O direcionamento de um projeto por meio do estresse e do estresse de uma organização sempre móvel pode ser uma proposta desafiadora. Atualmente, a média de funcionários do escritório é sobrecarregada por um número ilimitado de prazos, reuniões, emails e tarefas, e isso significa que eles provavelmente não têm tempo ou espaço de cabeçalho para dedicar seu trabalho completo a você e ao seu projeto. Felizmente, você pode ajudar a facilitar as coisas. Para garantir melhor o sucesso do projeto - seja o que você está fazendo para um cliente ou para uma parte interessada interna -, confira estas cinco ferramentas de gerenciamento de projetos que economizam tempo, dinheiro e energia.
Cinco ferramentas de gerenciamento de projetos que economizam tempo, dinheiro e energia
Gráficos de Gantt e painéis scrum
Em uma era de conteúdo infinito, com uma infinidade de palavras lutando constantemente por nossa atenção limitada, um simples elemento visual pode ser revigorante e altamente eficaz. Osgráficos de Gantt usam barras horizontais básicas para exibir as fases e o progresso do projeto. Com uma rápida olhada, seus colegas de equipe poderão ver que trabalho está sendo feito no momento (ou pelo menos que trabalho deveria estar sendo feito) e quando suas contribuições serão necessárias. Eles também poderão ver quanto tempo cada fase deve levar. Os painéis Scrum funcionam de maneira semelhante e são ótimos para projetos com cronograma menos rígido e que envolvem várias equipes. O quadro exibe diferentes fases do projeto - planejamento, execução, etc. - e marcadores para cada equipe. À medida que concluem as fases e progridem, as equipes podem mover seus marcadores pelo quadro. Isso permite que todos os envolvidos vejam o panorama geral e seu lugar dentro dele.
Atribuições de tarefas
É fácil concordar em fazer algo, mas é muito mais difícil lembrar-se de fazê-lo. Especialmente quando cada mensagem perdida parece vir acompanhada de uma nova solicitação. É por isso que uma ferramenta online para atribuição de tarefas é tão valiosa. Os responsáveis pela conclusão de uma parte do projeto - seja o design de um logotipo ou a análise dos números finais - podem fazer login e ver facilmente o que precisam fazer. Dependendo das configurações da conta, eles também receberão notificações por email sobre prazos iminentes. Por outro lado, os gerentes de projeto podem manter o controle da equipe e garantir que todas as tarefas sejam concluídas no prazo, sem precisar percorrer longas cadeias de emails. Isso ajuda a evitar atrasos onerosos e frustrações desnecessárias.
Alocação de recursos
Em um ambiente de agência, a alocação de recursos é fundamental. Os gerentes de projeto precisam de uma ferramenta eficaz para programar e controlar as horas de cada membro da equipe, a fim de evitar overbooking, perda de prazos e clientes insatisfeitos. Mas essa forma de organização não precisa se limitar ao mundo “criativo”. Não seria útil, mesmo em um escritório corporativo, ter uma visão clara da disponibilidade dos membros da equipe? Peça à sua equipe que faça uma estimativa antecipada - na medida do possível - da disponibilidade deles durante o projeto. Solicite que eles marquem os dias em que estarão de férias, os dias em que não poderão se concentrar e trabalhar devido a reuniões e os dias em que terão outros prazos. Se você tiver uma noção da disponibilidade horária, poderá criar cronogramas realistas. Uma ferramenta online de alocação de recursos facilitará para você e seus colegas de equipe o acompanhamento das horas reais em relação às estimativas e o ajuste adequado, permitindo fluxos de trabalho futuros mais tranquilos.
Gerenciamento de projetos simples.
Todo mundo gerencia projetos. O Microsoft Project proporciona o poder e a simplicidade de lidar com qualquer projeto com êxito.
Ferramentas de comentários
Fornecer comentários significa coisas diferentes para pessoas diferentes - algumas oferecem solicitações de edição rígidas e prescritivas, outras oferecem sentimentos e reações vagas. Às vezes, diferentes partes interessadas apresentarão opiniões conflitantes. Tudo isso faz com que seja difícil para a pessoa que recebe o comentário saber como proceder. Quem eles devem ouvir?
As ferramentas de comentários permitem que as partes interessadas votem e classifiquem diferentes versões de produtos, facilitando para um grupo fornecer uma direção coesa de maneira justa. Se a opinião de um determinado indivíduo tiver mais peso - talvez ele tenha um conhecimento relevante significativo -, você pode ajustar o voto dele para contar como dois.
Relatórios prontos para uso
Os relatórios de progresso e os post-mortems são partes cruciais de qualquer projeto - e não precisam ser uma perda de tempo. Em vez de gastar horas valiosas criando um relatório personalizado, escolha uma opção pronta para uso. Você poderá inserir números e cifras relevantes e deixar que o programa gere a formatação e as visualizações de dados adequadas.
Isso significa que você poderá começar a planejar seu próximo projeto muito mais cedo.
Reserve um tempo para si mesmo
Garantir que você tenha algum tempo livre para se dedicar às pessoas e às coisas com as quais se envolve fora do trabalho é vital para seu bem-estar mental. Em última análise, esse intervalo mental pode ajudá-lo a se manter energizado e apaixonado pelo trabalho. Afinal, é importante manter o equilíbrio.
Esse equilíbrio também inclui uma noite inteira de descanso para recarregar as baterias durante a noite e exercícios regulares - todos essenciais para manter essa trilha de crescimento ascendente. De fato, um estudo de Harvard concluiu que a insônia pode fazer com que o trabalhador médio perca até 11,3 dias de produtividade por ano, enquanto um estudo separado chegou à conclusão de que uma rotina constante de exercícios ajuda a reduzir os níveis de estresse, melhora a concentração, acelera as habilidades cognitivas e aguça a memória.
Descubra mais dicas de produtividade e aproveite os modelos de negócios gratuitos para ajudá-lo a trabalhar de forma mais inteligente, rápida e eficiente.
Introdução ao Microsoft 365
É o Office que você já conhece, com as ferramentas para trabalhar melhor em equipe e produzir mais, a qualquer momento e em praticamente qualquer lugar.
Conteúdo relacionado
Gerenciar meus negócios
Como preparar sua pequena empresa para o sucesso com a IA
Gerenciar meus negócios
IA na linha de frente: Aplicações em Diversos Setores
Gerenciar meus negócios
Gerenciamento da linha de frente: Um guia para a liderança de gerentes de linha de frente
Desenvolvendo seus negócios
Como melhorar a retenção e o envolvimento dos funcionários da linha de frente
As Dicas e Ideias para seu negócio não constituem consultoria tributária ou financeira profissional. Entre em contato com um profissional financeiro ou tributário para discutir sua situação.
Siga o Microsoft 365