijven met een platte organisatiestructuur lijken op een kleine brandweer, met een hoofdcommandeur, drie commandeuren en verschillende brandweermannen die onder de commandeuren werken. Of het kan een supervisor of afdelingshoofd zijn met een handvol werknemers die zijn of haar directe ondergeschikten zijn.
OPMERKING: In een platte structuur hebben supervisors en hun teams vaak nauwe relaties en delen ze de besluitvorming. Werknemers hebben meestal meer verantwoordelijkheid en meer autonomie dan in andere organisatiestructuren. Dit betekent dat vertrouwen opbouwen essentieel is, net als teamwork. Maar omdat de matrix zo compact is, kunnen conflicten tussen werknemers meer uitgesproken zijn omdat het team zo klein is.
Organigrammen bouwen met software
Met software voor organigrammen wordt het maken van nieuwe organigrammen en het herzien van oude organigrammen eenvoudig. Laten we eens kijken hoe je online een organigram kunt maken met behulp van enkele van de populairste beschikbare softwareopties.
Organigrammen in PowerPoint
PowerPoint is dan wel ontworpen als presentatiehulpprogramma, maar je kunt het ook gebruiken om organigrammen te ontwikkelen. Aan de slag:
- Open een nieuw PowerPoint-document
- Ga naar het tabblad Invoegen en klik op SmartArt
- Navigeer naar de Hiërarchie-groep en selecteer de organigramsjabloon die je nodig hebt
- Klik in de vormen om tekst toe te voegen
- Voeg meer vormen (of personen) toe als dat nodig is
Zodra iedereen erop staat, kun je beginnen met het reorganiseren van je organigram in PowerPoint. Ga terug naar het tabblad SmartArt Tools Design en gebruik de knoppen Promoveren/Degraderen om vormen verticaal te verplaatsen. Gebruik de knoppen Omhoog verplaatsen/Omlaag verplaatsen om de vormen horizontaal te verplaatsen.
Organigrammen in Word
Het is misschien geen traditionele manier om organigrammen te maken, maar Microsoft Word kan helpen bij het ontwerpen van basisdiagrammen die weergeven hoe je organisatie werkt. Als je een organigram in Word wilt maken, doe je het volgende:
- Ga naar het tabblad Invoegen en klik op SmartArt.
- Navigeer naar de Hiërarchie-groep en selecteer de organigramsjabloon die je wilt gebruiken.
- Vervolgens zie je een menu met vormen die personen vertegenwoordigen. Voer gewoon tekst in om elke persoon in je diagram aan te duiden.
- Als je vormen wilt toevoegen aan de organigramsjabloon, klik je op het tabblad SmartArt Tools Design en vervolgens op Vorm toevoegen.
- Als je iemand in je organigram wilt opnemen, klik je op die naam in het dialoogvenster Tekst. Druk op de Tab-toets om ze omhoog of Shift + Tab om ze omlaag te verplaatsen. Of je kunt de hiërarchieën beheren op het tabblad SmartArt Design.
Je kunt de kleuren, lettertypen en grootte aanpassen via de tabbladen SmartArt Tools Design en Opmaak.
Organigrammen in Visio vanuit Excel
Visio is een visueel canvashulpprogramma voor slepen en neerzetten, waarmee personen organigrammen kunnen maken. Het biedt ook de mogelijkheid om verbinding te maken met gegevens in bestaande Excel-bestanden of Active Directory's die je helpen bij het automatisch maken van organigrammen. Maar als je de twee combineert, kun je opvallende organigrammen maken voor bedrijven van elke grootte. Als je aan de slag wilt gaan, open je Visio en klik je op de wizard Organigram en vervolgens:
- Klik je op Informatie die al is opgeslagen in een bestand of database
- Beantwoordt vragen wanneer hierom wordt gevraagd
- Importeer foto's of afbeeldingen als je dat wilt
- Klik op Voltooien
Naast het importeren van informatie in je organigram vanuit Excel, kun je ook gegevens rechtstreeks toevoegen aan de wizard Organigram.
Meer tips voor organigrammen
Zelfs met software voor organigrammen kunnen organigrammen gemakkelijk een waas van vormen en woorden worden. Maar met een beetje ontwerpwerk kunnen ze de aandacht van mensen op de juiste manier trekken. Probeer bij het verfijnen van je diagram het volgende te bereiken:
- De juiste grootte. Als diagram te groot is, wordt deze overweldigend. Als je drie diagrammen moet maken in plaats van één, doe je dat. Op deze manier kan het publiek een overzicht krijgen van de organisatiestructuur en vervolgens de afdelingen of divisies beter bekijken wanneer ze daar klaar voor is. Zorg er wel steeds voor dat alles naar het hoogste niveau van je organisatie leidt.
- Gebruik vormen en kleuren consequent. Door dezelfde vorm te gebruiken voor supervisors, een andere vorm voor personeel op het middelste niveau en nog een andere vorm voor jonge werknemers, kun je mensen helpen de diagram beter te begrijpen. Gebruik ook één kleur voor elke divisie in je bedrijf.
- Voeg belangrijke informatie toe. Zorg ervoor dat je details over je personeel toevoegt, zoals contactgegevens, locatie, klanten of specialisaties. Op die manier kan iemand die hulp zoekt, zien wie wat doet en waar.
- Geef assistenten weer met een zijbalk onder de manager. Deze opmaakstijl kan helpen om de rol van assistent aan te duiden, terwijl de directe ondergeschikten van de manager ook duidelijk worden weergegeven. Bovendien weten mensen zo met wie ze contact moeten opnemen als ze de manager willen bereiken.
- Let op de afstand. Plaats de vakken op gelijke afstand van elkaar. Je diagram is gemakkelijker te lezen en heeft een professionelere vormgeving.
Als je diagram compleet is, laat er dan iemand naar kijken die de organisatie goed kent (en iemand die deze niet kent). Op deze manier kun je ervoor zorgen dat het diagram niet alleen correct is, maar ook duidelijk en informatief voor mensen op elk niveau. Je vindt meer informatie over het maken van organigrammen met software en sjablonen in deze stapsgewijze handleiding.
Het Microsoft 365-team is gericht op het delen van resources om je te helpen je bedrijf te starten, te runnen en te laten groeien.
Aan de slag met Visio
Visualiseer en communiceer ideeën, informatie en processen vrijwel overal, op elk apparaat, met behulp van Visio.
Verwante inhoud
Technologie voor bedrijven
Zes voordelen van generatieve AI voor kleine bedrijven
Bedrijfsproductiviteit
AI gebruiken om productiever en efficiënter te werken
Technologie voor bedrijven
AI en productiviteit: AI-hulpprogramma's gebruiken om de werknemerservaring te verbeteren
Bedrijfsproductiviteit
Een handleiding voor Agile DevOps voor het MKB
Business Insights and Ideas is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je belasting- of financieel adviseur om je persoonlijke situatie door te nemen.
Microsoft 365 volgen