Niezależnie od tego, gdzie pracujesz, wiedza o tym, kto co robi i jakie jest jego miejsce w zespole, może pomóc wszystkim lepiej wykonywać swoje obowiązki. Schemat organizacyjny pozwala każdemu szybko zorientować się, jak zorganizowana jest firma, niezależnie od tego, czy jest to biuro, start-up, zakład produkcyjny czy coś innego.
Jak stworzyć najlepszy schemat organizacyjny dla swojej firmy
Czym jest schemat organizacyjny?
Są duże szanse, że taki schemat już się pojawił. Schematy organizacyjne, zwane także organogramami, składają się z pól, kształtów lub zdjęć przedstawiających osoby i stanowiska. Mogą one również zawierać dane kontaktowe, odnośniki do stron, ikony i ilustracje.
Po połączeniu linii pola te tworzą wykres przedstawiający wewnętrzną strukturę organizacji. Pokazuje, kto komu podlega, gdzie znajdują się oddziały i w jaki sposób są powiązane poszczególne działy.
Jaki jest cel schematu organizacyjnego?
Schematy organizacyjne mogą pomóc nowym pracownikom lub wolontariuszom szybko poznać firmę, ułatwiając im kojarzenie imion i nazwisk z rolami i obowiązkami. Nawet pracownicy zatrudnieni od dłuższego czasu, działy HR i właściciele firm mogą odnieść korzyści z posiadania pod ręką schematu organizacyjnego.
Oto, co robią:
- Pokaż wewnętrzną strukturę i hierarchie
- Pomóż pracownikom ustalić, kogo należy zgłosić i z kim się skontaktować w przypadku wystąpienia problemów
- Pomoc w wyjaśnieniu ról i obowiązków
- Ułatw przechowywanie danych kontaktowych pracowników w jednym wygodnym miejscu
- Pomóż kierownictwu zobaczyć, ilu pracowników jest w każdym dziale i jak najlepiej rozdysponować personel i inne zasoby
- Przekaż pracownikom szczegółowe informacje na temat kanałów promocji
Jeden schemat organizacyjny nie może obejmować wszystkiego. Przyjrzyjmy się typom schematów organizacyjnych najczęściej wykorzystywanych przez firmy.
Jakie są cztery typy struktur organizacyjnych?
Typ schematu organizacyjnego, którego użyjesz, będzie zależał od odbiorców, Twojej organizacji i tego, co chcesz przekazać. Być może będziesz potrzebować tylko jednego przykładu wykresu dla całej firmy lub kilku dla różnych odbiorców lub oddziałów.
Chociaż każdy typ schematu organizacyjnego można modyfikować i edytować, większość firm korzysta ze schematów organizacyjnych, które mieszczą się w jednej z czterech poniższych kategorii:
1. Funkcjonalna hierarchia odgórna
Idealny do pokazania tradycyjnej struktury biznesowej schemat hierarchii zaczyna się od kadry kierowniczej najwyższego szczebla na samej górze, a następnie jest podzielony na działy lub oddziały. W obrębie każdego oddziału należy wymienić kadrę zarządzającą wyższego szczebla, kadrę zarządzającą średniego szczebla, pracowników wyższego szczebla, personel średniego szczebla i pracowników niższego szczebla. Ostatecznie hierarchia przypomina piramidę, w której wszystkie działy są podległe dyrektorowi generalnemu.
UWAGA: Hierarchiczne schematy organizacyjne są na ogół łatwe do zrozumienia. Jednak gdy w łańcuchu dowodzenia występuje wiele szczebli, trudno jest wiedzieć, z kim i kiedy się skontaktować, zwłaszcza gdy pojawi się problem lub ktoś wpadnie na nowy pomysł.
2. Schemat organizacyjny oddziału
Ta forma jest bezpiecznym wyborem, jeśli Twoja firma jest zorganizowana według linii produkcyjnych lub regionów geograficznych. Jeśli są one od siebie niezależne, schemat organizacyjny oddziału jest również doskonałym sposobem, aby to wyraźnie odzwierciedlić. Podobnie jak hierarchia organizacyjna, schemat oddziału zaczyna się od prezesa lub dyrektora generalnego, ale zamiast podziału na działy ze wspólnymi zasobami, jest podzielony na linie biznesowe (LOB). Wykres obejmuje działy każdej linii biznesowej, takie jak HR, księgowość, dział prawny i marketing, a także osoby lub stanowiska w tych działach.
UWAGA: Ponieważ w organizacjach tego typu często występują powtarzające się działy w obrębie każdego oddziału, struktura podzielona na oddziały może skutkować nadmiernym zatrudnieniem i niepotrzebnymi kosztami ogólnymi.
3. Schemat organizacyjny macierzowy
Wypróbuj program Visio bezpłatnie przez 1 miesiąc
Po upływie bezpłatnej miesięcznej wersji próbnej zostanie naliczona opłata za subskrypcję. Wymagana jest karta kredytowa. Aby zapobiec naliczaniu opłat w przyszłości, możesz w dowolnej chwili anulować subskrypcję.
Ten typ struktury organizacyjnej stosuje się zazwyczaj w firmach, w których zespoły lub ich członkowie mają więcej niż jednego menedżera. Na przykład w gazecie reporter może zajmować się zarówno wydarzeniami lokalnymi, jak i finansami, co oznacza, że będzie miał dwóch menedżerów. Albo projektant graficzny pracujący w firmie energetycznej może podlegać szefowi działu projektowania graficznego. Ponieważ jednak pracuje on lub ona nad projektami dla działu energii odnawialnej, może również skontaktować się z kimś z tego zespołu.
UWAGA: Gdy członkowie zespołu pracują w różnych działach, organizacje zazwyczaj znajdują bardziej kreatywne sposoby rozwiązywania problemów. Tworzy to bardziej sprzyjające współpracy środowisko. Jednakże, gdy zespoły lub członkowie zespołów mają więcej niż jednego przełożonego, może to powodować wzrost zamieszania i konfliktów.
4. Płaski schemat organizacyjny
Płaskie lub „poziome” schematy organizacyjne, z których korzystają niemal wyłącznie małe firmy, zazwyczaj składają się z dwóch poziomów: pracowników biurowych i fizycznych. Na wykresie linie ciągłe pokazują główną hierarchię służbową, a linie przerywane pokazują drugorzędne hierarchie. Na papierze firmy o płaskiej strukturze organizacyjnej mogą przypominać małą straż pożarną, z szefem, trzema kapitanami i kilkoma strażakami, którzy pracują pod nadzorem kapitanów. Może to być również przełożony lub kierownik działu mający kilku pracowników, którzy mu bezpośrednio podlegają.
UWAGA: W strukturze płaskiej przełożeni i ich zespoły często utrzymują bliskie relacje i wspólnie podejmują decyzje. Pracownicy mają zazwyczaj większą odpowiedzialność i większą autonomię niż w innych strukturach organizacyjnych. Oznacza to, że budowanie zaufania jest kluczowe — podobnie jak praca zespołowa. Ponieważ jednak macierz jest tak zwarta, ewentualne konflikty między pracownikami mogą być bardziej widoczne z uwagi na prosty fakt, że zespół jest tak mały.
Tworzenie schematów organizacyjnych przy użyciu oprogramowania
Oprogramowanie do tworzenia schematów organizacyjnych ułatwia tworzenie nowych i modyfikowanie starych schematów. Przyjrzyjmy się, jak utworzyć schemat organizacyjny online, korzystając z najpopularniejszych dostępnych opcji oprogramowania.
Schematy organizacyjne w programie PowerPoint
ProgramPowerPoint został zaprojektowany głównie jako narzędzie do prezentacji, ale można go również używać do tworzenia schematów organizacyjnych. Aby rozpocząć:
- Otwórz nowy dokument w programie PowerPoint
- Przejdź do karty Wstawianie i kliknij przycisk SmartArt
- Przejdź do grupy Hierarchia i wybierz potrzebny szablon schematu organizacyjnego
- Kliknij na kształty, aby dodać tekst
- Dodaj więcej kształtów (lub osób) w razie potrzeby
Gdy już wszyscy będą uwzględnieni, możesz rozpocząć reorganizację schematu organizacyjnego w programie PowerPoint. Wystarczy wrócić do karty Projektowanie w narzędziach grafiki SmartArt i użyć przycisków Podwyższ poziom/Obniż poziom, aby przesuwać kształty w pionie. Użyj przycisków Przenieś w górę/Przenieś w dół, aby przenosić kształty w poziomie.
Schematy organizacyjne w programie Word
Choć nie jest to tradycyjny sposób tworzenia schematów organizacyjnych, program Microsoft Word może pomóc w projektowaniu podstawowych diagramów przedstawiających sposób funkcjonowania organizacji. Aby utworzyć schemat organizacyjny w programie Word, wystarczy:
- Przejdź do karty Wstawianie i kliknij przycisk SmartArt.
- Przejdź do grupy Hierarchia i wybierz szablon schematu organizacyjnego, którego chcesz użyć.
- Następnie zobaczysz menu z kształtami reprezentującymi osoby. Wystarczy, że wpiszesz tekst reprezentujący każdą osobę na wykresie.
- Jeśli chcesz dodać kształty do szablonu schematu organizacyjnego, kliknij kartę Narzędzia grafiki SmartArt > Projektowanie, a następnie kliknij przycisk Dodaj kształt.
- Aby dodać kogoś do schematu organizacyjnego, kliknij jego nazwisko w oknie dialogowym z tekstem. Naciśnij klawisz Tab, aby przenieść je w górę lub kombinację klawiszy Shift i Tab, aby przenieść je w dół. Możesz też zarządzać hierarchiami na karcie Projektowanie grafiki SmartArt.
Możesz dostosować kolory, czcionki i rozmiary za pomocą kart Projektowanie i Formatowanie w Narzędziach grafiki SmartArt.
Schematy organizacyjne w programie Visio z programu Excel
ProgramVisio to wizualne narzędzie typu „przeciągnij i upuść”, które umożliwia tworzenie schematów organizacyjnych. Program ten umożliwia także łączenie się z danymi w istniejących plikach programu Excel lub usługach Active Directory, co pozwala na automatyczne tworzenie schematów organizacyjnych. Jednak łącząc te dwa sposoby, można tworzyć przyciągające wzrok schematy organizacyjne dla firm dowolnej wielkości. Aby rozpocząć, otwórz program Visio i kliknij przycisk Kreator schematów organizacyjnych, a następnie:
- Kliknij przycisk „Informacje już zapisane w pliku lub bazie danych”
- Odpowiadaj na pytania, gdy jest to wymagane
- Jeśli chcesz, zaimportuj zdjęcia lub obrazy
- Kliknij przycisk Zakończ
Oprócz importowania informacji do schematu organizacyjnego z programu Excel możesz również dodawać informacje bezpośrednio w Kreatorze schematów organizacyjnych.
Więcej wskazówek dotyczących schematów organizacyjnych
Nawet przy użyciu oprogramowania do tworzenia schematów organizacyjnych, diagramy te mogą szybko stać się nieczytelnym zbiorem kształtów i słów. Jednak przy odrobinie pracy nad projektem mogą przyciągnąć uwagę osób w odpowiedni sposób. Dlatego przy dopracowywaniu wykresu spróbuj:
- Dopasować jego rozmiar. Jeśli wykres będzie za duży, będzie przytłaczający. Jeśli musisz utworzyć trzy wykresy zamiast jednego, zrób to. W ten sposób odbiorcy mogą zapoznać się ze strukturą organizacyjną, a następnie, gdy będą gotowi, dokładniej przyjrzeć się poszczególnym działom lub oddziałom. Upewnij się tylko, że wszystko prowadzi do najwyższego poziomu Twojej organizacji.
- Stosuj kształty i kolory konsekwentnie. Używając tego samego kształtu dla przełożonych, innego kształtu dla personelu średniego szczebla i jeszcze innego dla pracowników niższego szczebla, możesz pomóc osobom lepiej zrozumieć Twój wykres. Użyj również jednego koloru dla każdego oddziału w swojej firmie.
- Dodaj istotne informacje. Pamiętaj o dodaniu szczegółów dotyczących personelu, takich jak dane kontaktowe, lokalizacja, klienci czy specjalizacje. W ten sposób, jeśli ktoś będzie szukał pomocy, będzie wiedział, kto się czym zajmuje i gdzie.
- Pokaż asystentów za pomocą paska bocznego poniżej menedżera. Ten styl formatowania może pomóc w określeniu roli asystenta, a jednocześnie wyraźnie pokazać osoby bezpośrednio podległe menedżerowi. Może to także pomóc osobom dowiedzieć się, z kim się skontaktować w razie potrzeby skontaktowania się z menedżerem.
- Zwróć uwagę na odstępy. Utrzymuj pola w równych odległościach od siebie. Twój wykres będzie łatwiejszy do odczytania i będzie miał bardziej profesjonalny wygląd.
Gdy już ukończysz swój wykres, poproś o jego przejrzenie osobę, która dobrze zna organizację (i osobę, która jej nie zna). W ten sposób możesz mieć pewność, że wykres jest nie tylko poprawny, ale także jasny i informacyjny dla osób na każdym poziomie. Więcej informacji na temat tworzenia schematów organizacyjnych przy użyciu oprogramowania i szablonów znajdziesz w tym przewodnikukrok po kroku.
Zespół platformy Microsoft 365 koncentruje się na udostępnianiu zasobów ułatwiających rozpoczęcie działalności biznesowej, jej prowadzenie i dalszy rozwój.
Wprowadzenie do programu Visio
Wizualizuj i przekazuj pomysły, informacje i procesy z niemal dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu za pomocą programu Visio.
Powiązana zawartość
Technologie biznesowe
Sześć korzyści generatywnej AI dla małych firm
Produktywność w biznesie
Jak korzystać z AI na potrzeby zwiększania produktywności i wydajności w pracy
Technologie biznesowe
AI i produktywność: Jak korzystać z narzędzi AI na potrzeby poprawy środowiska pracownika
Produktywność w biznesie
Przewodnik po technologii Agile DevOps dla małych i średnich firm
Informacje i pomysły dla firm nie stanowią profesjonalnego doradztwa podatkowego ani finansowego. Należy skontaktować się z własnym doradcą podatkowym lub finansowym w celu omówienia swojej sytuacji.
Obserwuj platformę Microsoft 365