Como escolher o fluxograma mais eficiente

O que é um fluxograma?

Os fluxogramas oferecem às pessoas uma maneira de representar visualmente um processo ou sistema usando formas ou uma combinação de formas e palavras. Podem variar de imagens rápidas desenhadas à mão a diagramas robustos gerados por computador que dividem ideias complexas em partes resumidas e fáceis de entender. Além disso, as pessoas técnicas e não técnicas em praticamente qualquer campo podem usar fluxogramas.

Eles são particularmente úteis em uma variedade de situações, incluindo:

Documentar e analisar processos

Desenvolver software ou redes de computadores

Comunicar ou padronizar processos

Identificar redundâncias, bloqueios e ineficiências em processos

Criar um plano ou estrutura para um novo projeto, departamento ou negócio

Planejar o trabalho do projeto com várias partes interessadas

Entender como os usuários navegam em um site ou loja

Ilustrar um processo de fabricação

Criar um novo produto ou serviço

Benefícios do fluxograma

Além da capacidade de trabalhar em quase qualquer cenário, os fluxogramas oferecem uma ampla variedade de benefícios, incluindo:

Visualização de informações

Um fluxograma pode ser incrivelmente útil porque permite mostrar visualmente como um produto ou serviço deve funcionar, como um projeto deve fluir ou como uma rede pode funcionar antes mesmo de ser criada. Ao permitir que você identifique dependências, eficiências, necessidades de pessoal e outras variáveis que podem impactar seu projeto posteriormente, os fluxogramas podem ajudar você a economizar tempo e dinheiro.

Documentação

Com um criador de fluxogramas, você pode salvar todos os seus arquivos digitalmente, distribuí-los quase instantaneamente e até mesmo criar uma biblioteca de modelos de fluxogramas. Dessa forma, seus arquivos estarão sempre acessíveis, suas equipes poderão se manter atualizadas, sua empresa poderá permanecer em conformidade e você não precisará reinventar a roda na próxima vez que precisar criar um gráfico semelhante.

Comunicação simplificada

Os fluxogramas tornam todos os detalhes claros, o que pode ajudar as equipes a entender rapidamente quais tarefas estão sendo executadas, quando e por quem. Essas informações podem significar menos reuniões, responder a menos perguntas e proporcionar a todos mais tempo para trabalhar. Os fluxogramas também são úteis em manuais informativos ou até mesmo na integração de funcionários. Essencialmente, os fluxogramas adicionam contexto aos conjuntos de instruções e trazem maior eficiência para tarefas recorrentes.

Execução fácil

Modelos de fluxogramas online facilitam o início rápido. E com personalizações simples, colaboração otimizada e controle de versão integrado, você pode criar exatamente o que sua organização precisa, buscar informações em cada estágio e sempre saberá onde estão os arquivos mais recentes e maiores.

Tipos de fluxogramas

Embora os fluxogramas possam ser usados para explicar praticamente qualquer coisa, a maioria das pessoas os usa por um destes três motivos: para informar decisões, mostrar processos ou visualizar dados — é por isso que a maioria dos modelos de fluxograma se enquadra em uma dessas três categorias. Então, vamos dar uma olhada no que cada tipo de fluxograma envolve e quando e por que usá-los.

1. Árvore de decisão

Quatro pessoas estão colaborando para montar peças coloridas de quebra-cabeça.

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Começar

Pense em uma árvore de decisão como um fluxograma “se isto, então aquilo”. Ao permitir que você crie um mapa de possíveis resultados com base em um conjunto específico de escolhas, uma árvore de decisão pode ajudar você a ver um caminho claramente e a ponderar suas opções.

As árvores de decisão geralmente começam com um único nó (a pergunta), depois se ramificam em duas opções (decisões), em seguida, essas opções levam a nós adicionais (possíveis resultados). Devido à sua natureza, as árvores de decisão são especialmente boas para destacar probabilidades e benefícios e podem até ser usadas para projetar algoritmos que ajudam a prever resultados.

2. Fluxograma de processo

Ao conceder a capacidade de diagramar e analisar o fluxo de atividades ao produzir um produto ou serviço, um fluxograma de processo pode ajudar você a encontrar lacunas e redundâncias em seu processo, identificar onde recursos, equipamentos ou pessoas específicos são necessários, revelar possíveis gargalos ou áreas problemáticas e descobrir possíveis eficiências.

Além de descrever como uma atividade deve funcionar ou os fornecimentos de um produto ou serviço, os fluxogramas de processo também podem integrar novos funcionários, treinar equipes existentes ou ajudar fornecedores ou consultores externos a entender seu negócio e onde eles se encaixam.

3. Fluxograma de dados

Quando você precisa aprofundar-se em seus dados, um diagrama de fluxo de dados pode ajudar. Ao usar símbolos e rótulos de texto curtos para mostrar as entradas de dados, saídas, pontos de armazenamento e caminhos, eles podem condensar informações em uma representação gráfica do que pode ser difícil de verbalizar. E, como as equipes de tecnologia e as partes interessadas não técnicas podem usá-los, eles são uma ótima opção quando você precisa fazer uma apresentação para um público grande.

Exemplo: Diagrama do fluxograma de dados

Dicas de fluxograma

Fazer um fluxograma, especialmente quando se usa um modelo de fluxograma, é simples, mas fazer um ótimo fluxograma exige um pouco mais de atenção. Portanto, vamos dar uma olhada em algumas dicas para criar um fluxograma que não apenas informe, mas também tenha uma aparência incrível.

Faça com que seus diagramas sejam fáceis de ler. Criar seu fluxograma pensando no usuário final significa garantir que o layout e a composição ajudem seu público a saber onde olhar primeiro e onde olhar depois. Ajustando seu alinhamento conforme necessário, usando a gramática adequada, títulos claros e evitando jargões, você pode garantir que seu diagrama seja amigável. (Dica: Em caso de dúvida, teste com alguém que não esteja familiarizado com seu projeto.)

Seja consistente. Quando você usa formas, fontes, cores e convenções de nomenclatura consistentemente em todo o fluxograma, seu público consegue acompanhar com mais facilidade.

Use contraste. Usar cores consistentemente é fundamental, mas você não vai querer usar a mesma cor ou família de cores para todas as formas. Usando cores distintas, você pode tornar as etapas ou ações mais proeminentes. E ao usar cores de fonte que se destaquem do fundo, seu diagrama ficará mais fácil de ler.

Use um criador de fluxograma online. Com modelos, controle de versão integrado, colaboração fácil e a opção de editá-los a qualquer momento, eles podem ajudar você a testar designs e criar e gerenciar seus diagramas conforme sua agenda.

Integração do seu fluxograma

Quer você precise tomar uma decisão, explicar um processo ou compartilhar dados com seu CEO, incorporar fluxogramas em outros aplicativos de negócios e ferramentas de comunicação pode aumentar ainda mais a produtividade. Ao usar um criador de fluxogramas e ferramentas de produtividade, você pode extrair conteúdo para seus diagramas de todas as suas fontes preferidas, incluindo documentos, arquivos e sites de mídia social.

Além disso, você pode considerar integrar seus fluxogramas com as ferramentas de BI (business intelligence), permitindo que você e sua equipe interajam com seus dados e contem uma história melhor. Com fluxogramas e ferramentas de BIincorporados, você pode transformar dados em visuais envolventes, criar relatórios interativos, explorar dados de forma granular e obter insights que possibilitam decisões rápidas e informadas.

Há muitas maneiras novas de criar fluxogramas e trazer inovação para o seu negócio. Para saber mais, confira este guia passo a passo para automatizar fluxogramas de dados estruturados em planilhas e mergulhe fundo nas ferramentas de fluxograma modernas.

A equipe do Microsoft 365 está focada no compartilhamento de recursos para ajudar você a iniciar, gerenciar e expandir seus negócios.

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