Sistema de Gerenciamento de Pedidos (OMS)

Ser ignoradas.
Ser imprecisas ou incorretas.
Não ser cumpridas.
Levar mais tempo para ser remetidas do que inicialmente determinado.

Se um cliente enfrentar repetidas vezes (ou mesmo apenas uma vez) qualquer uma das situações mencionadas acima, ele poderá desenvolver uma percepção negativa das operações de sua empresa, tornando mais fácil para os concorrentes oferecer uma experiência melhor.

Em resumo, a adição de um OMS a seu processo ajuda a:

Alinhe representantes de vendas e plataformas online.
Rastrear o sucesso com análises.
Gerenciar agendas de envios complexos.
Coordenar o estoque com ordens disponíveis em vários canais.
Garantir o processamento de ordens ao usar logística terceirizada.
Eliminar erros humanos em entradas manuais, bem como ineficiências e alocação inconsistente de recursos.

O Dynamics 365 ajuda a sua empresa a processar pedidos de forma rápida e eficiente

Otimize e automatize seus recursos de processamento de pedidos com o Dynamics 365 Intelligent Order Management, uma solução que se integra aos sistemas de CRM e ERP existentes para economizar tempo e dinheiro em sua transformação de cadeia de fornecedores digital.

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Atender às necessidades dos clientes em vários canais para uma experiência de comércio eletrônico perfeita, eliminando o gasto de tempo da sua equipe para processar pedidos e treinar colegas de equipe. Ele também fornece uma visão geral de alto nível dos pedidos, reduz enganos e erros humanos e coloca todos os dados em tempo real de que você precisa em um único local.
Eliminar processos manuais.
O inventário de relatório e previsão precisa evitar o excesso de pedidos ou o excesso de vendas. Durante flutuações inesperadas de demanda, você poderá se conectar aos seus canais de inventário para aplicar uma estratégia atendida pelo comerciante.
Integre sistemas empresariais como ERP, incluindo depósitos, equipes de atendimento ao cliente e contabilidade.
Aceite pedidos de vários países em vários tipos de moeda. À medida que o mundo se torna globalizado, a sua equipe precisa estar preparada para que você possa crescer em novos mercados com facilidade.

Algumas tarefas que um OMS pode realizar são:

Otimizar e automatizar o processamento de ordens.
Mitigar interrupções de processos.
Gerenciar o ciclo de vida de ordens.
Respostas a modelos de negócios em constante mudança.

Os benefícios de um OMS

Independentemente do tamanho da sua empresa, implementar um sistema de gerenciamento de pedidos pode melhorar as suas operações de negócios de cima para baixo. Aqui estão apenas alguns dos vários benefícios de adicionar um OMS à sua empresa.

Automação. Um sistema de gerenciamento de pedidos depende da automação, desde a operação da vitrine até a entrega do produto. Isso permite economizar mão de obra manual, ajudando a reduzir os custos de mão de obra. À medida que as janelas de processamento se tornam mais curtas, um OMS escolhe o depósito ou o local de processamento, determina a ordem de processamento e envia uma solicitação de processamento ao depósito para que a equipe possa se preparar para o pedido.

Como você pode reduzir o tempo de atendimento, você poderá realocar os recursos usados para se concentrar em partes mais complexas da sua empresa que ajudam com crescimento e satisfação do cliente. Ele também aumenta a segurança de dados, um componente significativo no mundo cada vez mais digitalizado de hoje.
Erro menos humano. Sendo uma das principais fontes de erros de processamento em depósitos, os erros humanos podem causar problemas significativos. Não importa o tamanho do erro. Ao implementar um sistema de gerenciamento de pedidos preciso, as tarefas são tratadas automaticamente. Um OMS pode executar controle de inventário multicanal e otimização do depósito enviando alertas sobre tudo, desde níveis de inventário até possíveis necessidades de liquidação. Isso ajuda a evitar atrasos de envio, taxas do marketplace e clientes insatisfeitos.
Relatórios em tempo real. O processamento de pedidos leva tempo. Ao atualizar o sistema, novas informações são constantemente recebidas. E quando você adiciona esses itens manualmente, talvez nem sempre você possui as informações mais atualizadas em mãos. Um OMS pode fornecer dados em tempo real para pedidos, inventário e informações do cliente. Este tipo de dados é um ótimo complemento para a análise de site, garantindo que as suas estratégias de marketing tenham sucesso na aquisição de clientes a longo prazo.
Impede esgotamentos de estoque com previsão de inventário. Se a sua empresa não tiver acesso à previsão de software e níveis de inventário, você não poderá acompanhar o melhor momento de reabastecer o depósito. Isso leva a dois grandes problemas: excesso de estoque e falta de estoque, o que significa que você tem grandes quantidades de inventário não vendido e estagnado em um depósito, ou não há estoque suficiente para atender às demandas. Adicionar um OMS resolve ambos os problemas.

Você poderá prever melhor as principais e mais altas estações de vendas, bem como produtos populares e tendências de compra. Você poderá identificar exatamente quanto espaço de depósito será necessário para os seus produtos, sempre tendo a quantidade certa de inventário em um determinado momento.
Fonte única da verdade. O seu painel do OMS terá todas as informações necessárias para acompanhar os seus negócios e vendas. Combinando informações de contabilidade, inventário e cliente, você poderá criar novas estratégias com eficiência.
Facilidade de escala e oportunidades multicanal. À medida que os seus negócios continuam crescendo, ter um sistema de gerenciamento de pedidos capaz de crescer junto com a sua empresa é crucial. Ao passar para a operação multicanal, você precisará acompanhar os pedidos à medida que o processamento se tornar mais complexo — o tráfego do cliente fluir por vários canais. Você precisará acompanhar os pedidos por meio de uma variedade de marketplaces e sites. Um OMS pode centralizar esses pedidos, acompanhar seus dados, atualizar o inventário e realizar o roteamento de pedidos.

Processo passo a passo do OMS

A maioria dos sistemas de gerenciamento de pedidos segue um processo de seis etapas para ajudar a processar e processar pedidos de clientes com precisão e rapidez. Este processo tem sucesso em garantir que você esteja atendendo a todas as necessidades do cliente, oferecendo aos clientes uma experiência de usuário universal e personalizada ao mesmo tempo. As seis etapas são:

Descoberta
A primeira etapa do processo de gerenciamento de pedidos vem do cliente. Seja por meio da sua loja online, de um site de terceiros ou por telefone, o cliente colocará o seu produto em um carrinho online, e isso ajustará imediatamente o seu inventário atual. O sistema também pode alertar você se o item estiver no carrinho ou se o cliente o tiver abandonado.
Posicionamento do pedido
Depois que o cliente decide comprar o produto, o OMS se comunica com a sua equipe contábil ou financeira para verificar as informações de pagamento do cartão de crédito e processar o pedido. Depois que o pedido é aprovado, ele é roteado para o processamento.

Vendedores de varejo ou de negócios para empresas podem escolher um modelo de fatura, optando por receber uma cotação primeiro para compras em massa. Em seguida, eles enviam uma fatura a ser paga por um prazo específico.
Atendimento de pedido
Depois que o pedido chegar ao depósito, o OMS escolherá a sua opção mais próxima ou mais acessível próxima ao destino do pedido e, em seguida, calculará os custos de envio e as operadoras mais rápidas. Um OMS pode ajudar a imprimir etiquetas de envio, etiquetas de empacotamento e recibos.
Gerenciamento de depósito
Ter um SKU e código de barras para cada item será crucial nesta etapa. Se um produto tiver ambos, isso aumentará a precisão de processamento e tornará mais fácil para o seu depósito ler o código de barras do seu produto e adicioná-lo ao pedido. Há quatro métodos para separar itens do seu depósito:

Pedido único. Os itens de um único pedido são separados e entregues na estação de empacotamento.

Separação em lotes. Um selecionador de pedidos recebe um determinado número de pedidos em uma única rodada para separar e retornar para a estação de empacotamento.

Separação por zonas. Cada selecionador de pedidos tem uma zona de depósito designada, e os itens das zonas são adicionados a um determinado pedido à medida que os selecionadores passam por elas.

Separação em ondas. A separação em todas as zonas é efetuada simultaneamente e os itens são levados a um único local para consolidação.

Se um item estiver sem estoque, o OMS poderá se comunicar com os seus fornecedores para enviar mais estoque para o depósito com antecedência. A criação de um ponto de repetição de pedido mantém o seu inventário com o estoque abastecido consistentemente. Isso efetuará automaticamente um novo pedido de compra quando o limite inferior for atingido, alertando também os gerentes de depósito sobre um possível atraso no processamento.

O pedido também é enviado ao departamento de contabilidade ou alerta o seu software de contabilidade para a nova compra. Uma solução sólida de gerenciamento financeiro facilita a auditoria mensal e de fim do ano, os impostos e muito mais.
Transporte
Depois que o pedido for selecionado dos produtos em seu depósito, a sua equipe de empacotamento recuperará os itens do seu depósito e os examinará para fins de inventário. Em seguida, ocorre a separação, o empacotamento e o envio do seu produto com base nos detalhes fornecidos pelo OMS. Três coisas a serem consideradas em seus esforços de empacotamento:

Precisão da ordem. Verifique se cada item está na ordem correta.

Tamanho da caixa. Planeje incorporar dimensões aos seus preços. Ter de três a cinco tamanhos de caixa padrão ajuda a reduzir os custos sem complicar muito o seu processo.

O empacotamento adequado. Alguns materiais de empacotamento podem oferecer uma melhor proteção para o seu produto, mas podem custar mais. Escolha o tipo certo, que seja econômico e ao mesmo tempo garanta um transporte seguro.

Rastreio. O OMS também pode enviar ao cliente uma notificação de que o produto foi enviado e os horários de chegada estimados. Você e o cliente podem acompanhar o produto desde o envio inicial em seu depósito até o destino.
Acompanhamento pós-vendas

Depois que o produto tiver deixado o seu depósito e após a hora designada da chegada do pacote, o OMS deverá enviar automaticamente um email para o cliente solicitando a classificação do produto e deverá garantir que todos os itens em seu pedido tenham sido recebidos. Esse acompanhamento também deve envolver instruções detalhadas sobre como entrar em contato com o atendimento ao cliente.

Se você tiver um cliente insatisfeito, uma política de devolução e reembolso e instruções eficientes deverão ser fáceis de encontrar e seguir. Um OMS pode processar rapidamente uma solicitação de reembolso e se comunicar com a equipe de contabilidade para processar o reembolso. O OMS também pode se conectar ao provedor de devoluções para garantir que todos os dados sejam precisos e atualizados.

Também há casos em que o OMS pode sinalizar pedidos especiais, sejam eles substituições de devoluções, presentes de agradecimento ou pedidos VIP. Quando esses pedidos são processados por meio do sistema, o OMS pode sinalizá-los com um código exclusivo, permitindo que a sua equipe de retenção de clientes acompanhe a precisão pessoalmente.

Desafios dos sistemas de gerenciamento de ordens

Se a sua empresa não for grande o suficiente ou não tiver pedidos suficientes para dar suporte à implementação de um OMS, adicionar este tipo de plataforma pode ser muito demorado ou caro. Antes de adicionar este sistema ao seu processo, aprender sobre os possíveis obstáculos à frente pode ser benéfico para a sua equipe e para os negócios. Alguns desafios que podem ocorrer dentro do processo de gerenciamento de pedido são:

Complicações na implementação. Adicionar um novo sistema ao seu processo, além das soluções herdadas que você já implementou, pode ser complicado e desafiador.
Preço Variando de centenas a milhares de dólares, há muitas opções de sistemas de gerenciamento de pedidos – e nem sempre mais caro significa melhor. Se a sua empresa não puder ter um sistema ERP abrangente, concentre-se em adicionar um sistema de operações mais robusto.
Fazer a escolha certa. Há tantos sistemas de gerenciamento de pedido disponíveis que pode ser desafiador decidir quais funcionarão para todas as suas necessidades. Ao percorrer a sua lista de verificação e colocar os itens necessários em uma ordem hierárquica em relação aos itens que são apenas interessantes, você poderá ver qual OMS seria a melhor opção para sua empresa.

Decidir sobre um OMS adequado para a sua empresa leva tempo e investimento de muitos dos seus colegas de equipe. Para garantir que você escolha um OMS que funcione para todos, você precisará fazer perguntas para encontrar o que funciona melhor para a equipe.

Volume de ordens
Número de SKUs
Software ou hardware existente
Detalhes sobre o processo de treinamento e capacitação
Sua linha do tempo da transição de implementação

Por fim, avalie e compare. Você pode ter vários fornecedores em sua lista com várias propostas. Você precisará decidir se o OMS é uma solução de software unificada ou várias ferramentas e processos. Você também precisará de um OMS que conecte o comércio eletrônico ao atendimento ao cliente para que ele possa acessar o seu atendimento ao cliente automatizado. Você desejará coletar uma experiência digital unificada em uma plataforma Premium usando a tecnologia mais recente. Algumas perguntas que você pode fazer a si mesmo ao tomar a sua decisão são se cada sistema:

Elimina processos manuais por meio de fluxos de trabalho automatizados?
Dá suporte a vários locais de depósito?
Fornece atualizações de estoque em tempo real?
Adiciona nova funcionalidade de recursos?
Fornece relatórios e previsões para identificar melhor os problemas e antecipar as alterações?
Gerencia as vendas em vários canais, moedas e localizações geográficas?

Aproveitar ao máximo seu software mais recente é a meta final para você e sua equipe. Embora talvez você não encontre uma solução de gerenciamento de pedidos unificada que atenda a cada um de seus critérios, você aprenderá o que é necessário para o tempo de vida da sua empresa. Decidir a melhor solução do OMS para a sua equipe ajudará a levar o cumprimento do pedido e as operações de negócios para o próximo nível.

Escolher o Dynamics 365 como o seu próximo OMS

Para qualquer empresa em expansão, implementar um OMS que se integre perfeitamente a seus processos atuais é o próximo passo para construir e reter sua base de clientes.

Permitir que os clientes vejam o seu inventário em tempo real e a capacidade de comprar com segurança por meio de um processo de pagamento seguro são os elementos mais cruciais do seu comércio eletrônico. Um sistema de gerenciamento de pedidos rápido e confiável que permite que as empresas vendam em vários canais, bem como gera pedidos de vendas automáticos, deve fazer parte de qualquer estratégia de marketing e vendas. O sistema de gerenciamento de pedidos correto pode ajudar você a obter uma experiência coesa de pedidos e compras, orquestrando proativamente os seus esforços de cumprimento de pedidos e otimizando os fluxos de pedidos.

Uma solução como o Dynamics 365 Intelligent Order Management ajudará você a dimensionar as suas operações com facilidade, obtendo insights em tempo real que ajudam a gerenciar todos os aspectos dos ciclos de vida do seu pedido. Ao fornecer maior flexibilidade, transparência e entrega em tempo hábil com o seu próximo sistema de gerenciamento de pedidos, a sua empresa pode garantir ao cliente uma experiência positiva sempre.

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